テレワーク導入の準備と注意点｜36協定や種類、新制度を解説

テレワークの基本：3つの種類とメリット・デメリット

テレワークの種類とそれぞれの特徴

テレワークとは、情報通信技術（ICT）を活用し、時間や場所にとらわれずに柔軟な働き方を実現するものです。主に以下の3つの形態が一般的ですが、休暇と仕事を組み合わせた「ワーケーション」を含めるとさらに多様な働き方が可能です。

まず、最も広く知られているのが在宅勤務です。これは従業員の自宅を就業場所とする形態で、通勤時間の削減や、ご自身の生活リズムに合わせたワークライフバランスの向上といった大きなメリットがあります。育児や介護と仕事の両立を図りやすい点も魅力です。

次に、モバイルワークがあります。これはカフェやホテル、移動中の電車内など、自宅以外の場所で業務を行う形態です。外出先での隙間時間を有効活用したり、集中したい時に場所を変えて作業効率を高めたりすることができます。営業職やフリーランスの方によく見られる働き方です。

そして、サテライトオフィス勤務 / 施設利用型テレワークです。企業が整備したサテライトオフィスや、コワーキングスペースなどの外部施設を利用します。自宅での作業環境が整わない場合や、チームメンバーとの交流が必要な場合に活用されることが多く、集中できる作業環境の確保や、オン・オフの切り替えがしやすいという特徴があります。

導入が進む背景と現状の導入率

テレワークは、近年特に新型コロナウイルス感染症の拡大を契機に急速に普及し、多くの企業で標準的な勤務形態となりつつあります。感染リスクの軽減という緊急的な側面だけでなく、企業と従業員双方にとってのメリットが再認識された結果、その導入は加速しました。

データを見ると、民間企業のテレワーク導入率は2022年度で62.9％と高い水準に達しています。また、総務省の調査では、2023年時点での企業のテレワーク導入率は約50％と報告されており、これはコロナ禍が落ち着いた現在でも、テレワークが社会に定着しつつあることを示しています。

さらに、従業員の意識も高く、コロナ禍が落ち着いた現在でもテレワークの継続希望率は81.9%にも上ります。これは、多くの従業員がテレワークの利便性や柔軟性を享受しており、今後も働き方の選択肢の一つとして強く望んでいる証拠と言えるでしょう。企業側も、従業員満足度の向上や採用競争力強化の観点から、テレワークを積極的に導入・継続する傾向にあります。

企業と従業員それぞれのメリット・デメリット

テレワークは、企業と従業員双方に多大なメリットをもたらしますが、同時にデメリットも存在します。導入を検討する際は、これらを総合的に理解することが重要です。

従業員にとってのメリットとしては、まず通勤時間とストレスの削減が挙げられます。これによりプライベートな時間が増え、ワークライフバランスの向上が期待できます。また、集中できる環境を自分で選べるため、業務効率の向上や生産性アップに繋がることもあります。育児や介護との両立がしやすくなる点も大きな利点です。

一方で、デメリットとしては、社内コミュニケーションの減少による孤独感や、チームワークの希薄化が挙げられます。また、オン・オフの切り替えが難しくなり、長時間労働に陥るリスクや、メンタルヘルス不調のリスクも指摘されています。自宅の執務環境が整っていない場合は、身体的な負担が増える可能性もあります。

企業にとってのメリットは、オフィス維持コストの削減、採用エリアの拡大による優秀な人材の確保、従業員エンゲージメントの向上などが挙げられます。災害時などにおける事業継続性の確保にも貢献します。

しかし、デメリットとして、情報セキュリティリスクの増大、従業員の労務管理の複雑化、ICT環境の整備や通信費などの費用負担、そして人事評価制度の見直しといった課題があります。「社内での使いたいサービスがない」という声も多く、適切なツールの導入と運用が求められます。

