【無料雛形あり】雇用契約書・労働条件通知書の基本とテンプレート活用法

【無料雛形あり】雇用契約書・労働条件通知書の基本とテンプレート活用法

新しい人材を迎え入れる際、企業と労働者の間で交わされる「雇用契約書」や「労働条件通知書」は、双方の権利と義務を明確にする上で非常に重要な書類です。

しかし、これらの書類の違いや、何をどのように記載すべきか迷ってしまう方も少なくありません。特に、2024年4月1日からは法改正により、労働条件通知書に記載すべき項目が追加・変更されています。

本記事では、雇用契約書と労働条件通知書の基本から、法改正のポイント、そして最新の無料テンプレート活用法まで、分かりやすく解説します。ぜひ、貴社の適切な雇用手続きにご活用ください。

雇用契約書とは？目的と重要性を解説

雇用契約書と労働条件通知書の基本的な役割

雇用契約書と労働条件通知書は、どちらも労働者と企業の関係を規定する重要な書類ですが、その性質には明確な違いがあります。

まず、雇用契約書とは、労働者と雇用者の間で雇用条件について合意し、締結する契約書です。これは労働契約の成立を法的に証明する役割を担い、通常、双方の署名・捺印が必要です。双方が内容を理解し、同意した上で交わされるため、後に発生しうるトラブルを防ぐ上で非常に重要な意味を持ちます。

一方、労働条件通知書は、企業が労働者を雇い入れる際に、労働者に対して一方的に交付する書類です。労働条件を「通知」するものであり、企業にはその法的交付義務があります。しかし、雇用契約書のように必ずしも双方の合意が成立していることを証明するものではありません。

記載事項が重複することが多いため、実務では「労働条件通知書兼雇用契約書」として一体化して作成・交付されるケースが一般的です。これにより、事務手続きの効率化と、双方の認識齟齬の防止に役立っています。

なぜ雇用契約書が重要なのか？法的な側面から見るメリット

雇用契約書は、単なる形式的な書類ではありません。企業と労働者双方にとって、様々な法的なメリットとリスクヘッジの役割を果たします。

第一に、労働条件の明確化です。賃金、労働時間、休日、就業場所、業務内容など、雇用に関するあらゆる条件を文書として具体的に明示することで、後に「言った言わない」といった口頭での認識齟齬を防ぎます。これは、労働者保護の観点からも極めて重要であり、企業側も安心して雇用関係を築くことができます。

第二に、トラブル発生時の解決基準としての機能です。万が一、解雇、賃金未払い、ハラスメントなどの労働トラブルが発生した場合、雇用契約書に記載された内容が紛争解決の重要な証拠となります。特に、日本の労働法は労働者保護に手厚いため、企業側は適切な雇用契約書を締結しておくことで、不当な要求や訴訟リスクを軽減できます。

第三に、企業の信頼性向上にも繋がります。透明性の高い雇用手続きは、労働者からの信頼を得るだけでなく、コンプライアンスを重視する企業としての姿勢を示すことにもなります。2024年4月からの法改正も、労働条件の透明性を高め、労働者の権利をより一層保護することを目的としており、企業がこれに対応した適切な契約書を整備することは、現代の経営において不可欠と言えるでしょう。

知っておきたい！2024年4月法改正のポイント

2024年4月1日から施行された法改正は、労働条件通知書への記載事項に大きな変更をもたらしました。これは、労働者の権利保護と雇用条件の透明性向上を目的としています。

最も大きな変更点の一つが、「就業場所・業務の変更の範囲」の明示義務です。全ての労働者に対し、雇入れ時だけでなく、将来的に配置転換などによる就業場所や業務内容の変更の可能性がある場合、その具体的な範囲を明示することが求められるようになりました。例えば、「入社後は〇〇店での販売業務となりますが、将来的には会社都合により、近隣の複数店舗への異動や、商品管理業務への変更の可能性があります」といった具体的な記載が必要です。これにより、労働者は採用時に自身のキャリアパスや転居の可能性などをより正確に把握できるようになります。

