オンライン会議で恥をかかない！マナーと基本を徹底解説

近年、働き方改革やコロナ禍の影響もあり、オンライン会議はビジネスシーンにおいて不可欠なコミュニケーションツールとなりました。

しかし、対面での会議とは異なるマナーや注意点が存在します。本記事では、オンライン会議をスムーズかつ円滑に進めるためのマナーと基本を、最新のデータや傾向を交えて解説します。

ハイブリッドワークを導入している大企業を対象とした2024年の調査では、回答者の79.4%が社内会議の5割以上をオンラインで行っていると回答しました。

特に「7割程度」が37.7%、「5割程度（オンライン会議と対面会議が半分ずつ）」が32.1%を占めています。

また、帝国データバンクの調査によると、コロナ禍をきっかけにオンライン会議を導入した企業は49.4%にのぼり、社外との会議においても「主にハイブリッドで実施」または「主にオンラインで実施」と回答した企業が62.7%に達しています。

このように、オンライン会議はビジネスシーンにおいて主流のコミュニケーション手段となっている今、その成功には適切なマナーと知識が不可欠です。

オンライン会議の入室・退出マナーをマスターしよう

スムーズな入室で好印象！準備とタイミング

オンライン会議に臨む際、まず大切なのは事前の準備とスマートな入室です。

接続トラブルや環境不良は、会議全体の進行を妨げるだけでなく、参加者への印象を悪くする可能性があります。

具体的には、まず通信回線の速度と安定性を確保し、音声がクリアに伝わるようマイクやスピーカーのテストを行いましょう。

カメラ映りも重要で、目線にカメラを合わせ、顔が暗くならないように照明を調整するなどの工夫が必要です。

背景に生活感が出すぎないよう整理するか、バーチャル背景を活用するのも良い方法です。

会議開始の5分前には入室し、自身の接続環境や機器に問題がないか最終確認をします。

主催者の場合は、さらに早めにログインし、参加者が安心して参加できる体制を整える責任があります。

資料や議題も事前に共有・確認しておくことで、入室後すぐに本題に入ることができ、スムーズな会議運営に繋がります。

マイクとカメラの賢い使い方：基本と例外

オンライン会議では、マイクとカメラの使い方がコミュニケーションの質を大きく左右します。

基本的にカメラはオンにし、表情が見えるようにすることが推奨されます。相手に自身の反応や感情を伝える上で、表情は非常に重要な要素だからです。

しかし、発言時以外はマイクをオフ（ミュート）にするのが基本マナーです。

これは、キーボードの打鍵音、周囲の環境音、家族の声などが会議に混入し、他の参加者の集中を妨げるのを防ぐためです。

「ミュート解除忘れ」はオンライン会議でよくある「うっかり」の一つなので、発言前には必ずマイクの状態を確認する習慣をつけましょう。

例外として、通信環境が不安定で映像が途切れる場合や、やむを得ない事情で顔出しが難しい場合は、事前に主催者や参加者にチャットなどで伝えておく配慮も大切です。

適切なマイク・カメラの操作は、円滑なコミュニケーションの土台となります。

スマートな退出で締める！主催者と参加者の違い

会議の締めくくりも、オンライン会議のマナーとして見落とされがちですが、非常に重要です。

参加者の場合、会議が終了したら、一言「ありがとうございました」や「お疲れ様でした」と挨拶をしてから退室するのがスマートなマナーです。

特に、意見発表の機会があった場合は、感謝の意を伝えることで、良い印象を残すことができます。

一方、主催者側の役割は少し異なります。

主催者は、参加者全員が退室したことを確認してから会議を終了することが望ましいとされています。

これは、参加者が質問しそびれたり、接続の問題で退出が遅れたりする可能性を考慮し、最後まで参加者に配慮する姿勢を示すためです。

また、会議終了後は速やかに議事録を共有し、決定事項や今後のアクションを明確にすることで、会議の成果を確実に次へ繋げることができます。

最後の最後まで気を抜かず、丁寧な対応を心がけましょう。

オンライン会議での「うっかり」を防ぐ！注意点と対策

背景に気を配る！生活感を出さない工夫

オンライン会議では、あなたの背後に映る背景が、意図せずしてプロフェッショナルな印象を左右することがあります。

