内定通知書をスムーズにもらう方法と注意点

転職活動や就職活動において、努力が実を結び「内定」の報せを受ける瞬間は、喜びもひとしおでしょう。
その喜びを形にするのが「内定通知書」です。しかし、この内定通知書、単なる採用のお知らせではありません。
受け取り方、内容の確認、そしてその後の対応まで、注意すべき点が多々あります。
この記事では、内定通知書をスムーズに受け取り、後悔のない選択をするための具体的な方法と注意点を、最新情報に基づいて詳しく解説します。
未来のキャリアを左右する大切な書類だからこそ、しっかりと理解しておきましょう。

内定通知書とは？その重要性を理解しよう

内定通知書が持つ意味と法的効力

内定通知書は、企業から「あなたを採用します」という意思表示を示す書類です。
しかし、単なるお知らせではなく、法的には「労働契約の申込み」とみなされます。
つまり、この通知書を受け取ることで、あなたと企業の間に労働契約を結ぶための土台が築かれるのです。
この時点ではまだ正式な契約が成立しているわけではありませんが、企業側の採用意思が明確に示された状態と言えます。

内定通知書を受け取った後、あなたが「内定承諾書」を提出することで、初めて正式な労働契約が成立します。
このため、内定の取り消しは「解雇」に準じると考えられ、企業側が一方的に取り消すことは原則として非常に難しいです。
客観的に合理的な理由がなく、社会通念上相当でないと判断される場合は、内定取り消しが無効となる可能性もあります。
この法的効力を理解しておくことは、万が一のトラブルを避ける上で非常に重要です。

記載される重要な情報とは

内定通知書には、あなたの今後のキャリアを左右する非常に重要な情報が記載されています。
具体的には、企業名、内定者の氏名、内定日、そして最も重要な「労働条件」です。
労働条件には、賃金（基本給、手当など）、就業場所、業務内容、勤務時間、休日、福利厚生などが含まれます。
これらは、あなたがその企業で働く上で不可欠な情報であり、入社後のミスマッチを防ぐためにも徹底的な確認が必要です。

多くの企業では、内定通知書と同時に「労働条件通知書」が同封されていたり、一体化されていたりするケースが一般的です。
労働条件通知書は、労働基準法で交付が義務付けられている書類であり、より詳細な労働条件が明記されています。
入社日や内定取消事由なども記載されている場合があるため、一つ一つの項目を丁寧に読み込み、疑問点があれば必ず企業に問い合わせてクリアにしておきましょう。
あいまいなまま進めると、後々トラブルの原因となることがあります。

内定通知書と内定承諾書の違い

内定通知書と混同されがちなのが「内定承諾書」ですが、この二つは明確に異なる役割を持っています。
内定通知書は、企業から内定者へ発行される「申込み」の書類であり、企業があなたを採用したいという意思表示です。
これに対し、内定承諾書は、内定者から企業へ提出する「承諾」の意思表示を示す書類です。
あなたがその企業の提示する労働条件を受け入れ、入社を承諾するという明確な意思を示すものとなります。

つまり、企業からの「申込み（内定通知書）」に対し、あなたが「承諾（内定承諾書）」することで、双方の合意が形成され、正式な労働契約が成立するわけです。
内定通知書を受け取っただけではまだ「内定」の段階であり、入社の最終決定ではありません。
内定承諾書を提出する前に、記載内容を十分に確認し、本当にその企業に入社する意思があるのかを熟考する時間が必要です。
後悔のない選択をするためにも、それぞれの書類が持つ意味合いを正しく理解し、慎重に対応しましょう。

内定通知書はいつ、どのように届く？

一般的な発行時期と目安

内定通知書が届く時期は、採用形態や企業によって異なりますが、いくつかの目安があります。
中途採用の場合、最終面接から1週間〜10日後が一般的とされています。
企業は優秀な人材を早く確保したいと考えているため、内定が決まると比較的速やかに通知書を送付する傾向にあります。
この期間を過ぎても連絡がない場合は、後述する確認方法を試してみましょう。

一方、新卒採用の場合、特に注意が必要です。
厚生労働省による「採用選考に関する指針」では、卒業・修了年度の10月1日以降に正式な内定通知を出すことが推奨されています。
そのため、たとえ4月や5月に口頭で内定の連絡を受けていたとしても、正式な内定通知書は10月1日以降に発行されるという決まりがあります。
この新卒採用特有のルールを理解しておかないと、不安に感じることもありますので、事前に確認しておくことが大切です。

郵送とオンライン、それぞれの受け取り方

内定通知書の受け取り方も、近年多様化しています。
伝統的な方法としては郵送が一般的で、丁寧な企業では速達で送付してくれることもあります。
郵送の場合、内定承諾書などの返送が必要な書類が同封されていることが多いため、届いたらすぐに開封し、内容物を確認することが重要です。
返送期限が設けられていることも多いため、見落とさないように注意しましょう。

