【完全ガイド】労働条件通知書、疑問を解消！催促・辞退・違い・罰則まで

新しい職場でのスタートは期待と不安が入り混じるもの。その際、必ず手にするのが「労働条件通知書」です。
しかし、「これって何？」「雇用契約書とどう違うの？」「書いてある内容が違うときはどうすればいいの？」といった疑問を抱く方も少なくありません。
本記事では、労働条件通知書に関するあらゆる疑問を解消し、あなたが安心して働き始めるための完全ガイドを提供します。
2024年4月1日からの改正点など、最新の情報も網羅していますので、ぜひ最後までご覧ください。

労働条件通知書とは？ 基本を理解しよう

労働条件通知書は、新しい会社で働く上で最初に受け取る重要な書類の一つです。
その目的や、類似する雇用契約書との違い、そして記載されるべき具体的な内容について、まずは基本をしっかりと理解しましょう。
これにより、自身の権利と義務を正確に把握し、安心して職場での第一歩を踏み出せるようになります。

そもそも労働条件通知書って何？

労働条件通知書とは、雇用主（会社）が労働者に対して、賃金、労働時間、休日、就業場所、業務内容といった、働く上で最も基本的な条件を明示するために発行する書面のことです。
これは労働基準法第15条によって交付が義務付けられており、企業が労働者を採用する際に必ず行わなければならない手続きの一つとされています。
この書類があることで、雇用主と労働者の間で労働条件に関する誤解が生じることを防ぎ、双方の権利と義務を明確にすることが主な目的です。

つまり、労働者にとっては、これから働く環境がどのようなものであるかを事前に把握し、納得した上で労働契約を結ぶための重要な情報源となります。
また、万が一、入社後にトラブルが発生した場合でも、労働条件通知書は自身の労働条件を証明する強力な証拠となるため、非常に重要な意味を持つ書類と言えるでしょう。
近年では、2019年4月からは労働者の希望に応じて、メールやPDFファイルなどの形式で電子交付も可能になり、利便性が向上しています。

雇用契約書とはどう違う？

労働条件通知書と似ているようで、法的な性質が異なるのが「雇用契約書」です。
この二つの書類は混同されがちですが、それぞれの役割と義務を理解することが重要です。
簡単に言えば、労働条件通知書は「会社からあなたへの一方的なお知らせ」であるのに対し、雇用契約書は「会社とあなたの間で交わされる約束」という違いがあります。

労働条件通知書は、前述の通り、雇用主が労働条件を「明示する」義務を果たすための書類であり、労働者側の署名・捺印は法律上必須ではありません。
一方、雇用契約書は、雇用主と労働者の双方が労働条件に合意したことを示す「契約書」であり、双方の署名・捺印が求められます。
雇用契約書の交付は法律上の義務ではありませんが、トラブル防止のために多くの企業で作成されています。
両者は「労働条件通知書 兼 雇用契約書」として一体化して交付されることも多く、これにより一つの書類で双方の目的を達成できます。

以下に、それぞれの違いをまとめた表を示します。

何が書いてあるの？記載事項をチェック！

労働条件通知書に記載される内容は、労働基準法によって細かく定められています。
大きく分けて、必ず記載しなければならない「絶対的明示事項」と、会社に制度がある場合に記載が求められる「相対的明示事項」の二種類があります。
これらの事項をしっかりと確認することで、入社後の「こんなはずじゃなかった」というミスマッチを防ぐことができます。

【絶対的明示事項（必須）】

• 労働契約の期間: 有期雇用か無期雇用か、期間の定めがある場合はその期間。
• 就業場所および従事すべき業務の内容: 実際に働く場所と、具体的にどのような業務を行うのか。
• 始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇: 1日の勤務時間、休憩時間、週休制、年間休日数、有給休暇など。
• 賃金の決定方法、計算、支払時期、支払方法: 基本給、手当、賃金計算方法、締め日・支払日、支払い形態（振込など）。
• 退職（解雇を含む）に関する事項: 定年制、継続雇用制度、自己都合退職の手続き、解雇の事由など。

