【完全ガイド】労働条件通知書の作成方法と社労士活用術

【完全ガイド】労働条件通知書の作成方法と社労士活用術

2024年4月の労働基準法改正により、労働条件通知書の記載事項が追加・変更され、より詳細な明示が求められるようになりました。
これは、企業と従業員間の認識のずれをなくし、働きやすい環境を構築するために非常に重要な変更点です。
本記事では、この最新の法改正を反映した労働条件通知書の作成方法、記載すべき事項、そして社会保険労務士（社労士）の活用術について、分かりやすく解説します。

労働条件通知書とは？作成義務と目的を理解しよう

労働条件通知書の基本：定義と法的な義務

労働条件通知書は、企業が従業員を雇用する際に、賃金、労働時間、休日、就業場所、業務内容など、主要な労働条件を明示するために交付する書面です。
これは労働基準法第15条で定められた企業の義務であり、正社員、パート・アルバイトといった雇用形態に関わらず、全ての従業員に交付する必要があります。

この書類の最も重要な目的は、労使間で労働条件に関する認識のずれを防ぎ、将来的なトラブルを未然に防止することにあります。
特に2024年4月の法改正では、記載すべき事項が追加され、その重要性は一層高まりました。
採用時の明確な情報提供は、従業員の安心感につながり、ひいては企業の信頼性向上にも寄与します。

労働条件通知書は、雇用契約書とは異なり、企業が一方的に労働条件を通知する書面ですが、多くの企業では雇用契約書と一体化して作成されることもあります。
どちらの形式であっても、法律で定められた項目が正確に明示されていることが不可欠です。

2024年4月法改正の主要ポイント

今回の法改正により、以下の事項が新たに労働条件通知書への記載義務となりました。これらは特に、有期契約労働者の雇用管理の改善を目的としています。

• 就業場所及び従事すべき業務の内容の変更の範囲：
  雇入れ直後の就業場所や業務内容だけでなく、将来的に配置転換などにより変更される可能性のある範囲についても明示が必要です。
  例えば、「会社の定める事業所」や「〇〇（地域名）以内」といった具体的な記載が求められます。
  これにより、従業員は自身のキャリアパスについてより明確な見通しを持つことができます。
• 期間の定めがある労働契約を更新する場合の基準：
  有期契約労働者に対しては、以下の3点が新たに明示義務となりました。
  • 更新上限の有無と内容：更新回数や通算契約期間に上限がある場合はその内容を、ない場合もその旨を記載します。
  • 無期転換申込機会：有期契約労働者が5年以上の勤続で無期雇用契約への転換を申し込める権利（無期転換ルール）について、その機会があることを明示します。
  • 無期転換後の労働条件：無期転換した後の労働条件（賃金、労働時間など）についても、事前に明示が求められます。

これらの改正は、労働者の雇用の安定と、より透明性の高い労使関係の構築を促進することを目的としています。企業側は、これらの変更点を正確に把握し、適切に労働条件通知書を作成する必要があります。

絶対的明示事項と相対的明示事項の全体像

労働条件通知書には、必ず記載しなければならない「絶対的明示事項」と、労働協約などで定めがある場合に記載する「相対的明示事項」があります。

【絶対的明示事項（主なもの）】

• 労働契約の期間
• 期間の定めがある契約を更新する場合の基準（2024年4月改正点を含む）
• 就業場所及び従事すべき業務の内容（2024年4月改正点を含む）
• 始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇
• 賃金の決定、計算、支払いの方法、締切日、支払日
• 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
• 昇給に関する事項（※無期契約労働者のみ）

【相対的明示事項（主なもの）】

• 退職手当、賞与、臨時に支払われる賃金
• 食費、作業用品などの負担に関する事項
• 安全衛生に関する事項、職業訓練に関する事項
• 災害補償、休職に関する事項、表彰、制裁に関する事項

また、パート・アルバイトなどの短時間・有期雇用労働者に対しては、上記の絶対的明示事項に加えて、「昇給の有無」「退職手当の有無」「賞与の有無」および「雇用に関する相談窓口」の記載が義務付けられています。
これらの詳細な明示は、労働者の権利保護と、企業が法令遵守を徹底していることを示すために非常に重要です。

