【徹底解説】内定通知書！種類から発行・注意点まで

内定通知書は、企業が応募者に対して正式な採用の意思を伝えるための重要な書類です。これは単なるお知らせではなく、企業と応募者の間に「労働契約」が成立する可能性を示唆する、法的な意味合いを持つ文書でもあります。

本記事では、内定通知書の基本的な情報から、種類、発行、記載内容、法的効力、そして受け取った後の注意点まで、最新の情報を交えて詳しく解説します。内定を獲得した方も、これから選考に臨む方も、ぜひ最後までお読みいただき、内定通知書に関する疑問を解消してください。

内定通知書とは？その役割と重要性

内定通知書の定義と法的意味

内定通知書とは、企業が採用選考の合格者に対し、正式に採用する意思を伝える文書です。口頭での通知とは異なり、書面として残るため、企業と応募者の双方にとって重要な証拠となります。特に、内定通知書を受け取り、応募者が入社の意思を示すことで、法的には「始期付解約権留保付労働契約」が成立するとみなされる点が重要です。

これは、労働契約の効力発生が入社日まで留保されており、かつ、企業側も入社予定者も特別な事情がある場合に契約を解除する権利を持つ、という特別な労働契約形態です。つまり、内定通知は単なる「おめでとう」のメッセージではなく、法的な効力を持つ契約の第一歩となることを意味します。

この契約関係が成立すると、企業は客観的に合理的な理由がない限り内定を取り消すことができません。応募者にとっても、入社への確証が得られるため、安心して次のステップに進むことができるのです。

内定通知書が果たす役割

内定通知書は、企業と応募者の双方にとって多岐にわたる重要な役割を果たします。企業側にとっては、まず正式な採用意思を表明し、優秀な人材の確保を確実にする手段となります。

また、丁寧な内定通知書は、企業イメージの向上にも繋がり、入社後のエンゲージメントを高める効果も期待できます。一方、応募者側にとっては、採用の確証を得て安心感を持つことができるだけでなく、入社に向けた具体的な準備を始めることができます。

例えば、現職への退職交渉や、引越し、家族への報告など、生活に関わる重要な判断を下すための材料となります。さらに、複数の企業から内定を得た場合、内定通知書の内容を比較検討し、最終的な入社先を決定する上での重要な判断材料ともなるでしょう。

内定通知書は、単なる紙切れではなく、企業と応募者の信頼関係を築き、円滑な入社プロセスを進めるための基盤となる文書なのです。

内定通知書と労働条件通知書の違い

内定通知書と混同しやすい書類に「労働条件通知書」がありますが、両者には明確な違いがあります。最も大きな違いは、発行が法律で義務付けられているかどうかです。

内定通知書は、法的な発行義務はありません。採用内定の通知を正式に行うための書類であり、企業の任意で発行されます。一方、労働条件通知書は、労働基準法により、企業が労働契約の締結時に労働者へ交付することが義務付けられている書類です。これは、賃金、労働時間、休憩、休日、就業場所、業務内容など、具体的な労働条件を明示するために存在します。

企業によっては、内定通知書に労働条件の一部を記載したり、別途労働条件通知書を同封したりするケースもあります。しかし、詳細な労働条件は必ず労働条件通知書で確認することが重要です。

内定通知書の主な種類：正社員、契約社員、研修医など

雇用形態別の内定通知書

内定通知書は、応募する雇用形態によってその意味合いや確認すべきポイントが異なります。最も一般的なのは、正社員としての内定通知書でしょう。これは長期的な雇用を前提とし、企業の基幹人材としての採用を意味します。

次に、契約社員としての内定通知書の場合、有期雇用が前提となります。この場合、契約期間の長さや契約更新の有無、更新条件などが記載されることが多く、将来のキャリアプランを考える上で重要な情報となります。契約期間が満了すれば雇用関係が終了する可能性があるため、特に注意深く内容を確認する必要があります。

また、パート・アルバイトとしての採用の場合、内定通知書という形式ではなく、雇用契約書や労働条件通知書で採用が正式に通知されることも多くあります。しかし、いずれの形態においても、採用を正式に伝えるという役割は共通しており、提示された条件をしっかりと確認することが大切です。

