時短勤務への変更をスムーズに！理由・メール・面接・申出書まで徹底解説

時短勤務を検討する理由：キャリアとライフスタイルの両立

育児・介護との両立支援と制度の概要

時短勤務、正式には短時間勤務制度は、「育児・介護休業法」に基づき、育児や介護を行う労働者が仕事と家庭生活を両立できるよう支援するために設けられた大切な制度です。

この制度を利用することで、1日の所定労働時間を原則6時間に短縮して働くことが可能になります。これは、子どもがまだ幼い時期や、高齢の家族の介護が必要な時期に、キャリアを諦めることなく仕事を続けられるよう、国が定めた支援策と言えるでしょう。

対象者は主に「3歳未満の子どもを養育している男女の従業員」で、雇用期間1年以上、週の所定労働日数など、一定の条件を満たす必要があります。適用期間は原則として子どもが3歳になる誕生日の前日までですが、子どもが3歳以上の場合でも、事業主には短時間勤務制度の導入が「努力義務」とされています。

共働き世帯が多数を占める現代社会において、この制度は個人のキャリア継続を強力に後押しし、家族との時間や自己啓発の機会を確保することで、生活の質の向上にも大きく貢献します。企業側にとっても、優秀な人材の定着やエンゲージメント向上に繋がり、双方にメリットの大きい制度です。

女性のキャリア継続と男性の育児参加促進

時短勤務は、特に女性がキャリアを継続する上で重要な役割を果たしています。

厚生労働省の2023年12月発表資料によると、正社員の時短勤務利用率は、女性が51.2％と半数以上を占める一方、男性は7.6％に留まっています。このデータは、依然として女性が育児の主な担い手となっている現状を示していますが、同時に、より多くの女性がキャリアを諦めることなく仕事に復帰していることを意味します。

一方で、男性の育児休業取得率は着実に上昇傾向にあり、2023年度は30.1％、さらに2024年度の「雇用均等基本調査」では過去最高の40.5%を記録し、初めて4割を超えました。これは、男性が育児に積極的に参加する社会へと変化している証拠です。

男性が時短勤務や育児休業を利用することで、家庭内の育児・家事負担が均等化され、女性のキャリア形成を強力に支援します。また、男性自身も育児を通して得られる経験は、仕事にも良い影響を与えることが少なくありません。2025年4月には男性の育児休業取得に関する法改正が施行される予定であり、今後ますます男性の育児参加が促進されることでしょう。

ワークライフバランス向上と心身の健康維持

時短勤務は、単に労働時間を短縮するだけでなく、従業員のワークライフバランスを大幅に向上させ、心身の健康維持にも寄与します。

労働時間が短縮されることで、従業員はプライベートな時間をより多く確保でき、育児や介護、趣味、自己学習などに充てることが可能になります。これにより、仕事とプライベートのメリハリがつき、ストレスの軽減やリフレッシュ効果が期待できるため、精神的なゆとりが生まれます。

特に、育児や介護に携わる従業員にとって、時間的な制約は大きな負担となりがちです。時短勤務を利用することで、例えば子どもの保育園の送迎や夕食の準備、家族のケアなど、日々のタスクをこなす時間を確保でき、心身の疲労が蓄積しにくくなります。これは、長期的なキャリア形成においても、健康で安定的に働き続けるための基盤となります。

近年では、テレワークとの併用により、さらに柔軟な働き方が可能になっています。2024年7月調査ではテレワーク実施率は22.6％と定着の傾向が見られ、特に男性の実施率が高いというデータもあります。時短勤務とテレワークを組み合わせることで、通勤時間の削減や、より効率的な時間の使い方が実現し、従業員の満足度向上に繋がるでしょう。

時短勤務の申し出：メールでの丁寧な伝え方と署名の活用

申し出メール作成の基本とポイント

時短勤務の申し出は、メールで丁寧かつ明確に伝えることが第一歩です。

まず、件名で用件がすぐにわかるようにしましょう。例えば、「育児短時間勤務制度利用のご相談（〇〇部 氏名）」のように、簡潔かつ具体的に記載します。メールの本文では、宛先（上司や人事担当者）、丁寧な挨拶に続けて、時短勤務を希望する旨を明確に伝えます。