正社員、シフト制、短時間労働者別！労働条件通知書の記入例とテンプレート

正社員向け記入のポイントと注意点

正社員向けの労働条件通知書では、基本的に期間の定めがない「無期雇用契約」である旨を明確に記載します。
重要なのは、2024年4月の法改正で義務化された「就業場所及び従事すべき業務の内容の変更の範囲」を具体的に明示することです。
例えば、「会社の定める事業所（〇〇支店、△△工場等を含む）」「〇〇（地域名）以内」「営業業務全般およびそれに付随する業務」といった表現で、将来的な異動や職務変更の可能性に言及する必要があります。

賃金については、月給制が一般的であるため、基本給、各種手当（役職手当、住宅手当、通勤手当など）の内訳と金額、そしてそれらの計算方法を詳細に記載します。
定年制や退職金制度、賞与などの相対的明示事項についても、就業規則に定めがある場合は、その内容または「就業規則の定めるところによる」といった形で明記することが望ましいでしょう。
正社員の場合、就業規則と労働条件通知書の内容が整合していることが非常に重要です。

特に転勤や配置転換の可能性が高い職種の場合、その範囲を曖昧にすると将来的なトラブルの原因となりかねません。
どこまで変更の可能性があるのか、会社と従業員の認識を一致させるための丁寧な記載が求められます。

シフト制・短時間労働者（パート・アルバイト）向け記入例

シフト制や短時間労働者（パート・アルバイト）向けの労働条件通知書では、勤務形態の特性に応じた記載が求められます。

• 勤務日・勤務時間：シフト制の場合、具体的な勤務日や時間を特定できないことがあります。
  その際は、「週〇日、〇時間程度」「〇曜から〇曜の間で会社が指定する日、および時間」といった柔軟な表現を用いる一方で、具体的な労働時間数や休日に関する最低限の保証を明示することが重要です。
  「原則〇時～〇時の間で実働〇時間」など、基本的な枠組みを示すと良いでしょう。
• 賃金：時間給が一般的です。基本時給に加え、深夜割増や休日割増の適用条件と計算方法も明示します。
• 追加明示事項：パート・アルバイト等の短時間・有期雇用労働者に対しては、以下の4点が義務付けられています。
  • 昇給の有無
  • 退職手当の有無
  • 賞与の有無
  • 雇用に関する相談窓口（例：人事部〇〇、または担当者名と連絡先）

  これらの有無を明確に記載し、もし「なし」の場合でもその旨を明記する必要があります。

短時間労働者への明示義務は、待遇の透明性を高め、正社員との均衡待遇確保を図るために特に重要視されています。

最新テンプレート活用と電子交付の進め方

労働条件通知書を効率的かつ正確に作成するためには、最新のテンプレートの活用が不可欠です。

• テンプレートの準備：
  厚生労働省のウェブサイトでは、多様な雇用形態に対応した労働条件通知書のひな形や記入例が提供されています。
  また、信頼できる社会保険労務士事務所や労務管理システム提供会社も、法改正に対応した最新のテンプレートを提供していますので、これらを積極的に活用しましょう。
  自社の就業規則や給与規定と照らし合わせながら、必要な情報を補記していく形が効率的です。
• 電子交付：
  近年、労働条件通知書の電子化が進んでいます。一定の要件を満たせば、電子メールやPDFファイルでの交付も可能です。
  ただし、以下の条件を満たす必要があります。
  • 従業員が電子交付を希望していること
  • 書面に出力できる形式であること
  • 改ざんされていないことを確認できる措置が講じられていること

  電子交付は、ペーパーレス化や交付プロセスの迅速化といったメリットがありますが、従業員の同意を確実に取得し、いつでも書面化できる環境を整えることが重要です。
  システムを活用することで、これらの要件を満たしつつ、効率的な運用が可能になります。

