就業規則の賃金・退職金・通勤手当の記載例と注意点

就業規則における賃金規定の重要性

労働基準法が定める義務とトラブル防止

就業規則は、企業と従業員の関係を円滑に進める上で非常に重要な役割を果たします。特に、賃金に関する規定は、労働基準法で「絶対的必要記載事項」としてその記載が義務付けられています。労働基準法第89条により、賃金の決定・計算・支払方法、賃金の締め日と支払日、昇給に関する事項は必ず就業規則に盛り込まなければなりません。

これらの事項を明確に定めることは、単に法的義務を果たすだけでなく、従業員との間に発生しがちな賃金に関するトラブルを未然に防ぐための強力な手段となります。例えば、残業代の計算方法や遅刻・早退時の控除ルールが曖昧だと、従業員は不信感を抱きやすく、それが大きな労使紛争に発展するリスクも考えられます。

賃金規定を具体的に明示することで、従業員は自身の労働に対する報酬がどのように決定され、支払われるかを正確に理解できるようになります。これにより、公平な労務管理が実現し、従業員が安心して業務に集中できる環境が整備されるのです。また、企業側も客観的な基準に基づいて運用できるため、恣意的な判断による不公平感をなくし、健全な企業運営に繋がります。

明確な規定がもたらす従業員の安心感

従業員が安心して働くためには、自身の給与がどのように計算され、いつ支払われるかという点が明確であることは不可欠です。就業規則に賃金の決定方法、計算方法、支払い方法、そして締切日と支払日が具体的に記載されていれば、従業員は金銭面での不安を感じることなく、日々の業務に集中することができます。

例えば、基本給の算出基準、各種手当（役職手当、住宅手当、扶養手当など）の支給条件、さらには昇給の有無やその時期、評価基準が明文化されていることで、従業員は自身のキャリアパスや報酬体系を具体的に見通すことが可能になります。これは、従業員のモチベーション向上にも直結する重要な要素です。

賃金規定が曖昧な企業では、従業員は「なぜ自分の給与はこの額なのか」「どうすれば給与が上がるのか」といった疑問を抱えやすくなります。このような疑問は、企業への不信感やエンゲージメントの低下に繋がりかねません。透明性の高い賃金規定は、企業と従業員の間の信頼関係を構築し、従業員が安心して長期的に働ける基盤を築く上で極めて重要な役割を担います。

企業側の公平な労務管理とリスクヘッジ

賃金に関する規定を就業規則に明記することは、企業にとっても非常に大きなメリットをもたらします。最も重要な点の一つは、公平な労務管理の実現です。賃金の決定基準や計算方法が明確であれば、特定の従業員に対して不公平な扱いが生じるリスクを大幅に低減できます。これにより、従業員間の不満や疑念が生じることを防ぎ、社内の調和を保つことができます。

また、法的リスクを回避する上でも賃金規定は欠かせません。労働基準監督署の是正勧告や、従業員からの未払い賃金請求といった労使紛争は、企業にとって時間的・経済的に大きな負担となります。賃金に関する詳細な規定が就業規則に盛り込まれ、それが適切に運用されていれば、これらのリスクを最小限に抑えることが可能です。特に「賃金支払いの5原則」（通貨払い、直接払い、全額払い、毎月1回以上払い、一定期日払い）に則った規定は、法的遵守の観点から極めて重要です。

加えて、新しい従業員を雇用する際にも、就業規則の賃金規定は重要な情報源となります。採用時に賃金体系を明確に提示することで、入社後のミスマッチを防ぎ、採用後のスムーズな労働関係の構築に貢献します。このように、賃金規定は単なるルールブックではなく、企業の持続的な成長と安定的な経営を支えるための重要な基盤となるのです。

賃金規定の記載例：基本給、手当、昇給

基本給と諸手当の決定方法と計算

賃金規定の中でも、基本給と諸手当は従業員の生活を支える根幹となる部分であり、その決定方法と計算方法を明確に記載することが求められます。基本給の決定方法としては、職務内容、能力、勤務成績、年齢、経験年数などを考慮して決定する旨を具体的に記述します。例えば、「基本給は、社員の職務等級、経験、能力、会社業績などを総合的に勘案し、会社が定める基準に基づき決定する。」といった表現が一般的です。

