退職届はパソコンでOK？手書きとの違いと印刷・作成のポイント

退職届の作成方法について、パソコンと手書きのどちらが良いか迷う方は少なくありません。しかし、現代ではその作成方法も多様化しています。

本記事では、退職届をパソコンで作成することの可否から、手書きとの違い、具体的な作成・印刷のポイント、さらにはよくある疑問まで、幅広く解説します。

スムーズな退職手続きのためにも、ぜひ参考にしてください。

退職届の作成、パソコンでも問題ない？

現代における退職届の主流は？

結論から言うと、会社からの指定がなければ、退職届をパソコンで作成しても全く問題ありません。

かつては手書きが一般的とされていましたが、現代においては多くの企業でデジタル化が進み、退職届もその例外ではなくなっています。

ある調査によると、直近の退職願・退職届の提出方法について、パソコンで作成した人が75%以上を占めるという結果が出ています。このデータは、パソコン作成の利便性が広く支持されていることを明確に示しています。

しかし、中には手書きの書類を重視する企業文化を持つ会社も存在するため、提出前に一度、会社の就業規則を確認するか、人事担当者や上司に確認してみるのが賢明でしょう。

状況に合わせて柔軟に対応することが、円滑な退職への第一歩となります。

法的な効力における手書き・パソコンの違い

退職届の法的な効力に関して、手書きであるかパソコンで作成されたものであるかによって大きな違いはありません。

重要なのは、その書類に退職の意思が明確に記載されており、本人の意思に基づいて提出されたものであることです。

法的な観点から見ると、退職届は「退職するという意思表示」そのものが肝心であり、その形式はあくまで手段に過ぎません。パソコンで作成された文書でも、署名が本人のものであること、内容が明確であることなどの条件を満たしていれば、手書きのものと同等の法的効力を持ちます。

ただし、万が一のトラブルを避けるためにも、パソコンで作成した場合でも自分の名前の部分だけは手書きで署名することが推奨されています。これにより、本人が作成・提出したものであることの証明力が一層高まります。

退職届提出前に確認すべきポイント

退職届を提出する前には、いくつかの重要なポイントを確認しておく必要があります。

まず最も大切なのは、会社の就業規則を必ず確認することです。就業規則には、退職に関する手続きや提出書類、提出期限などが明記されています。

一般的には退職日の2週間前までに提出することが多いですが、会社によっては1ヶ月前やそれ以上前と定められている場合もあります。

次に、直属の上司への事前相談を済ませておくことも非常に重要です。退職の意思を伝えるのはデリケートな問題であり、まずは口頭で上司に伝え、その上で退職届を提出するのが一般的なマナーとされています。

また、会社から退職届に関する特別な指定がないか（例えば「手書きに限る」など）も確認しておきましょう。これらの事前確認を怠ると、予期せぬトラブルにつながる可能性があるので、慎重に進めるようにしてください。

手書きとパソコン作成、それぞれのメリット・デメリット

パソコンで作成する最大のメリットと注意点

パソコンで退職届を作成する最大のメリットは、その効率性と正確性にあります。

まず、文字が読みやすく、誤字脱字の心配が格段に少なくなります。手書きの場合、字の癖によって読みにくくなったり、書き損じが発生すると一から書き直す手間がかかりますが、パソコンなら簡単に修正が可能です。

さらに、オンラインで提供されているテンプレートを活用すれば、必要な項目を埋めるだけで、フォーマルな形式の退職届を効率的に作成できます。時間がない中でも、迅速かつ確実に書類を準備できるのは大きな利点です。

しかし、注意点もあります。パソコンで作成された退職届は、人によっては「冷たい印象」を与えたり、「誠意が伝わりにくい」と感じる可能性があります。特に伝統的な企業文化を持つ会社や、年配の上司に対しては、その印象が強まることも考えられます。

前述の通り、75%以上の人がパソコンで作成しているというデータがある一方で、会社の雰囲気によっては手書きの方が好ましい場合もあるため、状況に応じた判断が求められます。

手書きで作成する際のメリットと課題

手書きで退職届を作成するメリットは、主にその丁寧さと誠意を伝えやすい点にあります。

一文字一文字丁寧に書かれた書類は、受け取る側に作成者の真剣な気持ちや敬意を伝えやすく、より人間的な温かみを感じさせることができます。

特に、長年お世話になった会社や上司に対して、感謝の気持ちと共に退職を伝える場面では、手書きの方がより丁寧な印象を与え、円満な退職につながる可能性が高まります。会社とのトラブルを避け、スムーズに退職手続きを進めたいと考える場合には、手書きを選択することも有効な手段となり得ます。

一方で、手書き作成にはいくつかの課題も存在します。

最も大きな課題は、書き間違いが発生しやすいことです。一度間違えてしまうと、修正液の使用はマナー違反とされており、基本的には書類全体を書き直す必要が生じます。また、字の綺麗さに自信がない場合、読み手に誤解を与えたり、稚拙な印象を与えてしまう可能性もあります。

