【例文あり】採用通知書への返信マナーと感謝の伝え方

採用通知書を受け取ったらまず確認すべきこと

採用通知書と内定通知書の違い、その法的意味

企業からの採用通知書は、あなたの就職活動が実を結んだ証であり、大変喜ばしいものです。

しかし、この通知書は単なる吉報以上の意味を持つことがあります。採用通知書と混同されやすい「内定通知書」との間には、法的なニュアンスの違いが存在することも認識しておくべきでしょう。

一般的に、内定通知書は「労働契約の予約」である場合が多く、企業側も求職者側も、一定の条件が満たされなければ内定を取り消したり、辞退したりすることが可能です。一方で、採用通知書は求職者の入社意思の確認がまだ済んでいない段階で送られることもありますが、企業によっては「労働契約の成立」とみなされる場合もあります。

つまり、法的拘束力を持つ可能性を秘めているため、内容を安易に受け止めることなく、詳細までしっかりと確認することが非常に重要です。

特に、記載されている条件が口頭での説明と一致しているか、不明な点はないかなどを徹底的にチェックし、疑問があれば速やかに企業に問い合わせる準備をしておきましょう。

同封書類の確認と重要事項のチェックリスト

採用通知書と共に、複数の重要書類が同封されていることが一般的です。これらはあなたの今後のキャリアを左右する契約書となり得るため、一つひとつ丁寧に確認する必要があります。

具体的には、以下のような書類が同封されているか確認しましょう。

• 内定承諾書：入社の意思を企業に伝えるための書類です。署名・押印が必要です。
• 労働条件通知書：給与、勤務時間、休日、勤務地、業務内容など、詳細な労働条件が記載されています。
• 雇用契約書：企業と求職者との間で労働契約を締結するための書類です。
• その他：入社前研修の案内、健康診断に関する書類、必要書類リストなど。

特に労働条件通知書の内容は、選考過程で伝えられた条件（口頭や求人情報）と相違ないか、細部まで照らし合わせることが極めて重要です。

給与額、残業代の計算方法、年間休日日数、福利厚生、試用期間の有無と条件など、疑問や不明な点があれば、署名・押印する前に必ず企業の人事担当者に確認してください。

これらの書類は、署名や押印をして期限内に返送する必要がありますので、返送期限も併せて確認し、忘れないようにメモを取っておきましょう。

返信期限の確認と迅速なアクションの重要性

採用通知を受け取ったら、まずその「返信期限」を確認することが最優先事項の一つです。企業側は採用活動全体を円滑に進めるため、返信期限を設定していることがほとんどです。

一般的に、メールで採用通知を受け取った場合は、1営業日以内に返信するのがビジネスマナーとされています。電話で連絡を受けた場合も、できるだけ早く、遅くとも2～3日以内には何らかの返答をすることが推奨されます。

迅速な返信は、企業への感謝と入社への意欲を示すだけでなく、社会人としての責任感やマナーをアピールする絶好の機会でもあります。

もし、複数の企業から内定を得ており、比較検討に時間が必要な場合は、正直にその旨を伝え、保留のお願いをすることも可能です。ただし、その場合も期限を明確にし、いつまでに返答できるかを伝えるようにしましょう。

返信が遅れると、企業側は他の候補者への連絡を進められず、採用計画に支障をきたす可能性があります。結果として、あなたの印象を悪くしてしまうことにもつながりかねません。

内容を十分に検討した上で、迅速かつ誠実な対応を心がけることが、円満な入社への第一歩となります。

採用通知書への返信メール：基本の書き方と例文

返信メール作成の基本マナーと構成要素

採用通知書への返信メールは、企業との最初の公式なコミュニケーションです。そのため、適切なマナーと構成を理解しておくことが重要です。

まず、件名は元のメールの件名を変更せず「Re:」を残し、自分の氏名を追記するのが一般的です。これにより、企業側は誰からの返信か一目で判別できます。本文は、宛名、挨拶、感謝の意、明確な意思表示（承諾、辞退、保留）、今後の抱負や質問、結びの言葉、そして署名という構成で作成します。

