【ビジネス英語】オンライン会議をスムーズに！定番フレーズとマナー

【ビジネス英語】オンライン会議をスムーズに！定番フレーズとマナー

オンライン会議は、現代のビジネスシーンにおいて不可欠なコミュニケーションツールとなっています。コロナ禍を経て、オンライン会議ツールの利用は急速に普及し、ビジネスシーンに定着しました。ある調査では、8割以上の企業が会議の5割以上をオンラインで実施していると報告されています。

しかし、その利便性の反面、対面とは異なる難しさも存在します。「相手の感情が読み取りにくい」「意思疎通がしづらい」「会議が間延びする」といった課題は依然として残されています。

本記事では、これらの課題を解決し、オンライン会議をスムーズに進めるための定番フレーズやマナー、そしてより快適に会議を行うためのヒントを具体的な英語表現とともにご紹介します。

効果的なコミュニケーションを実現し、生産性の高いオンライン会議を目指しましょう。

オンライン会議で使える！基本の挨拶と声かけフレーズ

会議開始時の挨拶と状況確認

オンライン会議の冒頭は、参加者全員がスムーズに会議に入れるよう、丁寧な挨拶と技術的な確認から始めることが重要です。まずは、自分の声がはっきりと聞こえているか、画面共有ができているかを確認しましょう。

• “Can everyone hear me clearly?”（皆さん、私の声ははっきり聞こえますか？）
• “Can you see my screen?”（画面は共有できていますか？）

これらのフレーズは、オンライン会議がスムーズに始まるための「最初の関門」と言えるでしょう。特に、ビジネスシーンでは丁寧な言い回しが好まれるため、”May I confirm that everyone can hear me clearly?” のように、より丁寧な表現を使うことも有効です。

現代のビジネスにおいて、オンライン会議はもはや日常の一部となっています。ある調査では、8割以上の企業が会議の半分以上をオンラインで実施しているというデータも出ており、ZoomやMicrosoft Teamsといったツールの利用が一般的です。だからこそ、こうした基本的な確認を怠らず、全員が快適に会議に参加できる環境を整えることが、生産性向上への第一歩となります。

会議の始まりにこうした確認を行うことで、後のトラブルを未然に防ぎ、参加者全員が集中して議論に臨めるようになります。これは、オンライン会議の質を高める上で非常に重要なマナーであると心得ておきましょう。

議題へのスムーズな移行と開始の合図

参加者の接続や音声状況が確認できたら、いよいよ会議の本題へと移ります。ファシリテーター（進行役）は、明確な言葉で会議の開始を宣言し、議題へとスムーズに誘導することが求められます。

• “Let’s get started.”（では、始めましょう。）
• “Let’s move on to today’s agenda.”（本日の議題に進みましょう。）
• “The first item on the agenda is…”（最初の議題は…です。）

これらのフレーズは、会議にメリハリをつけ、参加者の意識を集中させる効果があります。対面会議のように場の雰囲気で自然と進行するわけではないオンライン会議では、明確な「合図」が特に重要です。

会議の目的を冒頭で改めて共有し、「本日は〇〇について議論し、△△を決定することを目的としています」と伝えることで、参加者全員が共通のゴール意識を持って議論に臨めます。ビジネスパーソンの労働時間の約40%が社内会議に費やされているというデータもあるため、効率的な会議進行は、全体の生産性向上に直結します。

事前にアジェンダを共有しておくことも、スムーズな移行には不可欠です。参加者が議題を事前に把握していることで、より建設的な意見交換が期待できるでしょう。これらの工夫を通じて、無駄なく、生産性の高いオンライン会議を実現していきましょう。

参加者への配慮と声かけのコツ

オンライン会議では「相手の感情が読み取りにくい」「意思疎通がしづらい」といった課題が指摘されています。これを解消するためには、ファシリテーターが意識的に参加者全員に声かけを行い、意見を引き出すことが重要です。

• “What’s your perspective on this issue, [Name]?”（この問題についてのあなたの見解は、[名前]さん？）
• “What do you think?”（どう思いますか？）
• “Does anyone have any thoughts on this point?”（この点について何か意見はありますか？）

特定の参加者を名指しで意見を求めることで、発言の機会を均等に与え、議論への参加を促すことができます。特に、発言が少ない参加者や、英語が第二言語の参加者に対しては、より意識的な配慮が必要です。

また、意見を求める際には「Yes/No」で終わる質問だけでなく、「Could you elaborate on that?」（それについて詳しく説明していただけますか？）のように、具体的な説明を促すオープンな質問を心がけましょう。これにより、より深い議論へと繋げることができます。

