「就業規則」とは？基本をわかりやすく解説

就業規則の定義と役割

就業規則とは、企業が従業員との間で取り決める労働条件や職場のルールを明文化したものです。これは、いわば「会社の憲法」のようなもので、従業員が会社で働く上で守るべきこと、会社が従業員に対して提供するべきこと、つまり、労働時間、賃金、休暇、服務規律、退職、懲戒など、あらゆる労働に関する基本的なルールを定めています。

この規則があることで、従業員は安心して働くことができ、企業側も公平で一貫性のある人事労務管理を行うことが可能になります。単なる義務ではなく、企業と従業員の関係性を円滑にし、健全な職場環境を築くための重要な基盤となる文書なのです。

誰のために、何のためにあるのか

就業規則は、企業と従業員、双方にとって重要な役割を果たします。従業員にとっては、自分たちの労働条件や権利、守るべき義務が明確になることで、安心して働くための指針となります。例えば、残業代の計算方法や有給休暇の取得ルールが明確であれば、疑問や不安を抱くことなく業務に専念できます。

一方、企業にとっては、従業員の行動規範を明確にし、職場の秩序を維持するためのツールとなります。問題が発生した場合にも、就業規則に則って公平な対応が可能となり、個々の従業員との認識のずれや誤解によるトラブルを未然に防ぐ効果があります。明確なルールは、「言った」「言わない」といった曖昧な状況をなくし、双方にとって公平な関係を築く土台となります。

法律上の位置づけと重要性

就業規則は、労働基準法に基づいて作成される文書であり、一度作成され、従業員に周知されれば、その内容は法的効力を持ちます。これは、個々の労働契約の内容を補完し、場合によっては労働契約よりも優先される効力を持つこともあります。労働契約で定められていない事項でも、就業規則に定めがあり、それが従業員に周知されていれば、従業員はそれに従う義務が生じます。

特に、労働基準法第89条により、常時10人以上の労働者を使用する事業場には作成と届出が義務付けられています。この「10人」には正社員だけでなく、パートやアルバイトも含まれます。義務がない10人未満の事業所でも、作成された就業規則には法的効力が発生するため、労使間のトラブル防止や円滑な事業運営のために非常に重要な意味を持つ文書と言えるでしょう。

就業規則は何のためにある？目的と重要性

労使トラブルの未然防止

就業規則の最も重要な目的の一つは、労使トラブルの発生を未然に防ぐことにあります。労働時間、賃金、休憩、休日、休暇、服務規律、懲戒処分など、労働に関する基本的なルールが不明確だと、「こんなはずじゃなかった」「聞いていなかった」といった誤解や認識のずれが生じやすくなります。これがトラブルの原因となることは少なくありません。

就業規則でこれらのルールを具体的に明文化し、従業員に周知することで、双方が同じ認識を持つことができます。例えば、退職時の手続きや解雇事由を明確にしておくことで、従業員が会社を辞める際に生じる疑問や不安を解消し、不要な紛争を避けることができます。ルールが明確であれば、企業側も自信を持って対応でき、従業員も納得感を持って働くことができるため、双方にとってメリットが大きいのです。

職場の秩序維持と従業員満足度向上

明確な就業規則は、職場の秩序を維持し、健全な職場環境を築く上で不可欠です。例えば、情報漏洩の禁止、ハラスメントの防止、SNS利用に関するルールなど、服務規律を具体的に定めることで、従業員はどのような行動が適切で、どのような行動が許されないのかを理解できます。これにより、職場全体の規律が保たれ、業務効率の向上にも寄与します。

また、就業規則によって労働条件や評価制度などが公平に運用されることが保証されるため、従業員は「会社に公平に扱われている」と感じ、安心して働くことができます。これは従業員の会社に対する信頼感を高め、結果として従業員満足度や定着率の向上に繋がります。透明性の高いルールは、従業員のモチベーションを維持し、長期的なキャリア形成をサポートする上でも重要な要素となります。

