慶弔休暇の取り方と手続きを徹底解説！メール例文・必要書類まで

慶弔休暇とは？取得条件と期間の基本

慶弔休暇は、従業員が人生の節目となる慶事や、予期せぬ不幸に見舞われた弔事の際に取得できる、企業独自の特別休暇制度です。
労働基準法で定められた有給休暇とは異なり、その有無や具体的な内容は各企業の就業規則によって異なります。

しかし、多くの企業で従業員の福利厚生として導入されており、2021年の調査ではなんと94.9%もの企業が慶弔休暇制度を設けていると報告されています。
これは、企業が従業員のライフイベントに寄り添い、安心して働ける環境を提供しようとする姿勢の表れと言えるでしょう。

慶弔休暇の基本と法的な位置づけ

慶弔休暇は、あくまで企業が任意で定める「特別休暇」の一種であり、法律で取得が義務付けられている休暇ではありません。
そのため、制度の有無、対象となる事由、取得できる日数、そして有給か無給かの扱いは、すべて企業の就業規則によって決定されます。

「忌引き」という言葉もよく聞かれますが、これは親族の弔事のみを指す言葉です。
一方、慶弔休暇は「慶事」と「弔事」の両方を含む広い概念として用いられます。
多くの企業で導入されている福利厚生であり、従業員が人生の大切な瞬間に立ち会うための重要な制度です。

また、独立行政法人労働政策研究・研修機構の調査によると、慶弔休暇制度があると回答した正社員の割合は85.6%でしたが、契約社員は79.2%、パート・アルバイトでは65.0%と、雇用形態による差が見られます。
近年は「同一労働同一賃金」の考え方も広がりつつありますが、自社の制度を確認することが重要です。

対象となる慶弔事と親族の範囲

慶弔休暇の対象となる慶事と弔事、および親族の範囲は企業によって異なりますが、一般的には以下のような事柄が対象となります。

• 慶事（お祝い事）：本人の結婚、配偶者の出産など
• 弔事（お悔やみ事）：配偶者、父母、子、兄弟姉妹、祖父母、配偶者の父母、配偶者の兄弟姉妹の死亡など

特に弔事においては、故人との関係性（親等）によって日数が変わるのが一般的です。
最近では、同性パートナーや事実婚の配偶者も対象に含める企業が増えており、社会の変化に合わせた制度運用が進んでいます。

親族の範囲や具体的な定義は就業規則に明記されていることが多いので、いざという時のために事前に確認しておくことが賢明です。
ご自身の状況が対象となるか不明な場合は、人事担当者に相談してみましょう。

具体的な取得日数と企業の対応

慶弔休暇で取得できる日数は、慶弔事の種類や故人との関係性によって大きく異なります。
一般的な目安は以下の通りですが、あくまで参考であり、自社の就業規則を必ず確認してください。

弔事においては、喪主を務める場合や葬儀の準備、遠方からの参加など、状況に応じて日数が加算されるケースもあります。
また、入社直後に慶弔休暇を取得できるかどうかは、企業の規定によって異なります。
制度がない企業では、有給休暇の取得やシフト調整で対応するのが一般的です。

企業によっては、従業員が無理なく対応できるよう柔軟な対応を取る場合もありますので、まずは就業規則を確認し、上司や人事に相談してみましょう。

慶弔休暇の申請手続き：いつ、誰に、どう伝える？

慶弔休暇を取得する際には、会社が定める適切な申請手続きを踏む必要があります。
いざという時に慌てないよう、事前に基本的な流れを把握しておくことが大切です。
迅速かつスムーズな申請は、円滑な業務引継ぎにも繋がり、職場への配慮を示すことにもなります。

取得前の事前準備：就業規則の確認ポイント

慶弔休暇が必要となった場合、まず最初に行うべきは、勤務先の就業規則や社内規定を徹底的に確認することです。
ここには、慶弔休暇制度の有無、対象範囲、取得可能な日数、有給か無給かの扱い、そして申請方法や提出が必要な書類など、重要な情報がすべて記載されています。