オンライン会議では、対面会議に比べて発言のタイミングが難しいため、ファシリテーターが「それでは、この件について〇〇さんからお願いします」のように、発言者を指名する形で進行するのも効果的です。全員が安心して意見を言える、オープンな雰囲気作りを心がけましょう。

「聞こえますか？」や「聞き取れない」を英語でどう伝える？

音声・映像トラブル発生時の伝え方

オンライン会議では、インターネット接続やデバイスの不具合による音声・映像トラブルがつきものです。このような状況に陥った際、パニックにならず、適切な英語表現で状況を伝えることが重要です。そうすることで、会議の参加者も状況を理解し、対応しやすくなります。

• “I’m sorry, I’m having trouble with my connection.”（すみません、接続に問題があります。）
• “Could you repeat that? I lost connection for a moment.”（もう一度お願いできますか？一瞬接続が切れました。）
• “My camera isn’t working at the moment.”（今、カメラが作動していません。）
• “I think my microphone is muted.”（マイクがミュートになっているようです。）

会議開始前の接続テストは非常に重要ですが、会議中に予期せぬトラブルが発生することもあります。その際は、沈黙したり、諦めたりするのではなく、上記のようなフレーズを使って速やかに状況を共有しましょう。

「意思疎通がしづらい」というオンライン会議の課題は、このような技術的な問題によっても引き起こされます。問題を早期に伝え、必要であればチャット機能を使ってメッセージを送るなど、代替手段を活用することも検討しましょう。正直かつ迅速に状況を伝えることで、会議の参加者全員が協力し、問題解決へと向かうことができます。

相手の声が聞こえない・聞き取れない時の表現

会議中に相手の声が聞こえなかったり、途切れて聞き取りにくい場合も、遠慮せずにその状況を伝えることが大切です。曖昧なままにしておくと、重要な情報を見落とすことになりかねません。しかし、伝え方には丁寧さが求められます。

• “I can’t hear you clearly.”（あなたの声がはっきり聞こえません。）
• “You’re breaking up.”（声が途切れています。）
• “Could you speak up a little?”（もう少し大きな声で話していただけますか？）
• “Would you mind repeating that, please? I couldn’t quite catch it.”（恐れ入りますが、もう一度繰り返していただけませんか？よく聞き取れませんでした。）

「聞き取れない」という状況は、自分の接続環境の問題だけでなく、相手のマイクや話し方、周囲の雑音が原因であることもあります。もし、一部の単語やフレーズだけが聞き取れなかった場合は、“Could you spell that out for me?”（それをスペルアウトしていただけますか？）と尋ねるのも良いでしょう。

「意思疎通がしづらい」というオンライン会議の課題を解決するためには、こうした率直なコミュニケーションが不可欠です。相手に不快感を与えないよう、”I’m sorry, but…” や “Excuse me, but…” のように、クッション言葉を挟むことを意識しましょう。

必要であれば、チャット機能を使って聞き取れなかった部分を書いてもらうようお願いすることもできます。柔軟な対応を心がけ、情報共有の漏れがないように努めましょう。

自分の声が相手に届いているか確認するフレーズ

自分が発言しようとする際、あるいは発言中に自分の声が相手に届いているか不安になることはありませんか？特に、重要な情報を伝える前や、長い発言をする前には、相手に自分の声が届いているか確認する一手間が、スムーズなコミュニケーションに繋がります。

• “Can you hear me now?”（私の声は聞こえていますか？）
• “Am I coming through clearly?”（私の声ははっきりと届いていますか？）
• “Is my audio clear for everyone?”（皆さんに私の音声ははっきり聞こえていますか？）

これらのフレーズは、自分のマイクが正常に作動しているか、あるいはミュートになっていないかを確認するために役立ちます。特に、発言前に「すみません、声が聞こえているか確認させてください」といった形で一言添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。

オンライン会議のマナーとして、発言時以外はミュートにしておくことが推奨されています。そのため、発言する際にミュート解除を忘れてしまうミスは頻繁に起こりがちです。積極的に自分の音声状況を確認することで、このようなミスを防ぎ、無駄な時間をなくすことができます。

自分が発言する機会が少なく、久しぶりに話す場合などは、特に確認を怠らないようにしましょう。オンライン会議におけるコミュニケーションは、相手への配慮が非常に重要です。この確認行為も、円滑な会議運営に貢献する重要な要素の一つと言えます。

自己紹介や進行に役立つ！オンライン会議で必須の英語表現

自己紹介と参加者の確認

オンライン会議では、特に複数の部署や社外の参加者がいる場合、会議の冒頭で自己紹介をしっかりと行うことが、その後の円滑なコミュニケーションの土台となります。短い時間で、自分の役割と貢献できることを明確に伝えましょう。