また、有期労働契約を結ぶ労働者に対しては、さらに詳細な情報提供が義務化されました。具体的には、「更新上限の有無と内容」（契約更新の回数や通算契約期間の上限）の明示や、「無期転換申込機会」および「無期転換後の労働条件」の明示が義務付けられています。これは、有期労働契約者の雇用を安定させ、無期転換ルールが適切に適用されるよう促すものです。これらの法改正に対応したテンプレートを活用し、適切な記載を行うことが、企業の義務となっています。

労働条件通知書との違いと兼用テンプレートの活用

「通知」と「契約」の違いを明確に理解する

雇用契約書と労働条件通知書は、混同されがちですが、その法的性質と目的において明確な違いがあります。

まず、労働条件通知書は、労働基準法第15条に基づき、企業が労働者に対して一方的に労働条件を「通知」する義務を負う書類です。企業が労働条件を明示することで、労働者は自身の働く環境を事前に把握できます。この書類は、企業から労働者への情報提供であり、必ずしも労働者の同意を必要としません。通知の事実が重要であり、万が一交付を怠れば、労働基準監督署からの行政指導や罰則の対象となる可能性があります。

一方、雇用契約書は、労働者と企業が互いの権利と義務について合意し、その内容を「契約」として文書化したものです。これは民法上の契約にあたり、双方が内容に同意し、署名・捺印することで法的拘束力を持ちます。単なる通知ではなく、双方の意思表示が一致していることの証拠となります。これにより、トラブル発生時の解決基準として機能し、より強固な法的根拠を持つことになります。

まとめると、労働条件通知書は「企業から労働者への一方的な情報提供義務」、雇用契約書は「企業と労働者の双方の合意形成」という点で異なります。この違いを理解することが、適切な書類作成の第一歩となります。

一枚で完結！「労働条件通知書兼雇用契約書」のメリット

前述の通り、雇用契約書と労働条件通知書には違いがありますが、記載する内容には多くの重複があります。このため、実務では「労働条件通知書兼雇用契約書」として、両方の役割を一枚の書類で果たすテンプレートが広く活用されています。

この一体化テンプレートを利用する最大のメリットは、事務手続きの劇的な効率化です。別々に作成・交付する手間が省け、書類作成にかかる時間やコストを削減できます。また、書類が一つにまとまることで、労働者側も複数の書類を確認する手間がなくなり、労働条件を一覧で把握しやすくなります。

さらに、情報の整合性を保ちやすくなるという利点もあります。別々の書類で労働条件を記載した場合、記載内容に齟齬が生じるリスクがありますが、一枚にまとめることでそのリスクを低減できます。これにより、労働者と企業間の認識齟齬を防ぎ、後のトラブル発生を未然に防ぐことに繋がります。

もちろん、2024年4月からの法改正で追加された記載事項も、この一体化テンプレートに適切に盛り込む必要があります。最新の法改正に対応したテンプレートを選び、自社の状況に合わせてカスタマイズすることで、効率的かつ法的に適切な雇用手続きを実現できるでしょう。

有期労働契約における追加記載事項とその背景

2024年4月からの法改正は、特に有期労働契約を結ぶ労働者に対する労働条件通知書の記載事項に、重要な追加を義務付けました。これは、有期契約労働者の雇用の安定と、雇用の透明性を高めることを目的としています。

主要な追加事項は以下の3点です。

• 更新上限の有無と内容の明示：契約更新の回数や通算契約期間に上限を設ける場合、その内容（例：契約更新は3回まで、通算契約期間は最大5年など）を明確に記載する必要があります。また、上限を新設・短縮する場合は、その理由の説明も必要です。
• 無期転換申込機会の明示：有期労働契約が繰り返し更新され、通算契約期間が5年を超えると、労働者は期間の定めのない労働契約（無期労働契約）への転換を申し込む権利（無期転換申込権）を得ます。この権利が発生するタイミングで、企業は労働者に対し、無期転換の申込ができる旨を明示しなければなりません。
• 無期転換後の労働条件の明示：労働者が無期転換を申し込んだ場合、その後の労働条件（職務、勤務地、賃金など）がどのように変更されるか、または変更されないかを明示することが義務付けられました。これは、無期転換後の労働条件に関する不透明さを解消し、労働者が安心して無期転換を選択できるよう支援するものです。