自身の希望する雇用形態と、内定通知書に記載されている内容が一致しているか、入社前に必ず確認しましょう。

新卒採用と中途採用の内定通知書

内定通知書の発行時期やその受け止め方は、新卒採用と中途採用とで異なります。新卒採用の場合、一般的に学生が卒業見込みの時期に内定通知書が発行されます。

特に、日本の新卒採用では、卒業年の10月1日以降に正式な内定通知書を発行するという取り決め（「採用選考に関する指針」など）があるため、多くの企業はこの時期に合わせて通知を行います。これは、学生が学業に専念できる期間を確保し、複数の企業から内定を得た学生が十分に検討できる期間を設ける目的があります。

一方、中途採用の場合は、選考プロセスが比較的スムーズに進むため、最終面接から1週間～10日程度で内定通知書が送付されるのが一般的です。中途採用の候補者は、現職がある場合も多いため、企業は迅速な通知を心がける傾向にあります。

どちらのケースにおいても、内定通知書を受け取ったら、記載内容をしっかり確認し、提出期限内に返答することが求められます。特に新卒採用では、複数内定の状況も考慮し、慎重な判断が必要です。

特殊なケース（研修医、派遣社員など）

内定通知書は一般的な企業だけでなく、特定の職種や雇用形態においても発行されますが、その特性は異なります。

例えば、研修医の内定では、病院から「採用内定通知書」が発行されることがありますが、これは医師国家試験の合格が大前提となります。国家試験に不合格となった場合、内定は自動的に取り消されることになります。これは一般的な企業の内定とは異なり、特定の資格取得が絶対条件となるケースです。

また、派遣社員の場合は、直接の雇用主は派遣元の企業となるため、派遣先企業から「内定通知」のような書類が発行されることは通常ありません。代わりに、派遣元の企業から「雇用契約書」や「労働条件通知書」が発行され、そこに派遣先の情報や業務内容が記載されます。

近年増加しているのは、インターンシップからの早期内定です。長期インターンシップなどで優秀な働きを見せた学生に対して、一般的な選考ルートとは別に、早期に内定通知を出す企業が増えています。これは、優秀な人材を早期に確保するための戦略であり、学生にとっては本選考を有利に進めるチャンスとなります。

このように、内定通知書は様々な形で存在し、それぞれの状況に応じた注意点があることを理解しておくことが重要です。

内定通知書に記載されるべき基本項目と確認ポイント

必ず確認すべき基本項目

内定通知書には、あなたの採用を正式に決定する上で欠かせない重要な情報が記載されています。受け取ったら、以下の基本項目を一つ一つ丁寧に確認しましょう。これらの項目は、後のトラブルを防ぐためにも非常に重要です。

• 日付： 内定通知書が発行された日付。
• 企業名と代表者名： 正式名称と代表者の氏名。書類の正式性を確認します。
• 応募者の氏名： あなたの名前が正確に記載されているか確認します。
• 応募に対するお礼： これまでの選考に対する感謝の言葉。
• 採用内定の通知： 「採用内定を通知します」といった明確な文言があるか。
• 入社年月日： いつから勤務を開始するのか、具体的な日付。最も重要な項目の一つです。
• 内定取り消し事由： どのような場合に内定が取り消される可能性があるのか。後述する「法的効力と注意点」で詳しく解説します。
• 同封する書類の案内： 内定承諾書や入社案内など、同封されている書類の一覧。
• 入社までに提出が必要な書類の案内： 住民票、卒業証明書、健康診断書など、入社までに準備・提出が必要な書類とその期限。
• 担当者の連絡先： 問い合わせ先となる人事担当者の部署名、氏名、電話番号、メールアドレス。

これらの項目に抜け漏れがないか、また記載内容に誤りがないかを入念に確認してください。特に、氏名や入社年月日などの個人情報や重要な日付は誤りがないか再度チェックしましょう。