• “Hi everyone, I’m [Your Name] from [Your Department/Company]. Nice to meet you all.”（皆さんこんにちは、[あなたの名前]です、[所属部署/会社名]から参加しています。皆さんにお会いできて嬉しいです。）
• “I’d like to introduce [New Member Name] who recently joined our team.”（最近私たちのチームに加わった[新メンバーの名前]さんを紹介したいと思います。）
• “Is everyone present and accounted for?”（全員揃っていますか？）

自己紹介は、参加者全員が互いを認識し、安心して意見交換できる雰囲気を作る上で不可欠です。特に、国際的な会議では、出身国や文化背景が異なるメンバーが参加することもあるため、明確かつ簡潔な自己紹介が求められます。

ビジネスパーソンの労働時間の約40%が社内会議に費やされているというデータから、会議の質を高めるためには、最初の自己紹介からスムーズに進行することが重要です。無駄なく、かつ参加者全員がリラックスできるような導入を心がけましょう。

また、会議の開始時には「全員が揃っているか」を確認するフレーズも役立ちます。これにより、遅れて参加する可能性のあるメンバーを考慮したり、議論を始めるタイミングを計ったりすることができます。参加者の顔と名前を一致させることは、オンライン会議における「相手の感情が読み取りにくい」という課題を克服する第一歩にも繋がります。

議題の提示と議論の誘導

会議を効率的に進めるためには、ファシリテーターが明確に議題を提示し、議論を適切な方向に誘導するスキルが不可欠です。オンライン会議では、対面会議に比べて議論が脱線しやすい傾向があるため、特に意識的なリードが求められます。

• “The first item on the agenda is…”（最初の議題は…です。）
• “Let’s discuss [Topic A] first.”（まず、[議題A]について議論しましょう。）
• “Do you have any updates on this matter?”（この件について何か進展はありますか？）
• “What do you think about this proposal, [Name]?”（この提案について、[名前]さん、どう思いますか？）

議題を提示する際は、具体的に何を議論するのかを明確に伝え、参加者の集中を促します。もし、特定の議題について進捗状況を確認したい場合は、「Do you have any updates…?」というフレーズが非常に有効です。これにより、現状把握がスムーズに行えます。

また、「会議が間延びする」という課題への対処としても、ファシリテーターが議論を積極的にリードし、適宜意見を求めることが重要です。特定の参加者に発言を促すことで、全員が意見を出しやすい環境を作り、一方的な情報共有に終わらないように努めましょう。

オンライン会議では、話者が明確でないと混乱が生じやすいので、「〇〇さん、その点についてご意見はありますか？」のように、発言者を指定して議論を深めることも効果的です。明確な進行と積極的な誘導が、実りある会議へと繋がります。

意見の要約、合意形成、次へのアクション

オンライン会議の議論が活発に進んだ後、最も重要なのは、そこでの議論をまとめ、合意を形成し、次の具体的なアクションへと繋げることです。多くの会議で十分な効果が出ていないという指摘がある中で、このフェーズを明確にすることは、会議の成果を最大化するために不可欠です。

• “So, to summarize, we have decided that…”（では、まとめると、～と決定しました。）
• “Let me just recap the main points.”（主要な点を改めてまとめさせてください。）
• “Are we all in agreement?”（皆さん、この点で合意していますか？）
• “What are the next steps?”（次のステップは何ですか？）
• “Who will be responsible for [action]?”（[行動]の責任者は誰になりますか？）

議論の最後に、ファシリテーターが主要な意見や決定事項を要約し、参加者全員がその内容に合意しているかを確認します。これにより、認識のズレを防ぎ、会議の透明性を高めることができます。

合意形成後は、具体的な次のアクションと、その担当者、期限を明確にすることが重要です。これにより、議論で終わらず、実際の行動へと繋げることが可能になります。例えば、「〇〇さんには、来週の金曜日までに△△の報告書を作成していただきます」のように、具体的に指示することで、責任の所在が明確になります。

「多くの会議で十分な効果が出ていない」という現状を打破するためには、会議の最後に必ず「決定事項」と「ネクストアクション」を共有し、参加者全員がそれらを理解している状態にすることが極めて重要です。このプロセスを通じて、オンライン会議を単なる情報交換の場ではなく、意思決定と行動を生み出す生産的な場へと変えていきましょう。

