柔軟な働き方を実現するフレックスタイム制は、多くの企業にとって魅力的ですが、その導入には複雑な手続きが伴います。特に「労使協定」の締結は法的義務であり、これを怠ると制度自体が無効になる可能性も。本記事では、フレックスタイム制導入の鍵となる労使協定の基本から注意点まで、分かりやすく解説します。

フレックスタイム制とは？導入のメリット・デメリット

従業員のワークライフバランス向上や生産性向上に貢献するフレックスタイム制。しかし、その導入にはメリットだけでなく、企業側が考慮すべきデメリットも存在します。

フレックスタイム制の基本概念

フレックスタイム制とは、従業員が自身の生活や都合に合わせて、始業時刻と終業時刻を自由に選択できる制度です。労働時間全体を「清算期間」という一定の期間（最大3ヶ月）で管理し、その期間内で会社が定めた総労働時間を満たすことで、日々の労働時間の変動を許容します。

多くの企業では、従業員が必ず勤務すべき時間帯を「コアタイム」（例：11時～15時）として設定し、その前後の時間帯を「フレキシブルタイム」として自由に選択できるようにしています。これにより、チーム内のコミュニケーションを維持しつつ、個人の裁量を尊重するバランスの取れた働き方を実現します。

厚生労働省の調査によると、2023年時点でのフレックスタイム制の導入率は6.8%ですが、変形労働時間制全体では55.7%の企業が活用しており、柔軟な働き方へのニーズが高まっていることが伺えます。ワークライフバランスの向上や優秀な人材の獲得・定着につながるとして、今後も注目される制度です。

企業が享受できるメリット

フレックスタイム制の導入は、企業にとって多岐にわたるメリットをもたらします。最も顕著なのは、優秀な人材の獲得と定着です。特にIT・通信業界では導入率が61%と高く、柔軟な働き方を求めるエンジニアやクリエイターにとって魅力的な環境を提供しています。これにより、企業の競争力向上に直結します。

また、従業員が最も集中できる時間帯に業務を行えるため、生産性の向上が期待できます。通勤ラッシュを避けて出社できることで、従業員のストレスが軽減され、心身の健康維持にも繋がります。結果として、従業員満足度が高まり、モチベーションの向上、ひいては離職率の低下にも寄与します。

さらに、清算期間内で労働時間を調整できるため、日々の時間外労働が減少し、残業代の削減につながるケースもあります。業務量の波に合わせて従業員自身が労働時間を調整できるため、効率的な人員配置にも貢献するでしょう。

導入に潜むデメリットと課題

メリットが多い一方で、フレックスタイム制の導入にはいくつかのデメリットと課題も存在します。まず、個々の従業員の勤務時間が異なるため、勤怠管理が複雑化する点が挙げられます。清算期間における総労働時間の把握、コアタイムやフレキシブルタイムの遵守状況の確認、そして時間外労働の正確な計算など、適切なシステムと運用体制が不可欠です。

次に、従業員間のコミュニケーション不足が生じる可能性があります。全員が揃う時間が限られるため、会議の設定が難しくなったり、偶発的な情報共有の機会が減少したりすることが懸念されます。チームワークを重視する業務では、意図的なコミュニケーション機会の創出が求められます。

さらに、顧客対応や製造ラインなど、特定の時間帯に人員配置が必須となる職種では、制度の導入自体が困難であるか、適用範囲が限定される場合があります。また、制度の柔軟性を悪用し、一部の従業員のみが著しく長時間労働となったり、逆に自己管理がおろそかになったりする偏った働き方のリスクも存在するため、適切な運用ルールの設定とモニタリングが不可欠です。

フレックスタイム制導入に必須！労使協定の役割と記載事項

フレックスタイム制を導入する上で、避けては通れないのが「労使協定」の締結です。この協定がなぜ重要なのか、そしてどのような内容を記載すべきかについて詳しく見ていきましょう。

