雇用契約書はいつ？発行時期・提出枚数・注意点を徹底解説

新しい職場でのスタート、心躍る一方で、雇用契約書に関する疑問を抱えている方も多いのではないでしょうか？「いつ届くの？」「何枚必要なの？」「どんなことに注意すればいいの？」

このブログ記事では、雇用契約書の発行時期から、2024年4月の法改正で追加された注意点、さらにはよくある疑問まで、最新の情報を交えながら徹底的に解説します。

安心して新しいキャリアを始めるための準備として、ぜひご一読ください。

雇用契約書はいつ発行される？新卒・更新・パート・バイトの場合

雇用契約書は、労働者と企業の間で労働契約が成立したことを書面で確認するための重要な書類です。その発行時期は、雇用形態や契約の種類によって異なります。

法律上、企業は原則として「労働契約を締結するタイミング」までに、労働条件を明示する義務があります。

新卒・中途採用の場合

新卒採用や中途採用の場合、雇用契約書（または労働条件通知書）は、一般的に内定通知後、内定承諾時、または入社日までに交付されるケースが多く見られます。

企業によっては、内定が出た段階で郵送され、内容を確認した上で内定承諾の返事と共に一部を返送するといった流れを取ることもあります。

これは、労働者が契約内容を十分に理解し、疑問点を解消する時間を確保できるようにするためです。入社ギリギリになって慌てて確認する、という事態は避けたいものですね。

契約更新・変更の場合

有期雇用契約の場合、契約を更新する際には、その都度新たな雇用契約書や労働条件通知書が発行されます。これは、契約期間の変更や、場合によっては業務内容、賃金などの条件が変更される可能性があるためです。

例えば、契約社員から正社員への登用、あるいは部署異動に伴う職務内容の変更など、労働条件に重要な変更が生じる際も、原則として新たな雇用契約書が交わされることになります。

特に有期雇用契約の場合は、更新の有無や更新の判断基準、更新回数の上限などが明示されることが非常に重要となります。

パート・アルバイトの場合

「パートだから雇用契約書は必要ない？」と誤解されがちですが、実はパートやアルバイトといった短時間労働者を含む、すべての従業員に対して雇用契約書（または労働条件通知書）を作成・交付する義務が企業にはあります。

正社員と同様に、労働時間、賃金、休日などの基本的な労働条件が明示されます。

さらに、パート・アルバイトの場合は、昇給、退職金、賞与の有無、そして相談窓口といった事項も明示することが義務付けられています。これらの条件を明確にすることで、労働者と企業間のトラブルを未然に防ぐことができます。

労働条件通知書との違いと発行時期

雇用契約書とよく似た書類に「労働条件通知書」がありますが、両者には明確な違いがあります。これらを理解しておくことは、ご自身の権利を守る上で非常に重要です。

雇用契約書と労働条件通知書の基本的な違い

雇用契約書は、企業と労働者が労働条件について「合意」したことを示す契約書であり、通常、双方の署名・捺印（または電子署名）が必要です。これは「労働契約」という私法上の契約行為を証明するものです。

一方、労働条件通知書は、労働基準法に基づき、企業が労働者に対して一方的に労働条件を「通知」する書類です。企業が労働条件の明示義務を果たすためのものであり、労働者の署名・捺印は必須ではありません。

多くの場合、雇用契約書が労働条件通知書の役割を兼ねており、その中に労働条件明示事項がすべて盛り込まれていることが一般的です。</

法的な義務と発行のタイミング

労働基準法第15条により、企業は労働者を採用する際に、賃金、労働時間、その他の労働条件を労働者に対し書面で明示することが義務付けられています。

この明示は、遅くとも労働契約が開始される日までに行わなければなりません。つまり、働き始める前に、自分の労働条件を正確に把握できる状態になっている必要があるということです。

もし入社日を過ぎても労働条件通知書や雇用契約書が交付されない場合は、企業に発行を依頼しましょう。これはあなたの基本的な権利です。

最新の法改正による変化

2024年4月1日から、労働条件明示のルールが改正され、雇用契約書（および労働条件通知書）に記載すべき事項が追加・変更されています。これは、労働者がより安心して働けるよう、労働条件の透明性を高めるためのものです。

特に重要な変更点は以下の通りです。

• 「変更の範囲」の明示義務化: 就業場所や従事すべき業務について、採用時に将来的な転勤や配置転換の可能性など、「変更の範囲」を具体的に示すことが義務付けられました。
• 有期雇用契約に関する事項の追加:
  • 更新上限の有無と内容: 更新上限がある場合は、その上限を明示する必要があります。
  • 無期転換申込機会: 無期転換申込権が発生する更新のタイミングごとに、無期転換の申込機会と、無期転換後の労働条件を明示する必要があります。

これらの変更点により、労働者はより詳細な情報を得た上で契約を結ぶことができるようになりました。ご自身の雇用契約書の内容が、最新の法改正に対応しているか確認しましょう。

雇用契約書は2枚（2部）必要？提出・返送について

雇用契約書を受け取ったら、次に気になるのがその提出方法や枚数についてでしょう。正しい方法で手続きを進めることで、後々のトラブルを防ぐことができます。

雇用契約書の基本的な提出枚数

雇用契約書は、一般的に「労働者と雇用主の双方で1部ずつ」、合計2部作成・保管されます。

これは、契約内容についてお互いが書面で確認し、それぞれの責任において保管することで、将来的に「言った、言わない」といった認識の齟齬やトラブルが発生するのを防ぐためです。

