労働条件通知書：記入例・雛形・テンプレートを厚生労働省情報をもとに徹底解説

労働条件通知書とは？その重要性について

労働条件通知書は、企業が従業員を雇用する際に、雇用契約の内容を明確にするための非常に重要な書面です。これは単なる形式的な書類ではなく、使用者（企業）と労働者（従業員）双方の認識のずれを防ぎ、安心して働ける環境を築くための基盤となります。労働基準法第15条では、企業に対し、労働条件を明示する義務を課しており、労働条件通知書はこの義務を果たすための主要な手段となります。

具体的には、給与、労働時間、勤務地、業務内容、休日、退職に関する事項など、多岐にわたる労働条件が詳細に記載されます。これにより、労働者は自身の労働条件を正確に理解し、企業も法的な要件を満たしていることを証明できます。透明性の高い雇用関係は、従業員のエンゲージメント向上にも繋がり、企業の信頼性を高める上で不可欠です。

労働条件通知書の基本的な役割と法的な背景

労働条件通知書は、企業が労働者を雇用する際に、労働条件を明確に書面で明示する法的な義務を果たすための重要な書類です。労働基準法第15条に基づき、企業は従業員に対して労働契約の期間、就業場所、業務内容、労働時間、賃金、休日、退職に関する事項などを具体的に通知しなければなりません。これにより、口頭でのやり取りによる誤解や「言った、言わない」といったトラブルを未然に防ぐことができます。

この書面は、従業員が自身の権利と義務を理解し、企業側も法令遵守していることを示す証拠となります。特に、入社後に条件が変更される可能性のある事項についても、事前にその「変更の範囲」を明示することで、将来的な紛争を避ける役割も担っています。労働条件通知書は、労使間の信頼関係を構築し、透明性の高い健全な雇用関係を維持するために欠かせないものです。

2024年4月改正がもたらす影響と目的

2024年4月1日から、労働条件通知書に関するルールが大きく改正されました。この改正は、労働者の権利保護をさらに強化し、より詳細で透明性の高い情報提供を企業に求めることを目的としています。最も大きな変更点の一つは、就業場所と業務内容について、雇い入れ直後だけでなく、将来的に変更される可能性のある「変更の範囲」を明示することが義務付けられた点です。

また、有期雇用労働者に対する記載事項も追加され、契約更新の回数や通算契約期間の上限、無期転換申込権に関する情報（発生タイミングや転換後の労働条件）をより詳細に明示する必要があります。これらの改正は、労働者が将来のキャリアプランを立てやすくなるだけでなく、予期せぬ変更による不利益を被るリスクを軽減することを目指しています。企業にとっては、通知書作成の負担が増えるものの、法改正に対応することで、より信頼される企業としての基盤を強化できます。

労使間のトラブルを未然に防ぐための重要性

労働条件通知書は、労使間のトラブルを未然に防ぐ上で極めて重要な役割を果たします。労働条件が不明確であったり、双方の認識に食い違いがあったりする場合、それは将来的に大きな紛争へと発展する可能性があります。例えば、残業代の計算方法、休日の取得ルール、あるいは賃金の支払い時期など、些細な認識のずれが積み重なることで、従業員の不満や不信感に繋がりかねません。

労働条件通知書にすべての労働条件を明記し、従業員が内容を理解した上で合意していれば、後々の誤解や争いを大幅に減らすことができます。特に、2024年4月の改正で「変更の範囲」や有期雇用者の無期転換ルールが明確化されたことで、将来的な労働条件の変動に対する不安を解消し、より安心して職務に専念できる環境を提供できるようになりました。企業にとっても、適切な通知書の交付と保管は、法的なリスクを回避し、健全な労使関係を維持するための必須事項と言えるでしょう。

厚生労働省が提供する雛形・テンプレートの基本

2024年4月の法改正に伴い、厚生労働省は労働条件通知書のモデル様式を更新し、企業の法改正への対応を支援しています。これらの公式テンプレートは、労働基準法で定められた記載事項を網羅しており、改正後の新たな義務事項も適切に反映されています。企業は、これらの雛形を参考にすることで、記載漏れや誤りを防ぎ、法令に準拠した労働条件通知書を効率的に作成することができます。

厚生労働省のウェブサイトから無料でダウンロードできるExcelやWord形式のテンプレートは、記入例も含まれているため、初めて作成する企業や、改正内容の確認が必要な企業にとって非常に有用です。これらのテンプレートを活用することで、自社の労働条件に合わせてカスタマイズしつつ、法的な要件を満たすことが可能になります。

