退職届の書き方：役職あり・なし、役員の場合の例文と提出時期

退職届の基本：提出前に知っておくべきこと

退職届と退職願、その違いを理解する

「退職」という人生の節目において、まず直面するのが「退職願」と「退職届」という二つの書類です。これらは似ているようで、その法的な性質と役割は大きく異なります。**退職願は、会社に対して退職の意思を「願い出る」書類**であり、提出後も会社の承認が得られるまでは撤回が可能です。これはあくまで従業員から会社への申し入れという位置づけであり、会社側が受理を拒否する余地も少なからず存在します。

一方、**退職届は、会社が既に退職を承認している、あるいは法律上の退職条件が満たされている場合に、退職の意思を正式に「届け出る」書類**です。法的には、期間の定めのない雇用契約であれば、退職の意思表示から2週間が経過すれば退職が成立するとされており、この意思表示を書面で明確にするのが退職届の主な役割です。そのため、一度提出し会社に受理されると、原則として撤回は非常に難しいとされています。

多くの企業では、まず上司に口頭で退職の意思を伝え、その後、退職日や引き継ぎなどの合意が形成された段階で「退職願」を提出し、退職日が正式に決定した後に改めて「退職届」を提出するという流れが一般的です。この違いを理解しておくことで、スムーズな退職手続きを進め、後々のトラブルを未然に防ぐことができます。自分の状況に合わせて、どちらの書類が必要か、どのような手順で提出すべきかを事前に確認することが重要です。

退職届の法的意義と円満退職への道

退職届の提出は、単なる形式的な手続きではありません。それは、労働契約を解除するという自身の明確な意思表示を、法的に有効な書面として残す重要な意味を持ちます。口頭での退職の申し出は、後になって「言った」「言わない」のトラブルに発展するリスクが常に伴います。例えば、会社側が退職の意思表示を認めない、あるいは退職日が曖昧になるなどの状況は避けたいものです。

退職届を提出することで、この意思表示が書面として残るため、退職手続きに関する法的な証拠となります。特に、日本の民法では、期間の定めのない雇用契約の場合、退職の意思表示から2週間が経過すれば退職が成立するとされており、これは「退職の自由」として法的に保護されています。しかし、企業によっては就業規則で退職希望日の1ヶ月前までに申し出ることを定めている場合が多く、円満退職を目指すのであれば、これに従うことが推奨されます。

円満退職とは、会社との良好な関係を保ちつつ、スムーズに次のステップへ進むことです。そのためには、法的な要件を満たすだけでなく、会社の規則を尊重し、引き継ぎなどを責任持って行う姿勢が不可欠です。退職届は、自身の退職の意思を正式に伝え、会社側の手続き（後任選定、社会保険手続きなど）を円滑に進めてもらうための第一歩となるのです。

押さえておきたい退職届の基本要素

退職届は正式なビジネス文書として、いくつかの必須要素と一般的な書式が存在します。これらを正確に記載することで、書類としての信頼性と法的な有効性を確保できます。まず、書類の中央上部に**「退職届」というタイトル**を明確に記載します。これは何の書類であるかを一目で示すための最も重要な要素です。

次に、宛名として**所属する会社の代表者（社長など）の役職名と氏名**を記載します。自分の氏名より上方に配置し、敬称は「殿」または「様」とします。これは敬意を表すためのビジネス文書における基本ルールです。本文の書き出しは**「私儀（わたくしぎ）」**とし、退職の意思を示す旨を記載します。退職理由は、自己都合の場合は**「一身上の都合により」**と記載するのが一般的で、これにより詳細な理由説明を省くことができます。会社都合の場合は、その旨を明記しましょう。

最も重要な情報の一つが**退職日**です。これは上司と合意した正式な退職年月日を記載し、西暦・和暦は会社の規定に合わせるのが適切です。提出日には、実際に退職届を提出する日付を記載します。最後に、提出日の左下に**所属部署と自身の氏名を記載し、捺印**します。捺印はシャチハタではなく、実印または認印を使用するのが一般的です。これらの要素を網羅し、丁寧な文字で記載することで、あなたの誠実な姿勢が伝わるでしょう。

