OB訪問後のお礼メールで好印象！感謝・結果報告の書き方

OB訪問後のお礼メールで好印象！感謝・結果報告の書き方

OB訪問は、企業のリアルな情報を知る貴重な機会です。しかし、その価値は訪問時に得る情報だけにとどまりません。訪問後のお礼メールは、感謝の気持ちを伝えるだけでなく、自身の意欲や学びを効果的にアピールし、OB/OGとの良好な関係を築くための重要なステップとなります。

好印象を与え、あなたの就職活動をより有利に進めるためにも、以下のポイントを押さえて魅力的なお礼メールを作成しましょう。

OB訪問後のお礼メールはなぜ重要？

感謝を伝えるだけでなく、自己アピールのチャンス

OB訪問後のお礼メールは、単なる礼儀として送るだけでなく、自身の学びや意欲を効果的にアピールできる絶好の機会です。

訪問中に得た具体的な気づきや、そこから自身のキャリアプランにどのような影響があったかを伝えることで、あなたは単なる「質問しに来た学生」ではなく、「主体的に学び、成長しようとしている学生」としてOB/OGの印象に残ることができます。これは、その後の選考においても、あなたの熱意や学習意欲を再確認させる強力なメッセージとなり得ます。

メールを通じて具体的な学びを伝えることで、「この学生は真剣に話を聞き、自分の将来に活かそうとしている」という好印象を与え、他の学生との差別化を図ることができます。

OB/OGとの良好な関係構築の第一歩

就職活動におけるOB/OG訪問は、企業情報収集だけでなく、将来的なキャリア形成において貴重な人脈を築く第一歩でもあります。

丁寧なお礼メールは、OB/OGとの良好な関係を構築するための基盤となります。一度築かれた信頼関係は、就職活動のアドバイスはもちろんのこと、入社後のキャリア相談や、時には新たな情報提供に繋がる可能性も秘めています。

社会人としての基礎的な対応力を示すことは、長期的な視点で見てもあなたのキャリアを豊かにするでしょう。OB/OGは、あなた自身の将来を応援してくれる存在となる可能性を秘めているのです。

好印象を与えるための基本マナー

お礼メールは、その内容だけでなく、いくつかの基本的なマナーを守ることでより良い印象を与えます。これらは社会人として必須のスキルでもあります。

• 送信タイミング: 訪問当日中、遅くとも翌日の午前中までに送るのが理想的です。迅速な対応は、相手に「きちんとした対応ができる」という好印象を与えます。
• 送信時間帯: 企業の営業時間内（平日9時〜18時頃）に送信するのがマナーです。深夜や早朝、休日の送信は避け、相手のプライベートな時間を侵害しない配慮が必要です。
• 誤字脱字の確認: 送信する前に必ず誤字脱字がないか、相手の会社名や部署名、氏名が正確かを確認しましょう。ケアレスミスは、「確認不足」「注意力不足」といったマイナスな印象を与えかねません。

これらの基本マナーを守ることで、あなたはOB/OGに対して「TPOをわきまえた、信頼できる人物」という印象を与えることができるでしょう。

感謝を伝えるお礼メールの例文とポイント

効果的なお礼メールの構成要素

お礼メールは、感謝の気持ちを的確に伝え、自身の意欲を示すために、以下の構成要素を盛り込むことが重要です。

具体的な学びを盛り込む重要性

お礼メールで最も力を入れるべきは、OB訪問で得た具体的な学びや気づきを記述する部分です。

抽象的な「大変勉強になりました」といった言葉ではなく、「〇〇様のお話の中で、〇〇という点が特に印象に残りました。この経験から、〇〇ということを学びました。」のように、具体的なエピソードとそのエピソードから自身が何を学び、どう変化したかを明確に結びつけましょう。

例えば、「IT業界のスピード感を肌で感じ、常に新しい技術を学ぶことの重要性を強く認識しました。特に、〇〇様が手がけられた△△プロジェクトの成功事例から、〇〇のスキルが不可欠であると痛感し、今後の学習計画を見直すきっかけとなりました。」といった記述は、相手にあなたの真剣さと具体的な行動を伝えることができます。