【相対的明示事項（制度がある場合）】

• 退職手当、賞与、臨時の賃金に関する事項。
• 食費、作業用品その他の負担に関する事項。
• 安全衛生、職業訓練に関する事項。
• 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項。
• 表彰、制裁に関する事項。
• 休職に関する事項。

【2024年4月1日からの改正点】
特に注目すべきは、2024年4月1日より追加・変更された記載事項です。これは主に有期雇用労働者の保護を強化する目的があります。

1. 就業場所・業務の変更の範囲: 雇入れ後の就業場所や業務内容が変更される可能性と、その範囲を具体的に明示する必要があります。
2. 更新上限の有無と内容: 有期労働契約において、契約更新の上限（回数や通算期間）がある場合、その有無と内容を明示しなければなりません。
3. 無期転換申込機会: 有期雇用労働者が、一定期間勤務後に無期労働契約への転換を申し込める「無期転換ルール」に関する機会がある旨を明示する必要があります。
4. 無期転換後の労働条件: 無期転換した場合の賃金、労働時間などの労働条件についても明示が義務付けられました。

これらの改正により、労働者はより詳細な情報を得られるようになり、将来の働き方に対する見通しを立てやすくなりました。
特に有期雇用労働者の方は、自身の雇用がどのように変化していく可能性があるのかをしっかりと確認するようにしましょう。

労働条件通知書、いつ・誰が・どのように作成する？

労働条件通知書は、労働者にとって働く上での基本ルールを記した羅針盤のようなものです。
しかし、この重要な書類が「いつ」「誰によって」「どのような方法で」作成され、あなたの手元に届くのか、具体的なイメージが湧かないかもしれません。
ここでは、その一連の流れと、現代の働き方に合わせた電子交付のメリット・注意点について掘り下げていきます。

いつ交付されるのが一般的なの？

労働条件通知書が交付されるタイミングは、労働契約の締結時、つまりあなたが会社と雇用関係を結ぶ際に法的に義務付けられています。
具体的には、入社日が決まり、雇用契約を交わす前や、遅くとも入社と同時に手渡されるのが一般的です。
多くの企業では、内定通知書と一緒に送付したり、入社手続きの一環として署名・捺印が必要な雇用契約書などと合わせて交付したりするケースが多く見られます。

この「入社前」というタイミングで交付されることには、重要な意味があります。
それは、労働者が実際に働き始める前に、提示された労働条件をじっくりと確認し、疑問点があれば解消する時間を確保するためです。
もし、内定通知書は届いたものの、労働条件通知書がなかなか届かない場合は、会社に問い合わせてみる必要があります。
適切な時期に交付されないことは、労働基準法違反となる可能性もあるため、注意が必要です。

誰が作成して、誰が保管するの？

労働条件通知書の作成義務は、当然ながら雇用主（会社）にあります。
一般的には、人事部門や労務担当者、あるいは小規模な企業であれば経営者自身が作成します。
作成された労働条件通知書は、労働者に交付されるとともに、会社側でも必ず控えを保管しなければなりません。
この保管義務は、労働基準法によって5年間と定められています。

会社がこの書類を保管する理由は、労働者との間で労働条件に関するトラブルが発生した際に、その内容を証明する重要な証拠となるためです。
一方、労働者自身も、交付された労働条件通知書を大切に保管しておくべきです。
給与計算や労働時間、退職に関する事項など、自身の労働条件について確認したい時にいつでも参照できるよう、紛失しないように管理しましょう。
自身でしっかり保管することで、万一の際に自身の権利を守るための重要な資料となります。

電子交付ってどういうこと？メリットと注意点

2019年4月1日からは、労働条件通知書の交付方法に新たな選択肢が加わりました。
それは、「電子交付」です。
これは、労働者の希望があれば、FAX、電子メール、SNSのメッセージ機能などを用いて、労働条件通知書をデータとして交付することが可能になったものです。
紙の書類として手渡されるのが一般的だったこれまでの運用から、デジタル化への一歩が進んだと言えるでしょう。

