休職を伝える方法｜上司・同僚・取引先への連絡と添え状例文

休職を伝える方法｜上司・同僚・取引先への連絡と添え状例文

体調不良や家庭の事情など、様々な理由で休職を余儀なくされることがあります。しかし、いざ休職を伝えるとなると、誰に、いつ、どのように伝えれば良いのか、頭を悩ませる方も少なくないでしょう。

休職は人生における重要な決断であり、職場との円滑なコミュニケーションは不可欠です。この記事では、休職を伝える際の準備から、上司・同僚・取引先への具体的な連絡方法、さらには添え状の書き方まで、役立つ情報と例文を詳しく解説します。

適切な伝え方で、安心して休職期間を過ごし、スムーズな復帰を目指しましょう。

休職を伝える前の準備：相談先とタイミング

休職を伝える前に、まずは自身の状況を整理し、適切な準備をすることが重要です。漠然とした不安を解消するためにも、事前の情報収集と心構えが欠かせません。

休職を決める前に考えるべきこと

休職を検討する際、まず自分の体調や状況と真摯に向き合い、休職の必要性、期間、目的を明確にすることが大切です。

主治医やカウンセラーと十分に相談し、専門家の意見を踏まえることで、より客観的な判断が可能になります。例えば、精神的な不調であれば、治療に専念するためにも十分な休養期間が必要となるでしょう。

休職期間は各企業の就業規則によって異なりますが、独立行政法人労働政策研究・研修機構の調査では、「6ヶ月超から1年まで」と定めている会社が最も多く22.3%を占めています。

また、休職中の生活費についても考慮が必要です。業務外の病気や怪我で休職する場合、健康保険から傷病手当金が支給される可能性があります。この支給期間は通算で1年6ヶ月とされており、休職期間をこれに合わせる企業も少なくありません。これらの情報を事前に把握し、休職期間中の生活設計を立てておくことが、安心して療養に専念するための第一歩となります。

会社への相談タイミングと伝えるべき内容

休職の意向を会社に伝える際は、できるだけ早く、しかし焦らずに準備を整えてから連絡することが重要です。特に、業務への影響を最小限に抑えるためにも、適切なタイミングを見計らいましょう。

まずは直属の上司に相談するのが一般的ですが、状況によっては人事部や産業医への相談が適切な場合もあります。上司に伝えるべき内容は、休職が必要であること、おおよその期間、そして復帰への意欲です。

具体的な休職理由について、詳細をすべて話す必要はありません。参考情報にもあるように、「体調不良のため、医師から休養を勧められている」や「家庭の事情により」といった、差し支えのない範囲での説明に留めるのが賢明です。

「速やかな連絡」を心がけつつも、丁寧かつ簡潔に、そして「誠意ある対応」を示すことで、会社側の理解と協力を得やすくなります。

情報収集と心の準備：就業規則と会社の制度

休職に入る前に、自社の就業規則や関連制度について詳細な情報収集を行うことは、心の準備のためにも非常に重要です。

休職期間の上限、休職中の給与や福利厚生（特に傷病手当金の申請方法や支給期間）、社会保険料の取り扱い、そして復職に向けたプログラムやサポート体制の有無などを確認しましょう。

就業規則は会社の規定によって大きく異なり、多くの会社では休職期間の上限を3ヶ月から3年までと定めています。勤続年数が長いほど、また企業規模が大きいほど、休職期間が長くなる傾向があることも、参考情報のデータから読み取れます。

これらの情報を事前に把握しておくことで、休職中の生活設計や復職への道筋を具体的にイメージでき、漠然とした不安を軽減できます。不明点があれば、人事担当者や信頼できる上司に相談し、疑問を解消しておくことで、安心して休養期間に入ることが可能になります。

上司への休職の伝え方：メール、電話、直接対話

上司への休職の連絡は、最も重要なステップの一つです。会社の規則や自身の体調、上司との関係性によって最適な方法は異なりますが、いずれの場合も誠意をもって伝えることが大切です。