企業の成長と発展への寄与

就業規則の整備は、単に義務を果たすだけでなく、企業の持続的な成長と発展にも大きく貢献します。例えば、一部の雇用関係の助成金申請には、就業規則の整備が要件となっている場合があります。これは、企業が法令遵守体制を整え、従業員が働きやすい環境を構築していることの証明となるからです。助成金を活用することで、企業の経営基盤を強化し、新たな事業展開や人材育成への投資が可能になります。

さらに、将来的に従業員が増加した場合でも、すでに整備された就業規則があれば、新たなルール作りやトラブル対応に慌てることなく、スムーズな組織拡大に対応できます。早期に労務管理の基盤を固めておくことは、企業の成長戦略において非常に戦略的な意味合いを持ちます。規則が明確であれば、採用活動においても、候補者に安心して働ける環境であることをアピールできるでしょう。

就業規則の作成義務は？労働基準法との関係

義務発生の基準と「10人未満」の考え方

就業規則の作成と労働基準監督署への届出は、労働基準法第89条によって義務付けられています。この義務が発生する基準は、「常時10人以上の労働者を使用する事業場」です。ここで言う「常時10人以上」とは、正社員だけでなく、パートタイム労働者やアルバイトも含めた総従業員数を指します。ただし、企業の役員は労働者ではないため、この人数には含まれません。

また、従業員数のカウントは「企業全体」ではなく、「事業所単位」で行われます。例えば、本社に15人、支店Aに8人、支店Bに12人の従業員がいる場合、本社と支店Bは就業規則の作成義務が生じますが、支店Aは義務が生じません。この基準を正確に理解しておくことが、法令遵守の第一歩となります。

義務がなくても作成すべき理由

従業員が10人未満の事業所では、法律上の就業規則作成・届出義務はありません。しかし、だからといって作成しなくてよい、というわけではありません。むしろ、義務がない場合でも積極的に作成することが強く推奨されます。その最大の理由は、前述の通り「労使トラブルの防止」と「職場の秩序維持」にあります。

小規模な事業所では、経営者と従業員の距離が近く、個別のコミュニケーションで解決できることも多いかもしれません。しかし、口頭での取り決めは往々にして誤解を生みやすく、いざという時の証拠にもなりにくいものです。書面でルールを明確にしておくことで、予期せぬトラブルを避け、従業員が安心して長く働ける環境を提供できます。将来的な従業員増加への備えとしても、早期の整備が賢明です。

法的効力と周知の重要性

「10人未満の事業所では作成義務がないから、作成しても意味がないのでは？」と考える方もいるかもしれません。しかし、これは誤りです。たとえ義務がない事業所で作成された就業規則であっても、その内容が従業員に適切に周知されていれば、法的効力が発生します。これにより、個々の労働者との合意がなくても、就業規則のルールを統一的に適用できるようになります。

重要なのは、作成するだけでなく、従業員がいつでも内容を確認できる状態にすること、つまり「周知」することです。具体的には、社内掲示板に掲示する、共有フォルダに保存してアクセス可能にする、書面で交付するなどの方法があります。周知がなければ、せっかく作成した就業規則も法的な効力を持たないため、この点を忘れないようにしましょう。

就業規則に定められるべき内容とは？

必ず記載すべき「絶対的必要記載事項」

就業規則には、労働基準法で定められた「絶対的必要記載事項」があり、これらは必ず記載しなければなりません。これらは、従業員の基本的な労働条件に関わる最も重要な項目です。

  • 労働時間に関する事項: 始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇（年次有給休暇など）、交代制勤務がある場合はその詳細、所定労働時間を超える労働（時間外労働）、休日労働、深夜労働に関する事項。
  • 賃金に関する事項: 基本給、各種手当（通勤手当、役職手当など）、計算方法、支払方法、支払時期、昇給、賞与に関する事項。
  • 退職に関する事項: 自己都合退職、定年退職、解雇の事由など、退職に関するルール。特に解雇の事由は具体的に明記する必要があります。

これらの項目が欠けている場合、法的な不備と見なされる可能性がありますので、必ず網羅するようにしましょう。

制度に応じて記載する「相対的必要記載事項」

「相対的必要記載事項」とは、企業が特定の制度を設ける場合に、就業規則に必ず記載しなければならない項目を指します。これらの制度がなければ記載の義務はありませんが、一旦制度を導入した場合は、その内容を就業規則に明記し、運用することが求められます。