なぜ労使協定が必要なのか？

フレックスタイム制の導入には、労働基準法第32条の3に基づき、「労使協定」の締結が法律で義務付けられています。これは単なる形式的な手続きではなく、制度の法的有効性を確保するための極めて重要なステップです。たとえ就業規則にフレックスタイム制を規定したとしても、労使協定がなければその制度は無効とみなされる可能性があります。

労使協定は、企業と労働組合、または従業員の過半数を代表する者との間で書面により締結されます。これにより、企業の都合だけでなく、労働者の意見も反映された制度運用が可能となり、労使双方にとって公平で透明性の高いルールが確立されます。労使協定を通じて、労働時間に関する具体的な枠組みを定めることで、将来的なトラブルを未然に防ぎ、従業員が安心して制度を利用できる環境を整えることができます。

この協定がなければ、たとえ実態としてフレックスタイム制が運用されていても、法的には通常どおりの労働時間制度が適用され、所定の割増賃金などが発生するリスクがあるため、その重要性は非常に高いと言えます。

必ず定めるべき「絶対的記載事項」

労使協定には、法律で定められた「絶対的記載事項」を必ず盛り込む必要があります。これらの事項が欠けている場合、協定自体の効力が認められない可能性があります。

主な絶対的記載事項は以下の通りです。

  • 対象となる労働者の範囲：フレックスタイム制を適用する従業員の範囲を具体的に定めます。全従業員を対象とするか、特定の部署や職種に限定するかなどを明記します。
  • 清算期間：労働者が労働すべき総労働時間を定める期間です。以前は1ヶ月が上限でしたが、法改正により最大3ヶ月まで延長されました。清算期間が1ヶ月を超える場合は、後述する届け出が必要です。
  • 清算期間における総労働時間：清算期間全体で労働者が働くべき総時間数を定めます。これは、法定労働時間の総枠（週40時間×清算期間の日数/7日）の範囲内である必要があります。
  • 標準となる1日の労働時間：有給休暇を取得した場合などに、1日あたりの労働時間としてみなす時間を定めます。通常は8時間とする企業が多いです。

これらの事項は、フレックスタイム制の根幹をなすものであり、労使双方にとって明確な基準となります。特に清算期間の設定は、労働時間管理や賃金計算に大きく影響するため、慎重な検討が必要です。

トラブルを防ぐ「任意的記載事項」

絶対的記載事項に加えて、労使協定には「任意的記載事項」として、制度のスムーズな運用とトラブル防止のために定めておくと良い事項が多数あります。これらを具体的に定めることで、運用の実態に即した、より円滑なフレックスタイム制を実現できます。

代表的な任意的記載事項は以下の通りです。

  • コアタイムおよびフレキシブルタイム：コアタイム（必ず勤務すべき時間帯）を設定する場合はその開始・終了時刻を、フレキシブルタイム（自由に始業・終業時刻を選択できる時間帯）を設定する場合はその開始・終了時刻を具体的に定めます。多くの企業で11時～15時などをコアタイムとしています。
  • 休憩時間、休日：基本的な休憩時間や休日の取得に関するルールを明確にします。
  • 遅刻・早退・欠勤の取り扱い：特にコアタイム中の遅刻・早退・欠勤に対する取り扱い（賃金控除、評価など）を定めておくと、従業員間の不公平感を解消できます。
  • 実労働時間における超過・不足時間の取り扱い：清算期間終了時に、定められた総労働時間に対して労働時間が超過・不足した場合の賃金精算や調整方法を明確にします。
  • 有効期間：労使協定の有効期間を定めておくことで、定期的な制度の見直しや法改正への対応が可能となります。期間を定めないと、制度が形骸化するリスクがあるため、1～3年程度で設定することが推奨されます。

これらの事項を詳細に定めることで、従業員は制度を正しく理解し、安心して利用できるようになります。また、企業側も予期せぬトラブルを回避し、健全な労使関係を維持することに繋がります。