直接対話が基本！状況に応じた伝え方

上司には、休職の意向を直接伝えるのが基本です。対面での話し合いが難しい場合は、電話での報告が望ましいとされています。

直接対話や電話であれば、声のトーンや表情から誠意が伝わりやすく、上司もあなたの状況をより深く理解してくれる可能性が高まります。例えば、「〇〇様、お忙しいところ恐れ入ります。〇〇です。突然のご連絡となり申し訳ございませんが、体調不良のため、医師から休養を勧められており、〇月〇日より休職させていただきたく、ご相談させていただけますでしょうか」のように切り出すのが良いでしょう。

「業務にご迷惑をおかけし大変心苦しいのですが、休職期間中は療養に専念させていただきたいと考えております」と、業務への配慮と療養への意欲を伝えます。

もし体調が著しく悪く、直接対話や電話が困難な場合は、まずメールで連絡し、その後改めて話す機会を設けるようお願いするのが適切です。どのような方法であっても、早めの連絡と丁寧な姿勢を忘れないことが重要です。

メールでの丁寧な連絡とフォローアップ

緊急時や体調不良で電話が難しい場合、あるいは上司が多忙で捕まらないといった状況では、まずメールで休職の意向を伝えることも有効です。

メールで連絡する際は、件名を「【休職のお願い】〇〇（氏名）」のように分かりやすくし、本文では「丁寧かつ簡潔に」要点をまとめましょう。「この度、体調不良のため、医師の診断により〇月〇日より〇週間（または〇ヶ月）ほどの休職が必要となりました。つきましては、休職をさせていただきたく、ご相談させていただければと存じます」といった形で、休職の必要性と期間を明確に伝えます。

引き継ぎについても、「現在担当しております業務につきましては、〇〇（引き継ぎ相手の名前）さんに引き継ぎをお願いしております。（または、業務の引き継ぎ資料を別途送付いたします）」と具体的に言及することで、業務への配慮を示すことができます。

メールを送った後には、可能であれば改めて電話で連絡を入れたり、後日面談の機会を設けたりするなど、フォローアップを忘れずに行うことで、より誠意が伝わり、円滑なコミュニケーションを保つことができます。

伝える際のマナーと注意点：プライバシーと誠意

上司に休職を伝える際のマナーとして、「プライバシーへの配慮」を忘れずに行いましょう。休職理由の詳細まで具体的に伝える必要はありません。病名や家庭の事情など、個人的な情報は「体調不良のため」や「家庭の事情により」といった、差し支えない範囲で伝えるようにします。

同時に、「誠意ある対応」を示すことが不可欠です。休職によって業務に支障をきたすことへの謝罪や、引き継ぎへの協力姿勢を明確に伝えましょう。「皆様には大変ご迷惑をおかけいたしますが、療養に専念し、一日も早く復帰できるよう努めてまいります」というように、復帰への前向きな姿勢を示すことも大切です。

また、診断書の提出タイミングや、今後の正式な手続きについて確認する姿勢を見せることで、会社側もスムーズに対応を進めることができます。あくまで相談という形で切り出し、上司の意見を聞く姿勢を持つことで、信頼関係を損なうことなく休職の手続きを進めることができるでしょう。

休職を伝える際のマナー：添え状の書き方と例文

休職に関する書類（診断書や休職届など）を会社に提出する際、添え状（カバーレター）を添付することで、より丁寧な印象を与え、手続きを円滑に進めることができます。ここでは、添え状の役割と書き方について解説します。

添え状の役割と基本構成

添え状は、提出する書類の内容を説明し、受取人への配慮を示すための重要な文書です。特に、診断書などデリケートな内容を含む書類を提出する際には、添え状があることで、フォーマルなやり取りとなり、丁寧な印象を与えます。

添え状の基本的な構成要素は以下の通りです。

• 日付：提出日を記載します。
• 宛名：提出先の部署名（人事部など）と担当者名を正確に記載します。
• 差出人：自身の氏名、所属部署、連絡先を明記します。
• 件名：「休職に関する診断書のご提出」のように、内容が明確にわかるようにします。
• 本文：休職に至った経緯、提出書類の内容、今後の希望などを簡潔に述べます。
• 記書き：添付書類の名称と枚数を記載します。

