【退職届の書き方】手書き・パソコン・内容・日付・捺印まで徹底解説

【退職届の書き方】手書き・パソコン・内容・日付・捺印まで徹底解説

退職を決意した際、避けて通れないのが「退職届」の作成と提出です。しかし、どのような用紙に書くべきか、手書きとパソコンどちらが良いのか、日付や捺印はどうすればいいのかなど、多くの疑問が浮かぶことでしょう。退職届は、会社に提出する重要な書類であり、その書き方一つで退職手続きの印象やスムーズさが大きく変わってきます。

この記事では、退職届の作成にあたり知っておくべき基本的な知識から、手書き・パソコン作成のメリット・デメリット、必須項目の正しい書き方、さらには提出前の確認事項まで、最新の正確な情報を徹底的に解説します。この記事を読めば、迷うことなく適切な退職届を作成し、円満退職への第一歩を踏み出すことができるでしょう。

退職届の基本的な書き方：何に書く？何で書く？

1. 退職届と退職願、辞表の違いを理解する

退職を考える際に、まず知っておくべきは「退職願」「退職届」「辞表」という3つの書類の違いです。これらは混同されがちですが、それぞれが持つ意味合いや法的な効力、そして提出後の影響が大きく異なります。正確な知識を持つことで、スムーズかつ後悔のない退職手続きを進めることができます。

まず「退職願」は、その名の通り、会社に退職を「願い出る」書類です。これは従業員から会社への意思表示であり、会社がその申し出を承諾することで退職が成立します。つまり、会社からの承諾が得られるまでは撤回が可能です。退職の意思を固めた初期段階で、上司に口頭で申し出るとともに、書面で提出する場合に用いられます。

次に「退職届」は、会社と退職日について合意が形成された後、「退職する」ことを会社に届け出る書類です。これは会社への一方的な通知であり、提出と同時に法的な効力が発生します。そのため、原則として一度提出すると撤回はできません。退職願と異なり、既に退職の合意が成立している状況で使用されるため、より最終的な意思表示としての意味合いが強いです。民法上は、期間の定めのない雇用契約の場合、退職の申し入れから2週間で退職の効力が発生すると定められています。

最後に「辞表」ですが、これは主に役員や公務員が職を辞する際に提出する書類であり、一般の会社員が提出することは通常ありません。役員の場合は会社の取締役会や株主総会の承認が必要となることもあり、公務員の場合は任命権者への提出となります。自身の立場に応じて適切な書類を選ぶことが、円滑な退職手続きの第一歩となります。

2. 退職届の基本的な構成と記載事項

退職届は、会社に提出する正式な書類であるため、決まった形式と記載すべき必須項目が存在します。これらの項目を正確に記載することで、意思表示が明確になり、後のトラブルを防ぐことができます。一般的な退職届の構成要素と、それぞれの項目に何を記載すべきかを見ていきましょう。

まず書類の最上部中央に大きく「退職届」と明記します。これにより、書類の種類が一目でわかります。次に、本文の書き出しですが、一般的には1行目の下部に「私儀（わたくしぎ）」と記載します。これは「私事ですが」という意味合いで、かしこまった表現です。

本文では、まず退職理由を明確に記載します。自己都合で退職する場合は「一身上の都合により」と簡潔に記載するのが一般的です。もし会社都合による退職（例えば退職勧奨など）の場合は、「貴社、退職勧奨に伴い」といった具体的な理由を明記する必要があります。退職理由の記載は、失業給付の受給資格など、後の手続きに影響を与える可能性があるため、慎重に記載することが重要です。

次に、退職日を正確に記載します。これは直属の上司と相談し、会社側と合意した正式な退職年月日を記載するものです。まだ退職日が決まっていない段階で退職届を提出するのは適切ではありません。その下には、提出日（実際に会社に書類を提出する年月日）を記載します。最後に、自身の所属部署と氏名を記し、捺印します。そして、書類の宛名として、会社名と代表者名（役職名）を記載します。これらの項目を漏れなく正確に記載することが、退職届作成の基本です。

3. 書類作成に必要な道具と心構え

退職届は重要な正式書類であるため、作成にあたっては適切な道具を選び、丁寧な心構えで臨むことが大切です。手書きかパソコン作成かに関わらず、誠意が伝わるように作成することが望ましいとされています。