特に、「誰のどのような状況で何日間取得できるのか」「給与はどうなるのか」といった点は、従業員にとって非常に気になるポイントでしょう。
不明な点があれば、自己判断せずに人事部や総務部に問い合わせて正確な情報を得ることが重要です。
事前に確認しておくことで、急な事態にも落ち着いて対応できます。

企業のイントラネットや社内共有フォルダに就業規則が掲載されていることが多いので、アクセス方法も把握しておきましょう。

発生時の速やかな連絡方法と伝え方

慶弔事が発生したら、できるだけ速やかに直属の上司に連絡することが求められます。
連絡方法は、状況に応じて口頭、電話、またはメールが一般的です。

特に弔事の場合は緊急性が高いため、まずは電話で連絡し、その後改めてメールで正式な申請を行うのがスムーズでしょう。
連絡時には、具体的な理由（例：「祖父が〇月〇日に永眠いたしました」）と、取得希望期間を明確に伝えます。
同時に、休暇中の業務への影響や、可能であれば業務引継ぎの状況についても簡潔に報告しましょう。

「ご迷惑をおかけしますが、何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます」といった、周囲への配慮の言葉を添えることも忘れずに。

正式な申請手続きと流れ

上司への連絡後、会社指定の申請フォームや届出書を提出することで、正式な申請手続きが完了します。
一般的な申請の流れは以下の通りです。

1. 就業規則の確認： 制度の有無、対象、日数、給与の扱い、申請方法などを確認。
2. 上司への連絡： 慶弔事が発生したら、速やかに直属の上司に連絡し、理由と取得希望期間を伝える。
3. 申請書の提出： 会社指定の申請書や届出書に必要事項を記入し、提出する。オンライン申請システムを導入している企業もあります。
4. 必要書類の提出： 企業から求められる場合は、会葬礼状や死亡診断書、婚姻届の写しなどの証明書類を提出する。

申請書は、社内規定に従い、指定された期日までに提出するようにしましょう。
不明な点があれば、人事に確認し、漏れのないように手続きを進めることが大切です。
慌ただしい時期ではありますが、正確な手続きを心がけましょう。

慶弔休暇の届出に必要な書類とフォーマット

慶弔休暇を申請する際、会社から事実を証明するための書類の提出を求められることがあります。
これらの書類は、制度の公正な運用と、虚偽申請の防止のために必要とされます。
慶事と弔事とで求められる書類が異なるため、それぞれのケースで何が必要かを知っておくことが重要です。

慶事の場合の必要書類と提出のポイント

慶事、特に本人の結婚においては、以下のような書類の提出を求められることがあります。

• 結婚式の案内状（招待状）：結婚の事実と日程を証明するもの。
• 婚姻届の受理証明書または婚姻届の写し：法的な結婚が成立したことを証明するもの。

また、配偶者の出産の場合は、母子手帳の写しや出生証明書などを求められることがあります。
しかし、最近では、結婚式の案内状や婚姻届の写しなどについて、「提出不要」とする企業も増えています。

これは、個人情報の保護や従業員の負担軽減といった観点から、柔軟な対応を取る企業が増えているためです。
いずれにしても、まずは自社の就業規則を確認し、必要な書類を準備しましょう。
書類の提出が不要な場合でも、申請書への事実の正確な記載は必須です。

弔事の場合の必要書類と提出のポイント

弔事の場合、故人との関係性や死亡の事実を証明するために、以下の書類の提出を求められることが一般的です。

• 会葬礼状のコピー：通夜や葬儀に参列したことを示すもので、故人氏名、喪主名、日時などが記載されています。
• 死亡診断書または死体検案書のコピー：医師によって発行される死亡を証明する公的な書類です。
• 火葬許可証のコピー：火葬が許可されたことを示す書類です。
• 戸籍謄本または住民票：故人との親族関係を証明するために求められる場合があります。

これらの書類は、葬儀社から発行されることが多いので、手続きの際に受け取り、大切に保管しておきましょう。
企業によっては、会葬礼状のみで良い場合や、死亡診断書まで求められる場合など、対応が異なります。