OB/OGは、自分の話が学生にどのように影響を与えたかを知りたいと思っています。具体的な記述は、相手への最高の感謝の表れとなるでしょう。

定型文にならないための工夫

たくさんOB訪問をしていると、お礼メールも定型文になりがちですが、それでは相手の心には響きません。相手の配慮に具体的に触れることで、より丁寧でパーソナルな印象を与えることができます。

例えば、「本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました」だけでなく、「ご自身の貴重なご経験を惜しみなくお話しくださったこと、心より感謝申し上げます」といった一言を加えるだけで、感謝の深さが伝わります。

また、訪問中に話した内容の中から、特に印象に残った話題や、自分が質問したことに対する回答などを引用し、そこから得られた学びを具体的に記述することで、相手は「自分の話がしっかりと伝わった」と感じるでしょう。これにより、メールは単なるお礼に留まらず、あなた自身の言葉で綴られた「あなただけのメッセージ」となり、強い印象を残すことができます。

OB訪問の結果報告メールの書き方

就職活動終了時の報告の重要性

OB訪問で貴重な時間とアドバイスをくれたOB/OGに対して、就職活動の区切りを報告することは、社会人としての礼儀であり、今後の良好な関係を維持するために非常に重要です。

たとえOB訪問先の企業とは異なる企業に内定が決まり、そちらに就職する場合であっても、「ご協力いただいたおかげで、無事に就職先が決まりました」という感謝の気持ちを伝えることが大切です。

OB/OGは、あなたを応援し、成長を願って時間を使ってくれています。その成果を共有することは、彼らにとっての喜びにも繋がります。この一報が、将来的なキャリアパスにおいて思わぬ繋がりを生む可能性も秘めているため、報告は欠かさないようにしましょう。

内定獲得時の伝え方と感謝の表現

内定を獲得した際は、その喜びとともに、OB/OGからのアドバイスがどれほど役立ったかを具体的に伝えることで、感謝の気持ちをより深く表現できます。

もし、OB訪問先の企業とは異なる企業に内定が決まった場合でも、「〇〇様から伺った△△（具体的なアドバイス）が、私の就職活動において大きな指針となり、この度、株式会社□□から内定をいただくことができました」といった形で、直接的な貢献を伝えることで、相手も自分のアドバイスが役立ったことを喜び、あなたの成長を後押ししてくれます。

内定先企業について簡単に触れつつ、今後の抱負や意気込みも添えることで、あなたの前向きな姿勢を印象付け、応援してくれたOB/OGへの最高の感謝を示すことができるでしょう。

OB/OGからの返信へのスマートな対応

OB訪問のお礼メールや結果報告メールに対して、OB/OGから返信が来ることもあります。この返信に対して、必ずしも再度返信が必要というわけではありませんが、丁寧な関係を築くためには短い返信を送ると良いでしょう。

ただし、相手に負担をかけないよう、ラリーが長くなりすぎないように注意が必要です。返信は2〜3行程度で、簡潔に感謝の気持ちと今後の抱負を伝えるのがスマートです。

例えば、
「ご丁寧にお返事いただきありがとうございます。
うかがったお話を今後に活かしてまいります。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。」
といった形で、感謝と前向きな姿勢を伝えれば十分です。これにより、OB/OGとの良好な関係をさらに深めることができるでしょう。

OB訪問の結果報告、不採用の場合の伝え方

不採用の場合でも報告する意義

OB訪問先の企業から不採用通知を受けた場合でも、OB/OGへの報告は重要です。不採用という結果は残念ですが、OB/OGがあなたに貴重な時間を使ってくれたことへの感謝は忘れてはいけません。

結果を正直に伝えることで、あなたは誠実な人物であるという印象を与えることができます。また、OB訪問を通じて得た学びや気づきは、不採用という結果とは関係なくあなたの財産であり、それをOB/OGに伝えることで、彼らのサポートが無駄ではなかったことを示すことができます。