労働条件に関する記載と確認の重要性

内定通知書には、採用に関する基本的な情報が記載されますが、給与や勤務時間といった詳細な労働条件については、別途「労働条件通知書」で明示されるのが一般的です。しかし、企業によっては、内定通知書に主な労働条件の概要を記載する場合もあります。

例えば、「月給〇〇万円（基本給、手当含む）」「勤務地：〇〇事業所」「職種：〇〇（総合職）」といった形で、大まかな情報が示されることがあります。もし内定通知書に労働条件に関する記載があった場合でも、それが最終的な詳細ではないことを理解しておく必要があります。

重要なのは、後日交付される労働条件通知書と、内定通知書に記載された概略の間に齟齬がないかを確認することです。万が一、異なる点があったり、不明な点があったりした場合は、必ず採用担当者に問い合わせて明確にしてもらいましょう。給与や勤務地、残業の有無、休日休暇、福利厚生などは、あなたの働く上で非常に重要な要素です。曖昧なまま入社を決めることのないよう、徹底的に確認することが大切です。

内定取り消し事由の確認と注意点

内定通知書に記載される項目の中でも、特に注意深く確認すべきなのが「内定取り消し事由」です。参考情報にもある通り、内定通知書の発行と応募者の承諾により「始期付解約権留保付労働契約」が成立するため、企業側が安易に内定を取り消すことはできません。

内定取り消しは、客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当と認められる場合にのみ可能とされています。具体的には、以下のようなケースが挙げられます。

• 採用選考時の提出書類（履歴書、職務経歴書など）に重大な虚偽の記載があった場合（学歴詐称、経歴詐称など）。
• 内定後に病気や怪我で業務遂行が困難になった場合。
• 内定後に重大な犯罪行為があった場合。
• 大学を卒業できなかった、資格を取得できなかったなど、内定の前提条件が満たされなかった場合。
• 会社の経営状況が著しく悪化し、やむを得ず整理解雇を行う場合。

これらの取り消し事由が内定通知書に明確に記載されているかを確認し、不明な点があれば必ず企業に問い合わせましょう。記載されている事由以外の理由で内定が取り消された場合は、不当解雇にあたる可能性もあります。万が一、不当な内定取り消しだと感じた場合は、労働基準監督署や弁護士に相談することも検討してください。

内定通知書を受け取った後の流れと注意点

内定通知書受領後のアクション

内定通知書を受け取ったら、まずはその内容を上記で解説したポイントに沿ってすみやかに確認することが最優先です。特に、自身の氏名や入社年月日、そして内定取り消し事由など、基本的な情報に誤りがないかをチェックしましょう。

次に、内定通知書に同封されている書類を確認します。多くの場合、内定承諾書や入社に関する誓約書、あるいは入社に必要な書類（健康診断書、卒業証明書など）の案内が同封されています。これらの書類に記載された提出期限を厳守することが非常に重要です。

もし、記載内容に不明な点があったり、提出書類について疑問があったりする場合は、遠慮なく内定通知書に記載されている担当者の連絡先に問い合わせましょう。疑問を解消せずに入社準備を進めると、後々トラブルに発展する可能性もあります。疑問点の解消も、スムーズな入社への大切なステップです。

内定承諾・辞退の意思決定と連絡

内定通知書を受け取ったら、その企業に入社するかどうか、意思決定をする必要があります。もし、提示された条件に納得し、入社の意思が固まった場合は、企業に対し速やかに内定承諾の連絡を行い、指定された内定承諾書を提出します。

感謝の意を伝え、入社への意欲を示すことで、企業との良好な関係を築くことができます。一方、もし他の企業に入社を決めたり、何らかの理由で内定を辞退する場合は、「入社日の2週間前までに申し出をすれば、原則として内定を辞退できます」。これは、内定承諾書を提出した後でも同様です。

しかし、企業側はあなたの入社を前提に採用計画を進めているため、辞退の連絡はできるだけ早く、そして誠実に行うことが求められます。電話で直接担当者に伝え、その後改めてメールで連絡するなど、丁寧な対応を心がけましょう。辞退理由を詳細に伝える義務はありませんが、簡潔に感謝と辞退の旨を伝えるのがマナーです。