手書きで作成する場合、使用する用紙は白の便箋が一般的です。サイズはB5またはA4が適しており、柄が入っていない無地のものを選びましょう。筆記具は、黒のボールペンまたは万年筆を使用します。インクが消えるフリクションペンなどの使用は厳禁です。摩擦で文字が消えるため、正式書類にはふさわしくありません。また、インクが滲みにくいものを選ぶと良いでしょう。提出の際は、白の無地の封筒（長形3号など）を使用し、表書きに「退職届」と、裏には自分の氏名と所属部署を記載します。

パソコンで作成する場合も、フォーマルな印象を与えるように配慮が必要です。フォントは明朝体などの標準的な書体を選び、本文は14～20pt、見出しは22～40pt程度の大きめなフォントサイズにすると読みやすくなります。一般的には縦書きがフォーマルとされますが、会社の指定がなければ横書きでも問題ありません。ただし、署名部分は本人の意思を示すため、手書きで署名し、捺印するのがマナーとされています。パソコン作成の場合でも、最終的な確認は手書きの場合と同様に慎重に行う必要があります。

どちらの方法で作成するにしても、誤字脱字がないか、日付や氏名、会社名などの情報が正確であるかを入念に確認してください。一度提出すると原則撤回できない書類だからこそ、細部まで気を配り、誠実な姿勢で作成に臨むことが、円満退職への第一歩となります。

退職届の必須項目：氏名、日付、捺印について

1. 正しい退職理由の書き方と注意点

退職届における退職理由の記載は、後の手続きや給付に影響を及ぼす可能性があるため、非常に重要な項目です。特に自己都合退職と会社都合退職では、記載方法が大きく異なります。正確な知識を持って、適切な表現を用いるようにしましょう。

一般的に、自己都合による退職の場合、退職届には「一身上の都合により」と簡潔に記載します。これは、プライベートな事情による退職であるため、具体的な理由（例：キャリアアップ、転職、結婚、引越しなど）を詳細に書く必要はありません。むしろ、詳細を記載することで、会社との間で余計な議論や引き止めに発展する可能性もあるため、シンプルにまとめるのが賢明です。自己都合退職の場合、失業給付の受給開始時期が会社都合退職よりも遅くなる可能性があることにも留意してください。

一方、会社都合による退職の場合は、具体的な理由を明記する必要があります。例えば、リストラ、事業所の閉鎖、退職勧奨など、会社側の都合で退職する場合です。この場合は、「貴社、退職勧奨に伴い」や「事業縮小のため」などと具体的に記載します。会社都合退職として認められると、失業給付の受給開始時期が早まるなどのメリットがあります。しかし、会社側が自己都合退職として処理しようとするケースもあるため、慎重に対応し、必要であれば会社との合意形成の証拠を残すことも検討しましょう。

注意点として、退職理由を「一身上の都合」と記載した場合、原則として自己都合退職として扱われます。もし、実際には会社都合による退職であったにもかかわらず、退職届に「一身上の都合」と記載して提出してしまうと、失業給付などの点で不利になる可能性があります。自身の退職理由が会社都合に該当すると思われる場合は、退職届を提出する前に会社の人事担当者や労働基準監督署に相談し、適切な対応を確認することをお勧めします。退職理由の記載は、将来の生活設計に直結する重要な判断であるため、決して軽視せず、正確な情報を記載するよう心がけてください。

2. 退職日と提出日の正しい記載方法

退職届には、「退職日」と「提出日」という二つの日付を記載します。これらはそれぞれ異なる意味を持ち、正確に記載することが不可欠です。日付の誤記は、手続きの遅延や混乱を招く原因となりかねませんので、細心の注意を払いましょう。

退職日とは、実際に会社を退職する日、つまり雇用契約が終了する日のことです。この日付は、直属の上司と事前に相談し、会社側と合意した正式な年月日を記載します。まだ上司との話し合いができていない段階や、退職日が確定していない段階で退職届を提出するのは避けるべきです。退職日が不明確なまま提出してしまうと、引き継ぎ期間が十分に確保できなかったり、会社側の手続きに支障が出たりする可能性があります。また、就業規則で定められた退職申し出期間（例えば1ヶ月前や2ヶ月前）を考慮し、余裕を持った退職日を設定することが望ましいです。

