オンライン会議ツールの選び方：目的別おすすめプラットフォーム

近年、リモートワークの普及とともにオンライン会議ツールの重要性が飛躍的に増しています。ビジネスコミュニケーションの効率化やコスト削減に不可欠なツールとして定着し、その種類は多岐にわたるため、自社の目的に合ったものを選ぶことが極めて重要です。

本記事では、オンライン会議ツールの現状と、目的別におすすめのプラットフォームを深掘りしてご紹介します。

2024年7月時点のテレワーク実施率は、全国の正規雇用社員で22.6%と前年同期比で微増しており、テレワークが定着する傾向を示しています。慶應義塾大学の調査では、2024年5月時点での全国の就業者のテレワーク利用率は13%（東京圏では21%）でした。

オンライン会議ソフトウェア市場は、2024年に約137億5000万ドルと推定され、2032年までに約265億ドルに達すると予測されています。年平均成長率（CAGR）は8.56%と見込まれており、今後も堅調な成長が期待されます。この成長は、リモートワークの普及、ハイブリッドワークモデルの採用、そしてAIを活用した機能（文字起こし、リアルタイム翻訳など）の進化によって力強く後押しされているのです。

ビジネス用途で人気のオンライン会議プラットフォーム

Zoom: 幅広い機能と使いやすさで選ばれる理由

オンライン会議ツールの代名詞とも言えるZoomは、その圧倒的な使いやすさと豊富な機能性で、個人ユーザーから大企業まで幅広い層に支持されています。直感的なインターフェースはITリテラシーのレベルを問わず誰でもすぐに会議に参加できる利便性を提供し、その点が普及の大きな要因となりました。基本的なビデオ通話機能はもちろん、バーチャル背景、画面共有、ホワイトボード、チャット機能といった会議を円滑に進めるためのツールが充実しています。

特にビジネスシーンでは、参加者を少人数のグループに分けることができるブレイクアウトルーム機能が、ディスカッションやワークショップで大いに役立ちます。また、ウェビナー機能を使えば、大規模なオンラインセミナーや講演会もスムーズに開催可能です。セキュリティ面では、待機室機能やパスワード必須設定、エンドツーエンド暗号化など、多様なセキュリティ対策が実装されており、企業の機密情報を扱う会議でも安心して利用できるよう配慮されています。近年では、AIを活用した「Zoom AI Companion」も登場し、会議の要約や議事録作成支援など、さらなる効率化をサポートしています。

ただし、無料プランには40分の時間制限があるため、長時間の会議や大人数での利用には有料プランの検討が必要となる点には注意が必要です。しかし、その機能性と安定性から、多くの企業でスタンダードツールとして導入され続けているのは間違いありません。

Microsoft Teams: Office製品とのシームレスな連携が強み

Microsoft Teamsは、ビジネスチャットツールとしての機能に加え、オンライン会議、ファイル共有、タスク管理などを一元的に行える統合型コミュニケーションプラットフォームです。特にMicrosoft 365（旧Office 365）ユーザーにとっては、Word、Excel、PowerPointといったOffice製品との連携が非常にスムーズである点が最大の魅力と言えるでしょう。会議中に共有された資料をTeams上で共同編集したり、Outlookカレンダーから直接会議をスケジュールしたりと、日々の業務フローに自然に組み込むことができます。

社内外のコミュニケーションにおいて、テキストチャットで即座に情報共有を行い、必要に応じてビデオ会議に移行するといった柔軟な使い方が可能です。チャネルごとにプロジェクトや部署の情報を整理できるため、情報が散逸しにくく、チーム全体の生産性向上に貢献します。また、強固なセキュリティとコンプライアンス基準を満たしており、金融機関や政府機関など、高いセキュリティ要件が求められる組織でも広く採用されています。常に最新のセキュリティアップデートが提供されるため、安心してビジネスコミュニケーションを行うことができます。多様な外部アプリとの連携も可能で、カスタマイズ性の高さも特筆すべき点です。