近年増加しているのが、PDFファイル形式でのメール送付です。
これは企業側の効率化だけでなく、求職者側もスピーディーに確認できるメリットがあります。
メールで通知された場合でも、PDFファイル内に労働条件通知書や内定承諾書が同封されているか、あるいは別途ダウンロードする形式になっていないかなどをしっかり確認しましょう。
メールの場合は迷惑メールフォルダに振り分けられる可能性もあるため、定期的にチェックする習慣をつけておくことも大切です。
不明点があれば、遠慮なく企業に問い合わせてください。

スムーズな受け取りのための準備

内定通知書をスムーズに受け取るためには、求職者側もいくつかの準備と心構えが必要です。
まず、企業側は優秀な人材を早期に確保したいと考えているため、連絡が来た際には迅速な対応を心がけることが大切です。
電話やメールでの連絡に対し、迅速かつ丁寧な返答をすることで、企業に良い印象を与えることができます。

また、オンラインでの受け取りが増えていることから、登録したメールアドレスに間違いがないか、迷惑メールフィルタの設定は適切かなどを事前に確認しておくことも重要です。
郵送の場合は、自宅の住所が正確に伝わっているか、郵便物が届きやすい状態であるかを再確認しておきましょう。
企業によっては、内定通知前に電話やメールで内定の旨を事前に連絡してくれることもありますので、日頃から連絡をこまめにチェックする習慣をつけておくと安心です。
これらの準備が、内定通知書のスムーズな受け取りにつながります。

内定通知書が届かない時の確認方法と対処法

まず確認すべきこと

最終面接から1週間〜10日程度経っても内定通知書が届かない場合、不安に感じるのは当然です。
まずは落ち着いて、いくつかの確認事項をチェックしてみましょう。
最も多いのは、連絡先情報の不備や見落としです。
企業に伝えたメールアドレスや住所に誤りがないか、今一度確認してください。
特にメールの場合、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまっている可能性も考えられますので、「迷惑メール」フォルダや「プロモーション」タブなども確認してみましょう。

また、郵送で送付される予定であれば、郵便物の遅延も考えられます。
天候不良や郵便事情によっては、通常よりも到着が遅れることがあります。
企業からの連絡（電話、メール）はあったか、その際に内定通知書の送付方法や時期について何か言及はなかったか、記憶をたどってみてください。
これらの自己確認を最初に行うことで、不要な問い合わせを避けられる場合があります。

企業への問い合わせ方法と注意点

自己確認をしても状況が改善しない場合や、やはり不安が拭えない場合は、企業に直接問い合わせるのが最も確実な方法です。
問い合わせのタイミングとしては、最終面接から10日程度経っても音沙汰がない場合を目安にすると良いでしょう。
連絡方法は、選考中にやり取りをしていた担当者宛に、メールで問い合わせるのが一般的です。
電話で問い合わせる場合は、相手の業務時間帯を考慮し、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

問い合わせる際は、「内定通知書が届いていない」という事実を簡潔に伝え、状況を確認したい旨を丁寧にお願いします。
例えば、「〇月〇日に最終面接を受けさせていただきました〇〇と申します。つきましては、内定通知書の発送状況についてお伺いしたくご連絡いたしました。」といった形が良いでしょう。
企業側も採用活動で多忙を極めている可能性がありますし、郵便事故などの予測不能な事態も考えられます。
高圧的な態度や催促と受け取られるような言い方は避け、あくまで状況確認の姿勢で臨むことが大切です。

内定通知書が発行されないケースとは

実は、企業によっては内定通知書を発行しないケースも存在します。
内定通知書の発行は法的に義務付けられているわけではないため、口頭での内定連絡や、労働条件通知書のみの交付をもって内定とする企業もあります。
特に中小企業やベンチャー企業の中には、書面での内定通知を省略するところも散見されます。
この場合、口頭での内定も「労働契約の申込み」とみなされ、法的な効力を持つ可能性がありますが、書面がないと後々のトラブルの際に証拠が残りにくいというデメリットがあります。

もし、企業から「内定通知書は発行していない」と言われた場合は、労働条件通知書などの労働条件を明記した書類が発行されるかどうかを確認しましょう。
法的に義務付けられている労働条件通知書は、必ず受け取るようにしてください。
口頭のみで済まされそうな場合は、口頭で伝えられた労働条件を自身でメモにまとめ、後日書面で確認できないか打診してみるのも一つの手です。
自身の権利を守るためにも、書面での証拠を残すことを強くお勧めします。

内定通知書をもらったら、次にすべきこと

記載内容の徹底的な確認

内定通知書が手元に届いたら、喜びと安堵の気持ちがあるでしょう。
しかし、その感情のままにすぐに返事をするのは避けるべきです。
まずは、記載されている内容を一つ残らず、徹底的に確認することが最重要です。
特に確認すべき項目は、以下の通りです。

• 企業名、氏名、内定日: 基本情報に誤りがないか
• 入社日: 希望通りか、現職との調整が可能か
• 労働条件: 賃金（基本給、手当、賞与）、就業場所、業務内容、勤務時間、休日休暇、残業代、福利厚生など
• 内定取消事由: どのような場合に内定が取り消される可能性があるのか
• 試用期間: 期間や条件

これらが、応募時の募集要項や面接で聞いていた内容と一致しているか、細かく照らし合わせましょう。
もし労働条件通知書が同封されている場合は、そちらも同様に詳細まで確認し、内定通知書との整合性もチェックしてください。