テレワーク導入のスケジュール：4月・10月・来年を見据えて

導入初期に準備すべきこと

テレワークを導入する際には、綿密な準備が不可欠です。まず、最も重要なのは労務管理体制の整備です。テレワークであっても労働基準法をはじめとする労働関係法令は適用されるため、労働時間の適正な把握が求められます。勤怠管理システムの導入やPCログの活用など、客観的な方法で勤務時間を把握する仕組みを構築しましょう。

次に、ICT環境とセキュリティの確保です。従業員が業務を遂行するために必要なPCやインターネット回線、ソフトウェアなどの環境を整備し、情報漏洩リスクを低減するためのセキュリティ対策を講じる必要があります。セキュアブラウザの利用やVPN接続は必須であり、セキュリティポリシーの明確化と従業員への周知徹底が重要です。

また、執務環境と健康管理への配慮も忘れてはなりません。従業員が自宅で健康的に働ける環境であるかを確認し、必要に応じてサポートする体制を整えましょう。厚生労働省が提供するチェックリストは、事業者側と労働者側双方にとって非常に参考になります。さらに、コミュニケーション不足などによるメンタルヘルス不調への対策として、定期的な面談や相談窓口の設置も検討すべきです。

最後に、費用負担に関する明確な取り決めも重要です。テレワーク中の通信費や光熱費などの経費負担について、会社と従業員の間であらかじめルールを定め、就業規則等に明記することで、不要なトラブルを防ぐことができます。

継続的な運用と見直しフェーズ

テレワークは一度導入すれば終わりではなく、継続的な運用と定期的な見直しが不可欠です。導入後に顕在化しやすい課題の一つが、社内コミュニケーションの減少です。これを解決するためには、オンライン会議ツールの活用はもちろんのこと、チャットツールでの雑談を推奨したり、定期的なオンライン懇親会を開催したりするなど、意図的にコミュニケーションの機会を創出する工夫が求められます。

また、テレワークの頻度が高い場合は、従来の評価制度の見直しが必要となることがあります。成果主義を強化したり、目標設定のプロセスをより具体化したりするなど、テレワークの特性に合わせた公正な評価基準を構築することが重要です。従業員が自身の働き方を納得できるような制度設計を目指しましょう。

「使いたいサービスがない」という課題に対しても、積極的な解決策が必要です。従業員のニーズをヒアリングし、業務効率を向上させる新たなITツールの導入を検討しましょう。そして、導入したツールはただ提供するだけでなく、利用方法の研修やサポート体制を整えることで、従業員のスキルアップにも繋げることができます。

さらに、テレワークを導入する際は、利用できる従業員とできない従業員との間に不公平感が生じないよう配慮することも重要です。全ての職種でテレワークが難しい場合でも、他の柔軟な働き方（時差出勤、時短勤務など）を提供することで、公平性を保ち、従業員満足度を維持する努力が必要です。

新制度や将来的な動向への対応

働き方を取り巻く環境は常に変化しており、テレワークについても例外ではありません。特に「令和6年・7年」といった時期に向けて、法改正や新たなガイドラインの発表など、様々な動きが想定されます。

企業としては、これらの最新情報を常にキャッチアップし、自社のテレワーク制度が法的に適合しているか、また社会の動向に即しているかを確認する体制を整える必要があります。厚生労働省が提供するガイドラインなどは、変更点や新たな指針が示される重要な情報源となるため、定期的に確認することが不可欠です。

また、将来的には「フルリモート」と「オフィス出社」を組み合わせたハイブリッドワークがより一層浸透していくと予想されます。この働き方では、オフィスの役割が「単なる執務スペース」から「コラボレーションやイノベーションを促進する場」「従業員のエンゲージメントを高めるコミュニティ形成の場」へと変化していきます。

企業は、オフィス空間の見直しや、ハイブリッドワークをスムーズに進めるための新たなツールの導入、そして従業員の働き方をサポートするための教育プログラムの提供などを積極的に検討していくべきでしょう。技術の進化と社会の変化に対応し続ける柔軟な姿勢が、これからのテレワーク経営には求められます。