カメラオン・オフに関する英語での伝え方とマナー

カメラオンを促すフレーズと理由

オンライン会議では、参加者の表情が見えないと、相手の感情や反応が読み取りにくく、コミュニケーションの質が低下しがちです。そのため、可能な限りカメラをオンにすることが推奨されます。しかし、強制するのではなく、丁寧な言葉でその理由とともに協力を求めることがマナーです。

• “Could you please turn on your camera if possible?”（もし可能でしたら、カメラをオンにしていただけますか？）
• “It would be great if everyone could turn on their cameras, as it helps with non-verbal communication.”（非言語コミュニケーションの助けになるので、皆さんにカメラをオンにしていただけると嬉しいです。）
• “Seeing everyone’s faces helps create a more engaged discussion.”（皆さんの顔が見えると、より活発な議論に繋がります。）

「相手の感情が読み取りにくい」というオンライン会議の課題は、表情やジェスチャーといった非言語コミュニケーションが欠如することで顕著になります。カメラをオンにすることで、参加者間の信頼感を高め、一体感を醸成する効果も期待できます。

ただし、接続環境の問題やプライバシーの都合など、カメラをオンにできない事情がある場合もあります。そのため、常に「if possible」や「if you’re comfortable with it」といった配慮の言葉を添えることを忘れないでください。

特に、ファシリテーターやプレゼンターは、率先してカメラをオンにすることで、他の参加者にも協力を促す良い見本となるでしょう。顔が見えることで、会議の雰囲気が格段に明るく、生産的になります。

カメラオフにする際の許可と説明

会議中に一時的にカメラをオフにしたい状況も発生します。例えば、インターネット接続が不安定な場合や、急な来客、個人的な事情などです。そのような場合でも、無言でオフにするのではなく、一言添えて状況を説明することがオンライン会議のマナーです。

• “I’m sorry, but I need to turn off my camera for a moment due to connection issues.”（申し訳ありませんが、接続の問題で一時的にカメラをオフにする必要があります。）
• “Would you mind if I turn off my camera briefly? I have a private matter to attend to.”（短時間カメラをオフにしてもよろしいでしょうか？個人的な用事がありますので。）
• “I’ll be back on camera shortly.”（すぐにカメラをオンに戻します。）

理由を簡潔に伝えることで、他の参加者はあなたの状況を理解しやすくなります。これにより、会議の流れを妨げることなく、スムーズに対応できます。特に、接続の問題で音声が途切れる可能性がある場合は、カメラをオフにすることで帯域幅を節約し、音声品質を向上させる効果も期待できます。

ミュートの活用と同様に、カメラのオン・オフも会議への配慮として考えましょう。「会議が間延びする」原因の一つに、こうした技術的な問題に対する不適切な対応も挙げられます。適切なタイミングで適切な表現を使うことで、無駄な中断を避け、会議の効率性を保つことができます。

もし、長時間のカメラオフが必要な場合は、事前にその旨を伝えておくのがより丁寧です。こうした小さな気遣いが、オンライン会議におけるプロフェッショナルな印象を形成します。

オンライン会議における服装と背景のマナー

カメラをオンにする場合、自分の身だしなみだけでなく、背景に映り込むものにも配慮することが重要です。オンライン会議は自宅から参加することも多いため、つい気が緩みがちですが、プロフェッショナルな印象を保つための配慮は欠かせません。

まず、服装については、清潔感のあるビジネスカジュアルを基本としましょう。上半身だけでなく、立って動き回る可能性を考慮し、全身が映っても問題ない服装を心がけることが賢明です。

背景については、以下の点に注意してください。

• 散らかっていないか： 私物やゴミが映り込んでいないか確認しましょう。
• プライベートな情報： 個人の写真や書類など、見られたくないものが映り込んでいないかチェックします。
• 適切な明るさ： 顔が明るく見えるように照明を調整し、逆光にならないように配置を工夫しましょう。

もし、自宅の環境が会議に適さない場合は、多くのオンライン会議ツールに搭載されているバーチャル背景や背景ぼかし機能を積極的に活用しましょう。これにより、プライバシーを保護しつつ、プロフェッショナルな雰囲気を保つことができます。

「カメラオン」を促すことの重要性は、非言語コミュニケーションの確保だけでなく、参加者全員が会議に集中し、真剣に取り組む姿勢を示すことにもあります。服装や背景への配慮は、その姿勢を視覚的に伝える重要な要素です。事前準備を怠らず、常にプロフェッショナルなイメージを意識して会議に臨みましょう。

オンライン会議をもっと快適にするためのヒント

集中力を維持するための工夫

オンライン会議は便利ですが、対面会議に比べて集中力を維持するのが難しいと感じる人も少なくありません。ある調査では、連続した会議は集中力を低下させ、ストレスを感じさせることが明らかになっています。これを解消し、会議の質を高めるための工夫が必要です。