複数の書類を求められるケースもあるため、慌ただしい中ですが、事前に確認し、漏れがないように準備することが重要です。

書類提出が不要なケースと代替手段

前述の通り、近年は個人情報保護の意識の高まりや、従業員の申請手続きの簡素化を図る目的で、慶弔休暇取得時の証明書類提出を不要とする企業が増えています。
このような企業では、従業員の申告のみで慶弔休暇が承認されることがあります。

しかし、書類提出が不要な場合でも、虚偽の申請は絶対に許されません。
事実と異なる内容で休暇を取得した場合、それは不正受給にあたり、企業の就業規則に基づき懲戒処分の対象となる可能性があります。
最悪の場合、解雇につながる可能性もあるため、誠実な申請を心がけましょう。

もし就業規則に書類提出について明確な記載がない場合は、上司や人事担当者に確認し、どのような形で事実を伝えれば良いか指示を仰ぎましょう。
企業と従業員との信頼関係に基づいた制度運用が最も重要です。

慶弔休暇取得時のメール・メッセージ例文集

慶弔休暇を申請する際には、上司や関係者への速やかな連絡が不可欠です。
特にメールでの連絡は、情報伝達の正確性と記録を残す意味で非常に有効です。
状況に応じた適切なメール例文を参考に、スムーズなコミュニケーションを心がけましょう。

【弔事】上司への連絡メール例文

弔事の際は、緊急性が高く、精神的にも辛い状況かと思います。
しかし、業務に支障が出ないよう、できる限り速やかに、かつ簡潔に連絡を入れることが大切です。

以下に、上司へ慶弔休暇を申請する際のメール例文を示します。

件名：慶弔休暇取得のお願い（〇〇部 〇〇 氏名）

〇〇部長

いつもお世話になっております。〇〇（氏名）です。
この度、祖父が〇月〇日に永眠いたしました。

つきましては、通夜および葬儀に参列させていただきたく、
〇月〇日（〇）より〇月〇日（〇）まで慶弔休暇を取得させていただきたく、
お願い申し上げます。

休暇中の業務につきましては、〇〇さんに引き継ぎをお願いしております。
また、緊急のご連絡は〇〇（携帯電話番号）までお願いいたします。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

敬具

〇〇（氏名）

ポイントは、件名で要件と氏名を明確にすること、具体的な理由と休暇期間を記載すること、そして業務の引継ぎ状況と緊急連絡先を伝えることです。
簡潔に、しかし必要な情報をすべて盛り込むように心がけましょう。

【慶事】上司への連絡メール例文のポイント

慶事の場合も、早めに上司に報告し、業務調整を行うことが重要です。
弔事とは異なり、比較的余裕を持って連絡できることが多いので、計画的に進めましょう。

以下に、本人の結婚を理由とした慶弔休暇のメール例文のポイントを示します。

件名：慶弔休暇取得のご報告とお願い（〇〇部 〇〇 氏名）

〇〇部長

いつもお世話になっております。〇〇（氏名）です。
私事で恐縮ですが、この度〇月〇日に結婚することになりました。

つきましては、結婚式と新婚旅行のため、
〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）まで慶弔休暇を取得させていただきたく、
ご承認いただけますようお願い申し上げます。

休暇中の担当業務につきましては、〇〇さんにお願いしており、
すでに引継ぎ資料を作成し、共有済みです。
ご迷惑をおかけしないよう努めますが、ご不明な点があれば〇〇までお問い合わせください。

ご承認いただけますと幸いです。
今後とも一層精進して参りますので、引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

〇〇（氏名）

慶事の場合は、明るい報告と今後の抱負を伝えることで、職場への配慮と前向きな姿勢を示すことができます。
具体的な休暇期間と、業務引継ぎの準備状況を明確に伝えることが重要です。

