特別休暇の基本と取得方法｜規定例やパート、1日単位での取得を解説

現代の企業経営において、従業員の働きやすさやワークライフバランスの充実は欠かせない要素となっています。その中で、年次有給休暇と並んで注目されているのが「特別休暇」です。

本記事では、特別休暇の基本的な知識から、就業規則での定め方、具体的な取得例、パート・アルバイトの方の取得についてまで、幅広く解説します。

特別休暇とは？目的と種類を理解しよう

法定休暇との違いと特別休暇の目的

特別休暇とは、労働基準法などの法律で定められた「法定休暇」（年次有給休暇や産前産後休暇など）とは異なり、企業が任意で設けることができる休暇制度です。そのため、その有無や内容は各企業の就業規則によって異なります。

主な目的としては、従業員の心身のリフレッシュや健康増進、仕事と私生活の調和（ワークライフバランス）の実現が挙げられます。従業員が安心して働ける環境を整備し、エンゲージメントを高めるための重要な施策と言えるでしょう。

令和6年（2024年）の「就労条件総合調査」によると、特別休暇制度を導入している企業は全体の59.9%にのぼり、多くの企業がこの制度を活用していることがわかります。

特別休暇の主な種類と導入状況

特別休暇には様々な種類があり、企業の文化や従業員のニーズに合わせて多様な休暇が設けられています。主な特別休暇の種類と、その導入企業の割合は以下の通りです。

• 夏季休暇：40.0%
• 病気休暇：27.9%
• リフレッシュ休暇：14.7%
• ボランティア休暇：6.5%
• 教育訓練休暇：5.0%
• 1週間以上の長期休暇：13.8%

これらのデータからもわかるように、夏季休暇や病気休暇といった基本的な休暇に加え、リフレッシュや自己啓発、社会貢献を目的とした休暇も導入が進んでいます。ちなみに、令和5年（2023年）の調査では、特別休暇制度がある企業割合は55.0%だったため、年々導入企業が増加傾向にあることが伺えます。

特別休暇中の賃金と利用状況

特別休暇は法定外休暇であるため、休暇中の賃金支払いについても企業が任意で定めることができます。したがって、有給とするか無給とするかは、企業の就業規則によって異なります。

しかし、多くの企業では従業員の利用を促すため、有給としているケースが多いようです。例えば、以下のデータが示す通り、「全額有給」としている企業の割合は高い水準にあります。

• 夏季休暇：81.4%
• 病気休暇：44.2%
• リフレッシュ休暇：89.3%
• 1週間以上の長期休暇：69.5%

実際に、特別休暇の利用率は非常に高く、夏季休暇は97.6%、病気休暇は80.9%、リフレッシュ休暇は84.1%、1週間以上の長期休暇は82.5%と、多くの従業員が積極的に利用しています。これは、特別休暇が従業員のニーズに応え、働く上で重要な役割を果たしていることを示しています。

就業規則における特別休暇の規定例

特別休暇の取得を定めた就業規則の重要性

特別休暇を導入する上で最も重要なのが、就業規則に明確に規定することです。就業規則は、労働条件や服務規律などを定めるもので、従業員が安心して働くための会社のルールブックと言えます。

特別休暇の制度を設ける際は、以下の点を具体的に記載する必要があります。

• 対象者： どのような従業員が取得できるか（例：正社員のみ、パート・アルバイトも含む）
• 取得条件： どのような事由で取得できるか（例：結婚、家族の不幸、出産など）
• 日数： 何日間取得できるか
• 申請手続き： いつまでに、どのような方法で申請するか
• 給与の有無： 休暇中に賃金が支払われるか（有給か無給か）

就業規則を新たに作成したり変更したりした場合は、労働基準監督署への届出が義務付けられています。これらの手続きを適切に行うことで、従業員との間に不必要なトラブルを防ぎ、公平な制度運用が可能となります。

具体的な特別休暇の規定例とその内容

企業が導入している特別休暇には多様な種類がありますが、ここでは一般的な規定例をいくつかご紹介します。これらの例はあくまで一例であり、各企業の実情に合わせて内容を決定することが重要です。

これらの例は、従業員のライフイベントや社会的な責任、または心身のリフレッシュをサポートする目的で設けられています。企業はこれらの例を参考に、自社の従業員がどのような休暇を必要としているかを検討し、最適な制度を設計することが求められます。

特別休暇の申請手続きと注意点

特別休暇を取得する際の申請手続きは、就業規則に詳細が定められているべきです。原則として、事前に所定の様式で申請先に届け出ることが一般的です。これにより、会社は業務調整を行うことができ、従業員もスムーズに休暇を取得できます。

申請書には、取得希望期間、取得事由などを明記し、場合によっては証明書類の添付が求められることもあります。例えば、結婚休暇であれば婚姻関係を証明する書類、忌引休暇であれば死亡診断書や会葬礼状の提出が考えられます。