ご自身が保管する1部は、給与や労働時間、休日などの重要な労働条件をいつでも確認できるよう、大切に保管しておきましょう。

署名・捺印と返送の流れ

企業から雇用契約書が郵送されてきた場合、まずは送られてきた書類一式をすべて確認します。内容に目を通し、不明な点や疑問があれば、署名・捺印をする前に必ず企業に問い合わせましょう。

内容に納得できたら、指定された箇所に自身の氏名を記入し、捺印（または署名）を行います。その後、企業側への返送が必要な分（通常は1部）を、指定された期限までに返送します。

企業によっては、返送された契約書を確認後、労働者用の控えを改めて郵送してくれる場合もあります。返送方法や期限についても、企業からの指示をよく確認してください。

電子契約書の場合の扱い

近年、書面でのやり取りに代わり、電子契約サービスを利用する企業が増えています。雇用契約書も電子データでの作成・保存が可能です。

電子契約書の場合、書面での署名・捺印の代わりに、電子署名やサービス上での同意クリックなどによって契約を締結します。

電子契約の最大のメリットは、契約締結から保存までを効率化できる点です。迅速に契約を結べ、紙の書類を郵送する手間やコスト、保管スペースも不要になります。労働者側も、自身のPCやスマートフォンからいつでも契約内容を確認できる利便性があります。

雇用契約書に関するよくある疑問Q&A

雇用契約書に関して、労働者から寄せられることの多い疑問とその対処法について解説します。安心して働くためにも、疑問は解消しておきましょう。

雇用契約書が発行されない場合の対処法

企業は労働基準法に基づき、労働条件を明示する義務があります。もし入社日を過ぎても雇用契約書や労働条件通知書が発行されない場合は、まずは企業の担当部署（人事部など）に発行を依頼しましょう。

口頭での約束は、後々「言った、言わない」のトラブルに発展する可能性が高いため、書面での交付を強く求めましょう。それでも対応してもらえない場合は、労働基準監督署や労働相談窓口に相談することも検討してください。

書面での明示は、労働者の権利であり、企業側の義務です。

記載内容に疑問や不満がある場合

雇用契約書は、入社後の労働条件を定める非常に重要な書類です。そのため、記載内容に少しでも疑問や納得できない点がある場合は、署名・捺印をする前に必ず企業に確認し、交渉しましょう。

例えば、提示された給与額や勤務時間、休日、業務内容などが、事前の説明や自身の認識と異なる場合は、具体的な根拠を示して質問したり、修正を依頼したりすることが可能です。

安易に署名してしまうと、後から変更を求めるのが難しくなることがあります。内容を十分に理解し、納得した上で契約を締結することが大切です。

雇用契約書と就業規則の関係性

雇用契約書は個別の労働者と企業の間で交わされる契約であるのに対し、就業規則は企業全体の労働者に適用される統一的なルールを定めたものです。

原則として、雇用契約書は就業規則に準拠して作成されます。しかし、雇用契約書と就業規則の内容が異なる場合、その効力関係は状況によって異なります。

つまり、労働者にとって不利な条件は就業規則でカバーされますが、有利な条件は個別の契約として認められることがあるということです。就業規則も合わせて確認しておくことをお勧めします。

雇用契約書をスムーズに受け取るために

雇用契約書に関する疑問や不安を解消し、スムーズに受け取るためには、いくつかのポイントがあります。新しい職場での良いスタートを切るためにも、ぜひ参考にしてください。

内定承諾後のコミュニケーション

内定を承諾したら、雇用契約書の発行時期や送付方法について、企業の人事担当者と積極的にコミュニケーションを取りましょう。

例えば、「雇用契約書はいつ頃発行されますか？」「電子契約でしょうか、郵送でしょうか？」といった質問を事前にしておくことで、漠然とした不安を解消し、見通しを持つことができます。

また、もし他に確認したい事項があれば、この段階で遠慮なく質問し、疑問点をクリアにしておくことが、後々のスムーズなやり取りにつながります。

記載事項の確認と準備

雇用契約書を受け取ったら、すぐに署名・捺印するのではなく、記載されているすべての項目を丁寧に確認しましょう。

特に、賃金（基本給、手当）、勤務時間（始業・終業、休憩）、休日、休暇、業務内容、就業場所といった基本的な労働条件が、事前の説明や募集要項と一致しているかを入念に確認してください。

2024年4月の法改正で義務付けられた「変更の範囲」や有期雇用契約に関する事項も、自身の契約形態に合わせて注意深くチェックすることが重要です。もし他に提出が必要な書類があれば、期限までに準備を進めましょう。

専門家への相談も検討

雇用契約書の内容が複雑で理解が難しい、あるいは提示された条件に明らかに不利な点や違法な疑いがあると感じる場合は、一人で抱え込まず、専門家に相談することを検討しましょう。

労働組合、各都道府県の労働相談窓口、労働基準監督署、弁護士など、労働問題に詳しい専門機関があります。これらの機関は、あなたの権利を守るためのアドバイスや支援を提供してくれます。

専門家の意見を聞くことで、安心して新しいキャリアを始めるための最終的な確認となり、自信を持って契約に臨むことができるでしょう。