チームコラボレーションを重視し、Microsoft製品を主要な業務ツールとして利用している企業にとって、Teamsはまさに理想的なソリューションと言えるでしょう。

Google Meet: Google Workspaceとの親和性と手軽さ

Google Meetは、Google Workspace（旧G Suite）を主要な業務基盤としている企業や個人にとって、非常に親和性の高いオンライン会議ツールです。ブラウザから手軽に参加できる点が大きな特徴で、専用アプリケーションのインストールが不要なため、参加者への負担が少なくスムーズな会議開始が可能です。Gmailアカウントがあれば誰でもすぐに利用開始できる手軽さも魅力の一つです。

Googleカレンダーとの連携は特に強力で、会議のスケジュール設定から招待、リマインダー通知までが自動的に行われ、会議の準備にかかる手間を大幅に削減できます。会議中にGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドをリアルタイムで共同編集できる機能は、効率的な意思決定や共同作業を強力にサポートします。以前は有料プラン限定だった機能も、現在では多くの機能が無料ユーザーにも開放されており、高画質なビデオ通話、画面共有、リアルタイム字幕表示、背景ぼかしなどの機能が無料で利用可能です。これにより、個人利用や小規模ビジネスでの活用も一層広がっています。

Googleの堅牢なインフラストラクチャに支えられた安定性とセキュリティも、ビジネス利用において重要な要素です。複雑な設定なしに、高機能なオンライン会議環境を求めるユーザーにとって、Google Meetは非常に魅力的な選択肢となるでしょう。

無料でも使える！おすすめのオンライン会議ツール

Zoomの無料プランを賢く活用するポイント

オンライン会議ツールの代表格であるZoomは、その高い機能性にもかかわらず、無料で利用できるプランを提供しているため、多くの個人ユーザーや小規模チームに活用されています。無料プランの最大の魅力は、基本的なビデオ通話、画面共有、チャット、バーチャル背景といった主要機能が制限なく利用できる点です。しかし、無料プランにはいくつかの重要な制限があります。最も知られているのは、3人以上のグループミーティングで40分という時間制限が設けられていることです。1対1のミーティングであれば24時間まで利用可能です。

この40分という制限は、短時間の定例会議やプロジェクトの進捗確認、友人とのカジュアルな会話など、議題を絞った効率的なミーティングには十分対応できます。もし40分を超過しそうな場合は、一度ミーティングを終了して再度接続し直すといった運用上の工夫で対応することも可能です。また、無料プランは有料プランに比べてクラウド録画やブレイクアウトルーム、投票機能といった一部の高度な機能が制限されているため、これらの機能が必要な場合は有料プランへのアップグレードを検討する必要があります。初めてオンライン会議ツールを導入する際のお試し利用としても非常に有用であり、まずはZoomの無料プランで基本的な操作感や機能を体験してみることをおすすめします。

無料プランを賢く活用することで、コストを抑えつつオンライン会議のメリットを享受することができるでしょう。

Google Meet: 無料版でも十分な機能と利便性

Google Meetは、Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用できる手軽さが大きな魅力です。Webブラウザから直接参加できるため、専用アプリケーションのダウンロードやインストールが不要で、URLをクリックするだけで即座に会議を開始・参加できます。この手軽さは、参加者のITリテラシーに関わらず、スムーズな会議導入を可能にします。

無料版でも利用できる機能は非常に充実しており、高画質・高音質のビデオ通話、画面共有、リアルタイム字幕表示、背景ぼかしやバーチャル背景など、ビジネスシーンで必要とされる主要機能がほとんど網羅されています。特に、リアルタイム字幕機能は、聞き取りにくい環境や聴覚に障がいのある参加者がいる場合に非常に役立ちます。また、Googleカレンダーとの連携により、会議のスケジュール設定から招待、参加までの一連の流れがスムーズに行えるため、会議の準備にかかる時間と手間を削減できます。無料版のグループミーティングには、通常60分の時間制限がありますが、1対1のミーティングであれば24時間まで利用可能です。