適切なテンプレートの活用と電子交付の導入は、企業の労務管理を大きく効率化し、コンプライアンス強化にもつながります。

賃金の書き方と注意点：知っておきたい基本

賃金の絶対的明示事項と記載の具体例

賃金に関する事項は、労働条件通知書の中でも特に重要な絶対的明示事項です。
具体的には、「賃金の決定、計算、支払いの方法、締切日、支払日」を明確に記載する必要があります。

記載の具体例としては、まず「基本給」の額を明示し、その計算方法（例：月給制、時給制、日給制）を記載します。
次に、各種手当（役職手当、通勤手当、住宅手当、皆勤手当など）がある場合は、その名称、金額、計算方法、支給条件を個別に詳述します。
例えば、「通勤手当：実費支給（上限月額20,000円）」や「役職手当：月額10,000円」といった形です。

支払い方法についても、「銀行振込」や「現金手渡し」など、明確に記載します。
そして、「賃金締切日：毎月25日」「支払日：翌月10日」のように、具体的な日付を明示することが不可欠です。
これにより、従業員は自身の給与がいつ、どのように支払われるのかを正確に把握することができます。

社会保険料や所得税などの控除については、直接的な明示義務はありませんが、従業員の理解を深めるために、給与明細で別途通知される旨を記載することも有効です。

残業代・深夜手当など割増賃金の明示方法

割増賃金に関する事項も、労働条件通知書で明確に記載すべき重要な項目です。
労働基準法に基づき、法定労働時間を超える時間外労働、深夜労働（午後10時～午前5時）、法定休日労働には、それぞれ割増賃金率が適用されます。

• 時間外労働：通常の賃金の25%以上割増
• 深夜労働：通常の賃金の25%以上割増
• 法定休日労働：通常の賃金の35%以上割増

これらの割増率と計算方法を労働条件通知書に明示することで、従業員は自身の残業代がどのように計算されるのかを理解できます。
特に注意が必要なのは、「みなし残業代」（固定残業代）を導入している場合です。
この場合は、「〇時間分の時間外手当として〇〇円を支給する」と明記し、それを超える時間外労働に対しては別途割増賃金を支払う旨を明確に記載する必要があります。

みなし残業代が何の対価であるか、その時間数と金額、そしてそれを超える場合の支払いについて具体的に記載がない場合、未払い賃金トラブルに発展するリスクが高まります。
曖昧な表現は避け、従業員が誤解しないよう、具体的な計算例を提示することも有効な手段です。

インセンティブ・賞与・退職金の相対的明示事項

インセンティブ、賞与（ボーナス）、退職金については、企業が制度として定めている場合に限り、労働条件通知書への明示が必要となる「相対的明示事項」です。
これらの制度が設けられていない場合は、特に記載する必要はありません。

• 賞与：
  賞与制度がある場合は、「支給の有無」だけでなく、その「算定方法」「支給条件」「支給時期」を具体的に記載します。
  例えば、「会社の業績および個人の評価に基づき年2回（夏季・冬季）支給」や「就業規則の定めるところによる」といった記載が考えられます。
  支給が確約されるものではない場合は、その旨も明確に伝えることが重要です。
• 退職金：
  退職金制度がある場合は、「支給の有無」とともに、「支給条件（勤続年数、退職事由など）」や「算定方法」を記載します。
  多くの場合は「就業規則の定めるところによる」と記載し、詳細を就業規則に委ねることが一般的です。
• インセンティブ：
  営業職などで成果に応じたインセンティブ制度がある場合、その支給基準（例：目標達成率、契約件数）や計算方法を明確に記載します。
  これにより、従業員のモチベーション向上にもつながります。

これらの項目を明確にすることで、従業員は自身の労働に対する報酬体系全体を理解し、安心して業務に取り組むことができます。
不明瞭な点はトラブルの原因となるため、定めがある場合は詳細かつ具体的に明示するようにしましょう。

作成を効率化！スプレッドシート・スマートHR活用法

スプレッドシートを活用した効率的な作成方法

労働条件通知書の作成は、特に従業員数が多い企業にとって、時間と手間のかかる作業です。
しかし、スプレッドシート（ExcelやGoogleスプレッドシート）を効果的に活用することで、その作業を大幅に効率化できます。