企業への問い合わせと条件交渉の進め方

記載内容を確認する中で、不明な点や疑問点、あるいは募集時の情報との相違が見つかった場合は、決して自己判断せずに企業に問い合わせることが大切です。
具体的な質問リストを作成し、丁寧な言葉遣いでメールや電話で確認しましょう。
例えば、「〇〇の件について、もう少し詳しくお伺いしてもよろしいでしょうか」「〇〇の記載について、認識合わせをさせていただきたく」といった形で尋ねます。

また、状況によっては条件交渉が可能な場合もあります。
特に、給与や入社日、配属先などについては、あなたのスキルや経験、現職の状況に応じて交渉の余地があるかもしれません。
ただし、交渉は慎重に進める必要があります。
相手の企業文化を尊重し、具体的な根拠（現職の給与、市場価値、希望する理由など）に基づいて、丁寧かつ建設的な姿勢で臨みましょう。
すべての企業が交渉に応じるとは限らないことを理解し、無理強いは避けるべきです。

内定承諾か辞退かの最終判断

全ての情報を確認し、疑問点も解消されたら、いよいよ内定を承諾するか、辞退するかの最終判断を下す段階です。
この決断はあなたのキャリアに大きく影響するため、十分な時間をかけて熟考しましょう。
複数の企業から内定をもらっている場合は、それぞれの企業を以下の観点から比較検討することをおすすめします。

• 仕事内容: 自分のやりたいことと一致しているか、成長が見込めるか
• 企業文化・社風: 自分に合っているか、長期的に働けそうか
• 給与・待遇: 生活レベルとキャリアパスに見合っているか
• 福利厚生: 育児・介護支援、リモートワーク制度など
• 通勤時間・勤務地: 日常生活への影響

近年、新卒者の内定辞退率は上昇傾向にあり、2025年卒では63.8%と高止まりしています。中途採用の内定辞退率は新卒に比べ低いものの、選択肢が増えている現代において、内定承諾は慎重に行うべきです。
辞退する場合は、期限内に速やかに、そして丁寧な言葉で連絡を入れましょう。
最終的な決断は、あなたの価値観とキャリアプランに最も合致する選択であることが重要です。

転職活動における内定通知書の注意点

内定辞退の連絡とマナー

複数の企業から内定をもらい、最終的に他の企業に入社を決めた場合、内定を辞退することになります。
内定辞退は決して珍しいことではありませんが、その連絡方法とマナーは非常に重要です。
まず、辞退を決めたら、できるだけ早く企業に連絡を入れることが鉄則です。
企業側も採用活動に多くの時間とコストをかけているため、早めに連絡することで、企業が次の候補者を探す時間を確保できます。

連絡は、内定通知書に記載されている返信期限内に行いましょう。
電話で連絡するのが最も丁寧ですが、担当者が不在の場合はメールでも問題ありません。
辞退の連絡では、内定を出してくれたことへの感謝を伝え、辞退する旨を簡潔かつ丁寧に述べます。
具体的な辞退理由を詳しく説明する必要はありませんが、「自身のキャリアプランを熟考した結果」など、差し支えのない範囲で理由を添えると、より丁寧な印象を与えます。
無断辞退や一方的な連絡は、社会人として絶対にしてはいけません。

複数の内定を比較検討する際のポイント

転職活動では、複数の企業から内定をもらうことも少なくありません。
このような場合、どの企業に入社するかを慎重に比較検討することが、後悔のない転職につながります。
比較検討する際には、単純な給与額だけでなく、「企業文化」「将来性」「ワークライフバランス」「キャリアアップの機会」「人間関係」など、多角的な視点から総合的に判断することが重要です。
それぞれの内定企業について、以下のような項目をリストアップし、点数付けをしてみるのも良い方法です。

最終的には、あなたが長期的に満足して働けるのはどの企業なのか、という視点で決断しましょう。
友人や家族、キャリアアドバイザーに相談することも、客観的な意見を得る上で有効です。

円満な退職に向けた準備

内定を承諾し、入社する企業が決まったら、現職を円満に退職するための準備を始める必要があります。
退職交渉はデリケートな問題であり、伝え方やタイミングを間違えると、人間関係に亀裂が入ったり、引き継ぎがうまくいかずに迷惑をかけたりする可能性があります。
新しい企業への入社日が確定してから、現職の直属の上司に退職の意思を伝えるのが一般的なマナーです。

退職の意思を伝える際は、まず直属の上司にアポイントメントを取り、直接会って伝えるのが望ましいです。
退職理由は、自己都合であることを明確に伝え、会社や同僚への感謝の気持ちを添えることで、円満な退職につながります。
その後は、引き継ぎ計画をしっかりと立て、後任者がスムーズに業務を行えるよう、責任を持って取り組むことが重要です。
有給休暇の消化や、退職手続き（社会保険、源泉徴収票など）についても、事前に確認し、滞りなく進められるように準備しておきましょう。
立つ鳥跡を濁さずの精神で、最後までプロフェッショナルな対応を心がけてください。