これらの課題を考慮し、自分の状況や会社の文化に合わせて慎重に判断することが重要です。

状況に応じた最適な選択とは

退職届の作成方法を決定する際には、画一的な「正解」は存在せず、会社の文化や上司の性格、自身のスキルなど、複数の要素を考慮して最適な選択をすることが求められます。

例えば、IT企業やベンチャー企業など、デジタル化が進んでいる職場であれば、パソコンで作成された退職届が自然に受け入れられるでしょう。この場合、効率性を重視し、テンプレートを活用して迅速に作成するのがおすすめです。

一方で、歴史が長く、伝統や形式を重んじる企業、あるいは上司が手書きの書類を好むタイプである場合は、手書きで作成する方が好印象を与える可能性があります。

もしどちらが良いか判断に迷う場合は、「文章はパソコンで作成し、署名だけは手書きにする」というハイブリッドな方法も有効です。これは、パソコン作成の効率性と手書きの誠意を兼ね備えたバランスの取れた選択肢として、多くの人に選ばれています。

最も大切なのは、退職の意思を明確かつ礼儀正しく伝えることであり、そのための最適な手段を見つけることです。</

パソコンで退職届を作成・印刷する具体的な手順

テンプレートを活用した効率的な作成方法

パソコンで退職届を作成する際、ゼロから文章を考えるのは骨が折れる作業です。そこで活用したいのが、オンラインで提供されているテンプレートです。

WordやGoogleドキュメントなどで「退職届 テンプレート」と検索すれば、無料で利用できる多数のテンプレートが見つかります。これらのテンプレートは、日付、宛名、自分の所属部署、氏名など、退職届に必要な基本項目がすでにフォーマットされており、必要事項を記入するだけで完成させることができます。

記載すべき必須事項としては、「退職届」または「退職願」の明確な表題、提出日、会社名（代表者名）、自分の所属部署と氏名、そして退職希望日です。特に「退職届」と「退職願」では法的な意味合いが異なるため、目的に応じて適切なタイトルを選びましょう。

退職届は一方的な意思表示、退職願は会社に願い出る書類です。</テンプレートを使用することで、これらの必須事項の抜け漏れを防ぎ、フォーマルな文書として体裁を整えることが容易になります。

見た目を重視したフォントとレイアウト設定

パソコンで退職届を作成する際には、見た目の印象も非常に重要です。適切なフォントとレイアウトを選ぶことで、受け取る側に対する配慮と礼儀を示すことができます。

フォントは、明朝体やゴシック体など、ビジネス文書で一般的に使われる読みやすいものを選びましょう。特に明朝体は、フォーマルな印象を与え、推奨されています。

フォントサイズについては、本文は14～20pt程度、見出しとなる「退職届」の文字は22～40pt程度と、本文よりも少し大きめに設定すると、視覚的にバランスの取れた文書になります。これにより、読みやすさが格段に向上します。

また、縦書きと横書きについては、会社からの指定がなければどちらでも問題ありませんが、一般的には縦書きがより丁寧でフォーマルな印象を与えます。もし会社の慣習が不明な場合は、縦書きを選択しておけば無難でしょう。

そして最も大切なマナーとして、文章はパソコンで作成しても、自分の名前の署名だけは手書きにすることを強く推奨します。これにより、文書に個人の意思と誠意が宿り、より信頼性の高いものとして受け取られます。

印刷時の注意点と最終確認

パソコンで作成した退職届は、印刷して初めて提出可能な書類となります。印刷時には、いくつかの重要な注意点を守ることで、提出時に恥ずかしい思いをすることなく、プロフェッショナルな印象を与えることができます。

まず、用紙サイズはA4またはB5が一般的です。使用するプリンターや封筒のサイズに合わせて、適切な用紙サイズを選択しましょう。用紙は、白の便箋または白のコピー用紙を使用し、再生紙は避けるのがマナーです。

これは、再生紙がやや安っぽい印象を与えたり、インクの乗りが悪くなる可能性があるためです。また、しわや汚れのない、清潔な用紙を選んでください。

印刷前には、必ずインクの残量を確認し、試し刷りを行うことをおすすめします。文字がかすれたり、色がおかしいといったトラブルを防ぐことができます。

最終的に印刷が完了したら、誤字脱字がないか、レイアウトが崩れていないか、改めて目視で確認しましょう。可能であれば、第三者に一度チェックしてもらうと、自分では気づかないミスを発見できる可能性が高まります。

退職届の印刷用紙や封筒、印鑑の注意点

退職届に使用する適切な用紙の選び方

退職届は会社に提出する重要な書類ですから、使用する用紙にも配慮が必要です。適切な用紙を選ぶことで、文書全体の品質と提出者の誠意を示すことができます。

一般的に推奨されるのは、白の便箋（B5またはA4サイズ）、または同等の品質を持つ白のコピー用紙です。重要なのは、紙の色が白であること、そして清潔で高品質な印象を与えることです。

特に、再生紙の使用は避けるべきとされています。再生紙は環境に配慮した選択ではありますが、フォーマルな文書においては紙質が薄かったり、色がくすんで見えたりすることがあり、ややカジュアルな印象を与えてしまう可能性があるためです。白い上質な紙を選ぶことで、会社に対する敬意を示すことができます。