• 会議時間を1時間以内にする: 人が集中できる時間は限られています。必要であれば、休憩を挟むなどの工夫をしましょう。
• 休憩を挟む: 長時間会議が続く場合は、5～10分程度の短い休憩を挟むだけでも、集中力やエンゲージメントを高める効果があります。
• 明確なアジェンダと目的設定: 事前にアジェンダを共有し、会議の目的を明確にすることで、参加者が何を話し合うべきか理解しやすくなります。
• ファシリテーターの積極的な介入: 議論が脱線しそうになったら、ファシリテーターが軌道修正し、本題に引き戻すことが重要です。

会議の目的が不明確だと、参加者は何のためにその場にいるのか分からず、集中力を保つことが難しくなります。「この会議で何を決定し、誰が何を実行するのか」を明確にすることが、会議の生産性を高める上での鍵となります。

また、参加者が積極的に発言できるような雰囲気作りも重要です。単なる情報共有だけでなく、意見交換や意思決定を促す工夫を取り入れることで、会議への当事者意識を高め、集中力を持続させることができます。集中力を高めることは、「会議が間延びする」という課題への最も効果的な対策の一つです。

生産性を高めるための準備と環境設定

オンライン会議の生産性を最大限に引き出すためには、会議そのものの進行だけでなく、事前の準備と快適な環境設定が不可欠です。事前の接続テストや資料準備を徹底することで、無駄な時間をなくし、スムーズな会議進行を実現できます。

• 事前準備の徹底:
  • 会議開始前に、インターネット接続やマイク・カメラの動作確認を行いましょう。
  • 必要な資料は事前に開いておき、すぐにアクセスできるようにしておきましょう。
• ミュート機能の積極的な活用: 発言時以外はミュートにし、周囲の雑音（キーボードの音、家族の声など）が入らないように配慮しましょう。ノイズキャンセリング機能付きのヘッドセットも有効です。
• 静かで集中できる場所の確保: 自宅から参加する場合でも、可能な限り外部からの邪魔が入らない静かな環境を選びましょう。

「Zoom」や「Microsoft Teams」といったツールは、画面共有やチャット機能など、多様な機能を備えています。これらの機能を効果的に活用することも、生産性向上に繋がります。例えば、議論中にチャットで質問を受け付けることで、話の流れを中断せずに、全員の疑問を解消できます。

さらに、テレワークとオフィス出社を組み合わせたハイブリッドワークは、生産性向上だけでなく、従業員満足度や人材定着にも繋がる可能性があります。最適な会議形式を選択することも、生産性向上の一環と言えるでしょう。

これらの準備と環境設定は、単なるマナーに留まらず、会議の「質」と「効率」を左右する重要な要素です。万全の準備で、生産性の高いオンライン会議に臨みましょう。

効果的な会議終了とフォローアップ

オンライン会議は、議論がまとまり、次のアクションが明確になったら、スムーズに終了することが重要です。「会議が間延びする」という課題を避けるためにも、明確な終わりの合図と、その後のフォローアップを怠らないようにしましょう。

• 感謝の言葉: 参加者全員に感謝を伝えることで、良い印象で会議を終えることができます。
  • “Thank you for your participation.”（ご参加ありがとうございました。）
  • “Thank you for your valuable input.”（貴重なご意見ありがとうございました。）
• 明確な会議終了の合図:
  • “Let’s wrap up here.”（ここで終わりにしましょう。）
  • “That concludes our meeting for today.”（本日の会議はこれで終了です。）
• フォローアップの徹底:
  • 議事録（Meeting Minutes）を速やかに共有し、決定事項、次のステップ、担当者、期限を明確に記載しましょう。
  • 必要であれば、次回の会議設定や個別のアクションアイテムの確認メールを送ります。

会議の最後に、今日の議論の成果と次のステップを簡単に再確認する時間を設けることで、参加者全員が共通の理解を持って会議を終えることができます。これにより、会議の成果が行動に直結するようになります。

「多くの会議で十分な効果が出ていない」という指摘がある中で、会議後のフォローアップは、その効果を最大限に引き出すための重要なプロセスです。議事録の共有は、参加者間の認識の齟齬を防ぎ、責任の明確化にも繋がります。

オンライン会議は、適切に運用することで、効率的で生産性の高いコミュニケーションを実現できる強力なツールです。ここで紹介したフレーズやマナー、そして最新のデータや傾向を参考に、よりスムーズで効果的なオンライン会議を目指しましょう。