一方、提出日とは、あなたが退職届を会社に提出する年月日を指します。退職届を手渡しする場合は、その日の日付を記載します。郵送で送る場合は、ポストに投函する日付を記載するのが一般的です。退職日と提出日は通常異なる日付になりますが、中には口頭やメールで退職の合意が済んでおり、後から形式的に書類を提出する場合など、状況によっては提出日が退職日よりも後になる、あるいは過去の日付を記載できることもあります。しかし、これは稀なケースであり、基本的には提出日が退職日以前になるようにします。

年号の記載方法については、西暦と和暦のどちらを使用しても問題ありませんが、会社の公式書類で使用されている例に合わせると統一感が出ます。縦書きの退職届の場合は、日付を漢数字（例：令和五年十月二十日）で記載するのが一般的です。横書きの場合は、算用数字（英数字）（例：2023年10月20日）を使用します。日付は退職届の中でも特に重要な情報であり、正確性が求められますので、提出前には必ず二重、三重に確認する習慣をつけましょう。

3. 捺印は必要？種類と押印位置

退職届における捺印（ハンコ）の有無は、多くの人が疑問に感じるポイントの一つです。法的な義務はないものの、日本社会における商習慣や書類の信頼性を高める意味合いから、押印するのが一般的とされています。捺印に関する正しい知識を持つことで、迷うことなく手続きを進めることができます。

結論から言うと、退職届への捺印は法的に義務付けられているものではありません。民法上の退職の意思表示は、口頭でも書面でも有効とされており、印鑑が押されているか否かでその効力が変わることはありません。しかし、本人の意思表明の確実性や、書類の真正性を担保するという観点から、押印することが一般的であり、会社によっては慣習として求められる場合もあります。迷った場合は押印しておくのが無難でしょう。

押印する印鑑の種類についても注意が必要です。退職届に押印する印鑑は、認印（みとめいん）を使用するのが適しています。認印とは、役所に登録されていない日常使いの印鑑のことです。シャチハタでも問題ないとされる場合もありますが、よりフォーマルな印象を与えるためには朱肉を使うタイプの印鑑を選ぶのが良いでしょう。一方で、実印（役所に登録している重要な印鑑）や銀行印（金融機関に登録している印鑑）は、それぞれ重要な契約や金融取引に用いる印鑑であるため、退職届のような書類に使用するのは避けるべきです。これらの印鑑を使用すると、誤って悪用されるリスクも考えられますし、不必要な書類に重要な印鑑を使用することは一般的ではありません。

押印する位置は、氏名の後になります。縦書きの退職届であればフルネームの下、横書きであれば氏名の右側に押印するのがマナーです。押印する際は、印鑑がかすれたり、逆さまになったりしないよう、しっかりと朱肉をつけ、まっすぐに押しましょう。万が一、押印に失敗してしまった場合は、修正液や二重線で訂正するのではなく、新しい用紙に書き直すのが基本です。正式な書類においては、修正跡は書類の信頼性を損なう可能性があるため、手間を惜しまず再作成することをお勧めします。

手書きとパソコン作成のメリット・デメリット

1. 手書きで作成するメリットとデメリット

退職届を作成する際、「手書き」か「パソコン」かという選択は、多くの人が一度は悩むポイントです。手書き作成には、その行為自体が持つ独特のメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。それぞれの側面を理解し、自身の状況や会社の文化に合わせて最適な方法を選ぶことが重要です。

手書き作成の最大のメリットは、その丁寧さや誠意が伝わりやすい点です。日本のビジネス文化では、手書きの書類は手間をかけた証拠と見なされ、「真剣に考えている」「礼儀を重んじている」という印象を与えることがあります。特に、伝統的な企業や年配の上司がいる職場では、手書きの退職届の方が好意的に受け止められる可能性が高いです。また、会社によっては「退職届は手書きで」と就業規則で指定されている場合もありますので、事前に確認しておくことが大切です。手書きで作成することで、自分自身の気持ちの整理にもつながり、退職への意思を再確認する機会にもなり得ます。