電子交付の最大のメリットは、会社側にとっては印刷や郵送にかかるコストの削減、そして業務効率の向上に繋がることです。
労働者側にとっても、データとして受け取ることで紛失のリスクを減らし、PCやスマートフォンでいつでも確認できるという利便性があります。
しかし、電子交付にはいくつかの注意点も存在します。
最も重要なのは、労働者本人が希望していることが必須条件である点です。
会社が一方的に電子交付を押し付けることはできません。

また、交付された内容を労働者が「確実に確認できる状態」であることが求められます。
例えば、パスワード付きPDFにするなど、情報セキュリティへの配慮も重要です。
もし労働者が紙媒体での交付を希望した場合、会社はそれにきちんと応じる義務があります。
電子交付は便利な手段ですが、双方の同意と適切な運用があって初めて成立するものです。

催促・辞退・内容が違う！そんな時の対処法

労働条件通知書を受け取る際、スムーズにいかないケースもゼロではありません。
「いつまで経っても届かない」「提示された条件が思っていたものと違う」「この条件では働けない」など、様々な状況が考えられます。
このような予期せぬ事態に直面したとき、どのように対処すれば良いのでしょうか。
ここでは、そうした疑問や不安を解消するための具体的な対処法をご紹介します。

労働条件通知書が届かない！催促のポイント

内定をもらい、入社を心待ちにしているにもかかわらず、労働条件通知書がなかなか届かない場合、まずは冷静に会社に催促することが重要です。
労働条件通知書の不交付は労働基準法違反にあたる行為ですが、まずは会社側の単なる手続きの遅延である可能性も考慮し、丁寧なアプローチを心がけましょう。
電話で確認する際は、いつ頃届くのか、どのような方法で送られるのかなどを具体的に尋ね、可能であればメールで確認内容を送るなどして記録を残しておくことをおすすめします。

多くの企業では内定通知書と労働条件通知書が同時に送付されるケースが多いため、もし内定通知書も届いていない場合は、「内定通知書と合わせて、労働条件通知書のご送付をお願いできますでしょうか」と一度に依頼すると効率的です。
催促の際は、「〇月〇日までにご送付いただけますと幸いです」といった具体的な期限を設けることで、会社側も対応しやすくなります。
それでも対応がない場合は、次のステップとして労働基準監督署への相談も視野に入れることになりますが、まずは円滑なコミュニケーションを試みることが先決です。

提示された条件が合わない…内定辞退の正しい方法

労働条件通知書の内容を確認した結果、「提示された条件が自身の希望と合わない」「やはり他の会社に行きたい」と判断し、内定を辞退することもあるでしょう。
内定辞退は労働者の権利として認められており、問題ありません。
ただし、辞退の申し出には、いくつかのマナーと法的ポイントがあります。
民法上、雇用契約は入社の2週間前までであれば解除できるとされていますので、遅くとも入社日の2週間前までには会社に連絡を入れるようにしましょう。

辞退の連絡は、電話で直接担当者に伝えるのが最も誠実な方法です。
もし電話がつながらない場合は、メールで丁寧に辞退の意向を伝え、改めて電話で連絡する旨を記載しましょう。
辞退理由は、具体的に詳細を述べる必要はありません。「一身上の都合により」といった簡潔な表現で十分です。
大切なのは、会社側に迷惑がかからないよう、できるだけ早く、そして丁寧な言葉遣いで伝えることです。
円満な関係を保つことは、将来的にどこで繋がるかわからないビジネスシーンにおいて、非常に重要となります。

あれ？内容が話と違う！確認・交渉のステップ

労働条件通知書を受け取ったら、まずはその内容を隅々まで丁寧に確認することが最も重要です。
口頭で説明を受けた内容や、求人票に記載されていた情報と、通知書の内容が異なっていることに気づく場合もあります。
例えば、給与額や勤務地、業務内容、残業時間に関する取り決めなどが、事前の認識と違うといったケースです。
このような場合、決して自己判断せず、速やかに会社の人事担当者や採用担当者に確認を取りましょう。