これらの追加事項は、有期契約労働者の雇用が長期化する中で、その労働条件が不安定になりがちであった点を是正し、より安心して働き続けられる環境を整備することを意図しています。企業は、これらの法改正に対応したテンプレートを活用し、適切な情報提供を行うことが求められます。

目的別！雇用契約書・労働条件通知書の雛形（Excel・Word・PDF）

【2024年4月対応】厚生労働省提供のモデル様式とは

雇用契約書や労働条件通知書を作成する際、どこから始めればよいか迷う企業は少なくありません。そこで大いに役立つのが、厚生労働省が提供するモデル様式です。これは、労働基準法に基づき記載が義務付けられている事項を網羅しており、特に2024年4月からの法改正に対応した最新版が公開されています。

厚生労働省のモデル様式は、Word形式で提供されており、ダウンロードして自社の状況に合わせて加筆・修正するだけで利用できるため、非常に便利です。具体的な記載例も含まれているため、初めて作成する企業でも安心して活用できます。例えば、法改正で義務化された「就業場所・業務の変更の範囲」や、有期雇用労働者向けの「更新上限の有無と内容」「無期転換申込機会」などの項目も、すでに盛り込まれています。

これらのモデル様式を活用することで、法的な要件を満たしつつ、適切な労働条件の明示が可能となります。もちろん、他の法律事務所や人事労務関連のウェブサイトでも無料のテンプレートが提供されていますが、まずは公的機関が提供するモデル様式を参考にすることをお勧めします。これにより、法改正のポイントを確実に押さえ、安心して雇用手続きを進めることができるでしょう。

自社に合ったテンプレート選びのポイント

無料テンプレートは数多く存在しますが、自社の状況に合ったものを選ぶことが重要です。テンプレート選びの際には、以下のポイントに注目しましょう。

• 法改正への対応状況：最も重要なのは、2024年4月からの法改正にしっかり対応しているかです。特に「就業場所・業務の変更の範囲」や「有期労働契約に関する追加事項」が適切に記載できる構造になっているかを確認しましょう。
• 記載事項の網羅性：自社の労働条件（賃金体系、手当、退職金、福利厚生など）を漏れなく記載できる項目が用意されているかを確認します。例えば、特殊な手当や独自の休暇制度がある場合は、それらを追記できるスペースがあるか、または追加しやすい形式かどうかが重要です。
• カスタマイズのしやすさ：テンプレートはあくまで雛形です。自社の実態に合わせて、具体的な内容を追記したり、不要な項目を削除したりする作業が必ず発生します。WordやExcel形式であれば編集が容易ですが、PDF形式の場合は編集が難しい場合があります。編集のしやすさも考慮して選びましょう。
• 電子交付への対応：労働条件通知書は、労働者の同意があれば電子交付も可能です。電子交付を検討している場合は、電子署名に対応できる形式や、データとして管理しやすい形式のテンプレートを選ぶと良いでしょう。

これらのポイントを踏まえ、複数のテンプレートを比較検討し、自社のニーズに最も合致するものを選ぶことが、効率的かつ適切な雇用手続きに繋がります。

テンプレート活用時の注意点と個別カスタマイズの重要性

無料テンプレートは大変便利ですが、そのまま丸々使うのではなく、必ず自社の状況に合わせて個別カスタマイズすることが不可欠です。

まず、テンプレートに記載されている一般的な文言を、具体的な自社の労働条件に置き換える必要があります。「就業場所」は「本社、支店、工場などの具体的な所在地」を、「業務内容」は「営業、事務、開発などの具体的な職務内容」を明確に記載します。特に2024年4月の法改正で重要となった「変更の範囲」については、「将来的には〇〇支店への異動の可能性あり」や「〇〇業務への配置転換の可能性あり」など、具体的な範囲を記載しなければなりません。

また、テンプレートによっては、自社に存在しない制度（例：企業年金、退職手当など）に関する項目が含まれている場合があります。その際は「無」と記載するか、または削除するなどして、誤解を招かないように調整しましょう。逆に、自社独自の制度で、労働条件に関わるものがあれば、必ず追記してください。