役職なしの場合の退職届：シンプルで丁寧な書き方

一般社員のための基本テンプレート

役職のない一般社員が提出する退職届は、最も基本的な形式に則ったもので構いません。シンプルでありながら、必要な情報が過不足なく記載されていることが重要です。一般的にはA4サイズの用紙を縦長で使用し、手書きまたはパソコンで作成します。手書きの場合は黒のボールペンや万年筆を使用し、丁寧な文字で記入しましょう。パソコンで作成する場合は、明朝体やゴシック体などのビジネス文書に適したフォントを選び、誤字脱字がないか入念にチェックすることが大切です。

テンプレートの基本的な構成は以下の通りです。

• 中央上部：「退職届」というタイトル
• 右寄り上部：提出日（例：令和6年1月15日）
• 左寄り：会社代表者への宛名（例：株式会社〇〇 代表取締役社長 〇〇様）
• 本文：「私儀、この度、一身上の都合により、令和6年3月31日をもちまして退職いたします。」
• 中央下部：所属部署、自身の氏名、捺印

本文の書き出しに「私儀」と書くのは、ビジネス文書における謙譲語の表現です。退職理由は「一身上の都合」とすることで、詳細な説明を求められることなくスムーズに手続きを進めることができます。この基本テンプレートをベースに、自分の状況に合わせて提出日や退職日を調整していきましょう。

迷わない！退職理由と退職日の記載方法

退職届において、特に記載に迷いがちなのが「退職理由」と「退職日」です。退職理由については、**自己都合退職の場合、通常は「一身上の都合により」と記載するのが一般的**です。これは、転職先が決まった、キャリアアップを目指したい、家庭の事情など、個人的な理由全般を包括する表現であり、具体的な理由を詳細に書く必要はありません。企業側もこの表現で受理するのが通例であり、余計な詮索を避ける意味でも有効です。

もし、会社都合による退職（例：リストラ、事業所の閉鎖など）の場合は、**「会社都合により」または「事業所の閉鎖に伴い」など、具体的に会社都合であることを明記**する必要があります。これにより、失業手当の受給資格や条件に影響が出る可能性があるため、非常に重要なポイントです。

退職日については、**必ず上司と事前に相談し、合意を得た正式な日付を記載**します。就業規則で定められた退職の申し出期間（例：1ヶ月前）や、引き継ぎに必要な期間、有給休暇の消化期間などを考慮して決定しましょう。西暦（例：2024年3月31日）と和暦（例：令和6年3月31日）のどちらを使用するかは、会社の慣習や他の文書に合わせて統一するのが望ましいです。日付は正確に、誤りがないように細心の注意を払って記載してください。

役職なし社員向け退職届の例文と注意点

以下に、役職なしの一般社員向けの退職届の例文を示します。

退職届

令和6年1月15日

株式会社〇〇
代表取締役社長 〇〇 〇〇殿

私儀、

この度、一身上の都合により、
令和6年3月31日をもちまして退職いたします。

〇〇部
〇〇 〇〇　印

この例文は、A4用紙に縦書きで作成されることを想定しています。

注意点として、以下の点を守りましょう。

• **書式:** 清書し、誤字脱字がないことを確認します。手書きの場合は黒色のボールペンか万年筆を使用し、丁寧に記入します。
• **宛名:** 会社代表者の氏名には「殿」または「様」をつけ、自分の氏名より高い位置に記載します。
• **捺印:** シャチハタではなく、認印か実印を使用します。氏名と印鑑が重ならないように、氏名の右隣に押しましょう。
• **封筒:** 退職届を入れる封筒は白地の二重封筒を選び、表に「退職届」と記し、裏に自分の所属部署と氏名を記載します。封筒の糊付けをし、封字として「〆」または「封」を記載することで、正式な書類としての体裁を整えます。
• **提出:** 直属の上司に手渡しするのが一般的です。