従業員は、就業規則で定められた申請期限や手続きに従う必要があります。また、会社側は、休暇制度を従業員に周知徹底し、誰もが制度を理解し活用できるよう配慮することが大切です。透明性の高い運用は、従業員の信頼を得る上でも不可欠です。

特別休暇の取得日数｜1日、1週間、2日、3日のケース

特別休暇の基本的な取得単位

特別休暇の取得単位は、原則として「1日単位」が基本です。しかし、全ての特別休暇が必ず1日単位でなければならないわけではありません。

企業の就業規則によっては、従業員の利便性を高めるため、時間単位や半日単位での取得を認める場合があります。例えば、短時間の通院や子どもの学校行事などで半日だけ休暇を取りたい場合など、柔軟な取得単位が設定されていると、従業員はより利用しやすくなります。

このような柔軟な取得単位は、従業員の多様なライフスタイルに対応し、ワークライフバランスの向上に大きく貢献します。特に、パート・アルバイト従業員にとっては、時間単位での取得が非常に有効な選択肢となることが多いです。

取得日数と具体例：1日、2日、3日のケース

特別休暇の日数は、その目的や事由によって様々です。具体的な取得日数のイメージを掴むために、いくつかのケースを見てみましょう。

• 1日の特別休暇：
  • バースデー休暇： 従業員の誕生日を祝うために、1日間の休暇が与えられるケース。心身のリフレッシュやプライベートな時間を楽しむ機会を提供します。
  • 特定健診休暇： 会社が指定する健康診断の受診に充てるため、1日間の休暇が付与されることもあります。
• 2日の特別休暇：
  • 配偶者出産休暇： 配偶者が出産する際に、従業員（主に男性）が育児参加や家族のサポートのために2日間の休暇を取得できるケース。
  • 特定イベント休暇： 例えば、年に一度の社内イベントへの参加や、特定の資格試験受験のために2日間が認められる場合もあります。
• 3日の特別休暇：
  • 忌引休暇（実兄弟姉妹など）： 従業員の兄弟姉妹や実祖父母が亡くなった際に、葬儀への参列や手続きのために3日間の休暇が与えられるケース。
  • ボランティア休暇（短期間）： 短期のボランティア活動に参加するために、3日間の休暇が認められる場合もあります。

これらの日数はあくまで一例であり、企業の実情や福利厚生の方針によって柔軟に設定されます。重要なのは、各休暇の目的が明確であり、従業員が安心して利用できる制度であることです。

1週間以上の長期特別休暇とその活用

特別休暇の中には、1週間以上の長期にわたるものもあります。これは、従業員が心身ともに十分にリフレッシュしたり、自己啓発や社会貢献にまとまった時間を充てたりすることを目的としています。

「令和6年就労条件総合調査」によると、「1週間以上の長期休暇」を導入している企業は13.8%で、その利用率は82.5%と非常に高い水準です。これは、長期休暇のニーズが従業員の間で高いことを示唆しています。

具体的な長期休暇の例としては、以下のようなものがあります。

• リフレッシュ休暇： 勤続年数に応じて、心身のリフレッシュを目的とした数日間から10日程度の休暇。長期勤続者への感謝と、新たな活力の提供を目的とします。
• ボランティア休暇： 長期間のボランティア活動に参加するための休暇。地域社会への貢献や、従業員の視野を広げる機会を提供します。
• 教育訓練休暇： 業務に必要なスキルアップのための研修や留学などに充てる休暇。5日間～1週間以上設定されることがあります。

このような長期休暇は、従業員のモチベーション向上や企業への定着に大きく貢献します。また、個人的な成長が仕事のパフォーマンスにも良い影響を与えるため、企業にとってもメリットが大きいと言えるでしょう。

パート・アルバイトでも取得できる？特別休暇の対象者

パート・アルバイトの特別休暇取得の原則

「特別休暇」は企業が任意で定める法定外休暇であるため、パート・アルバイト従業員に付与するかどうかも企業の判断に委ねられます。しかし、近年では労働者の公平性を重視する観点から、正社員だけでなくパート・アルバイトにも特別休暇を適用する企業が増えています。

これは、正規・非正規雇用にかかわらず、全ての従業員が安心して働ける環境を整備することが、企業の持続的な成長に繋がるという認識が広まっているためです。パート・アルバイトも対象とすることで、従業員満足度を高め、優秀な人材の確保や定着にも寄与します。

もしパート・アルバイトにも特別休暇を付与する場合、正社員と同様に就業規則に明確に規定し、取得条件や日数などを定めておく必要があります。

有給休暇の付与条件と比例付与

特別休暇とは異なりますが、法定休暇である年次有給休暇については、パート・アルバイト従業員も一定の条件を満たせば取得する権利があります。

年次有給休暇の付与条件は、以下の通りです。

• 継続勤務期間： 雇い入れの日から6ヶ月以上継続して勤務していること。
• 出勤率： その期間の全労働日の8割以上出勤していること。

パート・アルバイトの場合、週の所定労働日数や年間所定労働日数が正社員よりも少ないことが多いため、「比例付与」という仕組みで年次有給休暇の日数が調整されます。これは、週の労働日数や勤続年数に応じて、付与される有給休暇の日数が比例して少なくなるというものです。

