労働条件通知書のペーパーレス化で業務効率UP！freeeやLINE活用術

企業の労務担当者様にとって、労働条件通知書の発行・管理は、採用活動のたびに発生する重要な業務です。

しかし、書類の印刷、封入、郵送といった一連の作業は、時間もコストもかかるだけでなく、人的ミスのリスクも伴います。

そこで注目されているのが、労働条件通知書の「ペーパーレス化」です。

2019年4月の法改正により、一定の要件を満たせば電子メールやLINEなどのSNSメッセージ機能を用いた電子交付が可能になりました。

これにより、業務効率の向上、コスト削減、そして従業員の利便性向上に繋がる、新たな働き方が可能になっています。

この記事では、労働条件通知書のペーパーレス化のメリットから、freeeやLINEを活用した具体的な方法、さらには電子署名や人事システム連携まで、実践的な情報をご紹介します。

労働条件通知書のペーパーレス化のメリットとは？

労働条件通知書の電子化は、現代の企業にとって避けて通れないテーマとなりつつあります。

単なる書類の電子化に留まらず、企業の生産性向上とコスト削減に大きく貢献する可能性を秘めているのです。

ここでは、その具体的なメリットについて深掘りしていきます。

業務効率とコストの大幅削減

労働条件通知書のペーパーレス化は、労務担当者の日々の業務に劇的な変化をもたらします。

まず、書類の印刷、封入、そして郵送といった一連の手作業が不要になるため、これまで多くの時間を費やしていたアナログな作業から解放されます。

特に、採用活動が活発な企業や、アルバイト・パート従業員を多く雇用している企業では、その効果は顕著に現れるでしょう。膨大な書類作成・発送業務がなくなることで、担当者はより戦略的な業務に集中できるようになります。

また、目に見えるコスト削減効果も期待できます。

印刷代、用紙代、インク代といった直接的な費用はもちろんのこと、書類を保管するためのキャビネットや倉庫といった物理的なスペースも不要になります。さらに、郵送費もゼロになるため、特に年間を通して多くの従業員を雇用する企業にとっては、数百万単位のコスト削減に繋がる可能性も十分にあります。

こうしたコスト削減は、企業の収益改善に直結し、他の重要な投資に回せる余地を生み出します。

従業員の利便性向上と迅速な情報提供

ペーパーレス化は、企業側だけでなく、従業員側にも大きなメリットをもたらします。

電子メールやLINEなどのSNSを通じて労働条件通知書が送付されることで、従業員は自宅や外出先など、場所を選ばずに自身の労働条件を迅速に確認できるようになります。

紙の書類の場合、郵送のタイムラグが発生したり、紛失のリスクがあったりしますが、電子データであればそのような心配は軽減されます。

特に、スマートフォンが普及した現代において、多くの人が日常的に利用しているLINEなどで通知を受け取れることは、従業員にとって非常に利便性が高いと言えるでしょう。

入社前に労働条件をスムーズに確認できることは、従業員の企業への安心感やエンゲージメント向上にも寄与します。また、企業側にとっても、採用プロセスの迅速化に繋がり、入社意欲の高い候補者を逃がすリスクを低減できます。

迅速な情報提供は、企業のイメージアップにも繋がり、優秀な人材を獲得するための強力なアピールポイントとなるでしょう。

法改正とコンプライアンス強化の背景

労働条件通知書の電子交付が注目されるようになったのは、2019年4月の法改正が大きな転機となりました。

これにより、従業員が希望し、かつ印刷可能な状態で交付されることを前提に、電子メールやSNSによる交付が正式に認められるようになったのです。

この法改正は、企業の働き方改革を後押しし、デジタル化を推進する大きな一歩となりました。

電子化は単なる利便性の向上だけでなく、企業のコンプライアンス強化にも大きく貢献します。

例えば、電子契約システムを利用すれば、タイムスタンプ機能によって契約書作成時点が証明され、改ざんのリスクを大幅に低減できます。これにより、労働条件通知書の内容が後から変更されたといったトラブルを防ぎ、証拠力を確保することが可能です。