この制限はZoomの無料版よりも緩やかであり、多くのビジネスシーンで対応できるでしょう。Google Workspaceを日常的に利用しているユーザーはもちろん、手軽に高機能なオンライン会議ツールを利用したいと考えている全ての人におすすめできるプラットフォームです。

Cisco Webex Meetings: 無料でもセキュリティと安定性を重視

Cisco Webex Meetingsは、エンタープライズ向けの堅牢なセキュリティと安定した接続品質で知られるオンライン会議ツールですが、個人や中小企業向けに高機能な無料プランも提供しています。無料プランの最大の特徴は、多くの競合ツールが時間制限を設けている中で、会議の時間制限がない点です。これにより、時間を気にせずじっくりと議論を深める必要があるミーティングにも対応できます。参加人数には制限（通常50人まで）がありますが、一般的な小規模から中規模の会議であれば十分対応可能です。

セキュリティを非常に重視していることもWebexの大きな強みです。エンドツーエンド暗号化やデータセンターの厳重な管理など、高度なセキュリティ対策がデフォルトで組み込まれており、機密性の高い情報を扱うビジネス会議でも安心して利用できます。安定した接続品質も定評があり、音声やビデオの途切れが少なく、スムーズなコミュニケーションを実現します。無料プランでもHDビデオ、画面共有、チャット、ファイル共有といった基本的な機能は網羅されており、さらにホワイトボード機能や録画機能（ローカル保存）も利用できます。

ビジネスレベルの信頼性とセキュリティを無料で体験できるため、特にセキュリティに対する意識が高いユーザーや、長時間のオンライン会議を頻繁に行う場合に、Cisco Webex Meetingsの無料プランは非常に魅力的な選択肢となるでしょう。大規模な企業導入を検討する前の評価ツールとしても最適です。

手軽に始められる！LINEやDiscordの活用法

LINEのビデオ通話機能: 日常使いの延長で気軽に会議

日本で圧倒的なシェアを誇るコミュニケーションアプリLINEは、個人間のビデオ通話はもちろん、グループでの通話機能も充実しており、手軽なオンライン会議ツールとしても活用できます。ビジネス専用ツールと比較すると機能はシンプルですが、日常的に使い慣れているインターフェースのため、ITツールに不慣れな人でも抵抗なく利用できる点が最大のメリットです。

特に、小規模なチーム内での簡単な情報共有や、社外のパートナーとのカジュアルな打ち合わせ、あるいは家族や友人とのビデオ通話の延長として利用する際に威力を発揮します。LINEのグループチャットから直接ビデオ通話を開始できるため、事前のURL共有やアカウント作成の手間が不要です。最大500人までのグループ通話が可能で、画面共有機能も搭載されているため、資料を見せながら説明するといった基本的なオンライン会議の要件は満たせます。しかし、議事録の自動作成機能や高度なセキュリティ設定、他の業務ツールとの連携といったビジネス特化型の機能は期待できません。あくまで「手軽に、今すぐ」コミュニケーションを取りたい場合に最適な選択肢と言えるでしょう。

例えば、プロジェクトの緊急連絡や、ちょっとした相談事など、形式張らない短時間のコミュニケーションには非常に有効です。ビジネス用途に限定せず、プライベートとビジネスの境界が曖昧なハイブリッドな働き方においても、その手軽さから重宝されています。

Discord: コミュニティ運営やゲーマーだけじゃない活用術

Discordはもともとゲーマー向けの音声チャットツールとして人気を集めましたが、その多様な機能とカスタマイズ性から、近年ではビジネスや教育、コミュニティ運営など幅広い分野で活用されています。サーバーという単位で複数のチャンネル（テキスト、音声、ビデオ）を作成できるため、プロジェクトごとに情報を整理し、メンバー間でスムーズなコミュニケーションが可能です。