また、破れや汚れ、シワのないものを選び、一枚一枚丁寧に扱うことが大切です。文書の見た目は、提出者の細やかな気配りを伝える要素となります。

封筒選びとマナーに関するポイント

退職届を提出する際には、適切な封筒に入れ、マナーを守って渡すことが重要です。封筒選びから封入、そして渡し方まで、一連のプロセスが退職の印象を左右します。

封筒は、白の無地封筒を選び、郵便番号枠がないものが一般的です。これは、退職届が社内で手渡しされることが前提であり、郵便物ではないためです。サイズについては、B5サイズの退職届なら長形4号、A4サイズの退職届なら長形3号が一般的で、書類を三つ折りにした際にきれいに収まるものを選びましょう。

封入する際は、退職届をきれいに三つ折りにし、封筒の表側から見て、文書の書き出しが上になるように入れます。封筒の表には「退職届」と書き、裏には自分の部署名と氏名を記入します。宛名を書く必要はありません。

封筒は糊付けし、封字として「〆」と書くのがマナーです。これにより、正式な書類であることが示されます。

封筒に入れて渡すことで、内容を保護し、受け取る側への配慮を示すことができます。</

印鑑の準備と捺印の要否

退職届に印鑑を捺印する必要があるかどうかは、会社によって異なります。そのため、事前に会社の就業規則を確認するか、人事担当者に確認しておくのが最も確実です。

多くの会社では、退職届に法的な効力を持たせるために署名に加え捺印を求める場合があります。このため、「捺印が求められる場合があるため、準備しておくと安心です」という参考情報の通り、印鑑を準備しておくことをおすすめします。

捺印が必要な場合に使用する印鑑は、シャチハタなどの簡易的なものではなく、実印または認印が適切です。シャチハタはインクが内蔵されており、正式な文書には不向きとされています。

もし会社から特に指定がなければ、認印で問題ありません。

パソコンで作成した退職届の場合も、署名欄の横に捺印することで、より正式な文書としての体裁が整います。ただし、捺印が必須でないにもかかわらず押してしまうと、かえって先方に手間をかける可能性もあるため、必ず事前に確認することが肝心です。

退職届作成でよくある疑問を解決！Q&A

退職届は撤回できる？

退職届は、一度提出すると原則として撤回できません。これは、退職届が「退職するという明確な意思表示」であり、会社がそれを受理した時点で、雇用契約の終了が確定するためです。

しかし、「退職願」の場合は、退職を「お願いする」書類であるため、会社が受理する前であれば、撤回できる可能性があります。つまり、退職届と退職願では、その法的な性質と撤回の可否が大きく異なります。

そのため、退職の意思が固まっていない場合や、まだ迷いがある状況であれば、まずは退職願を提出し、状況が変化する可能性も考慮に入れるのが賢明かもしれません。

いずれの書類を提出するにしても、提出前には自身の意思をしっかりと固め、後悔のないよう慎重に判断することが極めて重要です。
一度提出した書類は、後戻りが難しいことを理解しておきましょう。

退職届の適切な提出時期と提出先

退職届の提出時期は、会社の就業規則によって定められていることがほとんどです。そのため、まずは就業規則を確認することが最優先です。

就業規則に明確な規定がない場合や、民法上では、一般的に「退職日の2週間前までに提出する」とされています。これは、会社が後任者の手配や引き継ぎの準備をするための期間として設けられています。

ただし、円満な退職を目指すのであれば、少なくとも1ヶ月前、可能であれば2～3ヶ月前には退職の意思を伝え、余裕を持って手続きを進めることが望ましいでしょう。これにより、会社側も安心して対応でき、引き継ぎもスムーズに行えます。

提出先は、直属の上司に直接手渡すのが一般的です。人事を介して提出する場合もありますが、まずは直属の上司に報告し、その指示に従うのが基本的なマナーです。書類の受領日を記録するため、上司に受領印や日付の記載をお願いすることも検討してみてください。

退職勧奨の場合の注意点

退職勧奨とは、会社から従業員に対して退職を促すことです。この場合、退職は会社都合となるため、従業員から退職届を提出する必要がない場合もあります。

もし会社から退職届の提出を求められた場合は、その内容をよく確認することが非常に重要です。特に注意すべきは、提出する退職届が「自己都合退職」となっているか、「会社都合退職」となっているかです。

会社都合退職の場合、失業保険の給付条件や給付期間が自己都合退職とは異なるため、安易に自己都合退職の退職届に署名・捺印をしてしまうと、不利益を被る可能性があります。

退職勧奨に応じるかどうかは個人の自由であり、もし納得できない点があれば、安易に合意せず、内容を十分に検討することが大切です。必要であれば、弁護士や労働組合などの専門機関に相談することも検討し、自身の権利を守るための行動を取ってください。

くれぐれも、不利な条件で退職届を提出しないよう、慎重な対応を心がけましょう。