36協定との関係性：テレワークにおける労使協定の重要性

テレワークと36協定の基本的な考え方

テレワークを導入する上で、特に注意が必要なのが労働時間管理と36協定との関係性です。36協定（時間外労働・休日労働に関する協定）は、労働基準法第36条に基づき、法定労働時間を超える労働や法定休日における労働を従業員に命じる際に、労働者の過半数で組織する労働組合、または労働者の過半数を代表する者と使用者が書面で締結し、労働基準監督署に届け出る義務があるものです。

重要なのは、テレワークを行う場合でも、この労働基準法をはじめとする労働関係法令が適用されるという点です。つまり、テレワークだからといって、時間外労働や休日労働に関する規制が緩和されるわけではありません。

テレワークにおける36協定の適用について、特に注目すべきは「事業場単位」という考え方です。従業員の自宅は、原則として「事業場」とはみなされません。そのため、個々の従業員の自宅ごとに36協定を締結する必要はありません。しかし、会社全体、つまり事業場単位で締結された36協定の範囲内で、テレワークを行う従業員に対しても時間外労働や休日労働を命じる必要があるという点には留意が必要です。会社として、どの程度の時間外労働を許可するのかを明確にし、従業員に周知することが求められます。

休憩時間の一斉付与原則と特例

労働基準法では、休憩時間について「一斉付与の原則」が定められています。これは、原則として全ての従業員に同じ時間に休憩を与えるというものです。しかし、テレワークにおいては、従業員がそれぞれ異なる場所で業務を行うため、この一斉付与の原則を適用することが困難な場合があります。

ここで重要となるのが、労使協定による特例措置です。労働基準法第34条第2項には、「使用者は、労働組合と、又は労働者の過半数を代表する者と書面による協定をした場合においては、前項の規定にかかわらず休憩時間を一斉に与えないことができる」と明記されています。

つまり、労使協定を結ぶことで、テレワークを行う従業員に対しては、休憩時間の一斉付与の原則を適用除外とすることが可能になります。これにより、従業員は自身の都合の良いタイミングで休憩を取ることができ、より柔軟な働き方が実現します。ただし、協定を締結する際には、休憩時間の取得に関するルールや、取得しなかった場合の対応などを明確に定めておくことがトラブル防止のために不可欠です。

この特例措置を活用することで、テレワークにおける休憩時間の管理の難しさを解消し、従業員が自身の裁量で休憩を取れるような環境を整備することができます。

労務管理におけるその他協定の必要性

36協定や休憩時間の一斉付与に関する労使協定だけでなく、テレワークを円滑に進めるためには、他にも様々な労使間の取り決めや協定が必要となります。

例えば、労働条件の明示は極めて重要です。テレワークに関する具体的なルールや条件（勤務場所、勤務時間、評価方法、費用負担など）を明確にし、就業規則やテレワーク規程として文書化して従業員に周知することが不可欠です。これにより、従業員は安心してテレワークに取り組むことができ、会社側も一貫した運用が可能になります。

また、テレワークでは従業員の働き方が見えにくくなるため、従来の人事評価制度の見直しも検討すべき点です。成果に基づいた評価基準を導入するなど、テレワークの実態に合わせた評価制度を構築し、それについても労使間で十分に協議することが望ましいでしょう。評価制度の見直しには、従業員のモチベーション維持や公平性の確保という点で大きな影響を与えます。

さらに、テレワーク中の通信費や光熱費など、経費負担に関する取り決めも重要です。どの費用を会社が負担し、どの費用を従業員が負担するのかを明確にし、労使協定や就業規則に明記することで、後々のトラブルを防ぎ、従業員の納得感を得ることができます。このように、多岐にわたる労使協定の締結と適切な運用が、テレワーク成功の鍵となります。

テレワークの課題と解決策：ホテル活用やスペース探し

情報セキュリティと通信環境の確保

テレワーク導入における最大の懸念の一つが、情報セキュリティです。オフィス外での業務は、情報漏洩や不正アクセス、デバイスの紛失・盗難などのリスクを高めます。これを軽減するためには、以下の対策が不可欠です。