労使協定は不要？ケース別に解説

「労使協定」はフレックスタイム制導入の必須条件ですが、時にはその必要性について誤解が生じることもあります。どのような場合に必要で、どのような場合に不要なのか、明確に理解しておきましょう。

フレックスタイム制の適用対象と注意点

フレックスタイム制は、労働基準法上の労働時間規制が適用される全ての労働者が対象となり得ます。正社員だけでなく、パートタイム労働者や契約社員であっても、労働契約の範囲内で制度を適用することが可能です。この制度の目的は、従業員に労働時間の選択の自由を与え、生産性向上とワークライフバランスの実現を両立させることにあります。

しかし、業務の性質上、特定の時間帯に必ず人員配置が必要となる職種（例：カスタマーサポート、店舗のレジ係、製造ラインの作業員など）では、コアタイムを長く設定するか、あるいは制度自体の導入が難しい場合があります。また、労働時間に関する法的規制が一部異なる管理監督者や事業場外労働者には、フレックスタイム制を適用することはできません。

フレックスタイム制は「労働時間」に関する柔軟性を与える制度であり、「労働日」そのものを自由に選択できる制度（例えば裁量労働制や変形労働時間制の特定日を自由に選べるようなもの）ではない点も理解しておく必要があります。あくまで、定められた労働日の始業・終業時刻を調整できる制度であることを従業員にも明確に周知することが重要です。

労使協定は「常に」必要であることを強調

「フレックスタイム制を導入するにあたり、労使協定は不要なケースがあるのか？」という疑問を抱く方もいらっしゃるかもしれませんが、その答えは「原則として、常に労使協定の締結が必要です」。フレックスタイム制は、労働基準法によってその導入要件が厳格に定められており、就業規則への規定と労使協定の締結がセットで義務付けられています。

参考情報にもある通り、「就業規則に規定するだけでは不十分であり、労使協定がないと制度が無効となる可能性もあります」。この点は非常に重要で、たとえ従業員全員が制度導入に合意していたとしても、書面による労使協定がなければ、法的な効力を持たない制度と見なされかねません。その場合、企業は未払い賃金や罰則のリスクを負うことになります。

稀に、変形労働時間制の一部で労使協定が不要なケースがあるため、フレックスタイム制も同様だと誤解されることがありますが、これは間違いです。フレックスタイム制においては、企業の規模や業種、従業員数に関わらず、必ず労使協定の締結が必要であることを認識しておくべきです。

「届け出が不要」なケースとの混同に注意

フレックスタイム制の導入における労使協定について、「不要」という言葉が使われる場合、それは「労働基準監督署への届け出が不要なケース」を指していることがほとんどです。労使協定の「締結」と労働基準監督署への「届け出」は別の手続きであり、混同しないよう注意が必要です。

具体的には、清算期間が1ヶ月以内に設定されているフレックスタイム制の場合、労使協定の締結は必須ですが、所轄の労働基準監督署長への届け出は不要です。これは、制度の運用が比較的短期間で完結し、労働時間の調整がしやすいため、行政への報告の必要性が低いとされているからです。

しかし、清算期間が1ヶ月を超える（最大3ヶ月）フレックスタイム制を導入する場合は、労使協定を締結した上で、必ず所轄の労働基準監督署長へ届け出なければなりません。この届け出を怠った場合、労働基準法違反となり、罰則が科される可能性があります。清算期間の延長は労働時間管理に大きな影響を与えるため、より厳格な行政の監督が必要とされているのです。この違いを正確に理解し、適切な手続きを行うことが、法的なリスクを回避する上で不可欠です。