特に注目すべきは、音声チャンネルの常時接続機能です。これにより、オフィスで隣に座っているかのように、必要な時にすぐに会話を始められる「仮想オフィス」のような環境を構築できます。ビデオ通話機能も搭載しており、高画質なビデオ会議や画面共有も行えるため、デザインレビューやプログラミングのペアワークなど、視覚情報を共有しながらの作業にも適しています。さらに、豊富なボット（bot）機能を活用すれば、会議の開始通知、タスク管理、リマインダーなど、様々な自動化を導入し、業務効率を向上させることも可能です。

Discordは無料で利用でき、高い自由度で環境を構築できるため、特にスタートアップやフリーランスのチーム、あるいは特定のテーマに特化したコミュニティでのオンライン会議ツールとして、その真価を発揮するでしょう。ゲーマー向けというイメージに囚われず、そのポテンシャルをビジネスに活かす方法を模索してみてはいかがでしょうか。

Slackのビデオ通話と連携機能: ビジネスチャットからのスムーズな移行

ビジネスチャットツールとして世界中で広く利用されているSlackは、テキストベースのコミュニケーションだけでなく、音声通話やビデオ通話機能も内蔵しており、オンライン会議ツールとしても高い利便性を誇ります。普段のプロジェクト管理や情報共有がSlackのチャンネル上で行われているチームにとって、会議のために別のツールを立ち上げる手間がなく、シームレスにビデオ会議に移行できる点は大きなメリットです。

任意のチャンネルからワンクリックでビデオ会議を開始でき、参加者もそのチャンネル内で簡単に参加できます。画面共有機能も搭載しており、資料を共有しながらの説明や、共同での作業もスムーズに行えます。Slack Connect機能を使えば、社外のパートナー企業や顧客とも安全にチャットや通話ができるため、外部との連携が多いビジネスシーンでも活躍します。さらに、最近では「Slackハドルミーティング」という新機能が登場し、テキストチャットの延長線上で、よりカジュアルな音声・ビデオでの会話を即座に開始できるようになりました。これは、オフィスで隣の席の人に話しかけるような感覚で利用でき、偶発的なコミュニケーションの創出にも貢献します。

数多くの外部アプリケーションとの連携も可能で、会議のスケジュール調整ツールや議事録作成ツール、ファイル共有サービスなどと連携させることで、会議前後の準備や情報共有を一層効率化できます。普段の業務がSlack中心の企業にとって、統合されたコミュニケーション環境を構築する上で不可欠なツールと言えるでしょう。

LGWAN対応など、セキュアな環境でのオンライン会議

高まるセキュリティ要件と選び方のポイント: 機密情報を守るために

オンライン会議がビジネスの根幹を担うようになるにつれて、セキュリティとプライバシー保護の重要性はかつてないほど高まっています。特に、企業秘密、顧客情報、個人データといった機密性の高い情報をオンライン上でやり取りする際には、情報漏洩のリスクを最小限に抑えるための厳格な対策が不可欠です。オンライン会議ツールを選ぶ際には、まず強固な暗号化技術が採用されているかを確認することが必須です。エンドツーエンド暗号化や、データ転送中および保存中の暗号化は、不正アクセスから情報を守るための基本的な要件となります。

次に、二段階認証や多要素認証（MFA）に対応しているか、また、データセンターの所在地や安全性、プライバシーポリシーが明確であるかも重要な確認ポイントです。GDPR（EU一般データ保護規則）や日本の個人情報保護法など、各国の法規制やコンプライアンス要件に準拠しているかどうかも確認しましょう。さらに、ツールの脆弱性診断やセキュリティ監査の実施状況、過去のインシデント対応履歴なども、ツールの信頼性を測る上で参考になります。最近では、ゼロトラストアーキテクチャの概念を取り入れたセキュリティモデルを採用するツールも増えており、より多層的な防御が期待できます。