特に重要なのは、「迅速な返信」と「明確な意思表示」です。メール受信後1営業日以内に返信し、承諾、辞退、保留のいずれかを誤解の余地なく伝えるようにしましょう。

丁寧な言葉遣いはもちろんのこと、誤字脱字がないか入念にチェックすることも不可欠です。送信前に一度声に出して読んでみるのも良いでしょう。

不明な点や確認したい事項があれば、この返信メールで簡潔に質問することも可能です。しかし、質問は事前に整理し、一度にまとめて行うのがマナーです。何度もメールのやり取りが発生しないよう配慮しましょう。

承諾する場合の返信メール例文とポイント

内定を承諾する場合は、企業への感謝と入社への強い意欲を伝えることがポイントです。以下に例文を挙げます。

件名：Re: 採用通知のご連絡（〇〇大学 〇〇 〇〇）

株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

この度は、採用通知書をお送りいただき、誠にありがとうございます。
内定のご連絡をいただき、大変嬉しく思っております。

選考におきましては、〇〇様をはじめ、皆様には大変お世話になりました。
面接などを通して、貴社の〇〇（企業理念や事業内容など）に強く惹かれ、
ぜひ貴社の一員として貢献したいという気持ちを一層強くいたしました。

つきましては、謹んで貴社からの内定をお受けいたします。

入社に向けて、残りの学生生活を有意義に過ごし、
一日も早く貴社に貢献できるよう努力してまいります。

今後ともご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

まずは、お礼かたがたご挨拶申し上げます。

敬具

（署名）
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
氏名：〇〇 〇〇
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com

この例文のポイントは、単に「承諾します」と伝えるだけでなく、「選考過程での具体的なエピソード」（例：面接での会話、企業理念への共感）に触れ、なぜ入社したいのかを具体的に伝えることで、より熱意が伝わる点です。

また、「一日も早く貴社に貢献できるよう努力してまいります」といった入社後の意欲を示す言葉も、企業にとって好印象を与えます。自身の連絡先は署名として忘れずに記載し、誤りのないよう確認しましょう。

辞退・保留する場合の返信メール作成の注意点

採用通知を辞退する場合や、他社の選考状況などを踏まえて保留を希望する場合でも、感謝の気持ちを伝えることが社会人としてのマナーです。

辞退の連絡は、電話がより丁寧とされますが、メールでも問題ありません。ただし、伝える内容は誠実かつ簡潔にまとめましょう。辞退理由を詳細に語る必要はなく、多くを語りすぎるとかえって企業に余計な詮索をさせることになりかねません。

「この度は誠にありがとうございます。熟考の結果、今回は辞退させていただきたく存じます」といった形で、明確に意思を伝えつつ、感謝と謝意を伝えるのが良いでしょう。企業が採用活動に費やしてくれた時間と労力への配慮を忘れてはいけません。

保留を希望する場合は、返信期限内にその旨を伝え、「現在、複数の選考が進んでおり、慎重に検討させていただきたく、恐縮ですが〇月〇日までお返事を保留させていただけないでしょうか」などと具体的に伝えます。

この際も、あくまで企業への感謝を忘れず、返答までの具体的な期日を提示することで、企業側も計画を立てやすくなります。いずれの場合も、丁寧な言葉遣いを心がけ、企業との良好な関係を保つよう努めましょう。

採用通知書への返信（封筒・郵送）の注意点と添え状の書き方

郵送返信が必要なケースと準備するもの

近年ではメールでのやり取りが主流ですが、企業によっては採用通知書や同封書類の返送を郵送で求める場合があります。特に内定承諾書や雇用契約書など、正式な書面でのやり取りが必須となる重要書類は、郵送での返送が一般的です。