参考情報によれば、2022年4月時点での雇用契約電子化の普及率は約4割にとどまっていますが、働き方改革やコロナ禍を経て、電子化への関心は一層高まっています。

適切なシステム導入と運用により、企業は透明性の高い労務管理を実現し、法的なリスクを低減しながら、より健全な企業運営を進めることができるようになります。

freeeやLINEを活用した労働条件通知書の電子交付方法

労働条件通知書のペーパーレス化は、特定のツールを効果的に活用することで、よりスムーズに実現できます。

ここでは、特に中小企業で導入が進むfreeeと、多くの人が日常的に利用するLINEを用いた電子交付の方法について、具体的な活用術と注意点をご紹介します。

freee人事労務とfreeeサイン連携の強み

freeeが提供する「freee人事労務」と「freeeサイン」を連携させることで、労働条件通知書の作成から送信、そして従業員による締結までの一連のプロセスを、すべてオンラインで完結させることが可能です。

この連携は、労務担当者の手間を大幅に削減し、業務効率を飛躍的に向上させます。

freee人事労務に登録された従業員情報は、契約書に自動で反映されるため、手入力による転記ミスを防ぎ、入力の手間を大幅に削減できます。

さらに、freeeサインには弁護士監修の約100種類もの契約書テンプレートが用意されており、労働条件通知書もその中に含まれています。

これにより、法的に正確で適切な書面を、専門知識がなくとも簡単に作成できる点が大きな魅力です。

また、freeeはLINEとの連携も強化しており、LINEで回収した入社情報をもとに、労働条件通知書などを自動作成するといった先進的な機能も提供しています。

これにより、従業員は普段使い慣れたコミュニケーションツールを通じてスムーズに手続きを進めることができ、企業側はさらに効率的な採用プロセスを実現できます。

LINEメッセージ機能で手軽に電子交付

LINEは、多くの日本人が日常的に利用しているコミュニケーションツールであり、その手軽さから労働条件通知書の電子交付手段としても認められています。

従業員が普段から利用しているLINEで通知を受け取れることは、紙の書類やメールに比べて、従業員にとっての利便性が非常に高いと言えるでしょう。

特に、若年層のアルバイトやパート従業員が多い企業にとっては、スムーズな情報伝達手段として有効です。

LINEを利用した電子交付は、特別なシステムの導入を必要とせず、既存のコミュニケーションチャネルをそのまま活用できるため、導入コストを抑えたい企業にとって魅力的な選択肢となります。

企業側は、LINEのメッセージ機能を通じて労働条件通知書のPDFファイルなどを送信するだけで、従業員は自身のスマートフォンで内容を確認できます。

これにより、郵送にかかる時間やコストを削減し、迅速かつ効率的な労働条件の通知が可能となります。

ただし、LINEを利用する際には、後述するいくつかの注意点を遵守することが非常に重要です。

電子交付におけるLINE活用時の具体的な注意点

LINEを労働条件通知書の電子交付に活用する際には、その手軽さゆえにいくつか注意すべき点があります。

最も重要なのは、従業員本人の希望があることが大前提であるという点です。

企業が一方的にLINEでの交付を強制することはできません。必ず事前に従業員の同意を得る必要があります。

また、通知内容は、従業員がいつでも印刷可能な状態であることが求められます。

PDFファイル形式で送付するなど、従業員が容易に出力できる形式で提供しましょう。

さらに、LINEメッセージは既読機能があるものの、確実に相手に届いたか、内容を確認したかを保証するものではありません。

そのため、迷惑メールフォルダへの振り分けや、受信設定の問題で通知が届かない可能性も考慮し、受信確認を別途行うことが重要です。

例えば、返信を求める、またはシステム上で既読と内容確認の同意を促すなどの工夫が必要となるでしょう。

そして、最もデリケートな問題がプライバシーや個人情報の取り扱いです。

LINEの公式アカウントではなく、担当者の個人アカウントを使用するなどの行為は厳禁です。企業の公式なチャネルを通じて、セキュリティ対策を講じた上で利用することを徹底しましょう。個人情報の漏洩リスクを最小限に抑えるための体制構築が不可欠です。