公式テンプレートの入手方法と利用メリット

厚生労働省は、労働条件通知書のモデル様式をウェブサイトで公開しており、誰もが無料でダウンロードして利用することができます。入手方法は非常に簡単で、厚生労働省の公式ウェブサイトにアクセスし、「労働条件通知書」や「モデル労働条件通知書」といったキーワードで検索するだけで、最新の様式が見つかります。通常、ExcelやWord形式で提供されているため、PCで容易に編集・入力が可能です。

これらの公式テンプレートを利用する最大のメリットは、法改正に準拠した内容がすでに盛り込まれている点にあります。特に2024年4月の改正で追加された「変更の範囲」の明示義務や有期雇用労働者に関する詳細な記載事項も、モデル様式には反映されています。これにより、企業は記載漏れの心配なく、安心して労働条件通知書を作成できるため、法的なリスクを低減し、作成にかかる時間と労力を大幅に削減することが可能です。

改正後の記載事項が反映されたモデル様式とは

2024年4月1日の法改正を受けて、厚生労働省が提供する労働条件通知書のモデル様式は、新たな記載事項が全て反映された最新版となっています。このモデル様式は、企業が法改正に適切に対応できるよう設計されており、特に重要な変更点である「就業場所・業務内容の変更の範囲」や、「有期雇用労働者に対する契約更新回数・通算契約期間の上限、無期転換申込権」に関する詳細な記載欄が設けられています。

具体的には、就業場所であれば「雇い入れ直後」の場所だけでなく、「変更の範囲（例：会社の定める事業所）」を明記する欄が追加され、業務内容も同様に「雇い入れ直後」の業務に加え、「変更の範囲（例：会社が指示する業務）」を記載するようになっています。これらの変更点を把握し、モデル様式を参考にすることで、企業は法令違反のリスクを回避し、より正確で透明性の高い労働条件通知書を作成することができます。

モデル様式を参考に作成する際のポイント

厚生労働省のモデル様式を参考に労働条件通知書を作成する際には、いくつかの重要なポイントがあります。まず、最も重要なのは、モデル様式が「モデル」であり、必ずしもそのまま使用する必要はないという点です。自社の具体的な労働条件や雇用形態に合わせて、内容を適宜修正・加筆することが求められます。ただし、法令で定められた「絶対的記載事項」や2024年4月改正で追加された事項については、漏れなく記載することが必須です。

具体的には、就業場所や業務内容の「変更の範囲」は、企業の事業運営の実態に合わせて具体的に記述する必要があります。また、有期雇用労働者に対する無期転換申込権の明示についても、発生するタイミングや転換後の労働条件など、詳細な情報を正確に記載しましょう。モデル様式には記入例も示されていることが多いため、それを参考にしながら、自社に最適な労働条件通知書を作成し、労使間の認識齟齬を防ぐことが肝要です。

労働条件通知書 記入例：必須項目と注意点

労働条件通知書を作成する際には、法令で定められた必須項目を漏れなく記載することが極めて重要です。特に2024年4月の法改正では、「就業場所」と「従事すべき業務の内容」について、雇い入れ直後のものだけでなく、将来的に変更される可能性のある「変更の範囲」を明示することが義務付けられました。これにより、企業はより詳細な情報を労働者に提供し、予期せぬ異動や職務変更に対する不安を軽減する役割を担います。

また、有期雇用労働者に対しては、契約更新に関する具体的な情報や、無期転換申込権（通算5年を超えた場合に無期雇用に転換できる権利）に関する詳細な説明も必要となりました。これらの情報を正確かつ分かりやすく記載することで、労働者は自身の雇用条件を明確に理解し、安心して職務に専念できるようになります。

絶対的記載事項の具体的な記入例と留意点

労働条件通知書において、法令で必ず記載が義務付けられている事項を「絶対的記載事項」と呼びます。これらは、労働契約の基本的な骨子を形成し、労使双方にとって最も重要な情報です。2024年4月の改正により、その内容はさらに詳細になりました。

