フレックスタイム制、なぜか使いづらい？その理由と改善策

近年、働き方改革の一環として導入が進むフレックスタイム制ですが、「使いにくい」「なぜか活用できていない」と感じる声も少なくありません。

本記事では、フレックスタイム制が使いにくい理由や、その改善策について、最新の調査データや専門家の意見を交えて解説します。

フレックスタイム制が普及しない理由とは？

導入率の現状と企業規模・業種による偏り

厚生労働省の2023年調査によると、フレックスタイム制の導入率は全体で6.8%に留まっています。この数字は、働き方改革の波に乗る制度としてはまだ低いと言えるでしょう。

しかし、企業規模や業種によって導入率には大きな差があります。従業員規模が1,000名以下の企業や、IT・通信業、情報通信業、学術研究、専門・技術サービス業などでは導入率が高い傾向が見られます。特に、管理部門・士業に限定した調査では、2023年の平均導入率は48%と、全体平均を大きく上回っており、職種による導入のしやすさの違いが浮き彫りになっています。

このような偏りは、制度導入のハードルや業種ごとの働き方の特性が影響していると考えられます。例えば、製造業のように生産ラインが稼働する時間が固定されている業種では、導入が難しいケースも少なくありません。

勤怠管理の複雑さとコミュニケーション不足

フレックスタイム制が使いにくいと感じられる大きな理由の一つに、勤怠管理の複雑さが挙げられます。

従業員一人ひとりの始業・終業時間が異なるため、従来の画一的な勤怠管理方法では対応が困難になりがちです。これにより、人事や管理職の負担が増大し、正確な労働時間管理が難しくなる可能性があります。

また、従業員の出社時間がバラバラになることで、チーム内での連携や情報共有がスムーズに行われず、コミュニケーション不足に陥る懸念も指摘されています。会議のスケジュール調整が難しくなったり、偶発的な会話から生まれるアイデアの機会が失われたりすることで、チーム全体の生産性が低下する可能性も考えられます。

特に日本の企業文化では、対面でのコミュニケーションを重視する傾向があるため、この問題はより顕著になりやすいと言えるでしょう。

企業文化と制度理解の壁

フレックスタイム制の普及を妨げるもう一つの要因は、日本企業に根付く組織文化と、制度への理解不足です。

多くの日本企業は、変化に対して比較的消極的な文化を持つことがあり、新しい働き方の導入に二の足を踏むケースが見られます。従業員の出社時間がバラバラになることへの漠然とした不安や、従来の「皆で一緒に働く」という慣習から抜け出せない意識が、導入の障壁となることがあります。

さらに、従業員や管理者側の制度への理解が不十分な場合、せっかく導入されたフレックスタイム制もその恩恵を十分に享受できません。例えば、コアタイムやフレキシブルタイムの取り扱いが不明確であったり、「清算期間」における総労働時間の概念が理解されていなかったりすると、混乱が生じ、結果として制度が形骸化してしまう可能性があります。

こうした文化や理解の壁を乗り越えるには、企業全体の意識改革と継続的な情報提供が不可欠です。

「フレックス」なのに「強制」？よくある疑問とその背景

形骸化するコアタイムと名ばかりの自由

「フレックスタイム制なのに、なぜか自由が感じられない」と感じる従業員は少なくありません。その背景には、コアタイムの設定が深く関わっています。

本来、コアタイムはチーム間の連携を円滑にするために設けられるものですが、これが実質的に「出社義務時間」として機能してしまい、フレキシブルタイムに期待される自由な働き方を阻害するケースがあります。

例えば、「9時から17時がコアタイムで、前後1時間だけ調整可能」といった設定では、通常の勤務時間とほとんど変わらず、従業員は「名ばかりのフレックス」だと感じてしまうでしょう。

このような形骸化したコアタイムは、従業員のモチベーションを低下させ、制度本来の目的であるワークライフバランスの向上や生産性向上に繋がりにくくなります。</

チームワーク優先の暗黙のプレッシャー

「フレックス」であるにもかかわらず「強制」と感じるもう一つの理由は、チームワークを優先する日本の企業文化に起因する暗黙のプレッシャーです。

たとえ制度上は自由に始業・終業時間を設定できたとしても、「自分だけ早く帰るのは気が引ける」「チームの他のメンバーが残っているのに、自分だけ遅く来るのは申し訳ない」といった心理が働き、結果的に他のメンバーと合わせる働き方を選んでしまうことがあります。

特にチームでプロジェクトを進める場合や、部署間の連携が頻繁に発生する業務では、個人の自由な働き方がチームに迷惑をかけるのではないか、という懸念が生まれがちです。これにより、制度の柔軟性を享受できず、むしろストレスを感じてしまう従業員もいます。