電子署名や電子契約でさらに安心・安全に

労働条件通知書の電子化を進める上で、その内容の信頼性や法的有効性を確保することは極めて重要です。

そこで大きな役割を果たすのが、電子署名や電子契約システムです。

これらを活用することで、ペーパーレス化のメリットを享受しつつ、紙の書類以上の安心と安全を確保できます。

電子署名がもたらす法的効力と証拠力

電子署名とは、電子文書に付与される、書面における「署名」や「押印」に相当する電子的な情報のことです。

日本では「電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）」に基づき、一定の要件を満たす電子署名は、紙の署名や押印と同等の法的効力を持つことが認められています。

これにより、労働条件通知書や雇用契約書を電子的に締結した場合でも、その契約の真正性や内容の非改ざん性を強力に証明することが可能になります。

電子署名がもたらす最大のメリットは、その高い証拠力です。

書面契約では、筆跡鑑定などによる本人確認が必要になる場合がありますが、電子署名では、公開鍵暗号技術やタイムスタンプを利用することで、文書が誰によって、いつ作成・署名され、その後改ざんされていないかを客観的に証明できます。

これにより、将来的に契約内容に関する紛争が発生した場合でも、電子署名が付与された文書は強力な証拠となり、企業のコンプライアンス強化に大きく貢献するのです。

電子契約システムの選定ポイント

電子署名を利用するためには、適切な電子契約システムの選定が不可欠です。

システムを選ぶ際には、以下のポイントを考慮すると良いでしょう。

• 証拠力の確保と改ざん防止対策: タイムスタンプ機能の有無や、文書のハッシュ値管理など、高いセキュリティレベルで契約の真正性を担保できるシステムを選びましょう。
• 電子帳簿保存法への対応: 電子化した労働条件通知書を適切に保存するためには、電子帳簿保存法の要件を満たしているシステムであることが重要です。検索機能や訂正・削除履歴の管理機能が備わっているか確認しましょう。
• 使いやすさと他システムとの連携性: 労務担当者だけでなく、署名を行う従業員にとっても直感的に操作できるユーザーインターフェースが求められます。また、既存の人事労務システムや会計システムとのAPI連携がスムーズに行えるかどうかも、業務効率化の観点から重要なポイントです。
• セキュリティ対策: データの暗号化、アクセス制限、定期的な脆弱性診断など、高度なセキュリティ対策が講じられているサービスを選び、個人情報の保護を徹底することが必須です。
• 費用対効果: 初期費用や月額費用、利用人数に応じた料金体系などを比較検討し、自社の規模や予算に合った最適なシステムを選びましょう。

これらのポイントを踏まえ、複数のシステムを比較検討することで、自社に最適な電子契約システムを見つけることができます。

安全な運用に向けた社内体制整備

電子署名や電子契約システムを導入するだけでは、そのメリットを最大限に引き出し、安全に運用することはできません。

システム導入と同時に、社内体制の整備も非常に重要です。

まず、電子契約に関する社内ルールやガイドラインを明確に策定しましょう。

どのような文書に電子署名を利用するか、承認フローはどのように行うか、誰が署名権限を持つのかなどを具体的に定める必要があります。これにより、契約業務の属人化を防ぎ、統制の取れた運用が可能になります。

次に、従業員への十分な説明と周知です。

電子契約への切り替えは、従業員にとっても新たな手続きとなるため、そのメリットや操作方法、問い合わせ先などを丁寧に説明し、不安を解消することが重要です。必要であれば、操作マニュアルの作成や説明会の実施も検討しましょう。