まず、従業員の利用するPCには、ウイルス対策ソフトの導入はもちろん、セキュアブラウザの利用やVPN接続を必須とすべきです。これにより、安全な経路で社内ネットワークにアクセスし、情報が傍受されるリスクを低減できます。また、パスワードの厳格化、二段階認証の導入、定期的なセキュリティ教育の実施も欠かせません。万が一の事態に備え、デバイスの紛失・盗難時のリモートワイプ（遠隔データ消去）機能なども検討すべきでしょう。

次に、通信環境の確保です。従業員の自宅のインターネット環境に業務の質が左右されることも少なくありません。会社として、高速かつ安定したインターネット環境を従業員に提供するための補助金制度や、モバイルWi-Fiルーターの貸与などを検討することで、業務の滞りを防ぎ、生産性を維持することができます。

情報セキュリティと通信環境は、テレワークの基盤となる要素であり、これらが不安定だと業務そのものに支障をきたし、企業の信頼を損ねる可能性もあるため、最優先で取り組むべき課題と言えるでしょう。

従業員の執務環境と健康管理

自宅での執務環境は、従業員の生産性だけでなく、心身の健康にも大きく影響します。オフィスのように整った環境ではない場合も多いため、企業側からの配慮が求められます。

厚生労働省は、事業者用および労働者用のチェックリストを提供しており、これらを活用することで、適切な照明、机や椅子の高さ、ディスプレイの配置など、健康的に働ける執務環境の整備を促すことができます。必要に応じて、モニターやキーボード、エルゴノミクスチェアなどの備品購入補助や貸与を検討するのも良いでしょう。

また、テレワークによるメンタルヘルス不調も深刻な課題です。コミュニケーション不足による孤独感、オン・オフの切り替えの難しさによる長時間労働、家族との境界線が曖昧になることによるストレスなどが原因となります。これに対し、企業は定期的なオンライン面談の実施、相談窓口の設置、EAP（従業員支援プログラム）の導入などを通じて、従業員のメンタルヘルスケアに積極的に取り組む必要があります。

自宅の執務環境がどうしても整わない従業員のために、サテライトオフィスやコワーキングスペースの契約、あるいはホテルでのデイユース利用といった選択肢を提供する企業も増えています。これにより、従業員は集中できる場所を選び、オン・オフの切り替えを図ることができ、企業の健康経営にも寄与します。

コミュニケーション不足の解消策

テレワーク導入後の課題として、最も多く挙げられるのが社内コミュニケーションの減少です。オフィスでの偶発的な会話が失われることで、チームの一体感が損なわれたり、情報共有が滞ったりするリスクがあります。

この課題を解決するためには、意識的かつ計画的なコミュニケーション施策が不可欠です。まず、定期的なオンライン会議はもちろんのこと、チャットツールを積極的に活用し、業務連絡だけでなく、ちょっとした雑談ができるような「バーチャル休憩室」のような場を設けることも有効です。テキストコミュニケーションだけでなく、ビデオ通話機能を活用して、顔を見ながら話す機会を増やすことも重要です。

また、参考情報にある「社内での使いたいサービスがない」という課題は、コミュニケーション不足を助長する一因にもなります。適切なプロジェクト管理ツール、情報共有ツール、コラボレーションツールの導入は、業務効率化だけでなく、チームメンバー間の連携を強化し、円滑なコミュニケーションを促進します。導入後は、これらのツールの使い方に関する研修を徹底し、従業員が使いこなせるようにサポートすることも重要です。

さらに、定期的にオフラインでの交流機会を設けることも有効です。全社的な集まりやチームごとのランチ会、ワークショップなどを開催することで、対面でのコミュニケーションを活性化させ、チームビルディングを強化することができます。オンラインとオフラインのバランスを取りながら、最適なコミュニケーション環境を構築することが、テレワークを成功させる鍵となります。