社内関係者への連絡と業務引継ぎのコツ

直属の上司への連絡だけでなく、業務上密接に関わる同僚や関係部署への連絡も忘れずに行いましょう。
特に、自分の不在がプロジェクトや日常業務に影響を与える場合は、丁寧な引継ぎが不可欠です。

業務引継ぎの際は、以下の点に注意してください。

• 引継ぎ資料の作成： 担当業務の進捗状況、今後のタスク、重要顧客との連絡事項などをまとめた資料を作成し、共有する。
• 緊急連絡先の共有： 休暇中も確認できる連絡先（携帯電話など）を共有しておく。
• 自動返信設定： メールに自動返信を設定し、休暇期間と緊急連絡先、対応者を示す。
• 感謝の表明： 引継ぎを引き受けてくれた同僚や、理解を示してくれた関係者へ感謝の気持ちを伝える。

休暇前にしっかりと準備をすることで、休暇中の心配事を減らし、安心して休暇を取ることができます。
また、職場全体の業務が滞りなく進むよう、チームの一員としての責任を果たすことが大切です。

慶弔休暇の復帰と注意点：不正受給や有給消化との関係

慶弔休暇を終えて職場に復帰する際は、関係者への感謝を伝えるとともに、円滑な業務再開を心がけることが大切です。
また、慶弔休暇は企業の制度であるため、その取り扱いにはいくつか注意すべき点があります。
特に、給与の扱いや不正受給のリスク、有給休暇との違いを理解しておくことが重要です。

復帰後の業務対応と関係者への感謝

慶弔休暇を終えて職場に復帰した際は、まず直属の上司や、休暇中に業務を引き継いでくれた同僚に、直接感謝の言葉を伝えましょう。
「ご迷惑をおかけしましたが、ありがとうございました」といった一言があるだけでも、職場の雰囲気は大きく変わります。

その後は、休暇中に発生した業務や変更点を確認し、自身の担当業務へとスムーズに戻れるよう努めましょう。
無理はせず、体調や心のケアを優先することも重要です。
特に弔事の場合は、精神的な負担が大きいこともありますので、周囲の理解を得ながら徐々にペースを取り戻していきましょう。

業務状況の確認を怠らず、必要に応じて関係者と情報共有を行うことで、業務の停滞を防ぎ、円滑な再スタートが切れます。

慶弔休暇の給与扱いとエンゲージメントへの影響

慶弔休暇が「有給」扱いとなるか「無給」扱いとなるかは、各企業の就業規則によって異なります。
2016年の調査では、慶弔休暇のほとんどの項目で「有給」の割合が80%を超えていましたが、「子の結婚休暇」では60%台に留まるという結果も出ています。

有給扱いであれば、休暇中も給与が支払われるため、従業員は安心して休暇を取得できます。
一方、無給扱いの場合は、給与が支払われないため、本来取得できるはずの日数を削減して出社する従業員も少なくありません。
これは、従業員の経済的な負担となり、企業へのエンゲージメント（貢献意欲や愛着）低下につながる可能性も指摘されています。

慶弔休暇は福利厚生の一環として非常に重要な制度であり、その給与扱いは従業員の満足度やモチベーションに直結すると言えるでしょう。

不正受給のリスクと有給休暇との使い分け

慶弔休暇は企業が設ける任意の制度であり、従業員の信頼に基づいて運用されています。
そのため、虚偽の申請や不正な手段による休暇の取得は、決して許されません。
不正受給が発覚した場合、就業規則に基づき懲戒処分の対象となる可能性があり、最悪の場合は解雇に至ることもあります。
常に誠実な姿勢で申請を行いましょう。

また、慶弔休暇制度がない企業では、有給休暇を取得したり、シフト調整で対応したりすることが一般的です。
有給休暇は労働基準法で定められた従業員の権利であり、慶弔休暇とは法的な位置づけが異なります。
慶弔休暇制度がない場合でも、労働者には年次有給休暇の権利がありますので、これを活用して対応することを検討しましょう。

自社の制度を正しく理解し、適切に利用することが、従業員と企業の双方にとって健全な関係を築く上で最も重要です。