上司や同僚からの直接的な指示がなくても、周囲の雰囲気や期待を察知して行動する「同調圧力」が、フレックスタイム制の自由度を奪うことがあります。

評価制度とのミスマッチと残業時間の曖昧さ

フレックスタイム制を導入しても「使いづらい」と感じる背景には、現行の評価制度とのミスマッチも挙げられます。

多くの企業では、依然として「オフィスにいる時間」や「残業時間」が評価の暗黙の基準となることがあります。フレックスタイム制では、個人の裁量で働く時間が変動するため、従来の「長時間労働＝頑張っている」という評価基準がそのままでは通用しません。

また、総労働時間で管理する特性上、日々の労働時間に明確な基準がなく、何時間残業とするかの判断が難しくなることがあります。これにより、従業員は「きちんと評価されるか不安」と感じたり、管理職も「評価の仕方が難しい」と頭を悩ませたりします。

制度の柔軟性があるからこそ、業務の成果やプロセスを適切に評価できる制度設計への見直しが不可欠です。あいまいな評価基準は、従業員の不満を高め、結果として制度への不信感につながる可能性があります。

フレックスタイム制で「使いづらい」と感じる具体的なシチュエーション

急な会議や打ち合わせに対応できない

フレックスタイム制を導入しているにもかかわらず、「急な会議や打ち合わせに対応できない」という不満はよく耳にします。

たとえば、フレキシブルタイムに当たる時間帯に重要な会議が急遽設定された場合、すでに退勤していたり、まだ出社していなかったりすると、参加することが困難になります。リモートワークとの組み合わせでオンライン会議が増えている現代でも、物理的な参加が求められる場合や、情報共有がリアルタイムで行われる必要がある場面では大きな課題となります。

これにより、重要な情報を見逃してしまったり、自身の業務が遅延してしまったりするリスクが生じます。また、会議に参加できなかったことで、後から情報共有の手間が増え、結局生産性が低下するという悪循環に陥ることもあります。

チームメンバー全員が同じ時間に出社する従来の働き方に慣れている企業ほど、この課題は顕著になりやすいでしょう。

チーム内の連携不足で業務が滞る

従業員の出社時間がバラバラになることで、チーム内の連携不足が生じ、結果として業務が滞るというシチュエーションも頻繁に発生します。

例えば、あるメンバーが早く退勤した後、別のメンバーがその業務を引き継ごうとした際に、必要な情報が見つからなかったり、承認プロセスが止まってしまったりすることがあります。口頭での簡単な確認や、ちょっとした相談ができないことで、業務の進行が遅れ、最終的な納期に影響が出る可能性も考えられます。

特に、複数の部署やチームをまたがるプロジェクトでは、連携のタイミングが合わないことでボトルネックが生じやすくなります。情報共有のルールが曖昧だったり、適切なコミュニケーションツールが導入されていなかったりすると、この問題はさらに深刻化します。

本来、フレックスタイム制は個人の生産性を高めるためのものですが、チームとしての連携が損なわれると、かえって全体としての効率が落ちてしまう恐れがあります。

早帰り・遅出が周囲に気兼ねしてしまう

フレックスタイム制が制度として導入されていても、「早帰りや遅出が周囲に気兼ねしてしまう」という心理的な障壁は非常に根強く存在します。

例えば、子どものお迎えのために早く退勤したい従業員が、上司や同僚がまだ忙しそうにしているのを見て、「自分だけ帰るのは申し訳ない」と感じ、結局は残業をしてしまうケースがあります。また、朝の通勤ラッシュを避けて遅めに出社したい場合も、他のメンバーがすでに業務を開始している中で自分だけ遅れて出社することに抵抗を感じる人もいるでしょう。

このような気兼ねは、日本の「同調圧力」や「皆で一緒に」という文化が背景にあります。制度として許されていても、周囲の目を意識してしまうことで、結局は制度本来のメリットを享受できない状況が生まれてしまいます。

これは、制度のルール設定だけでなく、組織全体の意識改革や、心理的安全性の確保が求められる重要な課題と言えるでしょう。

より効果的にフレックスタイム制を活用するためのヒント

明確なルール設定と最新ツールの導入

フレックスタイム制を効果的に活用するためには、まず明確なルール設定と周知徹底が不可欠です。

就業規則や労使協定で、コアタイム、フレキシブルタイム、清算期間、総労働時間などの具体的なルールを定め、従業員全体に分かりやすく説明し、定期的に周知することが重要です。特に、残業時間の考え方や、万が一の際の連絡体制なども明確にしておくことで、従業員の不安を解消し、スムーズな運用を促します。

また、勤怠管理システムの活用は、複雑な労働時間管理の負担を大幅に軽減します。クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、従業員はどこからでも打刻でき、管理者はリアルタイムで労働状況を把握できるようになります。これにより、手作業での集計ミスを防ぎ、人事や管理職の業務効率を向上させることができます。