確認の際は、「〇〇については〇〇という認識でしたが、書類では△△となっています。つきましては、一度ご確認いただけますでしょうか」といったように、具体的な相違点を明確に伝え、質問形式で尋ねるのが良いでしょう。
これは、単なる誤記や説明不足の可能性もあるためです。
もし意図的な変更であれば、その理由を尋ね、必要であれば交渉の余地があるかを探ることもできます。
それでも解決しない場合や、会社の対応に不信感が募るようであれば、労働基準監督署や社会保険労務士などの専門家への相談を検討してください。
専門家は、法的な観点から適切なアドバイスやサポートを提供してくれます。

労働条件通知書を提出しない・もらえない場合の罰則とリスク

労働条件通知書は、単なる事務手続きの書類ではありません。
これは、雇用主が労働者の権利を保護し、透明性の高い労働環境を構築するための法的義務を果たす重要な手段です。
もし、この通知書が適切に交付されない、あるいは内容に不備があった場合、雇用主には法的な罰則が科せられる可能性があります。
また、労働者側も、この書類がないことで様々なリスクに晒されることになります。

雇用主側の罰則とその重さ

労働基準法第15条では、雇用主が労働契約締結時に労働条件を明示することを義務付けています。
この義務を怠り、労働条件通知書を交付しない、または不備のある内容で交付した場合には、労働基準法違反となり、法的な罰則が科される可能性があります。
具体的には、労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金が科せられることになります。

この罰則は、違反対象となる労働者1人につき1件としてカウントされることがあるため、もし複数の労働者に対して通知書を交付していなかったり、不備があったりした場合には、罰金はさらに重くなる可能性があります。
これは単なる金銭的な損失に留まらず、企業としての社会的信用を大きく失墜させることにも繋がりかねません。
法的な問題だけでなく、従業員からの信頼を失い、採用活動にも悪影響を及ぼすなど、長期的に企業経営に悪影響を及ぼすリスクがあるため、企業は労働条件通知書の適切な交付と管理に細心の注意を払う必要があります。

労働者が被るリスクとは？

労働条件通知書を受け取れない、あるいは内容が不明確なまま働き始めることは、労働者にとって非常に大きなリスクを伴います。
まず第一に、自身の労働条件が不明確なまま働くことになり、将来のトラブルの温床となる可能性が高まります。
例えば、約束された給与が支払われない、残業代が適切に計算されない、不当な解雇を受けた、といった問題が発生した際に、自分の主張を裏付ける明確な証拠がないため、会社との交渉や法的な手続きにおいて非常に不利な立場に立たされてしまいます。

また、自身の労働時間、休日、業務内容などが不明確なままでは、会社から不当な要求をされた際に、それが正当な要求であるのかどうかを判断することが難しくなります。
結果として、長時間労働を強いられたり、契約外の業務をさせられたりしても、それに対して適切な対抗措置を取ることが困難になるリスクがあります。
入社後のミスマッチによる早期退職や、精神的なストレスに繋がる可能性も高く、労働条件通知書がないことは、労働者の心身の健康やキャリア形成にも悪影響を及ぼしかねません。

トラブルを避けるためにできること

労働条件通知書を巡るトラブルを未然に防ぎ、安心して働き続けるためには、労働者自身も積極的に行動することが重要です。
まず、内定を受諾したら、労働条件通知書の交付を会社に積極的に求めるようにしましょう。
もし交付されたら、記載されている内容を徹底的に確認し、口頭での説明や求人情報との相違がないか、疑問点はないかを細かくチェックしてください。
少しでも不明な点があれば、入社前に会社に問い合わせ、明確な回答を得ておくことが肝心です。

口頭でのやり取りも、可能な限り記録に残すように心がけましょう。
例えば、問い合わせのメールのやり取りを保存したり、電話で話した内容をメモして日付と共に残したりすることも有効です。
そして、もし会社が労働条件通知書の交付を拒んだり、内容に重大な不備があったりする場合には、決して個人で抱え込まず、労働基準監督署や社会保険労務士、弁護士などの専門機関に相談することを検討してください。
これらの機関は、あなたの権利を守るための適切なアドバイスや法的サポートを提供してくれます。