主な絶対的記載事項は以下の通りです。

• 労働契約の期間：期間の定めがある場合は具体的な期間（例：「2024年4月1日～2025年3月31日」）、ない場合は「期間の定めなし」と明記します。
• 就業場所：雇い入れ直後の就業場所（例：「本社総務課」）に加え、「変更の範囲」（例：「本社および会社の定める事業所」）を明確に記載します。
• 従事すべき業務の内容：雇い入れ直後の業務内容（例：「経理業務」）に加え、「変更の範囲」（例：「経理業務および会社が指示する全ての業務」）を具体的に示します。
• 労働時間・休憩・休日・休暇：始業・終業時刻、休憩時間、休日（例：「土日祝」）、休暇（例：「年次有給休暇、慶弔休暇」）に関する事項を詳述します。
• 賃金：基本賃金、諸手当、割増賃金率、締切日、支払日、支払方法（例：「月末締め、翌月10日払い、銀行振込」）を漏れなく記載します。
• 退職（解雇事由を含む）：定年制の有無、自己都合退職の手続き（例：「退職希望日の1ヶ月前までに書面で通知」）、解雇の事由と手続きを明示します。

これらの項目は、労働者保護の観点から非常に重要であり、記載漏れや不備がないよう、細心の注意を払って作成する必要があります。

相対的記載事項と有期・パート労働者への追加記載

労働条件通知書には、絶対的記載事項以外にも、会社が制度として定めている場合に記載が必要となる「相対的記載事項」があります。これらは、企業の就業規則や個別の労働契約によって内容が異なります。

主な相対的記載事項には、以下のものが挙げられます。

• 昇給、退職手当、賞与に関する事項
• 臨時の賃金、賞与、労働者が負担すべき食費、作業用品その他の経費に関する事項
• 安全・衛生に関する事項
• 職業訓練に関する事項
• 災害補償（労災）に関する事項
• 表彰・制裁の制度に関する事項
• 休職に関する事項

さらに、2024年4月の改正により、有期雇用労働者やパートタイム労働者に対しては、追加で記載すべき事項が増えました。これは、これらの労働者の保護を強化し、より公平な労働環境を確保するためです。

• 昇給の有無：昇給の制度があるかないか。
• 退職手当の有無：退職手当の制度があるかないか。
• 賞与の有無：賞与の制度があるかないか。
• 雇用管理の改善等に関する相談窓口：雇用管理に関する相談を受け付ける部署や担当者の情報。

これらの追加事項は、有期・パート労働者が自身の待遇を明確に把握し、不安なく働けるようにするために非常に重要です。

「変更の範囲」の明示と有期雇用に関する具体例

2024年4月の法改正で特に注目すべきは、「変更の範囲」の明示義務と、有期雇用労働者に関する詳細な記載義務です。これにより、労働者は雇い入れ直後だけでなく、将来のキャリアパスや雇用の安定性についてより明確な情報を得られるようになります。

【「変更の範囲」の具体例】

* 就業場所
* 限定する場合: 「本社総務課内」や「東京都○○区○○１－１－１」のように具体的な場所を記載します。
* 限定しない場合: 「就業場所の限定なし」や「会社の定める事業所（もしくは会社指定の場所など）」と記載することで、将来的な異動の可能性を示唆します。
* 業務内容
* 限定する場合: 「営業職」や「経理業務」のように特定の業務を記載します。
* 限定しない場合: 「業務内容の限定なし」や「営業職、その他会社が指示する全ての業務」と記載することで、将来的な職務内容の変更や兼務の可能性を示します。

【有期雇用に関する具体例】

* 更新上限の明示
* 「更新上限：有（更新3回まで／通算契約期間5年まで）」のように、具体的な更新回数や通算期間の上限を記載します。更新の上限がない場合は「無」とします。
* 無期転換申込権の明示
* 契約期間が通算5年を超えた場合に発生する無期転換申込権について、その発生タイミング（例：「通算契約期間が5年を超える契約を更新する際に発生」）と、無期転換後の労働条件（例：「無期転換後の労働条件は、無期転換前の労働条件を適用。ただし、定年制は別途定める。」など）を具体的に記載することが求められます。

これらの具体的な記載例を参考に、自社の労働条件を正確に反映させることが、法令遵守と労使間の円滑な関係構築に繋がります。

Excel・Word形式のテンプレート活用術

厚生労働省が提供する労働条件通知書のモデル様式は、多くの場合、ExcelやWordといった一般的なオフィスソフトの形式で提供されています。これらの形式のテンプレートは、企業が通知書を効率的に作成・管理するための強力なツールとなります。Excelテンプレートは、賃金計算や期間管理などの機能と組み合わせることで、より高度な管理が可能になる場合があります。一方、Wordテンプレートは、テキスト入力やレイアウト調整がしやすく、個別の状況に応じた柔軟な記述に適しています。