単に会議ができるだけでなく、企業の信頼性と存続を左右する重要な要素として、セキュリティ対策に妥協のないツール選びが求められます。

Cisco Webex Meetingsが選ばれる理由: 無料でも高水準のセキュリティ

Cisco Webex Meetingsは、長年にわたりエンタープライズ市場で高い評価を得てきたツールであり、その堅牢なセキュリティ機能は業界トップクラスです。シスコシステムズはネットワークセキュリティの分野で世界をリードする企業であり、そのノウハウがWebexにも惜しみなく注ぎ込まれています。Webexが多くの企業や政府機関に選ばれる最大の理由は、デフォルトで非常に高いレベルのセキュリティが実装されている点にあります。

具体的には、会議データは転送中も保存中も強力な暗号化によって保護され、エンドツーエンド暗号化オプションも提供されています。パスワード設定や待機室機能はもちろんのこと、会議の参加者を厳密に管理できる機能や、不正なアクセスを検知・ブロックする仕組みが充実しています。さらに、定期的なセキュリティ脆弱性診断と迅速なパッチ適用により、常に最新の脅威からユーザーを守る体制が整っています。注目すべきは、これらの高水準なセキュリティ機能の一部が、無料プランでも利用できる点です。

無料版であっても、セキュアな接続環境で会議を行うことが可能であり、セキュリティを重視する個人や中小企業にとって非常に魅力的な選択肢となります。IT部門がセキュリティポリシーを厳しく設定している組織においても、Webexはその要件を満たしやすく、安心して導入できるオンライン会議ツールとして高い信頼を勝ち得ています。

LGWAN対応の重要性: 公共機関でのオンライン会議

LGWAN（総合行政ネットワーク）とは、地方公共団体を相互に接続する行政専用のネットワークであり、インターネットとは切り離された閉域網として運用されています。これにより、公共機関が取り扱う住民情報や機密性の高い行政情報が、外部の脅威から厳重に保護される設計となっています。地方公共団体がオンライン会議ツールを導入する際、このLGWAN環境に対応しているか否かは、セキュリティ上、そして運用の可否において極めて重要な判断基準となります。

LGWAN対応のオンライン会議ツールは、LGWAN-ASP（LGWANアプリケーションサービスプロバイダ）として認定されている必要があり、インターネット経由のサービスとは異なる、LGWAN専用の接続環境やセキュリティ要件を満たしている必要があります。これにより、公共機関の職員が安心してオンライン会議に参加し、機密情報を共有しながら業務を遂行できるようになります。一般的なオンライン会議ツールはインターネット接続を前提としているため、LGWAN環境下での利用は基本的にできません。そのため、地方自治体や教育機関など、LGWANを利用する組織は、必ずLGWAN対応を謳っているオンライン会議ソリューションを選定する必要があります。

LGWAN対応ツールは、通常のインターネット経由のツールよりも導入や運用に専門的な知識やコストがかかる場合が多いですが、公共サービスの安定的な提供と住民情報の保護を最優先するためには、この厳格な要件を満たすことが不可欠です。これにより、行政サービスのデジタル化と効率化を安全に進めることが可能になります。

オンライン会議をさらに便利にするツール

AIによる自動文字起こしと要約機能: 議事録作成の革命

オンライン会議の普及とともに、議事録作成の負担は多くのビジネスパーソンにとって共通の課題となっています。しかし、近年進化を遂げているAI機能は、この課題を解決する強力なソリューションとして注目されています。AIによる自動文字起こし機能は、会議中の発言をリアルタイムまたは録画後にテキスト化し、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮します。これにより、参加者はメモを取ることに集中するのではなく、議論に積極的に参加し、より建設的な意見交換ができるようになります。

さらに高度なAIツールでは、話者分離機能によって誰がいつ発言したかを正確に記録し、発言内容を識別します。これにより、後から議事録を確認する際に、話者の特定が容易になります。そして、文字起こしされた大量のテキスト情報から、AIが会議の主要な論点、決定事項、タスク、アクションアイテムなどを抽出し、自動で要約を作成する機能は、まさに議事録作成の革命と言えるでしょう。この要約機能は、会議の振り返りを迅速に行い、重要な情報を見落とすリスクを軽減します。また、リアルタイム翻訳機能を持つツールもあり、多言語対応の会議を円滑に進めることも可能です。