テレワークの未来：令和6年・7年に向けた準備

働き方改革の深化と法改正の動向

テレワークは、日本の働き方改革を推進する上で不可欠な要素となっています。令和6年、そしてその先の令和7年に向けて、国や政府はさらなる働き方の柔軟化を促すための政策や法改正を進める可能性があります。

例えば、労働基準法における労働時間管理の解釈の明確化や、テレワークに伴う労働安全衛生法の適用範囲、情報セキュリティに関するガイドラインの改定などが挙げられます。企業は、これらの法改正や新たな指針の動向を常に注視し、自社のテレワーク制度が最新の法令に準拠しているかを確認し、必要に応じて就業規則やテレワーク規程の見直しを行う準備をしておく必要があります。

特に、長時間労働の是正やハラスメント対策など、従業員の健康と安全に関わる法規制は強化される傾向にあります。テレワーク環境下でのハラスメント（例：オンライン会議での不適切な発言、チャットでの嫌がらせ）への対応策や、従業員のメンタルヘルスケアに関する義務など、企業が取るべき措置が増える可能性も考慮に入れるべきです。

労働行政機関が提供するセミナーや、関連団体の情報発信を積極的に活用し、常に最新の情報を入手することが、企業が持続可能なテレワーク体制を構築する上での基盤となります。

ハイブリッドワークの浸透とオフィス戦略

コロナ禍で急速に普及したテレワークですが、その先の働き方として、オフィス出社とテレワークを組み合わせた「ハイブリッドワーク」が主流になると予測されています。これは、フルリモートの課題（コミュニケーション不足、一体感の希薄化など）と、完全出社の課題（通勤負担、コスト増など）の双方を解決する、バランスの取れた働き方として注目されています。

ハイブリッドワークが浸透するにつれて、オフィスの役割も大きく変化します。これまでの「個人が集中して作業する場」から、「チームメンバーが協働し、イノベーションを生み出す場」「社員同士が交流し、企業の文化を育むコミュニティスペース」としての側面がより強調されるようになるでしょう。

企業は、オフィス空間の見直しを進める必要があります。個人が集中できるブースだけでなく、活発な議論ができるコラボレーションスペース、カジュアルなコミュニケーションを促すカフェスペースなどを積極的に導入し、従業員が「オフィスに行きたい」と思えるような魅力的な空間づくりを目指すべきです。また、オフィスだけでなく、サテライトオフィスやコワーキングスペースも戦略的に活用することで、従業員がその日の業務内容や気分に合わせて最適な場所を選べるような環境を提供することが求められます。

テクノロジー進化がもたらす新たな働き方

テクノロジーの進化は、テレワークの未来を大きく形作ります。令和6年、そしてさらに先の未来では、現在のテレワークとは一線を画すような、新たな働き方が登場する可能性を秘めています。

例えば、VR（仮想現実）やAR（拡張現実）技術を活用した「メタバースオフィス」の実現が挙げられます。これにより、物理的な距離を超えて、まるで同じ空間にいるかのような没入感のあるコミュニケーションや共同作業が可能になり、現在のオンライン会議の課題を解決するかもしれません。遠隔地にいるメンバーとも、より自然で効率的なコラボレーションが実現するでしょう。

また、AI（人工知能）による業務自動化は、テレワークにおける生産性を飛躍的に向上させます。ルーティンワークやデータ分析などをAIが担うことで、従業員はより創造的で戦略的な業務に集中できるようになります。AIを活用したプロジェクト管理ツールや、従業員のメンタルヘルスをケアするAIチャットボットなども、すでに開発が進んでいます。

このようなテクノロジーの進化に対応するためには、企業は積極的にDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進し、従業員もリスキリング（学び直し）を通じて新たなスキルを習得していくことが不可欠です。未来のテレワークは、場所や時間に縛られないだけでなく、テクノロジーが人の能力を最大限に引き出す、よりスマートで生産性の高い働き方へと進化していくでしょう。