諸手当については、その種類と支給条件、支給額の計算方法を詳細に定めます。主な手当として、役職手当、住宅手当、通勤手当、扶養手当、時間外勤務手当などが挙げられます。それぞれの手当について、「住宅手当は、会社が定める支給基準を満たす世帯主に月額20,000円を支給する。」「扶養手当は、所得税法上の扶養親族を有する社員に対し、配偶者〇円、子一人につき〇円を支給する。」のように、具体的な支給条件と金額を明記することが重要です。

また、遅刻、早退、欠勤があった場合の賃金控除額についても明確にする必要があります。「月給者においては、欠勤1日につき基本給の日額（基本給÷所定労働日数）を控除する。遅刻・早退については、実労働時間数を算出し、その時間に応じた賃金を控除する。」といった形で、具体的な計算式を示すことで、従業員が納得しやすい環境を整えます。これらの詳細な記載は、賃金計算の透明性を高め、従業員の納得感を醸成するために不可欠です。

賃金の支払い方法と「5原則」の遵守

賃金の支払い方法は、労働基準法で定められた「賃金支払いの5原則」を厳守して就業規則に記載する必要があります。この5原則は、従業員の生活安定と保護を目的としており、具体的には以下の通りです。

1. 通貨払い: 賃金は日本円で支払うこと。
2. 直接払い: 賃金は本人に直接支払うこと。
3. 全額払い: 賃金から法令に基づくもの（所得税、社会保険料など）以外を控除しないこと。
4. 毎月1回以上払い: 賃金は最低でも月に1回以上支払うこと。
5. 一定期日払い: 賃金は毎月〇日など、決められた日に支払うこと。

就業規則には、これらの原則に則り、「賃金は、毎月〇日に、従業員本人名義の金融機関口座へ振り込むことにより支払う。ただし、支払日が金融機関の休業日に当たる場合は、その前営業日に支払う。」といった形で具体的な支払い方法と期日を明記します。また、賃金の締め日も「毎月〇日を賃金計算期間の締め日とする。」と明確に定めることが重要です。

これらの原則を遵守し、具体的な支払方法と期日を定めることで、従業員は自身の収入計画を立てやすくなり、安心して生活を送ることができます。企業側も、法的義務を果たすとともに、従業員からの信頼を得る上で不可欠な項目となります。万が一、これらの原則に違反した場合、労働基準法違反として罰則の対象となる可能性もあるため、細心の注意が必要です。

昇給・降給に関する明確な基準

昇給に関する事項も、就業規則の絶対的必要記載事項の一つです。昇給の有無はもちろんのこと、その時期や基準を明確に記載することで、従業員の働く意欲を高め、公正な評価制度を構築することができます。例えば、「昇給は原則として年1回、〇月に行う。昇給の可否および昇給額は、会社の業績、個人の能力、勤務成績、職務遂行状況等を総合的に評価し決定する。」といった具体的な基準を盛り込みます。

昇給には、定期昇給（勤続年数に応じて自動的に昇給）、能力昇給（能力や成績に応じて昇給）、ベースアップ（全体の賃金水準の引き上げ）など様々な形態があります。自社の賃金制度に合わせて、どのような昇給制度を採用しているのかを明確にし、その適用条件や評価プロセスを具体的に示しましょう。これにより、従業員は自身の努力がどのように報酬に結びつくかを理解しやすくなります。

また、企業の経営状況の悪化や個人の著しい能力不足などにより、降給の可能性もある場合には、その条件についても記載しておくことが望ましいでしょう。ただし、降給は従業員の生活に大きな影響を与えるため、その要件は厳格にし、明確な評価基準と本人の同意、あるいは十分な説明プロセスが不可欠です。透明性の高い昇給・降給規定は、従業員の納得感を高め、公正な人事評価制度を運用するための重要な柱となります。

退職金規定の記載：記載例と記載しない場合の注意点

退職金制度の有無と相対的必要記載事項

退職金制度は、賃金と異なり、法律上の支給義務はありません。しかし、企業が退職金制度を設ける場合は、就業規則にその内容を記載することが義務付けられています。これは「相対的必要記載事項」と呼ばれ、制度を運用する上で非常に重要な位置づけとなります。就業規則に一度記載された退職金は、従業員にとって契約上の権利となり、会社は定めた内容に従って退職金を支払う義務を負うことになります。

したがって、退職金制度を導入する際は、その内容を慎重に検討し、会社の財務状況や将来的な展望を踏まえた上で、明確な規定を設ける必要があります。規定が曖昧だと、将来的に従業員との間で認識の齟齬が生じ、トラブルに発展する可能性が高まります。制度の有無だけでなく、もし制度を設けるのであれば、どのような従業員に適用され、いつ、いくら支払われるのかを具体的に明記することが求められます。