このような構成で作成することで、受け取った側もスムーズに内容を把握でき、手続きの漏れを防ぐことにも繋がります。

状況別添え状例文：診断書添付の場合

診断書を会社に提出する際の添え状の例文は、以下のようになります。自身の状況に合わせて適宜修正して使用してください。

この例文のように、簡潔かつ丁寧に休職の意向と診断書提出の旨を伝え、今後の業務への配慮と復帰への意欲を示すことが大切です。

添え状作成時の注意点：丁寧さと簡潔さ

添え状を作成する上では、「丁寧さと簡潔さ」を常に意識することが重要です。冗長な文章は避け、要点を明確に伝えることを心がけましょう。

参考情報でも触れられているように、休職理由の詳細は「プライバシーへの配慮」の観点から、必要以上に記述する必要はありません。「医師の診断により療養が必要なため」といった表現で十分です。

また、誤字脱字がないか、日付や宛名、差出人情報に間違いがないかなど、提出前に必ず複数回確認してください。可能であれば、信頼できる同僚や家族に一度目を通してもらうと安心です。

企業によっては、休職に関する書類提出のフォーマットが定められている場合もありますので、事前に人事担当者や上司に確認し、それに従って作成するようにしましょう。適切な添え状は、あなたの誠意と責任感を伝える大切な手段となります。

休職中の連絡：同僚や取引先への伝え方

上司への連絡が終わったら、業務を引き継ぐ同僚や、日頃お世話になっている取引先への連絡も忘れてはなりません。休職中も円滑な業務遂行をサポートするため、適切な情報共有を心がけましょう。

同僚への丁寧な引き継ぎと配慮

同僚への休職連絡は、業務の引き継ぎと、休職中の業務分担について共有するために不可欠です。

「私事で大変恐縮なのですが、〇月〇日よりしばらくの間、休職することになりました」と、まずは休職することを伝え、続けて「現在担当している〇〇の業務については、〇〇さんに引き継ぎをお願いしています」と、具体的な引き継ぎ先を明確にしましょう。

引き継ぎ資料は事前にしっかりと準備し、業務の概要、進捗状況、連絡先、懸念事項などを詳細にまとめておくことが重要です。これにより、同僚がスムーズに業務を引き継ぎ、混乱を最小限に抑えることができます。

また、業務負担が増えることへの感謝と配慮を忘れずに伝えることも大切です。「ご迷惑をおかけしますが、ご理解いただけますと幸いです。復帰しましたら、またどうぞよろしくお願いいたします」と、謙虚な姿勢と復帰への意欲を示すことで、良好な関係を維持できるでしょう。

取引先への誠実な連絡と後任紹介

取引先への連絡は、担当者不在による業務の滞りを防ぎ、信頼関係を維持するために極めて重要です。

休職に入る前に、できるだけ早く、しかし丁寧な書面で連絡を行いましょう。件名は「【担当者不在のご連絡】〇〇（会社名・氏名）」のように明確にし、本文では「一身上の都合により、〇月〇日をもちまして休職することとなりました」と、休職の事実を伝えます。

最も重要なのは、後任の担当者を明確に紹介し、その連絡先を明記することです。「休職期間中は、〇〇（後任の担当者名）が業務を引き継ぎいたします。〇〇（後任の担当者名）の連絡先は以下の通りでございます」と具体的に伝え、今後の連絡がスムーズに行えるように配慮します。

「皆様にはご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます」と、お詫びと感謝の気持ちを伝え、今後も変わらぬお引き立てをお願いする言葉を添えることで、取引先との良好な関係を維持することができるでしょう。

休職中の連絡頻度と復帰への意欲

休職中は、療養に専念することが最優先ですが、会社との必要な連絡は適切に行う必要があります。

基本的には、会社からの連絡は必要最低限に抑えるべきですが、傷病手当金の手続きや、復職に向けた面談の案内など、重要な連絡事項には速やかに対応しましょう。事前に、会社との連絡手段や頻度について確認しておくことをお勧めします。

また、休職期間中に体調が回復し、復帰の目処が立った際には、改めて会社に連絡を入れ、復職に向けた準備を進める意欲を示すことが大切です。「一日も早く復帰できるよう努めてまいります」という前向きな姿勢は、会社にとっても好印象を与えます。

ただし、焦って復帰を急ぐのではなく、主治医と相談しながら、自身の体調と相談しつつ、慎重に復職時期を見極めることが重要です。適切なタイミングで復帰し、再度活躍できるよう、休職期間を有効に活用しましょう。