将来的にどこかで再びOB/OGと接点がある可能性も考え、どのような結果であれ、感謝と誠意をもって報告する姿勢が大切です。

感謝を伝えつつ、学びを表現する方法

不採用の報告メールでは、選考結果に直接的に言及する部分を控えめにし、OB訪問で得た学びや気づきに焦点を当てて感謝を表現することが重要です。

例えば、
「この度は、貴社の選考において不採用とのご連絡をいただきました。
しかしながら、〇〇様とのOB訪問を通じて貴社の〇〇という文化や、〇〇様のご経験から得た△△という学びは、私にとって大変貴重な財産となりました。
特に、〇〇様が語ってくださった貴社の挑戦的な社風に深く感銘を受け、私自身のキャリア観を再考するきっかけとなりました。」
といったように、ネガティブな結果ではなく、ポジティブな学びと成長に焦点を当てて伝えましょう。

これにより、OB/OGもあなたの前向きな姿勢と成長を喜び、今後も応援したいと感じるはずです。

次のステップへの意欲を示す

不採用の報告は、ただ結果を伝えるだけでなく、その経験をどう活かしていくかという「今後の意欲」を示す機会でもあります。

「この学びを活かし、今後の就職活動に一層邁進していく所存です。」や「この経験を糧に、社会人として成長できるよう努めてまいります。」といった一文を添えることで、あなたはたとえ望む結果にならなくとも、その経験を前向きに捉え、成長しようとする姿勢を持っていることを伝えることができます。

このような力強いメッセージは、OB/OGにあなたの真剣さと精神的な強さを印象付け、今後のあなたの活躍を応援したいという気持ちにさせるでしょう。

OB訪問の結果を会社に報告する際の注意点

報告メール作成前の最終チェックポイント

結果報告メールを送信する前に、以下の最終チェックポイントを確実に確認しましょう。これらの確認を怠ると、せっかくの努力が台無しになりかねません。

• 誤字脱字、会社名・部署名・氏名の正確性: これらは最も基本的なマナーであり、一つでも間違っていると相手に不信感を与えます。何度も見直し、可能であれば第三者にも確認してもらいましょう。
• 送信タイミングと時間帯: OB訪問のお礼メールと同様に、企業の営業時間内（平日9時〜18時頃）に送信し、迅速な対応を心がけましょう。
• 内容の一方的な報告になっていないか: 感謝の気持ちが十分に伝わるか、相手への配慮が感じられるかを確認してください。
• 自身の署名情報: 氏名、大学名、学部学科、メールアドレス、電話番号が最新で正確か、再度確認しましょう。

これらの最終チェックは、あなたの社会人としての細やかさと丁寧さを示す重要な機会となります。

形式的な報告に終わらせないためのコツ

結果報告メールは、単に「内定が決まりました」という事実だけを伝える形式的なものにしてはいけません。

OB訪問で得た具体的なアドバイスやエピソードを盛り込み、「〇〇様のおかげで、貴社を深く理解でき、その経験が私の就職活動において大きな力となりました」といった、「〇〇様のおかげで」という感謝の気持ちを強調する表現を使いましょう。その学びが自身の成長や就職活動のどのような点に貢献したかを具体的に述べることで、メールは単なる報告書ではなく、あなた自身の言葉で綴られた感謝のメッセージとなります。

これにより、OB/OGは「自分の行動が学生の助けになった」と実感し、あなたの報告を心から喜んでくれるでしょう。

相手に負担をかけないコミュニケーション

OB/OGは多忙な時間を割いてあなたに協力してくれています。そのため、結果報告メールは、相手に負担をかけないような配慮が必要です。

メールの文章量は簡潔に、要点を押さえて記述しましょう。長文になりすぎると、読むのに時間がかかり、相手の負担になってしまいます。また、返信を促すような書き方は避け、相手の都合を尊重する姿勢を見せることが大切です。

「ご多忙の折恐縮ですが」などのクッション言葉を適切に使い、返信が来ない場合でも、催促のメールは送らないようにしましょう。一度送ったら感謝の気持ちは伝わったと捉え、それ以上は相手の返信を待つのがマナーです。