労使協定の有効期間と更新について

労使協定は一度締結したら終わりではありません。制度を適切に運用し続けるためには、有効期間の設定と定期的な更新が欠かせません。

有効期間を設定する重要性

フレックスタイム制に関する労使協定に有効期間を設けることは、制度を継続的に改善し、時代の変化や企業の状況に適応させる上で非常に重要です。有効期間を定めない場合、一度締結した協定が半永久的に効力を持ち続けることになり、制度の見直しや修正の機会を失ってしまいます。

企業を取り巻く環境や働き方は常に変化しています。法改正があったり、業務内容が変化したり、従業員のニーズが多様化したりする中で、当初の協定内容が実態と合わなくなることは少なくありません。有効期間を設定し、その都度、労使双方で協定の内容を再評価・再交渉することで、制度の形骸化を防ぎ、常に最適な状態で運用することが可能になります。

また、定期的な見直しは、労使間のコミュニケーションを活性化させ、信頼関係を深める機会にもなります。従業員からのフィードバックを吸い上げ、制度に反映させることで、より実効性の高い、従業員満足度の高いフレックスタイム制を実現できるでしょう。

有効期間の決め方と一般的な期間

労働基準法では労使協定の有効期間について具体的な定めはありませんが、実務上は1年から3年程度で設定されることが一般的です。有効期間を決定する際には、以下の点を考慮すると良いでしょう。

  • 短すぎず、長すぎない期間：期間が短すぎると、労使交渉の頻度が高くなり、労使双方の負担が増大します。逆に長すぎると、環境変化への対応が遅れ、制度が陳腐化するリスクが高まります。
  • 企業の事業計画や人事戦略との整合性：企業の経営計画や人事戦略のサイクルに合わせて設定することで、制度の見直しと企業の目標達成を連動させやすくなります。
  • 労使双方の合意：最も重要なのは、労使双方で十分に議論し、合意形成を図ることです。企業の実情や従業員のニーズを反映した期間を設定することが、その後の円滑な運用に繋がります。

有効期間が満了する前には、通常、労使双方で再度協議を行い、協定の更新、内容変更、または廃止を決定するプロセスが踏まれます。このプロセスを通じて、制度の継続性を確保しつつ、必要に応じた改善を図ることができます。

更新時の注意点と見直しのポイント

労使協定の更新は、単に同じ内容で協定を再締結するだけでは不十分です。制度の実効性を高めるための重要な見直し機会と捉え、以下の点に注意しながら更新手続きを進めるべきです。

  1. 労働組合または従業員代表者との再交渉：期間満了前に、現在の制度運用状況や従業員からのフィードバックを基に、労使双方で内容について再協議を行います。この際、代表者の選出が適切に行われているかどうかも確認が必要です。
  2. 運用の実態との乖離を確認：当初定めたコアタイムやフレキシブルタイムが、実際の業務や従業員の働き方に合致しているか、過度な長時間労働が発生していないかなどを検証します。偏った働き方になっている従業員がいないか、注意深くチェックすることが重要です。
  3. 最新の法改正への対応：労働基準法や関連法令が改正された場合、その内容が労使協定に適切に反映されているかを確認し、必要に応じて修正します。例えば、清算期間の上限延長のような大きな改正があった場合は、必ず対応が必要です。
  4. トラブル事例からの学習：制度導入後に発生した勤怠管理上の問題や従業員からの苦情などを分析し、再発防止のために協定内容に反映させることを検討します。

これらのポイントを踏まえて協定を更新することで、より時代に即した、そして労使双方にとってメリットの大きいフレックスタイム制の運用が可能となります。適切な更新手続きは、企業のガバナンス強化にも寄与します。

就業規則との関係性：フレックスタイム制をスムーズに導入するには

フレックスタイム制の導入には、労使協定だけでなく就業規則の整備も不可欠です。両者の役割を理解し、適切に連携させることで、制度のスムーズな運用が実現します。

就業規則と労使協定の役割分担

フレックスタイム制を法的に有効に導入するためには、就業規則への規定と労使協定の締結が、車の両輪のように不可欠です。これらは異なる役割を持ちながらも、互いに補完し合う関係にあります。