これらのテンプレートを自社の実情に合わせてカスタマイズすることで、法令遵守しつつ、企業の特色を反映した労働条件通知書を作成することができます。さらに、電子交付の選択肢も増えている中で、デジタル形式のテンプレートは、電子署名と組み合わせることで、よりスムーズな手続きを実現します。

ダウンロード可能なテンプレートの種類と特徴

厚生労働省が提供する労働条件通知書のモデル様式は、主にExcel（エクセル）形式とWord（ワード）形式でダウンロード可能です。それぞれの形式には特徴があり、企業の用途や慣れている操作環境に応じて選択することができます。

* Excel形式のテンプレート:
* 表計算ソフトであるExcelの特性を活かし、項目ごとにセルが区切られており、入力箇所が明確です。
* 賃金計算や労働時間管理など、数値データを扱う項目においては、自動計算機能を組み込むことで入力の手間を省くことも可能です。
* 複数の従業員データをシートで管理しやすく、一覧性が高いというメリットもあります。
* ただし、複雑な文章表現や自由なレイアウト調整には不向きな場合があります。
* Word形式のテンプレート:
* 文書作成ソフトであるWordは、テキスト入力やレイアウトの自由度が高く、詳細な説明文や補足事項を追記しやすいのが特徴です。
* 箇条書きや太字、表組みなどを活用することで、視覚的に分かりやすい通知書を作成できます。
* 個別の状況に応じたカスタマイズがしやすく、柔軟な対応が可能です。
* ただし、数値管理にはExcelほど適していません。

どちらの形式も、2024年4月の法改正に対応した最新の記載事項が含まれているため、安心して利用できます。自社の作成体制や内容に応じて最適な形式を選びましょう。

テンプレートを自社用にカスタマイズする方法

厚生労働省のモデル様式は非常に有用ですが、自社の具体的な労働条件や業務内容に合わせてカスタマイズすることが、より実用的で正確な労働条件通知書を作成する鍵となります。カスタマイズの際には、まず必須記載事項（絶対的記載事項と2024年4月改正で追加された項目）が漏れなく記載されているかを確認します。

次に、自社特有の制度や手当、休暇制度などを追加・修正します。例えば、特殊な手当がある場合や、独自の研修制度がある場合は、それを通知書に反映させます。また、就業規則や賃金規程が別途存在する場合は、その参照箇所を明記し、労働者がいつでも確認できるように案内することも重要です。

Excel形式であれば計算式を組み込むことで、賃金の内訳や労働時間を自動計算させることができ、入力ミスを減らすことができます。Word形式であれば、表現をより具体的にしたり、自社のロゴや連絡先などを追加して、オリジナルの書式に整えることができます。カスタマイズを行う際は、必ず専門家（社会保険労務士など）に相談し、法的な問題がないかを確認することをお勧めします。

電子交付と書面交付の選択肢と注意点

労働条件通知書の交付は、原則として書面で行うことが求められてきましたが、一定の条件を満たせば電子的な方法での交付も可能です。これは、業務の効率化やペーパーレス化を進める企業にとって大きなメリットとなります。

【電子交付のメリットと方法】
電子交付は、メールやウェブシステムを通じて通知書を送付する方法です。これにより、印刷・郵送の手間とコストを削減し、迅速な交付が可能になります。電子交付を行う場合は、PDFファイルなど、改ざんされにくい形式で作成し、労働者がいつでも内容を確認・保存・印刷できる状態にしておく必要があります。

【電子交付の注意点】
最も重要な注意点は、労働者から「希望」があった場合にのみ電子交付が認められるという点です。企業側の一方的な判断で電子交付に切り替えることはできません。必ず労働者本人の同意を得る必要があります。また、電子交付の場合でも、労働者が希望すれば改めて書面での交付に応じる必要があります。通信環境やITリテラシーに不安がある労働者への配慮も欠かせません。