まず、厚生労働省や専門家が提供する最新のテンプレートをベースに、自社用のスプレッドシートを作成します。
各項目をシートの列に配置し、従業員情報を行に入力していく形が一般的です。

• 入力規則とプルダウンリスト：
  「雇用形態」「賃金形態」「休日」など、選択肢が決まっている項目には、データ入力規則を設定し、プルダウンリストから選択できるようにします。
  これにより、入力ミスを防ぎ、記述の統一性を保つことができます。
• 自動計算機能：
  賃金計算や手当の計算など、一部の項目では数式を組み込むことで自動計算させることが可能です。
  これにより、手動計算によるヒューマンエラーを削減できます。
• シートの分割と統合：
  従業員情報、賃金情報、労働時間情報など、内容ごとにシートを分割して管理し、必要に応じて結合して労働条件通知書を作成する、といった使い方も有効です。
  Googleスプレッドシートのようなクラウドベースのツールであれば、複数人での同時編集や進捗管理も容易に行えます。

法改正があった際も、テンプレートを一度更新すれば、全ての従業員データに適用できるため、変更対応も比較的スムーズに行えます。

SmartHRなど労務管理システム導入のメリット

さらに高度な効率化を目指すのであれば、SmartHRのような労務管理システムの導入が非常に有効です。
これらのシステムは、労働条件通知書の作成だけでなく、入社手続き全体を自動化・効率化することができます。

• 最新法改正への自動対応：
  労務管理システムは、法改正に自動で対応するため、企業側が常に最新の法令を把握し、テンプレートを更新する手間が省けます。
  これにより、コンプライアンス遵守のリスクを大幅に低減できます。
• 従業員情報のクラウド一元管理：
  従業員が自身で情報を入力する機能（従業員データベース）を備えており、入社時に必要な情報を集める手間が省けます。
  これらの情報が労働条件通知書に自動で反映されるため、手作業での入力ミスがなくなります。
• 電子契約・電子交付機能：
  労働条件通知書や雇用契約書をシステム上で作成し、従業員への電子交付、電子署名による契約締結までを一貫して行うことができます。
  これにより、紙でのやり取りが不要になり、ペーパーレス化と手続きの迅速化が実現します。
• 関連手続きとの連携：
  社会保険・労働保険の各種手続き、年末調整など、他の労務関連手続きとも連携しており、情報入力の手間を大幅に削減できます。

労務管理システムは初期費用や月額費用がかかりますが、業務効率化、ヒューマンエラー削減、法令遵守強化といった多大なメリットを考慮すると、費用対効果は高いと言えるでしょう。

交付後の管理と更新の重要性

労働条件通知書は、一度交付して終わりではありません。その後の適切な管理と、必要に応じた更新が非常に重要です。

• 変更時の再交付：
  従業員の異動、昇進、部署変更、賃金改定、転居など、労働条件に変更があった場合は、速やかに新たな労働条件通知書を交付し、変更点を明確に伝える義務があります。
  口頭での伝達だけでは不十分であり、必ず書面または電子データで明示しましょう。
  これにより、労使間の認識のずれを防ぎ、後々のトラブルを回避できます。
• 保管と履歴管理：
  交付した労働条件通知書は、企業の重要文書として適切に保管する必要があります。
  電子データとして保存し、いつでも参照できるようにしておくことが推奨されます。
  労務管理システムを活用すれば、過去の履歴や変更履歴を自動で記録・管理できるため、監査やトラブル発生時にも迅速に対応できます。
• 定期的な見直し：
  労働関連法規は定期的に改正されるため、労働条件通知書の内容も定期的に見直し、最新の法令に準拠しているか確認することが重要です。
  特に大きな法改正があった際には、既存のひな形や記載内容が適切か、専門家の意見も交えながらチェックすることをお勧めします。

