エントリーシート郵送・メール提出で迷わない！基本マナーと裏技

エントリーシート郵送・メール提出で迷わない！基本マナーと裏技

就職活動の第一関門ともいえるエントリーシート（ES）の提出は、あなたの第一印象を決定づける大切なステップです。郵送とメール、それぞれの提出方法には知っておくべき基本マナーと、さらに印象を良くする「裏技」が存在します。これらのポイントを押さえることで、採用担当者に好印象を与え、選考を有利に進めることができるでしょう。
ここでは、ES提出に関するあらゆる疑問を解消し、自信を持って応募に臨めるよう、具体的なマナーとヒントを詳しく解説していきます。

エントリーシート郵送の基本：封筒の選び方から書き方まで

郵送でのES提出は、デジタル化が進む現代においても、依然として丁寧さや熱意を伝える重要な手段です。
封筒の選び方一つから、その書き方に至るまで、細部にわたる配慮が求められます。ここでは、郵送でESを提出する際の基本的なマナーと、相手に好印象を与えるためのポイントをご紹介します。

封筒選びとクリアファイルの重要性

エントリーシートを郵送する際には、書類が折れ曲がったり汚れたりしないよう、適切なサイズの封筒を選ぶことが非常に重要です。A4サイズのESをそのまま入れられる角形2号（角2）封筒が一般的で、色は白が最もフォーマルな印象を与えます。
さらに、ESを封筒に入れる前には、無色透明の新品クリアファイルに挟むのがマナーです。この一手間が、郵送中の折れや汚れを防ぐだけでなく、「この応募者は細部まで気を配れる人だ」という丁寧な印象を採用担当者に与えます。クリアファイルに入れることで、受け取った側も書類を扱いやすくなるため、ぜひ実践しましょう。

封筒の書き方：表面と裏面の完璧マナー

封筒の書き方一つで、あなたの印象が大きく変わります。表面には、応募先の企業の住所、部署名、担当者名を省略せずに正確に記載してください。宛名は縦書きがより丁寧な印象を与えます。担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」としましょう。左下には、赤字で「応募書類在中」と明記し、企業側が内容物を一目で把握できるように配慮します。

裏面には、あなたの住所、氏名、所属大学名・学部・学科を記載します。これらの情報は、万が一の郵便事故や、企業から連絡が必要になった際に役立ちます。また、投函日（郵送日）も忘れずに記入することで、いつ提出された書類なのかが明確になり、より丁寧な印象を与えることができます。
いずれも、修正テープや修正液は使わず、書き間違えた場合は必ず新しい封筒に書き直しましょう。

送付状と郵送方法：丁寧さを伝える最終チェック

ESを郵送する際には、送付状（添え状）を同封するのがビジネスにおける基本マナーです。送付状には、送付目的、同封書類一覧、氏名、連絡先などを記載し、封筒の一番上に置くことで、企業側が内容をすぐに把握できるよう配慮します。これにより、「この人はビジネス文書の扱い方を心得ている」という良い印象を与えることができます。

郵送方法は、基本的に「普通郵便」で問題ありませんが、より確実に届けたい場合は「簡易書留」も選択肢の一つです。簡易書留は追跡が可能で、受け取り時には受領印が必要となるため、紛失のリスクを減らせます。ただし、手渡しとなるため、企業の担当者が不在の場合には再配達の手間が生じる可能性も考慮しましょう。いずれにしても、余裕を持った日程で投函することが何よりも大切です。

郵送をスムーズに！速達やファイル利用の注意点

エントリーシートの郵送には、単に送るだけでなく、スムーズかつ確実に届けるための工夫と注意点があります。特に、提出期限が迫っている場合や、複数の企業に応募している場合は、効率的な郵送方法や、書類の準備における細心の注意が求められます。ここでは、郵送をよりスムーズに進めるためのポイントと、避けるべき落とし穴について解説します。

郵送方法の選択と投函日の賢い記入法

ESを郵送する際、一般的には普通郵便で十分ですが、提出期限が迫っている場合や、万が一の郵便事故が心配な場合は、「簡易書留」の利用を検討するのも一つの方法です。簡易書留は、郵便物の引き受けから配達までを記録し、万が一の紛失・破損時には実損額の範囲内で賠償が行われます。ただし、受け取りには受領印が必要となるため、企業の担当者が不在の場合には、再配達の手間をかける可能性も考慮に入れましょう。

また、ESの「投函日を記入する」という裏技も有効です。ESに記載した日付と実際に郵送する日が異なっても問題ありませんが、封筒の裏面に投函日を明記することで、企業側はいつ提出された書類なのかを明確に把握できます。これは、複数回の応募や異なる選考ステップがある場合に、企業側が書類を管理しやすくするための配慮となり、あなたの丁寧さをアピールする機会にもなります。