これらの点に注意し、失礼のないよう誠実な姿勢で提出しましょう。

役職あり・役員の場合の退職届：注意点と例文

役職者の退職届：引き継ぎと責任の重さ

課長、部長といった役職に就いている社員が退職する場合、一般社員とは異なる配慮が求められます。役職者は、組織の中核を担い、部下の管理、プロジェクトの推進、部署全体の業績責任など、多岐にわたる重要な業務を遂行しています。そのため、退職に伴う引き継ぎ事項は複雑かつ多量になりがちであり、後任者への影響も大きいため、より一層計画的かつ丁寧な対応が不可欠です。

まず、退職の意思表示は、通常の社員よりも早いタイミングで行うことが望ましいです。就業規則の規定に加え、最低でも2～3ヶ月前には直属の上司や人事部門に相談し、退職希望時期を打診することが推奨されます。これにより、会社は後任者の選定、引き継ぎ計画の策定、そして関係各所への連絡に十分な時間を確保できます。

退職届には、「一身上の都合」と記載する点は一般社員と同様で問題ありませんが、その後の退職面談や引き継ぎの過程では、自身の責任範囲を明確にし、担当するプロジェクトの進捗状況、顧客情報、部下の育成状況などを具体的に説明する義務があります。退職が決定した後も、最後の勤務日までプロフェッショナルとしての責任感を持ち、スムーズな業務移行に尽力することで、円満な退職へと繋がります。

役員（取締役など）の「辞任届」の特殊性

取締役などの役員が会社を辞める場合、一般社員とは法的根拠が大きく異なります。役員は会社との間で「雇用契約」ではなく、**「委任契約」**を結んでいることが一般的です。そのため、退職届ではなく**「辞任届」または「辞表」**という形式で書類を提出します。この違いは法的な効力や手続きに大きな影響を及ぼします。

まず、役員の辞任は、会社の就業規則ではなく、**委任契約書や会社の定款**に基づいて行われます。また、取締役の辞任には**株主総会での承認が必要となる場合**があり、この手続きには相当な時間を要することがあります。株主総会の招集、決議、そして役員変更登記といった一連の法的手続きが伴うため、辞任の意思表示は非常に余裕をもって行う必要があります。

さらに、辞任届は、提出すると原則として撤回が難しいとされています。これは、辞任が会社の経営に直接影響を及ぼす重大な意思表示であるためです。辞任届は、辞任の意思を明確に表明するだけでなく、法的手続き（役員変更登記など）の証拠書類としても不可欠なものです。役員として培った経験や知識を踏まえ、辞任の意思を固めたら、まずは会社法務部門や弁護士に相談し、適切な手続きについてアドバイスを受けることを強く推奨します。

役員向け辞任届の例文と法的留意点

役員が提出する辞任届は、一般の退職届と基本的に記載項目は似ていますが、「辞任」という言葉を用いる点と、対象が会社代表者だけでなく場合によっては株主総会議長となる点が異なります。

辞任届

令和6年1月15日

株式会社〇〇
代表取締役社長 〇〇 〇〇殿

私儀、

この度、一身上の都合により、
令和6年3月31日をもちまして取締役を辞任いたします。

以上

取締役
〇〇 〇〇　印

法的留意点として、以下の点を認識しておく必要があります。

• **提出時期:** 前述の通り、株主総会での承認が必要な場合があるため、非常に余裕を持ったスケジュールで提出する必要があります。通常、数ヶ月前には意思表示を行うのが一般的です。
• **登記手続き:** 辞任が承認された後は、会社の役員変更登記が必要となります。これは会社側の手続きですが、円滑な進行のために協力が求められることがあります。
• **責任:** 辞任後も、辞任前の職務遂行に関する責任は残ります。特に善管注意義務違反などがないか、辞任のタイミングや手続きは慎重に進めるべきです。
• **撤回:** 原則として辞任届は撤回できません。提出前には十分に意思を固め、法務部門や弁護士に相談し、影響を理解した上で提出しましょう。