プライベートな空間から参加する場合、散らかった部屋や生活感あふれるものが映り込むと、会議の集中を妨げたり、相手に不必要な情報を与えたりする可能性があります。

理想は、シンプルで整理整頓された壁や棚を背景にすることです。

もしそのような場所が確保できない場合は、多くのオンライン会議ツールに搭載されているバーチャル背景機能やぼかし機能を積極的に活用しましょう。

これらの機能を使うことで、自宅からでもビジネスに適したクリーンな印象を保つことができます。

また、お子さんやペットが予期せず画面に映り込む可能性も考慮し、家族に会議中であることを伝えたり、ドアを閉めておくなどの対策も有効です。

こうした細やかな配慮が、相手に与える印象を大きく向上させます。

音声トラブル回避術！マイクとスピーカーの最適化

「聞こえにくい」「音が途切れる」といった音声トラブルは、オンライン会議で最も頻繁に発生し、参加者のストレスを増大させる要因の一つです。

これを防ぐためには、事前の準備が鍵となります。

まず、会議の前に必ずマイクとスピーカーのテストを行い、音声がクリアに伝わるか、相手の声が聞き取れるかを確認しましょう。

内蔵マイクやスピーカーでも対応可能ですが、高品質なヘッドセットを使用することを強く推奨します。

ヘッドセットは周囲の雑音を遮断し、自身の声をクリアに届ける効果があるため、より円滑なコミュニケーションを実現します。

静かな場所で会議に参加することも重要ですが、もし周囲が騒がしい場合は、ノイズキャンセリング機能付きのマイクやソフトウェアを活用するのも一案です。

もし会議中に音声トラブルが発生した場合は、慌てずにチャット機能でその旨を伝え、一度退出して再接続を試みる、または別のデバイスで参加するなどの対策を講じましょう。

会議中の集中力を保つ！マルチタスクの誘惑と戦う

オンライン会議中、つい別の作業（メールチェック、SNS閲覧など）に手を出してしまう「ながら会議」は、集中力を低下させ、会議への貢献度を損ないます。

参加者の79.4%が5割以上の会議をオンラインで行っている現代において、いかに集中力を保つかは、会議の生産性を高める上で非常に重要です。

対策として、まず会議中は関係のないアプリケーションや通知をすべてオフにすることから始めましょう。

カメラをオンにすることで適度な緊張感が生まれ、集中力を維持しやすくなります。

また、能動的に会議に参加する意識を持つことが大切です。

例えば、発言がない時でも、頷きや相槌を打つ、チャット機能で質問や意見を投稿するなど、何らかの形でリアクションを示すことで、受動的な態度から脱却できます。

手元にスマートフォンを置かない、不要な資料を広げないといった物理的な環境整備も、マルチタスクの誘惑と戦う上で非常に効果的です。

意識的な集中は、オンライン会議の質を向上させるだけでなく、自身の生産性も高めます。

オンライン会議中のトラブルシューティング：咳・トイレ・遅刻・すっぽかし

急な離席や体調不良へのスマートな対処法

オンライン会議中に予期せぬ事態が発生することもあります。例えば、急な咳き込みやトイレへの離席などです。

このような場合でも、慌てずにスマートに対処することで、他の参加者に不快感を与えることなく、スムーズに会議を続けることができます。

まず、咳が出そうになったらすぐにマイクをミュートにするのが基本です。

一時的にカメラをオフにするのも良いでしょう。体調不良で発言が難しい、または集中ができないと感じた場合は、チャット機能を使ってその旨を簡潔に伝え、必要であれば一時的に会議から離れる許可を得るのが礼儀です。

トイレなどでの離席が必要な場合も同様に、チャットで「一時離席いたします」とメッセージを送り、戻ってきたら「戻りました」と報告します。

事前に離席の可能性がある場合は、会議開始前に主催者に伝えておくことで、よりスムーズに対応できます。こうした細やかな気配りが、オンラインでの信頼関係構築に繋がります。

もしもの遅刻・接続トラブル！慌てないための準備

オンライン会議は便利ですが、接続トラブルや予期せぬ遅刻は避けられないこともあります。

帝国データバンクの調査では、コロナ禍をきっかけに49.4%の企業がオンライン会議を導入したとあり、多くの企業がオンライン環境での会議に不慣れな中で、こうしたトラブルは日常的に起こりえます。