急ぎの提出：速達利用の注意点と代替策

提出期限が本当に差し迫っている場合、最終手段として速達郵便の利用を検討することもあるかもしれません。速達は、追加料金を支払うことで、通常の郵便よりも早く配達されるサービスです。しかし、基本的には余裕を持った提出が推奨され、速達を利用する状況は避けるべきです。
やむを得ず速達を利用する場合は、封筒の右上部に赤い線を引く、または「速達」と赤字で明記するなどの対応が必要です。

しかし、速達はあくまで緊急時の対応であり、企業側にとっては「計画性に欠ける」という印象を与えかねません。可能であれば、Webエントリーやメール提出など、他の提出方法で代替できないか確認することも重要です。いずれにしても、提出期限から逆算して、十分に余裕を持ったスケジュールで準備を進めることが、最も確実な方法です。

完璧な書類作成：修正は厳禁！

エントリーシートや封筒を作成する上で、最も重要なマナーの一つが「修正をしない」ことです。ESの内容はもちろんのこと、封筒の宛名や自分の情報など、どんなに些細な書き間違いであっても、修正テープや修正液の使用は厳禁とされています。修正箇所があると、採用担当者に対して「雑な仕事をする」「細部に注意を払わない」といったマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。

そのため、もし書き損じてしまった場合は、手間がかかっても必ず一から新しいESや封筒に書き直しましょう。この「書き直し」という手間を惜しまない姿勢こそが、あなたの真摯さや丁寧さをアピールする機会となります。特にESは、あなたの個性を表現する重要な書類であり、完璧な状態で提出することで、採用担当者に良い第一印象を与えることができるのです。

メールでエントリーシートを送る際の基本マナーと例文

現代の就職活動において、メールでのES提出は一般的な方法となっています。郵送とは異なる、メールならではのビジネスマナーが存在し、これを遵守することで、あなたのプロフェッショナルな姿勢を示すことができます。件名から添付ファイル、本文の書き方に至るまで、細部に気を配り、好印象を与えるメールを作成しましょう。

件名と宛名で差をつけるメールの基本

メールでESを送る際、まず採用担当者の目に触れるのが件名です。件名は、採用担当者が数多のメールの中からあなたのメールを素早く識別し、開封するきっかけとなるため、非常に重要です。「【エントリーシート送付】（大学名 氏名）」のように、用件、大学名、氏名を簡潔に明記することで、一目で内容が把握できるように工夫しましょう。

宛名も同様に、正確さが求められます。企業名、部署名、担当者名を正式名称で記載し、敬称を正しく使い分けます（例：「株式会社〇〇 △△部 □□様」）。担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」としますが、可能であれば担当者名を調べて記載する方がより丁寧な印象を与えます。

本文構成と添付ファイルの賢い扱い方

メール本文は、以下の構成を参考に、簡潔にまとめましょう。

• 挨拶：「お世話になっております。」など。
• 自己紹介：大学名、学部、学科、氏名を簡潔に述べます。
• 目的：ESを添付している旨と、確認をお願いする言葉を添えます。
• 結び：「何卒よろしくお願い申し上げます。」など。

特に重要なのが添付ファイルの扱いです。ESは、レイアウト崩れや改ざんを防ぐため、PDF形式に変換して添付するのが一般的です。ファイル名も「（氏名）_エントリーシート」のように、誰のESか分かりやすい名前にしましょう。もし企業からパスワード設定を指示された場合は、パスワードを別途メールで送る旨を本文に記載し、セキュリティに配慮することも忘れてはなりません。

送信前の最終チェックとトラブル回避の裏技

メールを送信する前に、誤字脱字がないか、添付ファイルを忘れずに添付しているかを必ず確認しましょう。特に、ファイル添付は忘れがちなポイントです。これを防ぐための裏技として、メール本文を作成する前に、まずファイルを添付してから本文の作成に取り掛かると良いでしょう。
また、メールの書式設定を「テキスト形式」にすることで、環境依存による文字化けを防ぐことができます。

送信タイミングも重要です。企業の営業時間内に送信するのが基本マナーです。深夜や早朝、休日などに送信すると、相手に負担をかける可能性があるため避けましょう。万が一、送信後に間違いに気づいた場合は、速やかに訂正メールを送るなどの対応が必要ですが、何よりも送信前の徹底したチェックが最も重要です。

提出期限ギリギリ！夜中や間に合わなかった場合の対応策

就職活動では、時に予期せぬ事態や時間の制約により、エントリーシートの提出がギリギリになることがあります。しかし、そのような状況でも、適切なマナーと冷静な判断で対応することが求められます。ここでは、提出期限が迫った際の心構えと、万が一間に合わなかった場合の対処法について解説します。

期限間近！郵送・メール提出の駆け込みマナー

提出期限が目前に迫っている場合、まずは落ち着いて、郵送とメールそれぞれの提出方法における最終手段を検討しましょう。郵送の場合、速達郵便を利用したり、郵便局の窓口で確実に発送したりすることが考えられます。ただし、速達は追加料金がかかるだけでなく、企業の受付時間によっては翌日扱いになる可能性もあります。