一方で、多くの企業では退職金制度を設けていないケースも少なくありません。その場合でも、就業規則に「退職金は支給しない」旨を明確に記載しておくことを強く推奨します。これにより、従業員は入社時から退職金の支給がないことを理解できるため、誤解や期待による将来的な紛争を防ぐことができます。退職金制度の有無にかかわらず、就業規則に明記することで、企業と従業員双方にとって透明性の高い関係を築くことが可能になります。

支給条件、計算方法、支払い時期の具体例

退職金制度を設ける場合、就業規則には以下の3つの事項を具体的に記載する必要があります。

1. 適用される労働者の範囲:
   正社員、パートタイマー、契約社員など、退職金の支給対象となる従業員の範囲を明確にします。例えば、「本規定は、正社員として〇年以上継続勤務した者に適用する。」のように、勤続年数や雇用形態による制限を設けることが一般的です。
2. 退職金の決定、計算及び支払の方法:
   • 支給条件: 自己都合退職、会社都合退職、定年退職、懲戒解雇など、退職理由ごとの支給条件や支給率を定めます。例えば、懲戒解雇の場合には退職金を減額または不支給とする規定を設けることも可能です。
   • 計算方法: 基本給を算定基礎額として勤続年数に応じた支給率を乗じる方法や、ポイント制、確定拠出年金制度など、自社の制度に合わせた計算方法を具体的に記載します。「退職金は、退職時の基本給に勤続年数に応じた支給率を乗じて算出する。」のように明記します。
   • 減額・不支給事由: 懲戒解雇や会社に重大な損害を与えた場合など、退職金が減額されたり、全く支払われない事由も明確に規定します。
3. 退職金の支払時期:
   「退職金は、退職日から〇ヶ月以内に支払う。」のように、具体的な支払時期を定めます。

以下に、退職金の支給条件と支給率の具体例を示します。

このように具体的な例を示すことで、従業員は自身の状況に応じてどれくらいの退職金が期待できるかを把握しやすくなります。なお、モデル就業規則では、人材の流動性を高める意図から、勤続年数による支給要件の例が削除されている点にも留意し、自社の制度設計に反映させることが重要です。

退職金制度がない場合の明記の重要性

前述の通り、退職金制度の導入は企業にとって法的義務ではありません。しかし、制度を設けていない場合でも、その旨を就業規則に明確に記載しておくことが、企業と従業員双方にとって極めて重要となります。具体的には、「当社には退職金制度はありません。したがって、退職時に退職金を支給しないものとする。」といった一文を就業規則に盛り込むべきです。

このような明記は、主に以下の2つの点で重要性があります。

1. 従業員への念押しと誤解の防止:
   入社を検討している求職者や、現在在籍している従業員が、退職金制度があるものと誤解してしまうケースは少なくありません。特に、求人情報や口頭での説明だけでは伝わりにくい部分もあるため、就業規則という公式文書で「退職金は支給しない」と明記することで、従業員が正確な情報を得られ、無用な期待や誤解を抱くことを防ぎます。
2. 将来的な紛争の回避:
   もし退職金制度がないにもかかわらず、その旨が就業規則に記載されていなかった場合、退職時に従業員から「退職金が支払われると思っていた」と主張され、紛争に発展するリスクがあります。特に、過去の慣行や口約束が根拠となるケースもあり得るため、書面による明確な意思表示は、そうしたリスクを未然に防ぐための重要な予防策となります。

退職金制度は従業員の長期的なキャリア形成に影響を与えるため、その有無は採用活動においても重要な情報となります。就業規則に明記することで、企業は透明性の高い情報提供を行い、従業員も安心して働くことができる環境を整えることができます。結果として、従業員エンゲージメントの向上にも繋がり、企業の労務管理を円滑に進める上で不可欠な要素と言えるでしょう。

年俸制や通勤手当など、その他の賃金規定

年俸制における賃金規定の特殊性

近年、成果主義の浸透に伴い、年俸制を導入する企業が増えています。年俸制とは、1年間の報酬額をあらかじめ決定し、それを分割して支給する賃金体系のことです。この制度を導入する場合も、就業規則にその詳細を明確に記載する必要がありますが、月給制とは異なる特殊な考慮点がいくつか存在します。