適切な管理と更新は、企業のコンプライアンスを維持し、良好な労使関係を継続するために不可欠なプロセスです。

社労士に依頼するメリットと角印の必要性

社労士に依頼する具体的なメリット

労働条件通知書の作成は、労働基準法をはじめとする多くの法規に精通している必要があります。
特に2024年4月のような法改正があった際には、その内容を正確に理解し、自社の実情に落とし込む作業は容易ではありません。
そこで、社会保険労務士（社労士）に依頼することには、以下のような大きなメリットがあります。

• 最新法改正への確実な対応：
  社労士は労働法の専門家であり、常に最新の法改正情報を把握しています。
  複雑な改正内容を正確に理解し、貴社の状況に合わせた適切な労働条件通知書の作成を支援します。
  これにより、法令違反のリスクを回避し、企業のコンプライアンスを強化できます。
• 適切な記載内容の助言：
  労使間の認識のずれや将来的な紛争を未然に防ぐため、必要かつ十分な記載内容について専門的なアドバイスを提供します。
  曖昧な表現を避け、具体的にどう記載すべきか、豊富な経験に基づいた知見を得られます。
• 就業規則・雇用契約書の整備：
  労働条件通知書は、就業規則や雇用契約書と密接に関連しています。
  社労士は、これら一連の労務関連書類全体をチェックし、整合性の取れた整備を支援します。
• 労務管理全般の相談：
  労働条件通知書作成にとどまらず、採用から退職までの労務管理全般に関する相談に対応します。
  日常的な人事・労務に関する疑問や問題解決のパートナーとして、企業担当者の負担を軽減します。

社労士の専門知識と経験を活用することで、企業は安心して適切な労務管理体制を構築し、本業に集中できる環境を整えることができます。

社労士の費用相場と依頼時のポイント

社労士に労働条件通知書の作成を依頼する際の費用は、企業の規模、従業員数、依頼内容（スポット依頼か顧問契約か）によって異なります。

• 費用相場：
  一般的な労働条件通知書の作成・整備のスポット依頼であれば、数万円から十数万円程度が目安となることが多いです。
  顧問契約の場合、月額数万円〜となり、継続的な労務相談や手続き代行も含まれます。
  複雑なケースや、就業規則の同時改定などを含む場合は、費用が増加する可能性があります。
• 依頼時のポイント：
  • 実績と専門分野：自社の業界や課題に精通しているか、類似企業の対応実績があるかを確認しましょう。
  • 費用体系の明確さ：見積もりを複数社から取得し、費用内訳が明確で納得できる社労士を選びましょう。
  • コミュニケーションの取りやすさ：疑問点や懸念事項を気軽に相談できる、相性の良い社労士を選ぶことが長期的な関係構築につながります。

費用は投資と捉え、長期的な視点で企業の労務リスクを軽減し、生産性向上に貢献してくれるパートナーを見つけることが重要です。

労働条件通知書における角印の必要性と法的意味

労働条件通知書に、会社名を示す「角印」や代表者の「丸印」を押す必要性については、しばしば議論になります。
結論から言うと、労働条件通知書への会社の押印は、法的には義務付けられていません。
労働基準法では、労働条件を明示すること自体を義務付けているのであり、その明示方法として必ずしも押印を求めているわけではないからです。

しかしながら、多くの企業では慣習として角印や代表者印を押印しています。
その主な理由は以下の通りです。

• 書類の信頼性の向上：押印は、その書類が企業によって正式に発行されたものであることを視覚的に示し、信頼性を高める効果があります。
• 社内手続きの慣例：社内における稟議や承認のプロセスにおいて、押印が必須とされている場合もあります。

法的な義務はないものの、企業が正式な文書として発行していることを従業員に明確に伝えるため、あるいは社内規定上の理由から、押印を行うことは有効な手段と言えます。

電子交付の場合においては、電子署名や、発行元の情報（会社名、担当者名、連絡先など）を明確に記載することで、書面での押印と同様の信頼性を確保することができます。
重要なのは、押印の有無にかかわらず、労働条件通知書の内容が法令に準拠し、従業員にとって明確かつ理解しやすいものであることです。