最も重要なのは、事前の準備と心の余裕です。

会議のURLやパスワードを記載したリマインダーを必ず確認し、会議システムの接続テストを事前に実施しておくことで、多くの場合のトラブルは防げます。

もし遅刻しそうな場合は、会議開始前にチャットやメールで主催者や関係者に一報を入れ、遅れる旨と再入室の目安時間を伝えます。

接続トラブルが発生した際には、慌てずにネットワーク接続を確認し、可能であれば別のデバイスや接続方法（例：Wi-Fiからテザリングへ切り替える）を試みましょう。

一度会議から退出して再入室することで解決することもあります。

トラブル時の冷静な対応が、会議への影響を最小限に抑える鍵となります。

まさかの「すっぽかし」を防ぐ！確実なリマインド術

オンライン会議は手軽に参加できる反面、「うっかり忘れていた」という「すっぽかし」のリスクも潜んでいます。

特に、ハイブリッド形式や完全オンライン形式で社外との会議を62.7%もの企業が実施している現状を考えると、こうしたミスは信用問題に直結しかねません。

これを防ぐためには、確実なリマインド術を確立することが不可欠です。

まず、会議の招待を受けたらすぐに自身のカレンダーアプリに登録し、自動リマインダーを設定しましょう。

GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなど、多くのツールでリマインダー機能が充実しています。

さらに、重要な会議であれば、会議前日や数時間前に手動で再度確認の通知を入れるのも非常に効果的です。

主催者側であれば、参加者全員にリマインダーメールを送付する際に、会議URLや資料の場所を再度明記することで、参加者がスムーズに準備できるようサポートできます。

また、自分自身が参加者である場合も、会議の前に「あれ、何か会議あったかな？」と自ら確認する習慣をつけることが、うっかり忘れを防ぐ最良の策となります。

オンライン会議で好印象を与える服装とコミュニケーション術

画面越しでも「きちんと感」！服装の選び方

オンライン会議では全身が見えることは少ないですが、画面に映る上半身の服装は、あなたのプロフェッショナルな印象を大きく左右します。

「どうせ上半身しか映らないから」と油断せず、清潔感とTPOを意識した服装を選ぶことが重要です。

基本的には、対面会議と同様のビジネスウェアが望ましいですが、カジュアルなオンライン会議であれば、襟付きのシャツやシンプルなニットなど、きちんとした印象を与えるものを選びましょう。

色は、白、ネイビー、グレーなどのベーシックカラーが無難です。派手な柄物や、細かなストライプなどは画面越しにちらついて見えたり、目がチカチカしたりすることがあるため避けた方が良いでしょう。

また、清潔感のある髪型や、シンプルなアクセサリーも好印象に繋がります。

画面越しの印象は、想像以上に相手の記憶に残るものです。細部にまで気を配ることで、信頼感のあるプロフェッショナルな姿を演出できます。

「伝わる」発言とリアクション！意識すべきこと

オンライン会議におけるコミュニケーションは、対面時以上に意識的な工夫が求められます。

2024年の調査で79.4%の大企業が5割以上をオンライン会議で行っている現状を考えると、このスキルは必須です。

発言する際は、唐突にならないよう「発言してもよろしいでしょうか？」など一言前置きを入れ、発言の終わりには「以上です」と明確に伝えることで、聞き手が理解しやすくなります。

また、オンラインでは会話のタイミングがずれたり、無言になったりしやすいため、対面時よりも意識的に間を長めに取ることを心がけましょう。

発言していない時でも、頷きや相槌を積極的に行うことで、自身の参加意欲と理解度を相手に伝え、話しやすい雰囲気を作ることができます。

チャット機能や資料共有機能も活用し、テキストでの補足や質問、意見の表明を行うことで、より多角的なコミュニケーションが可能です。

明確な発言と豊かなリアクションは、会議の活性化と円滑な議論に不可欠な要素です。

アイスブレイクで雰囲気作り！円滑な議論へ

オンライン会議では、対面会議に比べて場の雰囲気が硬くなりがちです。

特に初対面の人や普段あまり話さないメンバーとの会議では、最初の数分間がその後の議論の質を大きく左右します。

そこで有効なのがアイスブレイクや軽い雑談です。

会議の冒頭に数分間、簡単な自己紹介や今日の天気、最近の出来事など、仕事とは直接関係ない話題で場を和ませることで、参加者間の心理的な距離を縮め、話しやすい雰囲気を作り出すことができます。