まず、年俸の決定方法について具体的に明記することが重要です。年俸額がどのように査定され、いつ、どのような基準で改定されるのか（例：年1回の評価面談に基づき決定し、次年度の年俸額を提示する）を定める必要があります。また、年俸の支払い方法も重要です。一般的には、年俸額を12等分して毎月支払うケースが多いですが、一部を賞与として支給する形態も存在します。この場合、賞与部分も年俸に含まれることを明確にし、支払い月や支払い方法を詳細に記載します。

さらに、年俸制においても労働基準法の「賃金支払いの5原則」は遵守されなければなりません。特に、残業代の扱いは重要なポイントです。年俸額に残業代が含まれる「みなし残業」制度を導入する場合でも、基本給部分とみなし残業代部分を明確に区別し、みなし時間を超えた分の残業代は別途支払う旨を規定する必要があります。これにより、賃金未払いによるトラブルを防ぎ、法的リスクを回避することができます。年俸制の導入は、透明性と公平性を確保するため、就業規則への詳細かつ正確な記載が不可欠です。

通勤手当の支給条件と実務上の注意点

通勤手当は、従業員の通勤にかかる費用を補助する目的で会社が支給するものです。賃金や退職金とは異なり、法律上の支給義務はありませんが、多くの企業で福利厚生の一環として導入されています。支給する場合には、就業規則にその支給条件や計算方法などを具体的に定める必要があります。

主な記載事項としては、以下の点が挙げられます。

• 支給条件: 「自宅から勤務地までの距離が片道2km以上であること」「公共交通機関を利用すること」など、支給対象となる従業員や利用手段の条件を明確にします。
• 通勤手段の範囲: 公共交通機関（電車、バス）、自家用車、バイク、自転車など、支給対象となる通勤手段を具体的に定めます。
• 通勤経路および方法の指定: 最も経済的かつ合理的な経路・方法を基準とすることを明記します。
• 計算方法・支給額: 距離に応じた定額支給、実費支給、上限額の設定（例：月額〇円を上限とする）など、具体的な計算方法と支給額を定めます。
• 申請手続: 新規申請、変更申請の方法や提出書類、申請時期などを規定します。

実務上の注意点:

• マイカー通勤: マイカー通勤を認める場合は、ガソリン代の算出方法、駐車料金の補助範囲、さらに従業員に任意保険への加入を義務付けるなど、具体的なルールを設けることが望ましいです。交通事故発生時の責任分担についても明記しておくと良いでしょう。
• テレワークの普及: テレワークが普及する中で、通勤頻度が減少した従業員への通勤手当の支給方法を見直す企業が増えています。日額支給や実費精算への移行など、多様な働き方に対応した柔軟な制度設計が求められます。
• 不正受給防止: 不正受給を防ぐため、定期的な経路確認や現物確認、虚偽申請があった場合の返還請求や懲戒処分についても就業規則に明記しておくことが重要です。

これらの項目を明確に定めることで、従業員は安心して通勤手当を利用でき、企業側も公平かつ効率的な運用が可能となります。

不正受給防止策とその他諸手当の規定

通勤手当だけでなく、様々な手当に関する規定を設ける際には、不正受給を防止するための策を講じ、就業規則に明記することが極めて重要です。不正受給は企業の金銭的損失に繋がるだけでなく、社内の士気低下やコンプライアンス意識の欠如を示す深刻な問題となり得ます。

不正受給に対する具体的な規定としては、以下のような項目を設けるべきです。

• 不正受給の定義: どのような行為が不正受給にあたるのか（例：虚偽の申請、経路詐称、家族手当の不正申請など）を明確にします。
• 返還請求: 不正に受給した金額は全額返還させる旨を規定します。
• 懲戒処分: 不正受給があった場合の懲戒処分の種類（けん責、減給、出勤停止、懲戒解雇など）を定めます。

これらの規定を明記することで、従業員に対して不正行為は許されないという明確なメッセージを発し、未然に不正を防ぐ効果が期待できます。定期的な内部監査や、申請内容と実態との照合なども併せて実施することが望ましいでしょう。

また、通勤手当以外にも、企業によっては以下のような多種多様な手当を支給することがあります。

• 役職手当: 役職に応じて支給される手当。
• 資格手当: 特定の資格保有者に対して支給される手当。
• 単身赴任手当: 単身赴任者に対して支給される手当。
• 危険手当/特殊作業手当: 危険を伴う業務や特定の技能を要する業務に従事する者への手当。