一方で、手書き作成にはいくつかのデメリットも存在します。まず、時間と労力がかかる点です。特に普段から手書きで長文を書くことに慣れていない人にとっては、大きな負担となるでしょう。また、誤字脱字があった場合や、途中で書き損じてしまった場合は、最初から全て書き直さなければなりません。修正液や二重線での訂正は、正式書類にはふさわしくないとされているため、完璧な仕上がりを求めるには相当な集中力と根気が必要です。文字の綺麗さも個人差があり、あまりに乱雑な字ではかえってマイナスな印象を与えかねません。さらに、テンプレートがないため、一から書式を整える手間も発生します。

手書きでの作成を選ぶ場合は、十分な時間的余裕を持ち、集中できる環境で作成に取り組むことが成功の鍵となります。書き始める前に下書きをする、練習用紙で何度も書いてみるなどの準備も有効です。丁寧な手書きの退職届は、円満退職に向けた礼儀正しさを示す有効な手段となり得ます。

2. パソコンで作成するメリットとデメリット

近年では、退職届をパソコンで作成することも一般的になってきました。デジタルツールの普及に伴い、そのメリットは多岐にわたりますが、手書きにはないデメリットも存在します。パソコン作成を選択する際は、その特性を十分に理解しておく必要があります。

パソコン作成の最大のメリットは、効率性と正確性です。文字入力が早く、テンプレートを利用すれば書式を整える手間が大幅に省けます。また、誤字脱字があっても簡単に修正できるため、書き損じを恐れる必要がありません。これにより、短い時間で完璧な状態の退職届を作成することが可能になります。フォントの種類やサイズも自由に設定できるため、読みやすく、見た目の美しい書類を作成しやすいのも利点です。さらに、作成したデータを保存しておけば、万が一再提出が必要になった場合でも、すぐに印刷して対応できる柔軟性も持ち合わせています。インターネット上には退職届のテンプレートが多数公開されており、それらを活用することで、法的に適切なフォーマットで手軽に作成できるのも大きな魅力です。

しかし、パソコン作成にもデメリットは存在します。一つは、手書きほどの「誠意」が伝わりにくいと感じられる可能性がある点です。特に、古くからの慣習を重んじる企業や、上司が手書き文化に慣れている場合は、形式的、事務的な印象を与えてしまうかもしれません。会社によっては、手書きの提出を指定している場合もあるため、事前に就業規則を確認したり、上司に相談したりすることが重要です。

また、パソコンで作成する場合でも、署名（氏名）の部分は手書きにするのがマナーとされています。これは、書類の作成者が本人であることをより明確にするためです。全ての項目をタイピングして、氏名だけ印字された退職届は、受け取る側に冷たい印象を与えかねません。パソコンで作成する際は、効率性とフォーマルさのバランスを考慮し、署名だけは手書きにするという配慮を忘れないようにしましょう。

3. 会社や状況に応じた適切な選択

手書きとパソコン作成、どちらの方法が最適かは、一概に決まるものではなく、勤めている会社の文化や、自身の退職理由、そして緊急性といった状況によって異なります。それぞれのメリット・デメリットを踏まえ、最も適切な選択をすることが円満退職への道を開きます。

まず、最も重要なのは会社の就業規則を確認することです。中には「退職届は手書きで提出すること」といった明確な規定を設けている企業も存在します。このような場合は、迷わず手書きで作成するしかありません。規定がない場合でも、過去に退職した同僚や先輩に、どのような形式で提出したか尋ねてみるのも良いでしょう。会社の慣習や雰囲気を知ることで、トラブルを未然に防ぐことができます。

会社の文化が比較的新しく、ITツールを積極的に活用している企業であれば、パソコン作成の退職届でも問題なく受け入れられる可能性が高いです。特に、日頃からほとんどの書類をデータでやり取りしているような職場であれば、パソコン作成の方がスムーズかもしれません。また、退職届をPDF形式で自動作成できるテンプレートアプリなども存在し、これらを活用すれば、フォーマットの心配なく手軽に正確な書類を作成できます。