役員の辞任は会社経営に与える影響が大きいため、細心の注意と責任感を持って手続きを進めることが求められます。

退職届の提出時期：いつ出すのがベスト？

法律上の最低期間「2週間」の現実

退職届の提出時期に関して、法律上では民法第627条第1項により、期間の定めのない雇用契約の場合、**退職の意思表示から2週間が経過すれば退職が認められる**とされています。これは「退職の自由」として労働者の権利が保護されている重要な規定です。つまり、極論を言えば、退職希望日の2週間前までに退職届を提出すれば、法律上は退職が成立するということになります。

しかし、この「2週間」という期間は、あくまで法的に退職が成立する最低限の期間であり、現実のビジネスシーンにおいては、この期間で円満に退職することは極めて難しいと言えます。特に、担当している業務の引き継ぎ、後任者の選定・教育、未消化の有給休暇の取得などを考慮すると、2週間では到底間に合わないケースがほとんどです。

もし、この最短期間で退職を強行した場合、会社との関係が悪化し、場合によっては退職後の離職票の発行が遅れる、退職金に関するトラブルが発生するなど、不利益を被る可能性もゼロではありません。そのため、法律上の規定は知っておくべきですが、実際の退職手続きにおいては、この2週間をそのまま適用するのではなく、より現実的な期間を考慮することが重要です。

円満退職のための就業規則と推奨期間

法律上の最低期間は2週間であるものの、ほとんどの企業では**就業規則において、退職希望日の1ヶ月前、あるいは2ヶ月前までに申し出ることを定めている**場合が多いです。円満退職とスムーズな引き継ぎのためには、基本的にはこの就業規則に従うことが強く推奨されます。就業規則に則ることで、会社側も余裕を持って後任の手配や業務の引き継ぎ計画を立てることができ、結果としてあなた自身の退職も円滑に進む可能性が高まります。

特に、担当業務が専門的である、プロジェクトの責任者である、部下を抱えているといった状況では、**退職希望日の1ヶ月前～3ヶ月前（意思表示は3ヶ月前、退職届提出は1ヶ月前など、企業や状況による）**を目安に、早めの意思表示と退職届の提出を検討すべきです。この期間があれば、以下のような対応が可能になります。

• **業務の棚卸しと引き継ぎ資料の作成**
• **後任者への丁寧なレクチャー**
• **未消化の有給休暇の計画的な消化**
• **社内外の関係者への挨拶と連絡**

会社の就業規則を確認し、上司とよく相談して、お互いにとって最も良い退職時期を見極めることが、円満退職への鍵となります。

役職者・役員が考慮すべき提出タイミング

役職者（課長、部長など）や役員（取締役など）が退職する場合、その提出時期は一般社員よりもさらに慎重に考慮する必要があります。彼らの業務は会社の運営に直接的な影響を与えるため、引き継ぎや後任の手配にはより長い期間と複雑なプロセスが伴います。

**役職者の場合**は、一般社員と同様に就業規則に則るのが基本ですが、**引き継ぎ事項が複雑になるため、より余裕を持ったスケジュールで進めることが重要**です。例えば、重要なプロジェクトの区切りや決算期など、会社への影響が最小限になるタイミングを選ぶといった配慮も求められます。目安としては、退職希望日の2～3ヶ月前には直属の上司に意思表示を行い、退職届は1ヶ月前までに提出するのが良いでしょう。

**役員の場合**は、その特殊性がさらに増します。前述の通り、役員は雇用契約ではなく委任契約に基づくため、就業規則ではなく委任契約書や定款を確認する必要があります。また、**役員の辞任には株主総会での承認が必要となる場合があり、この手続きには数ヶ月から半年といった時間がかかることも珍しくありません。**そのため、辞任の意思表示は、退職希望日の3ヶ月〜6ヶ月前、あるいはそれ以上の期間を設けて行うのが現実的です。会社の経営状況や組織改編のタイミングなども考慮し、会社法務部門や顧問弁護士と密接に連携しながら、最適な辞任時期を決定することが不可欠です。