また、アクセス権限の厳格な管理も不可欠です。

誰がどの文書にアクセスでき、どのような操作（閲覧、編集、署名など）ができるのかを細かく設定し、不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑える必要があります。

万が一のシステム障害に備え、バックアップ体制の構築や、緊急時の対応フローを確立しておくことも忘れてはなりません。

定期的な情報セキュリティ教育を実施し、従業員全体のセキュリティ意識を高めることも、安全な電子契約運用の基盤となります。

SmartHRなどの人事システムとの連携で効率化

労働条件通知書のペーパーレス化は、単体で行うよりも、人事労務管理システムと連携させることで、その効果を最大限に引き出すことができます。

特にSmartHRのようなクラウド人事システムは、入社手続きから日々の労務管理まで一元的に行えるため、劇的な業務効率改善とデータ活用の可能性を秘めています。

人事システム連携による業務フローの一元化

SmartHRのような人事システムを導入することで、入社手続きの煩雑な業務を大幅に効率化し、一元的な管理を実現できます。

例えば、従業員が自身のスマートフォンやPCから入社に必要な情報を直接入力すれば、そのデータがシステムに自動で反映されます。

このデータに基づいて、労働条件通知書や雇用契約書が自動で作成・発行されるため、労務担当者が手作業で情報を転記したり、書類を作成したりする手間が一切なくなります。

これにより、入力ミスや誤字脱字のリスクも大幅に低減され、正確性が向上します。

また、入社後の社会保険の手続きや年末調整、給与計算に必要な情報もシステム内で連携されるため、情報の二重入力が不要となり、一連の業務フローがシームレスに繋がります。

これは、特に新入社員が多い時期や、人事異動が頻繁に発生する企業において、労務担当者の業務負荷を劇的に軽減し、本来のコア業務に集中できる環境を創出します。

業務フローの一元化は、結果として企業全体の生産性向上に直結する重要な要素と言えるでしょう。

データ活用による戦略的な人事管理

人事システムで従業員情報や契約情報を一元管理することは、単なる業務効率化以上の価値を生み出します。

蓄積された人事データを分析することで、より戦略的な人事管理が可能になります。

例えば、従業員の入社日、所属部署、役職、給与体系といったデータを容易に抽出し、可視化することができます。

これにより、部署ごとの人員構成、離職率の傾向、特定の期間に入社した従業員のパフォーマンスなど、多角的な分析を行うことが可能になります。

分析結果は、今後の採用計画の立案、人材配置の最適化、効果的な研修プログラムの開発、さらには組織戦略の策定にも活用できるでしょう。

ペーパーレス化は、物理的な書類をなくすだけでなく、これらの人事データをデジタル資産として有効活用するための第一歩となります。

データに基づいた意思決定は、感覚的な判断よりも客観的で効果的な結果をもたらし、企業の競争力強化に貢献します。

既存システムとのスムーズな連携

多くの中小企業では、既に勤怠管理システムや給与計算システムなど、様々な人事関連システムを導入していることがあります。

人事システムを新たに導入する際には、これらの既存システムとの連携のスムーズさが非常に重要な選定ポイントとなります。

SmartHRのようなクラウド人事システムは、API連携の機能を豊富に備えていることが多く、既存のシステムと連携させることで、データの自動同期や一元的な管理が容易になります。

例えば、人事システムで登録された従業員情報が、勤怠管理システムや給与計算システムに自動で反映されることで、手動でのデータ入力の手間やミスをなくし、部門間の連携を円滑にすることができます。