しかし、会社の規模が小さい場合や、昔ながらの慣習が残る企業、あるいは直属の上司が年配で手書きを好む傾向にある場合は、手書きで作成した方が丁寧な印象を与え、円滑なコミュニケーションにつながることもあります。特に、急な退職で引き継ぎに十分な時間が取れない場合など、会社に迷惑をかけてしまう可能性が高い状況では、手書きで誠意を示すことが、後の関係性にも良い影響を与えることがあります。

最終的には、自身の状況と会社の実情を総合的に判断し、最も礼儀正しく、かつスムーズに手続きが進む方法を選ぶことが賢明です。迷った場合は、より丁寧な印象を与える手書きを選択するか、パソコン作成であれば署名を手書きにするなどの工夫を凝らすことをお勧めします。

退職届の用紙や注意点：白紙の紙はNG？

1. 退職届に適した用紙と封筒の選び方

退職届は、会社に提出する正式な書類であるため、使用する用紙や封筒にも適切な配慮が必要です。どんな紙でも良いというわけではなく、フォーマルな場にふさわしい選択をすることで、相手に与える印象も変わってきます。白紙の紙と一言で言っても、その種類は様々です。

退職届の用紙は、白の便箋（びんせん）を使用するのが最も一般的でマナーとされています。サイズはB5またはA4が適当です。柄や罫線が派手なもの、色つきのものは避け、無地の白い便箋を選びましょう。白い用紙は清潔感と誠実な印象を与え、正式な書類としての品格を保ちます。市販されている便箋の中には、罫線が薄く印刷されており、見た目にはほぼ無地に見えるものもありますが、手書きで文字をまっすぐに書く助けになるため、そういったものを選んでも良いでしょう。企業によっては特定のフォーマット用紙を指定する場合もあるので、就業規則を確認するか、人事部に問い合わせて確認することも大切です。

また、退職届を入れる封筒も、用紙と同様に白の無地のものを選びます。茶封筒や柄物の封筒はカジュアルな印象を与えてしまうため、正式な書類にはふさわしくありません。サイズは、A4サイズの用紙を三つ折りにした際にちょうど収まる長形3号が一般的です。もしB5サイズの用紙を使用する場合は、四つ折りにするか、用紙のサイズに合わせて封筒を選びましょう。封筒の表には「退職届」と明記し、裏には自身の所属部署と氏名を記載するのがマナーです。封字は「〆」を使用し、のり付けをして封をします。

用紙や封筒を選ぶ際は、質感にも気を配ると良いでしょう。薄すぎる紙や、透けやすい紙は避け、ある程度の厚みがあり、しっかりとした質感の用紙を選ぶことで、受け取る側もより丁寧な印象を受けます。これらの細かな配慮が、円満退職に向けた礼儀を示す大切な要素となります。

2. 使用すべき筆記具と避けるべきもの

退職届を手書きで作成する場合、使用する筆記具の選択も非常に重要です。インクの色や種類によって、書類の信頼性や公式性が左右されることがあります。正式な書類にふさわしい筆記具を選び、避けるべきものについてもしっかりと理解しておきましょう。

退職届に使用する筆記具は、黒のボールペンまたは万年筆が適しています。これらの筆記具は、インクが水に濡れても滲みにくく、時間の経過と共に薄れることが少ないため、長期保存が必要な正式な書類に適しています。特に万年筆は、より重厚で丁寧な印象を与えることができるため、重視する人もいるでしょう。インクの色は、必ず「黒」を選んでください。青や赤、その他の色のインクは、ビジネス文書や公式書類には通常使用されません。黒インクは、最も一般的でフォーマルな色であり、読みやすさの点からも最適です。

一方で、摩擦で消えるボールペン（フリクションペンなど）の使用は厳禁です。これらのペンは、手軽に修正できるという利点がありますが、熱によってインクが透明になる性質を持つため、温度変化によって文字が消えてしまう可能性があります。書類が熱い場所に保管されたり、印刷機の熱に触れたりすることで、内容が判読不能になるリスクがあるため、正式な書類には絶対に使用してはいけません。また、鉛筆やシャープペンシルも、文字が薄れたり擦れて消えたりする可能性があるため、使用すべきではありません。