退職面談と退職届：スムーズに進めるためのポイント

退職の意思表示：上司への報告から始めよう

退職を決意した際、いきなり退職届を提出するのは避けるべきです。多くの場合、まず**直属の上司に口頭で退職の意思を伝えることから始めるのが、円満退職への第一歩**となります。これは、ビジネス上のマナーであり、日頃お世話になった上司への敬意を示す行為でもあります。

上司への報告は、会社の営業時間中ではなく、業務に支障が出ない時間帯を選びましょう。また、周囲に他の同僚がいない、個室や会議室など、プライバシーが守られる場所を選ぶのが賢明です。報告の際は、「お話ししたいことがあるのですが、お時間をいただけますでしょうか」といった形で切り出し、退職の意思と、会社への感謝、そして退職希望時期を簡潔に伝えます。

この初期の段階では、具体的な退職理由を詳細に語る必要はありません。「一身上の都合により」と伝えても問題ありませんが、上司から質問があった場合は、差し支えのない範囲で答える用意もしておきましょう。上司への報告は、退職プロセスを円滑に進めるための重要な布石となります。この段階で会社との信頼関係を維持することが、その後の退職届の受理や引き継ぎをスムーズに進める上で非常に重要です。

スムーズな退職手続きのための面談活用術

退職の意思を上司に伝えた後、多くの場合、上司や人事担当者との退職面談が複数回実施されます。これらの面談は、**退職日や引き継ぎ計画の確定、未消化の有給休暇の消化方法、退職後の手続きに関する説明など、具体的な退職条件をすり合わせるための重要な機会**です。

面談では、退職希望理由を改めて聞かれることもありますが、「一身上の都合」で問題ありません。会社の引き止めに遭う可能性もありますが、自身の退職意思が固い場合は、感謝を伝えつつ、冷静かつ毅然とした態度で臨むことが大切です。感情的にならず、自身のキャリアプランや次の目標を簡潔に説明することで、相手も納得しやすくなります。

具体的な退職日の交渉では、会社の就業規則を尊重しつつ、引き継ぎに必要な期間と、自身が消化したい有給休暇の日数を考慮して提案しましょう。事前に、担当業務のリストアップや、引き継ぎ資料の骨子を作成しておくことで、面談を効率的に進めることができます。これらの面談を通じて、会社側との合意形成を図り、最終的な退職日や条件を明確にしてから、退職届を提出する流れが最もスムーズです。

トラブル回避！退職届提出後の注意点

退職届が会社に提出され、受理された後は、**原則としてその撤回は非常に難しくなります**。これは、退職届が会社に対する明確な意思表示であり、会社側もそれに基づいて後任者の手配や各種手続きを進めるためです。そのため、退職届を提出する際は、自身の退職意思が固まっていることを十分に確認しましょう。

提出方法にも注意が必要です。直属の上司に手渡しするのが一般的ですが、もし上司が受け取りを拒否したり、紛失の恐れがあると感じたりした場合は、**内容証明郵便**で送付する方法も有効です。内容証明郵便は、いつ、誰が、誰に、どのような内容の文書を送ったかを郵便局が証明してくれるため、「言った・言わない」のトラブルを確実に避けることができます。

また、会社から退職を勧められる「退職勧奨」の場合、基本的には退職届の提出は不要です。会社都合での退職となるため、雇用保険などの手続きに影響が出ます。もし会社から退職届を求められた場合は、**退職理由を「会社都合」と明記するなど、慎重に対応しましょう**。退職届提出後も、未払い給与の確認、離職票や雇用保険被保険者証の受け取り、年金・健康保険の切り替えなど、退職後の生活に関わる重要な手続きが残っています。これらの情報を会社からしっかりと聞き取り、不明な点があれば必ず確認し、最後の最後までトラブルなく退職プロセスを完了させましょう。