入社準備と企業とのコミュニケーション

内定承諾後は、入社日に向けての準備を進めていきます。内定通知書や同封書類の案内に従って、入社までに提出が必要な書類（住民票、年金手帳の写し、源泉徴収票など）を漏れなく準備しましょう。これらの書類は、入社後の手続きに不可欠なものです。

企業によっては、入社前の研修やオリエンテーションへの参加が求められることもあります。これらは、入社後の業務をスムーズに進めるための良い機会となるため、積極的に参加しましょう。また、入社までの期間中に、企業から追加の連絡や情報提供がある場合もあります。

不明な点や不安な点があれば、担当者に遠慮なく質問する姿勢が大切です。たとえば、入社時の服装や持ち物、通勤経路、福利厚生の詳細など、入社後の生活に関わる疑問は早めに解決しておくと安心です。入社前のきめ細やかなコミュニケーションは、入社後のミスマッチを防ぎ、スムーズなスタートを切るためにも非常に重要な期間となります。

内定通知書に関するよくある疑問を解決

内定通知書は必ず発行される？

「内定通知書は必ずもらえるもの」と思われがちですが、実は企業に内定通知書の発行義務はありません。そのため、口頭で内定を伝える企業や、労働条件通知書を内定通知の代わりとして発行する企業も存在します。

法的な義務がないからといって、内定通知書がないから無効というわけではありません。口頭での内定通知も法的には有効な「始期付解約権留保付労働契約」とみなされることがあります。しかし、書面として残らないため、後々のトラブルを防ぐ意味でも、可能な限り書面での内定通知（または労働条件通知書）を受け取ることを推奨します。

もし口頭で内定を伝えられた場合は、「念のため、内定の旨と主要な条件を記載したメールをいただけますでしょうか」と、丁寧にお願いしてみるのも一つの方法です。これにより、証拠を残すだけでなく、企業があなたの入社に対する熱意や慎重さを評価するきっかけにもなるでしょう。

内定承諾後に辞退はできる？

「内定承諾書を提出してしまったら、もう辞退できないのでは？」と不安に思う方もいるかもしれません。しかし、日本の労働法では、入社日の2週間前までに申し出をすれば、原則として内定を辞退することが可能です。これは、一度内定承諾書を提出した後でも変わりません。

労働契約は、原則として労働者の自由意思に基づいて締結・解除されるべきものだからです。ただし、内定を辞退することは、企業があなたの入社を前提に採用計画を組んでいることを考えると、企業に迷惑をかける行為であることは間違いありません。

辞退を決めた場合は、できるだけ早く、そして丁寧な連絡を心がけましょう。まずは電話で担当者に直接伝え、その後、お詫びと感謝の気持ちを込めたメールを送るのが一般的なマナーです。詳細な辞退理由を説明する必要はありませんが、誠実な対応が求められます。誠実な対応は、今後の社会生活においても重要なことです。

内定取り消しはどんな時に起こる？

内定通知書を受け取り、内定承諾をすれば「始期付解約権留保付労働契約」が成立するため、企業は正当な理由なく内定を取り消すことはできません。しかし、特定の状況下では、内定が取り消されることがあります。これは、「客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当と認められる場合」に限られます。

具体的なケースとしては、以下のようなものが挙げられます。

• 学歴・職歴詐称： 提出書類に虚偽の記載があった場合。
• 健康状態の悪化： 入社前に重度の病気や怪我を負い、業務遂行が著しく困難になった場合。
• 重大な犯罪行為： 内定後に犯罪行為があった場合。
• 内定条件の未達成： 新卒の場合、卒業できなかったり、特定の資格取得が内定の条件だったにも関わらず取得できなかったりした場合。
• 経営状況の著しい悪化： 企業が倒産寸前など、やむを得ない事態で整理解雇を行う場合。

企業側の都合による安易な内定取り消しは、不当解雇にあたる可能性が高いです。もし、不当だと感じる内定取り消しを受けた場合は、一人で抱え込まず、労働基準監督署や労働問題に詳しい弁護士、ハローワークなどの公的機関に相談することを検討してください。