まず、採用通知書に返送用封筒が同封されているかを確認しましょう。同封されている場合は、宛名が既に印刷されているため、誤記のリスクを減らすことができます。返送用の切手が貼付されている「料金受取人払い」の封筒である場合も多いです。

自分で封筒を準備する必要がある場合は、白無地の角形2号（A4用紙が折らずに入るサイズ）または角形3号（A4用紙が三つ折りで入るサイズ）を選びましょう。

返送に際して準備するものは以下の通りです。

• 署名・押印済みの内定承諾書、雇用契約書など
• 添え状（送付状）
• 返送用封筒（または自分で準備した封筒）
• 郵便切手（自分で準備する場合）
• 筆記用具、印鑑、クリアファイル

これらの書類は、折れたり汚れたりしないように、クリアファイルに入れてから封筒に入れると、より丁寧な印象を与えられます。送付期限を厳守し、余裕を持って準備を進めましょう。

封筒の書き方と郵送マナー

郵送で返信する際には、封筒の書き方にも細心の注意を払う必要があります。まず、宛名には会社名、部署名、担当者名を正確に記載します。

「〇〇株式会社 人事部 行」と書かれている場合は、「行」を「御中」に二重線で消して書き直すのがマナーです。担当者名が分かっている場合は、「〇〇様」と記載します。裏面には、差出人としてあなたの氏名、住所、郵便番号を正確に記載してください。

切手の料金にも注意が必要です。同封する書類の枚数や重さによって料金が変わるため、不足がないよう確認しましょう。不安な場合は、郵便局の窓口で「特定記録郵便」や「簡易書留」として発送することをおすすめします。

これらを利用すれば、郵便物の追跡が可能になり、企業に届いたことを確認できるため安心です。ポスト投函ではなく、郵便局窓口で直接発送することで、料金不足や投函ミスを防ぎ、より確実に届けることができます。

また、返送期限に間に合うように、発送日の営業時間も考慮して行動することが大切です。これらの細やかな配慮が、あなたの真摯な姿勢を企業に伝えることにつながります。

添え状（送付状）の書き方と例文

郵送で書類を返送する際には、同封書類の内容を明確にし、丁寧な印象を与えるために「添え状（送付状）」を同封することが推奨されます。添え状は、単に書類を送るだけでなく、挨拶と感謝の気持ちを伝える役割も果たします。

添え状の基本的な構成は以下の通りです。

1. 日付
2. 宛名（会社名、部署名、担当者名）
3. 差出人（あなたの氏名、住所、連絡先）
4. 件名（例：採用通知書のご返送について）
5. 本文（挨拶、感謝の意、同封書類の内容）
6. 記書き（同封書類のリスト）
7. 結びの言葉

以下に添え状の例文を示します。

〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様

〒XXX-XXXX
〇〇県〇〇市〇〇町X-X-X
氏名：〇〇 〇〇
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com

件名：採用通知書のご返送について

拝啓

この度は、採用通知書をお送りいただき、誠にありがとうございました。
貴社より内定をいただくことができ、大変光栄に存じます。

つきましては、下記書類をご返送いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

記

1. 内定承諾書　1通
2. 労働条件通知書（同意書）　1通
3. 雇用契約書　1通

以上

入社に向けて、一日も早く貴社に貢献できるよう努めてまいる所存です。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

「記」の部分で、同封する書類の名称と枚数を明確に記載することで、企業側は内容物を一目で確認できます。これにより、書類の確認作業がスムーズになり、より丁寧な印象を与えることができます。

添え状はA4サイズの用紙に印刷し、他の書類と共にクリアファイルに入れて送付しましょう。

採用通知書へのお礼状：感謝の気持ちを伝える例文

お礼状を送るタイミングと意味合い

採用通知書へのお礼状は、必須ではありませんが、送ることであなたの入社への熱意と丁寧な人柄を企業に伝えることができます。特に、複数の候補者の中から選ばれたことへの感謝と、入社への強い意欲を伝える上で非常に効果的です。