知っておきたい！労働条件通知書の代用や場所について

労働条件通知書は重要な書類ですが、中には「雇用契約書で代用できないの？」「紛失してしまったらどうすれば？」といった疑問を持つ方もいるでしょう。
また、2024年4月からの法改正により、特に有期雇用労働者に対する記載事項が追加され、その重要性はさらに高まっています。
ここでは、よくある疑問と、最新の法改正がもたらす影響について解説します。

他の書類で代用できるの？

労働条件通知書は、労働基準法で交付が義務付けられている特定の書類です。
しかし、実務上は「労働条件通知書 兼 雇用契約書」として一体化して交付されることが非常に多いです。
この形式であれば、労働条件の明示義務を満たしつつ、同時に雇用契約の合意を示すこともできるため、双方にとって効率的と言えます。
したがって、この一体型の書類は労働条件通知書の代用として認められます。

ただし、単なる「雇用契約書」だけでは、労働基準法が定める労働条件の明示義務を完全に果たしたことにはならない可能性があるため注意が必要です。
なぜなら、雇用契約書は双方の合意形成を主目的とするため、労働条件通知書で求められる詳細な明示事項がすべて網羅されていないケースがあるからです。
また、会社の「就業規則」に労働条件が詳しく記載されている場合でも、個別の労働者に対して労働条件通知書を別途交付する義務は免除されません。
就業規則はあくまで会社全体のルールであり、個別の労働契約内容を具体的に明示する労働条件通知書とは役割が異なるためです。

どこでもらえる？会社以外での入手方法

労働条件通知書は、基本的に雇用主から直接交付される書類です。
入社時、または入社前に会社の人事担当者や採用担当者から手渡されるか、郵送、または電子交付されるのが一般的です。
もしあなたが受け取ったはずの労働条件通知書を紛失してしまった場合は、まずは会社に再交付を依頼してください。
会社には労働基準法に基づき5年間の保管義務があるため、通常は控えを保管しており、再交付に応じてくれるはずです。

転職先などで、過去に勤務していた会社の労働条件通知書が必要になった場合も、同様に前職の会社に問い合わせて再交付を依頼することになります。
もし会社が再交付に応じない、あるいは何らかの理由で入手が極めて困難な状況であれば、自身の給与明細、タイムカード、入社時に交わしたその他の契約書などを参考にしつつ、労働基準監督署や社会保険労務士に相談して助言を求めることも可能です。
これらの専門機関は、法的な観点からあなたの状況を把握し、適切な情報提供や手続きのサポートをしてくれます。

2024年4月改正！有期雇用労働者への影響

2024年4月1日より、労働条件通知書の記載事項が追加・変更され、特に有期雇用労働者の保護が強化されました。
これは、多様な働き方が進む中で、有期雇用労働者がより安心して働き、自身のキャリアプランを立てられるようにするための重要な法改正です。
改正によって、以下の4つの事項が労働条件通知書への明示義務に追加されました。

1. 就業場所・業務の変更の範囲: 雇い入れ後の就業場所や従事すべき業務の内容について、「変更の範囲」を明示することが必要になりました。これにより、将来的な配置転換や異動の可能性を事前に把握できます。
2. 更新上限の有無と内容: 有期労働契約において、契約期間の更新回数や通算期間に上限がある場合、その有無と具体的な内容を明示しなければなりません。労働者は自身の雇用期間の限界を事前に知ることができます。
3. 無期転換申込機会: 有期雇用労働者が、契約期間が通算5年を超えた場合に無期労働契約への転換を申し込める「無期転換ルール」について、その機会がある旨を明示する必要があります。
4. 無期転換後の労働条件: 無期転換した場合の賃金、労働時間などの労働条件についても明示が義務付けられました。これにより、無期転換後の待遇を事前に把握し、安心して転換を検討できます。

これらの改正は、有期雇用労働者が自身の雇用形態や将来の働き方についてより具体的な情報を得られるようにすることで、雇用に関する不安を軽減し、より安定した職業生活を送るための大きな一歩と言えます。
有期雇用で働く方、あるいはこれから有期雇用として働く予定の方は、これらの変更点に特に注意して労働条件通知書を確認しましょう。