就業規則は、企業が定める従業員の労働条件や服務規律に関する基本的なルールを網羅的に定めたものです。フレックスタイム制を導入する旨や、制度の基本的な考え方、対象者など、全体的な枠組みを包括的に規定します。これは、全ての従業員に適用される一般的な原則を示すものです。

一方、労使協定は、フレックスタイム制の具体的な運用ルールを詳細に定めるためのものです。例えば、清算期間、清算期間における総労働時間、標準となる1日の労働時間、コアタイムやフレキシブルタイムの詳細な設定、賃金計算方法など、就業規則ではカバーしきれない個別具体的な事項を規定します。これにより、制度の具体的な運用における法的拘束力と明確性が確保されます。

つまり、就業規則が「基本的なルールブック」であるのに対し、労使協定は「フレックスタイム制の運用マニュアル」のような位置づけであり、両者が揃って初めて法的に有効なフレックスタイム制が確立されるのです。

就業規則への明記が不可欠な理由

労働基準法第32条の3は、フレックスタイム制の導入にあたり、「就業規則その他これに準ずるもの」にその旨を規定することを義務付けています。この規定がなければ、たとえ労使協定を締結していても、制度導入の法的根拠が不十分とみなされる可能性があります。

就業規則にフレックスタイム制を明記することは、全従業員への周知徹底を図る上で不可欠です。就業規則は、従業員がいつでも閲覧できる状態に置かれなければならないため、制度の内容や適用条件について誤解が生じることを防ぎ、透明性と公平性を確保できます。これにより、従業員は制度を正しく理解し、安心して利用できるようになります。

また、フレックスタイム制特有のルール、例えばコアタイム中の遅刻・早退・欠勤に対する取り扱い、清算期間における労働時間の不足や超過に対する賃金計算方法、または懲戒事由に該当する行為（例：無断欠勤やコアタイムの常習的な不遵守）などを就業規則に具体的に定めることで、労使間の認識の齟齬を防ぎ、トラブルを未然に防止することができます。就業規則の整備は、企業のリスク管理の観点からも極めて重要です。

スムーズな導入のためのステップと留意点

フレックスタイム制をスムーズかつ適切に導入するためには、計画的な準備と丁寧なプロセスが求められます。以下のステップと留意点を参考にしてください。

  1. 現状分析と制度設計：まず、自社の業務内容、従業員の働き方、部署ごとのニーズなどを詳細に分析します。その上で、コアタイムの有無、清算期間（1～3ヶ月）、対象者の範囲など、自社に最適なフレックスタイム制の形態を具体的に設計します。
  2. 従業員代表の選出と交渉：労働組合がある場合はその代表と、ない場合は従業員の過半数を代表する者（過半数代表者）を適正な手続きで選出します。その代表者と、設計した労使協定の内容について十分に協議し、合意形成を図ります。従業員の意見をしっかり聞く姿勢が重要です。
  3. 労使協定の締結と就業規則の改定：合意した内容を文書化し、労使協定を正式に締結します。同時に、就業規則にフレックスタイム制に関する規定を盛り込み、改定手続きを行います。
  4. 労働基準監督署への届け出：清算期間が1ヶ月を超える労使協定を締結した場合は、所轄の労働基準監督署長へ届け出る必要があります。忘れずに実施し、罰則のリスクを回避しましょう。
  5. 従業員への丁寧な説明と周知：制度導入後、従業員に対し、制度の目的、具体的な運用ルール、注意点などを丁寧に説明する機会を設けます。疑問点を解消し、スムーズな移行を促すことが成功の鍵となります。

また、フレックスタイム制であっても、法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超える場合は、36協定の締結・届け出が必要であること、清算期間後の割増賃金の計算方法なども事前に明確にしておく必要があります。これらの準備を怠りなく行うことで、従業員と企業双方にとってメリットのある制度運用が実現します。