参考情報で紹介されている「freee人事労務」も同様に、会計や給与計算機能と連携することで、業務効率を高めることができます。

このような連携は、システムごとに情報が分断されている「サイロ化」の問題を解消し、情報の一貫性を保ちながら、業務全体の生産性を向上させます。

導入を検討する際には、自社が利用している既存システムとの連携実績や、提供されているAPIの機能について、ベンダーにしっかりと確認することが成功の鍵となります。

労働条件通知書 電子化の法律と注意点

労働条件通知書の電子化は、業務効率化やコスト削減に繋がる一方で、法律に基づいた適切な対応が不可欠です。

特に、従業員の権利保護や個人情報管理の観点から、いくつかの注意点を理解し、遵守する必要があります。

電子交付の法的要件と遵守事項

2019年4月の法改正により、労働条件通知書の電子交付が認められましたが、これは無条件に可能なわけではありません。

いくつかの厳格な法的要件を満たす必要があります。

最も重要なのは、「従業員本人の希望」が必須であるという点です。

企業が一方的に電子交付を押し付けることはできず、必ず事前に従業員から電子交付を希望する旨の同意を得なければなりません。希望しない従業員に対しては、これまで通り書面での交付が必要です。

次に、電子交付された内容は、「従業員がいつでも書面として出力（印刷）できる状態であること」が求められます。

これは、PDFファイル形式で交付する、クラウド上で閲覧・ダウンロード可能な状態にするなど、従業員が容易に印刷できる手段を提供することを意味します。

さらに、「本人特定と到達確認」も重要な要件です。

送信した電子通知が確実に本人のものであることを確認できる方法で送信し、かつ相手に到達したことを確認する必要があります。メールであれば開封確認、システムであれば閲覧履歴や同意履歴などで確認する工夫が求められます。

これらの要件を遵守することで、電子交付の法的有効性を確保し、将来的なトラブルを未然に防ぐことができます。

電子帳簿保存法への対応ポイント

労働条件通知書を電子化して保存する際には、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

この法律は、国税関係帳簿書類を電子データで保存する際のルールを定めたものであり、労働条件通知書も対象となり得ます。

電子帳簿保存法への対応には、主に以下のポイントがあります。

• 真実性の確保: 保存されたデータが、改ざんや削除が行われていないことを証明できる状態である必要があります。具体的には、訂正・削除履歴が残るシステムを利用したり、タイムスタンプを付与したりすることが求められます。
• 可視性の確保: 保存されたデータを、いつでも迅速に確認できる状態に保つ必要があります。ディスプレイやプリンタを備え付け、鮮明な状態で表示・出力できること、日付や金額、取引先などで検索できる機能があることなどが求められます。
• 適正事務処理要件（2022年1月改正で廃止され、真実性の確保の要件に統合）: かつては、相互けん制や定期的な検査といった内部統制の仕組みも求められましたが、現在は真実性の確保の要件に統合されています。しかし、内部統制の観点からは、継続して適切な運用が望ましいでしょう。

電子帳簿保存法の要件は複雑であり、定期的に改正されるため、最新の情報を常に確認し、必要に応じて税理士や専門家のアドバイスを受けることが重要です。要件を満たさない保存方法は、税務調査で不備を指摘されるリスクがあります。

従業員への丁寧な説明と同意の取得

労働条件通知書の電子化をスムーズに進めるためには、従業員への丁寧な説明と、確実な同意の取得が不可欠です。

新しい制度を導入する際には、従業員が不安を感じたり、疑問を抱いたりするのは当然のことです。

企業側は、電子交付のメリット（迅速な確認、保管の容易さなど）を分かりやすく説明するとともに、閲覧方法、印刷方法、システム利用上の注意点などを具体的に伝える必要があります。

口頭での説明だけでなく、Q&A形式の資料配布や説明会の開催も有効です。

また、電子交付が強制ではなく、書面交付を選択する自由があることを明確に伝えることが非常に重要です。

従業員が安心して選択できるよう、両方の選択肢を提示し、それぞれのメリット・デメリットを誠実に説明しましょう。

そして、従業員からの同意は、書面または電子的な記録として確実に残しておく必要があります。

システム上でチェックボックスにチェックを入れる、同意書に電子署名を行うなど、後から同意があったことを証明できる形で記録を残すことが、トラブル防止の観点からも推奨されます。

従業員の理解と納得を得た上で電子化を進めることが、企業の信頼性を高め、円滑な労務管理の実現に繋がります。