お礼状を送るタイミングとしては、内定承諾の返信（メールまたは郵送）を済ませた後、なるべく早い時期に送るのが良いでしょう。承諾の意思表示をした直後、興奮冷めやらぬうちに送ることで、あなたの素直な喜びと誠実な気持ちがより伝わります。

このお礼状は、採用担当者や面接官への個人的な感謝を伝えるものであり、企業への入社意欲を再確認させる機会でもあります。

多くの就職活動生がメールで済ませる中で、あえて手書きのお礼状を送るという行動は、企業側に強い印象を残し、あなたの評価をさらに高める可能性を秘めています。単なる形式的なものではなく、心からの感謝を伝える手段として捉えましょう。

手書きのお礼状：作成のポイントとマナー

手書きのお礼状は、デジタル化が進む現代において、手間を惜しまないあなたの真摯な姿勢を伝える貴重なツールとなります。作成する際には、以下のポイントとマナーに注意しましょう。

• 便箋と封筒：白無地のシンプルな便箋と封筒（縦書きが基本）を選びます。キャラクターものや派手なデザインは避けましょう。
• 筆記用具：黒または青色のインクの万年筆やボールペンを使用します。消せるペンは避けましょう。
• 誤字脱字：手書きであるため、誤字脱字には特に注意が必要です。書き損じたら、修正液や修正テープを使わず、新しい便箋に書き直すのがマナーです。
• 丁寧な文字：読みやすい丁寧な字を心がけましょう。字の上手さよりも、丁寧に書く姿勢が重要です。
• 切手：一般的な普通切手で問題ありませんが、場合によっては慶事用の切手を選ぶことで、よりお祝いの気持ちを伝えることもできます。

お礼状は、内定承諾書などの重要書類と一緒には送らず、単独で送付するのが一般的です。添え状は不要で、純粋にお礼の気持ちを伝える内容に徹しましょう。

これらの細かい配慮が、企業への敬意とあなたの真剣さを伝えることにつながります。

心を込めて感謝を伝えるお礼状の例文

お礼状は、選考過程で感じた企業の魅力や、面接官への感謝を具体的に盛り込むことで、より心を込めた内容になります。以下に参考情報からのお礼状の例文を改めてご紹介し、そのポイントを解説します。

拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、採用通知書をお送りいただき、誠にありがとうございました。
貴社より内定をいただくことができ、大変光栄に存じます。

面接等でお話しさせていただいた社員の方々のお話に触れ、
貴社で働くことへの意欲が一層高まりました。

入社に向けて、残りの学生生活を大切に過ごし、
貴社にご期待に沿えるよう努めてまいります。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

敬具

〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
氏名：〇〇 〇〇

この例文の最大のポイントは、「面接等でお話しさせていただいた社員の方々のお話に触れ、貴社で働くことへの意欲が一層高まりました」という部分です。

具体的なエピソードに触れることで、企業への興味が表面的なものではないこと、そして入社への熱意が本物であることが伝わります。可能であれば、具体的な面接でのやり取りや、感銘を受けた企業理念などに言及すると、さらにパーソナルな印象を与えられます。

また、「入社に向けて、残りの学生生活を大切に過ごし、貴社にご期待に沿えるよう努めてまいります」という一文は、入社後の貢献意欲とプロ意識を示すものです。

最後に、企業への発展を祈る言葉で結ぶことで、社会人としての礼儀正しさを示し、好印象を与えられます。お礼状は、形式だけでなく、あなたの「人となり」を伝える大切なツールなのです。