例えば、週4日勤務のパートタイマーが6ヶ月継続勤務し、出勤率8割以上の場合、付与される年次有給休暇は7日間となります（正社員は10日間）。この比例付与の考え方は、特別休暇をパート・アルバイトに付与する際の日数設定の参考にもなり得ます。

時間単位・半日単位での柔軟な取得

パート・アルバイト従業員は、短時間勤務や特定の曜日のみの勤務など、多様な働き方をしているケースが多いです。そのため、特別休暇や有給休暇を「1日単位」でしか取得できないとなると、利用しにくいと感じる場合があります。

そこで、会社の就業規則において、時間単位や半日単位での休暇取得を認めることで、パート・アルバイト従業員がより柔軟に休暇を利用できるようになります。例えば、子どもの体調不良で少しだけ早く帰りたい、午後に私用で役所に行く必要がある、といった場合に、半日や数時間だけ休暇を取得できると非常に助かります。

このような柔軟な制度設計は、パート・アルバイト従業員のワークライフバランスを向上させ、仕事と家庭の両立を支援する上で非常に効果的です。企業にとっては、従業員の定着率向上や生産性向上にも繋がるメリットがあります。

生理休暇、妊婦健診、子供の急病など、具体的な特別休暇の例

女性特有の健康課題に対応する休暇

女性従業員が働きやすい環境を整える上で、女性特有の健康課題に対応する休暇制度は非常に重要です。その代表例として「生理休暇」があります。

生理休暇は労働基準法で定められた「法定休暇」の一つですが、賃金の有無は企業の任意です。多くの企業では無給とされていますが、特別休暇として有給の生理休暇を設けることで、従業員は安心して休暇を取得しやすくなります。

また、妊婦健診のための休暇も、健康管理上不可欠です。労働基準法では、妊産婦が医師から指示された回数に応じて健診時間を確保することが義務付けられており、企業はこれを拒否できません。これも特別休暇として規定することで、女性従業員が安心して妊娠期間を過ごし、健康維持に努めることができます。このような休暇は、女性従業員の長期的なキャリア形成を支援し、企業のダイバーシティ推進にも貢献します。

育児・介護と仕事の両立を支援する休暇

育児や介護は、多くの従業員にとって仕事と両立することが難しい課題です。企業がこれらの状況をサポートするための特別休暇を設けることは、従業員の定着率向上やワークライフバランスの実現に不可欠です。

具体的な例としては、以下のような休暇があります。

• 子の看護休暇： 子どもが病気や怪我をした際、その世話をするために取得できる休暇です。小学校入学前の子どもがいる場合、1年に5日まで（2人以上の場合は10日まで）取得できると法律で定められていますが、企業によってはそれ以上の手厚い日数を特別休暇として設けることがあります。
• 介護休暇： 家族を介護するために取得できる休暇です。介護休暇も法定休暇ですが、企業が特別休暇としてより柔軟な条件や日数を設定することで、従業員は安心して介護に取り組むことができます。
• 配偶者出産休暇： 配偶者が出産する際に男性従業員が取得できる休暇です。参考例では2日間とされていましたが、育児開始時のサポートは非常に重要であり、男性の育児参加を促す上で効果的です。

これらの休暇は、育児・介護世代の従業員が仕事を継続する上で大きな支えとなり、離職防止にも繋がります。

自己啓発や社会貢献を促す多様な休暇

従業員のモチベーション向上や個人の成長を支援するために、自己啓発や社会貢献を目的とした特別休暇も導入されています。これらは、従業員エンゲージメントを高め、企業のブランドイメージ向上にも貢献する可能性があります。

• リフレッシュ休暇： 長期勤続者に対して、心身のリフレッシュを目的とした休暇です。まとまった休みを取ることで、従業員は日頃の疲れを癒し、新たな気持ちで仕事に取り組むことができます。
• ボランティア休暇： 社会貢献活動に参加するための休暇です。地域社会への貢献を通じて、従業員は新たな視点や価値観を得ることができ、自己成長に繋がります。
• 教育訓練休暇： 業務に関連するスキルアップのための研修や資格取得、あるいはキャリアチェンジを目的とした学習に充てる休暇です。従業員の能力開発を支援し、企業全体の競争力強化にも繋がります。
• 裁判員休暇： 裁判員に選任され、裁判員としての職務を果たすために取得できる休暇です。国民の義務を果たすことを支援するものであり、社会貢献の一環とも言えます。

これらの多様な特別休暇は、従業員の個性やライフステージに合わせた働き方を支援し、より充実した職業生活を送るための重要な制度と言えるでしょう。企業は、従業員の声を傾聴し、ニーズに合った特別休暇制度を積極的に導入・運用していくことが求められます。