これらのカスタマイズを怠ると、せっかくの契約書が形式的なものとなり、後に労働トラブルが発生した際に、その記載内容が不十分であると判断される可能性があります。テンプレートを最大限に活用しつつ、自社の実情を正確に反映させることが、リスクを回避し、健全な労使関係を築くための鍵となります。不明な点があれば、社会保険労務士などの専門家への相談も検討しましょう。

雇用形態別（正社員・パート・アルバイト・契約社員）の注意点

正社員：変更の範囲と長期的な視点での記載

正社員の雇用契約書・労働条件通知書では、特に「就業場所・業務の変更の範囲」の記載が重要になります。正社員は一般的に、長期的な雇用を前提とし、会社の人事戦略に基づき配置転換や異動が行われる可能性が高いからです。

2024年4月の法改正により、この「変更の範囲」の明示は全ての労働者で義務化されましたが、正社員においては特にその具体的な内容が問われます。例えば、「入社時は〇〇支店での営業業務に従事するが、将来的には本社を含む全国の支店への転勤、または企画・管理部門への異動の可能性がある」といった形で、将来的なキャリアパスや異動の可能性を具体的に明示することが求められます。これにより、労働者は採用時に自身のキャリアの見通しをより明確に持ち、企業側も合理的な人事異動を行う際の法的根拠を強化できます。

また、正社員の契約書では、退職金制度や企業年金制度（確定給付企業年金、確定拠出年金など）の有無についても明確に記載が必要です。これらの制度が設けられている場合は、その概要や適用条件を通知し、労働者が安心してキャリアを形成できる情報を提供することが重要です。長期的な雇用を見据えた上で、労働条件のあらゆる側面を丁寧に記載することが、優秀な人材の確保と定着に繋がります。

パート・アルバイト：短時間労働者の明示義務強化

パート・アルバイトといった短時間労働者の雇用契約書・労働条件通知書では、正社員とは異なる、あるいはより詳細な記載が求められる事項があります。特に2024年4月の法改正では、パートタイム・有期雇用労働者に対する明示義務が強化されました。

法改正により、以下の3つの事項について、パート・有期雇用労働者への明示が義務付けられました。

• 昇給の有無
• 退職手当の有無
• 賞与の有無

これらの項目は、正社員では当たり前のように期待されるものでも、パート・アルバイトでは異なる場合があります。そのため、有無を明確にすることで、労働者が自身の待遇を正確に理解し、誤解を防ぐことができます。例えば、「昇給：制度あり（年1回評価による）」「退職手当：なし」「賞与：なし」といった具体的な記載が必要です。

さらに、短時間労働者特有の労働条件として、「所定労働時間外労働の有無」や「労働時間に応じて比例付与される有給休暇の条件」なども明確に記載することが重要です。短時間労働者は様々な働き方をしていますので、個別の状況に応じた、詳細かつ分かりやすい情報提供を心がけることで、トラブルを未然に防ぎ、透明性の高い雇用関係を構築することができます。

契約社員：有期労働契約のルールを徹底理解

契約社員、派遣社員など、期間の定めのある労働契約を結ぶ場合、「有期労働契約」に関する特別なルールを徹底的に理解し、契約書に反映させることが極めて重要です。2024年4月の法改正は、この点についても詳細な明示を義務付けました。

契約社員の雇用契約書には、以下の項目を必ず明記する必要があります。

• 契約期間：契約の始期と終期を明確に記載します。
• 更新の有無：契約が更新される可能性があるのか、されないのかを明示します。「原則更新」や「契約期間満了時の業務量、勤務実績、会社の経営状況により判断」など、具体的な判断基準も記載します。
• 更新上限の有無と内容：契約更新の回数や通算契約期間に上限を設ける場合、その詳細を記載します（例：「契約更新は通算3回まで」「通算契約期間は最長5年」など）。
• 無期転換申込機会の明示：労働契約法に基づく無期転換ルール（通算契約期間が5年を超えた場合に、労働者が無期転換を申し込める権利）が発生するタイミングで、その機会があることを明示します。
• 無期転換後の労働条件の明示：無期転換がなされた場合の職務、勤務地、賃金などの労働条件を具体的に記載します。