適切なツールの導入は、制度の透明性を高め、運用をより円滑にするための第一歩となるでしょう。

コミュニケーションを促進する工夫

フレックスタイム制下でのコミュニケーション不足を解消するためには、意識的な工夫が求められます。

チャットツールやオンライン会議システムは、時間や場所にとらわれないコミュニケーションを促進する上で非常に有効です。例えば、SlackやMicrosoft Teamsのようなツールを活用し、非同期での情報共有を活発に行うことで、全員がオフィスに揃っていなくてもスムーズな連携が可能になります。

また、必要に応じてコアタイムを適切に設定することも一つの解決策です。部署間の連携やチームでの会議など、全員が揃って業務を進める必要がある時間を確保するために、無理のない範囲でコアタイムを設定することで、コミュニケーションの機会を創出できます。

さらに、定期的な「情報共有会」や「チームランチ（オンラインでも可）」などを設けることで、業務以外のカジュアルなコミュニケーションの場を提供することも、チームの結束力を高める上で有効でしょう。

生産性向上のための環境整備と研修

フレックスタイム制の導入は、従業員の生産性向上に繋がるべきです。そのためには、生産性向上のための環境整備が不可欠です。

例えば、フリーアドレス制の導入や、座席管理ツールの活用は、従業員がその日の業務内容に合わせて最適な場所を選べるようにし、集中しやすい環境を提供します。また、必要なIT機器や高速なインターネット環境を整備することで、オフィスでも自宅でも質の高い業務を行えるようにサポートすることも重要です。

加えて、制度理解のための研修は、制度を有効活用するために欠かせません。管理職向けには、フレックスタイム制下での適切なマネジメント方法や評価基準について、従業員向けには、制度の目的、メリット・デメリット、正しい運用方法について丁寧に説明する研修を実施します。

これにより、制度への誤解や不安を解消し、企業と従業員双方にとってメリットの大きい働き方として定着させることができるでしょう。

フレックスタイム制の未来と企業・従業員に求められること

企業文化の変革と信頼に基づくマネジメント

フレックスタイム制の真価を発揮させるためには、制度の導入だけでなく、企業文化そのものの変革が求められます。

従来の「時間で管理する」考え方から「成果で評価する」考え方へのシフトは不可欠です。従業員一人ひとりの自律性を尊重し、信頼に基づくマネジメントを実践することで、従業員はより主体的に働き方をデザインできるようになります。上司は、部下の勤務時間ではなく、設定された目標達成への貢献度や成果に焦点を当てるべきです。

また、従業員が早帰りや遅出をすることに罪悪感を抱かないような心理的安全性の高い職場環境を構築することも重要です。企業は、多様な働き方を許容し、それをポジティブに評価するメッセージを発信し続けることで、組織全体の意識を変革していく必要があります。

このような文化変革は一朝一夕にはいきませんが、長期的な視点での取り組みが、持続可能な成長に繋がるでしょう。

従業員一人ひとりの主体性とセルフマネジメント能力

フレックスタイム制の成功は、企業側の努力だけでなく、従業員一人ひとりの主体性とセルフマネジメント能力にも大きく依存します。

与えられた自由な働き方を最大限に活かすためには、自身で効果的なスケジューリングを行い、時間管理を徹底し、自己責任で業務を遂行する能力が不可欠です。具体的には、自分の業務の優先順位を明確にし、集中できる時間帯に重要なタスクを割り当てる、周囲との連携を考慮した出退勤時間を設定するといった意識が求められます。

また、コミュニケーション不足に陥らないよう、積極的に情報共有を行ったり、困った際には自ら助けを求めたりする姿勢も重要です。自身の働き方がチームや組織にどのような影響を与えるかを理解し、建設的に行動できる従業員が増えるほど、フレックスタイム制はより機能的になります。

企業は、研修などを通じてこれらの能力を育成する支援を行うことも、長期的な視点で見れば非常に有効な投資となるでしょう。

多様な働き方を支えるテクノロジーと制度の進化

フレックスタイム制の未来は、テクノロジーの進化と制度の柔軟な見直しによって、さらに広がっていくでしょう。

AIを活用した勤怠管理システムや、プロジェクト管理ツール、コラボレーションプラットフォームなどは、分散した働き方をサポートし、効率的な業務遂行を可能にします。これらのテクノロジーを積極的に導入し、従業員がストレスなく利用できる環境を整備することが、今後の企業の競争力を左右する要素となります。

また、フレックスタイム制は一度導入したら終わりではありません。社会の変化や従業員のニーズに合わせて、コアタイムの見直し、清算期間の調整、リモートワークとの連携強化など、制度自体も柔軟に進化させていく必要があります。

企業と従業員が協力し、テクノロジーの力を借りながら、より生産的で、より働きがいのある未来の働き方を共創していくことが、これからの時代に求められることでしょう。