主催者は、会議の目的とゴールを冒頭で明確に共有することも重要ですが、その前に短いアイスブレイクを挟むことで、参加者が安心して本題に入りやすくなります。

必要であれば、参加者全員の簡単な紹介を行うのも良いでしょう。

こうした雰囲気作りは、参加者から活発な意見を引き出し、建設的な議論を促す上で非常に効果的です。

特に、社外との会議が62.7%を占める企業が多い中で、円滑なコミュニケーションは信頼関係構築にも繋がります。

オンライン会議をもっと快適に！役立つ裏技・活用術

会議を効率化する！ツールの便利機能活用術

オンライン会議ツールには、会議の効率と生産性を向上させるための様々な便利機能が搭載されています。

これらの機能を積極的に活用することで、単なる情報伝達の場ではなく、よりインタラクティブで価値ある議論の場に変えることができます。

例えば、画面共有機能を使って資料やデータを見せながら説明することで、視覚的な情報が加わり理解度が深まります。

また、オンラインホワイトボード機能は、アイデア出しやブレインストーミングに最適です。

参加者が同時に書き込みできるため、リアルタイムでの意見交換が活発になります。

投票機能やリアクション機能（👍、👏など）を使えば、参加者の意見を素早く集約したり、非言語でフィードバックを示したりすることが可能です。

大人数での会議では、ブレイクアウトルーム機能を使って少人数グループに分かれて議論し、後で全体で共有することで、全員が発言しやすい環境を作り出せます。

録画機能は、会議に参加できなかったメンバーへの共有や、後から内容を確認する際に非常に役立ちます。

これらの機能を駆使して、オンライン会議を最大限に活用しましょう。

集中力アップ！環境設定と集中維持のコツ

長時間のオンライン会議では、集中力の維持が課題となることがあります。

自宅やオフィス以外の場所から参加する場合でも、集中できる環境を整えることが、会議の質を高める上で非常に重要です。

まず、会議中はスマートフォンの通知をオフにし、不要なアプリケーションは閉じるようにしましょう。

静かで明るい場所を選び、集中を妨げる要素を物理的に排除することが大切です。

また、長時間同じ姿勢でいると疲れやすくなるため、適切な高さにディスプレイを調整し、快適な椅子を使用するなど、エルゴノミクス（人間工学）にも配慮した環境整備を心がけましょう。

会議の途中で短い休憩を挟む「ポモドーロ・テクニック」を意識的に取り入れるのも有効です。

例えば、50分会議したら10分休憩するといったサイクルで、脳の疲れをリフレッシュさせます。

目の疲れを感じやすい場合は、ディスプレイの輝度を調整したり、ブルーライトカット機能を使用したりするのも良いでしょう。

自身の集中力を最大限に引き出すための環境を整えることが、オンライン会議成功の秘訣です。

会議後のフォローアップで差をつける！

オンライン会議は、会議そのものが終わって初めて完結するわけではありません。

会議後のフォローアップが、その成果を最大化し、参加者との信頼関係を深める上で非常に重要です。

特に、社外との会議が62.7%を占める企業が多い現状では、丁寧なフォローアップはビジネスの継続性にも影響します。

最も基本的なのは、議事録の迅速な共有です。

会議で決定された事項、議論の要点、そして何よりも重要な「誰が、いつまでに、何をするのか」というアクションアイテムを明確に記載し、参加者全員に共有しましょう。

これにより、認識の齟齬を防ぎ、次の行動へスムーズに繋げることができます。

さらに、会議に参加してくれたことへの感謝のメッセージを添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。

議事録を共有する際は、次回の会議の予定や関連資料へのリンクも一緒に送ると、参加者の手間を省き、次のステップへの移行をスムーズにします。

会議はプロセスであり、その後のフォローアップまで含めて「成功」と言えるでしょう。