書き損じてしまった場合の対応も重要です。退職届のような正式な書類で誤字脱字があった場合、修正液や修正テープを使用したり、二重線で訂正印を押したりすることは推奨されません。これらの修正方法は、書類の信頼性を損なうと見なされる可能性があります。そのため、万が一書き損じてしまった場合は、手間を惜しまず、新しい用紙に最初から書き直すのが基本です。完璧な状態の書類を提出することで、あなたの誠実な姿勢が伝わり、円満退職への道がスムーズになるでしょう。

3. 見落としがちな細かな注意点

退職届の作成には、大まかな項目だけでなく、細かな部分にも気を配る必要があります。これらの見落としがちな注意点を押さえることで、より完璧で失礼のない退職届を提出し、円滑な退職手続きにつなげることができます。

まず、誤字脱字がないかは、最も基本的ながら非常に重要な確認点です。会社名、代表者名、自身の氏名、退職日、提出日など、固有名詞や日付は特に間違えやすいので、提出前には複数回、声に出して読み上げるなどして確認しましょう。また、本文の文章表現も丁寧語・謙譲語を適切に使い、失礼のないように注意してください。

次に、適切な改行と段落構成です。退職届は、必要事項を簡潔にまとめるのが基本ですが、長文になりがちな箇所では、適度な改行や段落分けを行うことで、読みやすさが向上します。しかし、あまりにも細かく改行しすぎると、かえって読みにくくなるため、2～3文ごとに改行するなどのバランスを意識すると良いでしょう。パソコンで作成する場合は、明朝体などのフォーマルなフォントを使用し、文字の大きさも本文14～20pt、見出し22～40pt程度で、読みやすく調整することが推奨されます。

封筒への記入方法も細かな注意点です。封筒の表には中央に「退職届」と記載し、裏には左下に自身の所属部署と氏名を記載します。郵送する場合は、会社の住所と会社名、代表者名を正確に記載し、宛名の下に「御中」や「様」を適切に使い分けます。また、封筒に退職届を封入する際は、用紙を三つ折りにするのが一般的です。用紙は内側に文字が来るように折り、開封した時に「退職届」というタイトルが読めるように入れましょう。封をしたら、封じ目には「〆」と記入するのを忘れないようにしてください。

その他、退職届をコピーして控えを取っておくこともお勧めします。提出した書類のコピーを持っていれば、万が一会社側との間で内容に関する認識のずれが生じた際に、自身の主張を裏付ける証拠となります。これらの細かな配慮が、あなたの退職を円満に進めるための重要な要素となります。

退職届を提出する前に確認したいこと

1. 就業規則の確認と上司への事前相談

退職届を実際に提出する前に、いくつか重要な確認事項と手順があります。これらを怠ると、退職手続きがスムーズに進まなかったり、思わぬトラブルに発展したりする可能性があります。まずは、自身の会社の就業規則をしっかりと確認し、直属の上司への事前相談を丁寧に行うことが、円満退職への第一歩となります。

何よりもまず、自身の会社の就業規則を確認することが最優先です。就業規則には、退職の申し出に関する規定（例：退職希望日の1ヶ月前までに申し出ること、特定の書式を用いることなど）が明記されています。この規定に従わないと、会社側から退職時期の延期を求められたり、退職手続きに支障が出たりする可能性があります。就業規則は、社内のイントラネットや人事部で閲覧できることが多いので、必ず目を通しましょう。規定に従うことで、法的なトラブルを避けるだけでなく、会社に対する礼儀を示すことにもつながります。

次に、退職の意思を固めたら、直属の上司に直接、口頭で相談することが大切です。退職届をいきなり提出するのではなく、まずは上司に退職の意向を伝え、退職希望日や引き継ぎのスケジュールについて相談します。この際、退職理由を詳しく話すかどうかは状況によりますが、「一身上の都合」と伝えるのが無難です。上司との話し合いを通じて、退職日について合意を形成することができれば、その後の退職届の作成や手続きがスムーズに進みます。上司への報告は、会社の指揮命令系統を尊重し、誠実な姿勢を示す上で非常に重要です。