これらの諸手当についても、それぞれの支給目的、支給条件、支給額（計算方法）を就業規則に具体的に記載する必要があります。これにより、手当の公平性・透明性が確保され、従業員の納得感を高めるとともに、企業側の労務管理も円滑に進めることができます。就業規則は、これらの手当を通じて従業員のモチベーション向上や企業文化の醸成にも寄与する重要なツールとなり得ます。

就業規則作成のポイントと専門家への相談

法的要件の遵守と従業員への周知徹底

就業規則を作成・改定する上で、最も基本的ながら重要なのは、労働基準法をはじめとする関係法令の要件を厳守することです。賃金、労働時間、休日、休暇、退職に関する事項など、労働基準法第89条で定められた「絶対的必要記載事項」はもちろんのこと、退職金制度や安全衛生に関する事項といった「相対的必要記載事項」についても、漏れなく正確に記載する必要があります。

不備のある就業規則は、法的トラブルの原因となるだけでなく、労働基準監督署からの指導や是正勧告を受けるリスクもあります。そのため、常に最新の法改正情報をキャッチし、必要に応じて内容を更新することが不可欠です。

就業規則が完成したら、その内容を従業員に周知徹底することも非常に重要な義務です。労働基準法第106条では、就業規則を従業員に「周知」することを義務付けており、以下のいずれかの方法で周知する必要があります。

• 常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、または備え付ける。
• 書面を交付する。
• 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置する。

単に作成しただけでなく、従業員全員がいつでも内容を確認できる状態にすることが求められます。周知が不十分な場合、就業規則の効力が認められない可能性もあるため、説明会の開催や個別での質疑応答の機会を設けるなど、丁寧な対応を心がけましょう。

時代に合わせた柔軟な見直しと改定

社会情勢や企業の働き方は常に変化しており、就業規則も一度作成したら終わりではありません。時代の変化に合わせて柔軟に見直し、改定していくことが非常に重要です。特に近年では、働き方改革関連法や同一労働同一賃金、テレワークの普及、副業・兼業の解禁など、労務を取り巻く環境は目まぐるしく変化しています。

例えば、テレワークの導入に伴い、通勤手当の支給方法や業務日報の提出義務、通信費補助など、新たな規定の追加や既存規定の見直しが必要となるケースが増えています。また、フレックスタイム制や裁量労働制といった多様な働き方を導入する際には、労働時間や賃金計算に関する規定を詳細に整備しなければなりません。

参考情報にもあったように、モデル就業規則が人材の流動性を高める意図から勤続年数による退職金の支給要件例を削除しているなど、国の指針も変化しています。これらの変化を積極的に取り入れ、自社の就業規則を常に最新の状態に保つことで、企業は時代のニーズに合った働き方を提供し、優秀な人材の確保・定着にも繋げることができます。定期的に（例えば1年に1回など）就業規則全体をレビューし、必要に応じて専門家を交えて改定作業を行うことをおすすめします。

社会保険労務士など専門家を活用するメリット

就業規則の作成や改定は、多岐にわたる労働法規の知識を要するため、専門家である社会保険労務士のサポートを活用することが賢明な選択です。特に中小企業においては、専門の担当者がいないケースも多く、自社で全てをまかなうのは非常に労力がかかり、また法的なリスクも伴います。

社会保険労務士は、労働基準法だけでなく、社会保険関連法規にも精通しており、企業の事業内容や実情に合わせた最適な就業規則の作成を支援してくれます。専門家を活用する主なメリットは以下の通りです。

• 法的リスクの回避: 最新の法改正に対応した内容で作成されるため、法令違反のリスクを最小限に抑えられます。
• トラブルの未然防止: 過去の労使紛争事例や判例を踏まえ、将来的なトラブルを未然に防ぐための規定を盛り込むことができます。
• 企業の実情に合わせた規定: テンプレートの提供だけでなく、企業の業種、規模、文化、働き方に応じたオーダーメイドの規定を提案してくれます。
• 時間と労力の節約: 複雑な法規調査や文書作成にかかる自社の時間と労力を大幅に削減できます。
• 従業員の納得感向上: 第三者である専門家が関与することで、客観性や公平性が増し、従業員の納得感を得やすくなります。

就業規則は、企業の経営基盤を支える重要なルールブックです。専門家の知見を借りることで、企業は安心して事業活動に専念でき、従業員もまた、明確なルールのもとで安心して働くことができるでしょう。