AIを活用することで、議事録作成の効率化だけでなく、会議内容の正確性の向上、情報共有の迅速化、そして参加者の負担軽減に大きく貢献し、結果として会議全体の生産性を高めることができます。

LINE WORKS AiNoteの具体的な活用: 議事録の時短と精度向上

ビジネスコミュニケーションツールLINE WORKSから登場したAiNoteは、AIを活用した議事録作成支援機能として、特に日本のビジネスシーンで高い注目を集めています。その最大の特長は、会議中の発言を高精度で文字起こしし、さらに話者分離機能によって「誰が何を言ったか」を明確に記録できる点にあります。この機能により、議事録作成者は会議中にメモを取り続ける必要がなくなり、議論に集中できるため、より質の高い会議運営が可能になります。

AiNoteの真価は、ただ文字起こしするだけでなく、そのテキストデータから会議の要約を自動生成する能力にあります。AIが会議の主要なトピック、決定事項、次にとるべきアクションなどを抽出し、簡潔な要約を作成してくれるため、会議後すぐに主要な情報をチームメンバーと共有できます。これにより、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮できるだけでなく、人間の手による要約にありがちな主観の偏りや情報の抜け漏れを防ぎ、精度の高い議事録作成を実現します。また、LINE WORKSのインターフェースと連携しているため、モバイルからのアクセスも容易で、外出先や移動中でも会議内容の確認や共有がスムーズに行えます。

社内会議だけでなく、顧客との打ち合わせなどでも活用することで、議事録作成の効率化はもちろん、情報共有のスピードと正確性を向上させ、ビジネス全体の生産性向上に貢献する強力なツールと言えるでしょう。

業務ツール連携とその他の便利機能: 会議前後の作業効率化

オンライン会議ツールを選ぶ上で、他の業務ツールとの連携機能は、会議前後の作業効率を大きく左右する重要なポイントです。会議は単体で存在するものではなく、スケジュール調整、資料作成、情報共有、タスク管理といった一連の業務プロセスの中に位置づけられます。オンラインカレンダー（GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなど）との連携は、会議のスケジュール設定、招待、リマインダー通知を自動化し、重複予約や会議忘れを防ぎます。

また、チャットツール（SlackやMicrosoft Teamsなど）との連携は、会議中のリアルタイムな情報共有や、会議後の質疑応答、資料共有などをスムーズに行うことを可能にします。ファイル共有サービス（Google Drive、Dropbox、OneDriveなど）との連携により、会議中に共有した資料や議事録をクラウド上で一元管理し、アクセス権限を容易に設定できるため、情報管理の効率化とセキュリティ向上に繋がります。さらに、多くのオンライン会議ツールには、会議中にアイデアを出し合うためのホワイトボード機能や、参加者の意見を募る投票・アンケート機能が備わっています。

これらの機能は、ブレインストーミングや意思決定のプロセスを活性化し、よりインタラクティブで生産的な会議を実現します。会議の録画機能も、後から内容を確認したり、会議に参加できなかったメンバーに共有したりする上で非常に有用です。これらの便利機能を総合的に評価し、自社の既存の業務フローと最も親和性の高いツールを選択することで、会議前後の作業を含めた業務全体の効率化を図ることができるでしょう。

オンライン会議ツールの選択は、単にビデオ通話ができるか否かだけでなく、自社の目的、利用シーン、予算、そして何よりもセキュリティ要件を考慮して行うことが重要です。

2024年7月時点のオンライン会議市場は、2032年までに約265億ドルに達すると予測されるほどの成長を遂げており、AI機能の搭載など、ツールの進化も著しいです。これらの最新動向も踏まえながら、最適なツールを選び、ビジネスコミュニケーションの質を最大限に高めていきましょう。

本記事で紹介した情報を参考に、貴社に最適なオンライン会議ツールを見つけていただければ幸いです。