口頭での相談なしに退職届を提出することは、上司や会社に不信感を与え、円満退職を困難にする可能性があります。特に、重要なプロジェクトを担当している場合や、後任への引き継ぎが必要な職務である場合は、上司への事前相談が不可欠です。十分にコミュニケーションを取り、会社側の理解と協力を得ながら、退職手続きを進めるよう心がけましょう。

2. 提出時期と提出方法のマナー

退職届の提出時期と提出方法は、円満退職を実現するために非常に重要なマナーとなります。適切な時期に適切な方法で提出することで、会社との関係を良好に保ち、後任者への引き継ぎもスムーズに行うことができます。不適切な提出は、会社に迷惑をかけるだけでなく、自身の評価にも影響を与えかねません。

退職届の提出時期については、就業規則で定められた期間に従うのが基本です。一般的には、退職希望日の1ヶ月から2ヶ月前までに提出することが望ましいとされています。民法上は、期間の定めのない雇用契約の場合、退職の申し入れから14日を経過すれば退職の効力が発生すると定められていますが、これはあくまで最低限の期間です。実際には、業務の引き継ぎや後任者の手配、有給休暇の消化などを考慮すると、14日前では会社に大きな負担をかけてしまう可能性があります。余裕を持った提出は、会社への配慮を示す行為であり、円滑な引き継ぎを可能にし、円満退職につながります。

提出方法については、特別な指定がない限り、直属の上司に直接手渡しするのが最も丁寧な方法とされています。他の社員がいない場所を選び、就業時間内に手渡すのがマナーです。これにより、退職の意思を直接伝え、上司からの質問や確認にもその場で対応できます。手渡しの場合、上司がその場で内容を確認し、受領印を押してもらうか、受領書を渡してもらうと、提出の証拠として確実です。

郵送やメールでの提出も可能ですが、これらは事前に会社や上司に確認を取る必要があります。郵送の場合、内容証明郵便を利用すると、いつ誰に書類が送られたかを証明できるため、より確実です。メールでの提出は、緊急時や止むを得ない事情がある場合に限られることが多く、一般的ではありません。メールで提出する場合も、必ず後で書面を提出する旨を伝えるなど、丁寧な対応を心がけましょう。いずれの方法を選ぶにしても、会社側の指示や慣習を尊重し、誠実な姿勢で提出することが肝要です。

3. 退職届提出後の撤回とその他の留意点

退職届を提出した後には、原則として撤回ができないという重要な点があります。この他にも、退職手続きを進める上で知っておくべき留意点がいくつか存在します。後悔のない退職を実現するためにも、これらの情報を事前に把握しておくことが肝心です。

退職届を提出すると、原則として撤回はできません。これは、退職届が会社に対する一方的な「退職する」という意思表示であり、提出と同時に法的な効力が発生するためです。特に、退職届は「退職願」のように会社の承諾を必要としないため、一度提出してしまえば、自己都合による撤回は非常に困難になります。そのため、退職届を作成し提出する際には、自身の退職への意思が固まっているか、よく考えて後悔しないよう慎重に検討することが何よりも重要です。もし少しでも迷いがある場合は、退職届の提出を一度立ち止まり、再度自身のキャリアや将来について熟考する時間を持つべきでしょう。

また、自身の退職理由が会社都合に該当する場合、退職届ではなく「退職合意書」の提出を求められることがあります。退職合意書は、会社と従業員の間で退職の条件（退職日、退職金、有給休暇の扱いなど）について合意したことを明文化する書類です。会社都合退職の場合、失業給付の受給条件などに影響があるため、退職合意書の内容をよく確認し、不明な点があれば弁護士や労働組合などの専門家に相談することをお勧めします。退職届に「一身上の都合」と記載してしまうと、会社都合退職とみなされず、後の給付に影響する可能性があるため、注意が必要です。

その他、退職届を提出する前に、有給休暇の残日数を確認し、消化計画を立てておくことも重要です。会社によっては、退職前の有給消化を推奨している場合もありますが、業務の引き継ぎとの兼ね合いもあるため、上司とよく相談して計画を立てましょう。また、健康保険や年金、住民税などの社会保険・税金の手続きについても、事前に確認しておくと、退職後の生活がスムーズに移行できます。これらの細かな準備が、後悔のない円満退職へとつながります。