メール提出の場合は、システムが24時間受け付けていることがほとんどですが、企業の営業時間内に送信するのが基本マナーです。期限ギリギリで夜間に送信することになったとしても、件名に「時間外送信失礼いたします」といった一文を入れる必要はありません。しかし、相手への配慮として、できる限り営業時間内に送信するよう努力することが望ましいでしょう。
いずれにしても、計画的な準備を心がけ、期限に余裕を持って提出することが最も重要です。

夜間・休日提出時の配慮と注意点

メールでのES提出の場合、システム上は夜間や休日でも送信が可能ですが、採用担当者がそのメールを確認するのは翌営業日以降になります。そのため、送信時刻が企業の営業時間外であっても、それが直接的な評価に繋がることはほとんどありません。
しかし、企業によっては「応募締め切りは〇月〇日23:59まで」といった明確な指示がある場合があります。その指示に従い、定められた期限内に送信することが最優先です。

一方で、夜間や休日に送信する際には、システムエラーや予期せぬトラブルが発生する可能性も考慮に入れる必要があります。送信後に確認メールが届かない、といった事態に備え、送信履歴や添付ファイルの内容を確実に保存しておくことが大切です。不安な場合は、翌営業日に企業の人事担当部署に確認の電話を入れることも検討できますが、その際は「催促」と受け取られないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

万が一間に合わなかった場合の冷静な対処法

提出期限を過ぎてしまった場合、決して諦めずに、まずは企業に連絡を取ることが最も重要です。メールではなく、誠意を示すためにも電話で状況を説明し、指示を仰ぐのが望ましいでしょう。この際、言い訳がましくならず、期限を過ぎてしまったことへの謝罪と、今後の対応について真摯な姿勢で臨むことが大切です。

企業によっては、特別な事情を考慮して、提出を認めてくれる場合もあります。しかし、残念ながら選考対象外となってしまう可能性も十分にあります。その場合は、潔く受け入れ、今回の経験を反省点として次の就職活動に活かすことが重要です。
平均エントリー数は文系学生で14.1社というデータもあります。一つの企業で失敗があっても、多くの機会があることを忘れずに、前向きに次へと進む準備をしましょう。

提出後も安心！エントリーシートの保存期間と保管方法

エントリーシートの提出が終わったからといって、その役割が終わるわけではありません。提出したESは、その後の選考、特に面接において重要な役割を果たします。自分が何を書き、何をアピールしたのかを覚えておくことは、一貫性のある自己表現に繋がり、次のステップに進む上で不可欠です。ここでは、提出後のESの適切な保存期間と、効果的な保管方法について解説します。

提出済みESの重要性と保存期間

提出済みのESは、面接対策の「虎の巻」として非常に重要です。面接官は、あなたのESの内容に基づいて質問を投げかけてきます。そのため、あなたがESに何を書き、どのような意図でその情報を伝えたのかを明確に覚えておく必要があります。複数応募している場合、それぞれの企業に提出したESの内容が混同しないよう、区別して保存しておくことが不可欠です。

ESの保存期間は、応募企業の選考が終了するまで、あるいは内定が出るまでが目安となります。内定承諾後も、入社後の自己紹介や目標設定の参考にできるよう、一定期間は保管しておくことをおすすめします。
ESの通過率は一般的に50%前後と言われています。提出したESをしっかり見直すことで、次の選考への準備を万全にし、通過率を向上させましょう。

効率的な保管方法：物理・デジタル両面から

提出済みのESを効率的に保管するには、物理的な方法とデジタルな方法を組み合わせるのがおすすめです。

• 物理的保管：
  クリアファイルやバインダーを利用し、企業名や提出日を明記して整理します。応募した企業数が多い場合でも、一目でどのESか分かるように工夫しましょう。
• デジタル保管：
  提出したESは、PDF形式でPCやクラウドストレージに保存します。フォルダを企業ごとに分けたり、提出日をファイル名に含めたりすることで、検索性を高めます。

さらに、応募状況を一覧で管理するための

提出ESの見直し：次の選考への活かし方

提出したESを定期的に見直すことは、次の選考に向けた重要な準備となります。ESを見返すことで、あなたがアピールした強みや、書いたエピソードを再確認できます。これは、面接での深掘り質問に自信を持って答えるための基礎となります。
また、不採用になったESであっても、その内容を客観的に見直すことで、改善点や反省点を見つける貴重な機会となります。

「なぜこのESは通過しなかったのか？」「もっと効果的な表現はなかったか？」といった視点で見直すことで、次回のES作成や面接対策に活かすことができます。これは、PDCAサイクルを回すことにも繋がり、就職活動全体の質を高めることに貢献します。
一つ一つの提出が終わりではなく、次へと繋がるステップであることを意識し、提出したESを最大限に活用していきましょう。