これらの記載は、労働者保護の観点から非常に重要であり、雇止めに関するトラブルを防ぐ上でも不可欠です。労働契約法第19条（雇止め法理）の適用を受ける可能性があるため、契約更新の手続きや、契約期間満了時の対応についても、丁寧な説明と適切な書類作成が求められます。不明な点があれば、労働法に詳しい専門家のアドバイスを求めることを強く推奨します。

雇用契約書作成でよくある疑問をQ&Aで解決

Q1. 電子交付は可能？注意すべきポイントは？

A. 労働条件通知書は、一定の要件を満たせば電子交付が可能です。これにより、印刷や郵送の手間が省け、業務効率化が図れるとともに、ペーパーレス化にも貢献します。

しかし、電子交付にはいくつかの注意点があります。

1. 労働者の同意：最も重要なのは、労働者が電子交付を希望し、かつ、電磁的方法による交付を「承諾」していることです。一方的に電子交付を行うことはできません。
2. 情報セキュリティの確保：交付する情報が改ざんされないよう、適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。また、個人情報の漏洩がないよう、細心の注意を払う必要があります。
3. 到達の確認：労働者が確実に内容を確認できるよう、PDFなどの閲覧しやすい形式で交付し、受信の確認ができる仕組み（例：受領確認メール、電子署名サービスなど）を導入することが望ましいです。
4. 出力・保存の容易性：労働者が自身のパソコンなどで、容易に内容を保存・印刷できる形式で交付する必要があります。

これらの要件を満たすことで、電子交付は有効と認められます。クラウドサービスなどを活用し、セキュアかつ効率的な電子交付体制を構築することを検討しましょう。

Q2. 法改正に対応しないとどうなる？

A. 2024年4月1日に施行された法改正に対応せず、労働条件通知書の記載事項に不備があった場合、企業は以下のリスクを負う可能性があります。

1. 行政指導・罰則：労働基準監督署からの行政指導の対象となり、改善命令を受ける可能性があります。指導に従わない場合、労働基準法違反として罰金などの罰則が科される可能性もゼロではありません。
2. 労働者とのトラブル：労働条件が不明確である、または法改正に対応していないことで、労働者との間で誤解や不満が生じやすくなります。これが労働審判や訴訟といった深刻な労働トラブルに発展する可能性もあります。特に、就業場所や業務内容の変更の範囲が不明確だと、不当な配転命令として争われるリスクがあります。
3. 企業イメージの低下：法令遵守意識の低い企業と見なされ、社会的信用や企業イメージが損なわれる恐れがあります。これは、採用活動にも悪影響を及ぼし、優秀な人材の確保を困難にする要因となりかねません。

したがって、企業は最新の法改正情報を常にキャッチアップし、既存の雇用契約書や労働条件通知書、さらには就業規則なども含めて見直し、適切に対応することが不可欠です。安易なテンプレートの流用は避け、必ず最新の法令に準拠しているか確認しましょう。

Q3. 専門家（社会保険労務士など）に相談すべきケースは？

A. 雇用契約書の作成や労働条件通知書の運用は、法改正が頻繁に行われる分野であり、専門的な知識が求められます。以下のようなケースでは、社会保険労務士などの専門家への相談を強くお勧めします。

• 複雑な労働条件：フレックスタイム制、裁量労働制、変形労働時間制など、一般的な労働条件とは異なる制度を導入している場合。
• 複数種類の雇用形態：正社員、契約社員、パート・アルバイトなど、複数の雇用形態を使い分けており、それぞれの契約書作成に不安がある場合。
• 法改正への対応に不安がある：2024年4月の法改正のような、最新の法改正内容を自社で正確に解釈し、対応できるか自信がない場合。
• 就業規則との整合性：雇用契約書の内容が、会社の就業規則や他の規程と整合性が取れているか確認したい場合。
• 労働トラブルの予防：将来的な労働トラブルを未然に防ぐため、より盤石な契約書を作成したい場合。

専門家は、最新の法令知識に基づき、貴社の状況に合わせた適切なアドバイスや書類作成支援を提供してくれます。これにより、法的なリスクを低減し、安心して事業運営に集中できる環境を整えることができます。