具体的な例は以下の通りです。

  • 退職手当に関する事項
  • 臨時の賃金（結婚祝金など）や賞与などに関する事項
  • 最低賃金に関する事項（社内規定がある場合）
  • 安全および衛生に関する事項
  • 職業訓練に関する事項
  • 災害補償および業務外の傷病扶助に関する事項
  • 表彰および制裁に関する事項
  • 育児・介護休業に関する事項
  • ハラスメント防止に関する事項

特に、育児・介護休業やハラスメント防止など、社会情勢に応じて法改正が頻繁に行われる分野は、最新の法令に沿って記載内容を更新する必要があります。

企業の個性を反映する「任意的記載事項」

「任意的記載事項」は、その名の通り、法律で記載が義務付けられていないものの、企業が任意で定めて就業規則に記載できる項目です。これらは企業の経営理念や独自のルールを反映させ、より円滑な事業運営や従業員の行動規範を明確にするために役立ちます。

例としては、以下のようなものが挙げられます。

  • 服務規律: 業務への専念、ハラスメント禁止（相対的必要記載事項と重複することもある）、機密保持、タイムカード打刻ルール、情報セキュリティ、副業に関する取扱いなど。
  • 休職に関する規定: 病気や私傷病による休職期間や復職に関するルール。
  • 就業規則を定めた目的、適用範囲、用語の定義。
  • 経営理念や社是。

これらの項目を定めることで、企業独自の文化を醸成し、従業員のエンゲージメントを高める効果も期待できます。ただし、任意記載事項であっても、法令に違反する内容を定めることはできませんので注意が必要です。

退職や内定者との関連、英語での表現も解説

退職・解雇に関する規定の重要性

就業規則における退職や解雇に関する規定は、労使間のトラブルで最も多い類型の一つであるため、その重要性は非常に高いと言えます。特に、退職に関する事項（自己都合退職の手続き、退職願の提出時期、定年退職の年齢など）と、解雇に関する事項（解雇の具体的な事由、解雇予告期間など）は、絶対的必要記載事項として必ず記載が求められます。

曖昧な規定は、不当解雇や退職時のトラブルに発展するリスクを高めます。例えば、「無断欠勤が○日続いた場合は解雇とする」といった具体的な基準を明記することで、企業は正当な理由に基づいて解雇判断を下せ、従業員も解雇される可能性がある行為を事前に知ることができます。これにより、双方にとって公平で透明性の高い関係を維持し、将来的な紛争のリスクを低減することができます。

内定者との関係と就業規則

内定者は、まだ正式な従業員ではありませんが、内定通知書を交付した時点で、企業と内定者の間には「解約権留保付きの労働契約」が成立していると解釈されます。そのため、内定者に対しても、就業規則の一部が適用される場合があります。例えば、入社前の守秘義務や内定取消に関する事項などです。

ただし、就業規則全体を内定者に適用することは適切ではありません。入社前に就業規則の内容を説明する際には、どの部分が内定期間中に適用されるのかを明確にし、必要であれば別途「内定者向け規則」や「誓約書」を作成することも検討すると良いでしょう。内定者が安心して入社を迎えられるよう、入社までの間に適用されるルールを明確にしておくことが、その後の円滑な雇用関係構築に繋がります。

英語での表現と国際的な文脈

グローバル化が進む現代において、外国人従業員を雇用する企業や、海外に事業展開する企業にとって、就業規則の英語での表現や国際的な文脈での理解も重要になります。就業規則の一般的な英語での表現は、「Rules of Employment」または「Work Regulations」がよく使われます。

海外から来た従業員は日本の労働慣習や法律に不慣れな場合が多いため、日本語の就業規則を英語に翻訳し、内容を丁寧に説明することが不可欠です。単に翻訳するだけでなく、文化的な背景や法律の違いを考慮し、正確かつ理解しやすい表現を用いる必要があります。多言語対応することで、多様なバックグラウンドを持つ従業員が安心して働ける環境を提供し、企業のダイバーシティ推進にも貢献します。