採用通知書返信でよくある質問と回答

採用通知書が届かない場合の対処法

採用通知書がなかなか届かず、不安を感じることは少なくありません。企業からの連絡を待つ期間は長く感じるものですが、まずは落ち着いて状況を確認することが大切です。

参考情報にもある通り、「採用通知書が届かない場合は、慌てずに企業へ問い合わせましょう。」というのが基本です。

問い合わせるタイミングとしては、事前に伝えられていた選考結果の連絡期日を過ぎても連絡がない場合が適切です。連絡期日が明確でない場合は、最終面接から1〜2週間程度を目安とすると良いでしょう。

問い合わせ方法は、まずはメールが一般的です。件名には「採用選考結果について（〇〇大学 〇〇 〇〇）」のように、誰からの連絡か分かりやすく記載します。

本文では、いつ頃選考を受けたのか、どの職種の選考かなどを簡潔に伝え、催促ではなく状況確認の丁寧な依頼であることを明確にしましょう。「つきましては、恐れ入りますが、選考結果のご連絡時期についてご確認いただけますでしょうか」といった表現が適切です。

メールで返信がない場合や急ぎの場合は、電話で問い合わせることも検討できます。この際も、丁寧な言葉遣いを心がけ、企業への配慮を忘れないようにしましょう。

内定辞退の正しい伝え方とタイミング

採用通知を受け取った後でも、状況の変化や他社からの内定などで、内定を辞退するケースは起こり得ます。

参考情報にもある通り、「採用通知書を受け取った後でも、内定辞退は可能です。辞退の連絡は、電話またはメールで行うことができます。」しかし、重要なのは「正しい伝え方とタイミング」です。

辞退を決めたら、できるだけ早く企業に連絡することがマナーです。企業側はあなたの内定を前提に採用計画を進めているため、早めの連絡が企業への迷惑を最小限に抑えることにつながります。

連絡手段は、電話が最も丁寧とされています。直接、採用担当者にお詫びと辞退の意思を伝えることで、誠意が伝わりやすくなります。電話が難しい場合はメールでも構いませんが、メールの場合も丁寧な言葉遣いを徹底しましょう。

辞退理由を詳細に伝える必要はありませんが、「慎重に検討した結果、自身の適性や将来のキャリアプランを考慮し、今回は辞退させていただきたく存じます」といった形で、感謝と謝意を伝えつつ、簡潔に理由を述べるのが良いでしょう。

内定承諾書を提出した後でも辞退は可能か？という質問もよくあります。法的には、内定承諾書を提出した後でも、入社日の2週間前までは辞退が可能とされています。しかし、企業との信頼関係を考えると、できる限り承諾書提出前に判断し、やむを得ない場合は速やかに、かつ丁重に連絡することが重要です。

複数の内定を持っている場合の返信と企業への配慮

近年の就職活動では、多くの学生が複数の企業から内定を得るのが一般的になっています。参考情報にもあるように、「2025年卒の就職活動では、半数以上の学生が複数の企業から内定を得ており、内定辞退の可能性があるとされています。」

このような状況下で、複数の内定を持っている場合の返信は、企業への最大限の配慮が求められます。

まず、内定を得た企業すべてに対し、迅速に「採用通知をありがとうございます」というお礼の連絡を入れるべきです。その際、もし他の選考も進んでおり、検討に時間が必要な場合は、正直にその旨を伝え、保留のお願いを検討しましょう。

保留を依頼する際は、「現在、他社の選考結果を待っている状況でございます。大変恐縮ではございますが、〇月〇日までお返事をお待ちいただくことは可能でしょうか」などと、具体的な期日を提示することが重要です。これにより、企業側も今後の採用計画を立てやすくなります。

他社と比較検討していることを伝えるかどうかは個人の判断に委ねられますが、正直に伝えることで企業側もあなたの状況を理解しやすくなる場合があります。しかし、その場合でも、各企業への感謝と敬意を忘れず、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

最終的に一つの企業に決めた場合は、選ばなかった他の企業に対しても、速やかに、そして丁重に辞退の連絡を入れることが、社会人としての重要なマナーです。これにより、今後も良好な関係を保つことができる可能性があります。