これらの点を踏まえ、電子交付を導入する際は、事前に社内規定を整備し、労働者への十分な説明と同意取得を徹底することが重要です。

簡易版テンプレートと無料テンプレートの使い分け

労働条件通知書の作成にあたっては、様々なテンプレートが存在します。厚生労働省が提供する公式のモデル様式の他にも、簡略化された簡易版や、インターネット上で無料で公開されている多様なテンプレートが利用可能です。これらのテンプレートは、企業の規模や特性、作成にかける時間やリソースに応じて適切に使い分けることが重要です。

簡易版は、記載項目が絞られており、手軽に作成できる点が魅力ですが、法改正への対応が遅れていたり、必須事項が不足している可能性もあります。一方、無料テンプレートも多種多様ですが、その信頼性や正確性には注意が必要です。これらのテンプレートを賢く活用するためには、それぞれのメリット・デメリットを理解し、常に最新の法令に照らして内容を確認することが不可欠です。

簡易版テンプレートのメリット・デメリット

簡易版の労働条件通知書テンプレートは、その名の通り、記載項目が限定的でシンプルな構造をしています。このため、短時間で手軽に作成できるというメリットがあります。特に、アルバイトやパートタイムなど、比較的労働条件が単純な従業員を雇用する際には、複雑な項目を省いて効率的に作成したい場合に有効です。

しかし、簡易版テンプレートにはいくつかのデメリットも存在します。最も大きなリスクは、法改正に対応しきれていない場合や、法令で義務付けられている必須記載事項が漏れてしまう可能性があるという点です。例えば、2024年4月の改正で追加された「変更の範囲」の明示や、有期雇用労働者に対する詳細な情報が不足しているテンプレートでは、法令違反となる恐れがあります。また、具体的な労働条件が不足していると、後々労使間の認識のずれやトラブルに発展する可能性も否定できません。

簡易版テンプレートを利用する際は、必ず最新の法令と照らし合わせ、不足している項目がないかを入念にチェックし、必要に応じて加筆修正する慎重な姿勢が求められます。

無料テンプレートを選ぶ際のチェックポイント

インターネット上には、様々なウェブサイトや企業が無料で労働条件通知書のテンプレートを提供しています。これらは手軽に利用できる反面、その信頼性や正確性については注意深くチェックする必要があります。無料テンプレートを選ぶ際のポイントは以下の通りです。

• 法改正への対応状況：最も重要なのは、2024年4月1日の労働条件通知書に関する法改正に対応しているかどうかです。「変更の範囲」の明示や有期雇用労働者への追加記載事項が盛り込まれているか確認しましょう。古いテンプレートは法令違反のリスクがあります。
• 提供元の信頼性：テンプレートを提供しているのが、社会保険労務士事務所や大手の人事・労務関連サービスなど、信頼できる専門機関であるかを確認します。個人ブログや情報が不明確なサイトのテンプレートは避けるべきです。
• 記載項目の網羅性：厚生労働省のモデル様式と比較し、法令で定められた絶対的記載事項および、自社の制度に応じて記載すべき相対的記載事項が十分に網羅されているかを確認します。
• 編集のしやすさ：WordやExcelなど、普段使い慣れている形式であるか、また、自社の情報に合わせて容易に編集できるかどうかも重要なポイントです。
• 記入例の有無：具体的な記入例が含まれているテンプレートは、作成時の参考になり、誤りを防ぐのに役立ちます。

これらのチェックポイントを参考に、信頼性が高く、自社の状況に合った無料テンプレートを選ぶようにしましょう。

専門家への相談と最終確認の重要性

労働条件通知書の作成は、単にテンプレートに情報を入力するだけでなく、法令遵守と労使間の認識齟齬を防ぐという重要な側面を持っています。特に2024年4月の法改正後は、記載事項が増え、より専門的な知識が求められるようになりました。そのため、テンプレートを活用する際でも、最終的には専門家（社会保険労務士など）への相談と最終確認を行うことが極めて重要です。

専門家は、最新の法令に精通しており、自社の具体的な労働条件や雇用形態に応じた適切なアドバイスを提供してくれます。これにより、記載漏れや誤った解釈によるトラブルを未然に防ぐことができ、安心して労働条件通知書を交付できるようになります。

また、電子交付を行う場合や、特殊な雇用形態（裁量労働制、在宅勤務など）の場合は、その特性に応じた記載が必要となるため、専門家の意見を聞くことで、より正確で適切な通知書を作成できます。手間と費用がかかるように思えるかもしれませんが、後の紛争リスクを回避し、健全な労使関係を維持するためには、最も確実な投資と言えるでしょう。