次に、希望する開始時期と期間、そして具体的な理由を簡潔に記載します。育児であれば「〇歳の子の養育のため」、介護であれば「要介護〇の家族のケアのため」といった具体的な状況を伝えることで、企業側も状況を理解しやすくなります。

また、「後日、育児短時間勤務申出書を提出させていただきます」と、正式な手続きを進める意思があることを示すと良いでしょう。企業の規定や手続きを確認した上で、スムーズな申請に繋げるための配慮が重要です。

例：
件名：育児短時間勤務制度利用のご相談（営業部 〇〇 氏名）
〇〇部長
いつも大変お世話になっております。〇〇です。

私事ではございますが、現在〇歳の長男の育児のため、育児短時間勤務制度の利用を希望したく、ご連絡いたしました。

〇月〇日より、所定労働時間を〇時間短縮し、〇時〜〇時までの勤務とさせていただきたく存じます。詳細につきましては、別途「育児短時間勤務申出書」を提出させていただきます。

お忙しいところ恐縮ですが、一度ご相談のお時間を頂戴できれば幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

相手への配慮を示す言葉遣いと署名

メールでの申し出は、相手への配慮を常に心がけることが大切です。

丁寧語、謙譲語を適切に使い、上司や人事担当者への敬意を示すことで、円滑なコミュニケーションを促します。「ご迷惑をおかけしますが」「ご協力をお願いいたします」といった言葉を添えることで、制度を利用することへの感謝と、周囲への配慮の姿勢を伝えることができます。

また、メールの結びには、氏名、所属部署、内線番号または携帯電話番号などの連絡先を明記した署名を必ず入れましょう。これにより、相手がすぐに連絡を取ることができ、緊急時にも対応がスムーズになります。面接日程の調整などで急ぎの連絡が必要な場合は、メールだけでなく電話での連絡も検討するなど、状況に応じた柔軟な対応も必要です。

業務への影響を最小限に抑えようとする姿勢や、チームへの感謝の気持ちを伝えることで、企業側も快く制度の利用を承認しやすくなります。例えば、「業務の引き継ぎや担当変更につきましては、ご指示いただければ迅速に対応させていただきます」といった一文を加えるのも効果的です。

スケジュール調整と事前相談の重要性

時短勤務の申し出は、希望する変更時期のかなり前から計画的に進めることが重要です。

特に、来年度からの変更を希望する場合は、年度の組織体制や人員計画に影響を与える可能性があるため、少なくとも数ヶ月前には直属の上司や人事担当者に意向を伝え、相談を開始しましょう。これにより、会社側も業務の調整や引き継ぎ計画を立てる十分な時間を確保できます。

一方的な申し出ではなく、まずは非公式な相談から始めることで、上司も心の準備ができ、建設的な話し合いがしやすくなります。自身の希望だけでなく、会社の状況や部署の業務特性も考慮し、現実的な解決策を一緒に探る姿勢が大切です。

面談の機会を設け、具体的な希望勤務時間、期間、業務への影響、引き継ぎ計画などを詳細に説明する場を設けることも効果的です。この際、単に要望を伝えるだけでなく、業務効率化の提案や、代替案の提示など、会社への貢献意欲を示す姿勢が重要となります。事前に十分な相談と準備を行うことで、会社側も安心して制度の利用を承認し、スムーズな移行を実現できるでしょう。

面接で聞かれることと回答のポイント

制度利用の具体的な理由と期間

時短勤務の面接で最も聞かれる質問の一つは、「なぜこの制度を利用したいのか、その具体的な理由と期間は？」というものです。

この質問に対しては、曖昧な答えではなく、育児や介護の具体的な状況を明確に伝えることが求められます。例えば、「3歳になる子どもの保育園の送迎と、体調不良時の対応が主な理由です」や、「要介護認定を受けている親の定期的な通院に付き添う必要があるためです」といった具体的な事実を伝えましょう。

また、「いつからいつまで制度を利用したいのか」という希望期間も明確に伝える必要があります。育児であれば「子どもが3歳になる〇年〇月までを希望します」といった具体的な時期を提示することで、会社側も業務計画を立てやすくなります。

制度の目的が「育児・介護休業法」に基づく育児や介護との両立支援であることを理解し、その趣旨に沿った理由を正直に伝えることが重要です。単なる「プライベートを充実させたい」といった理由では、承認を得るのが難しい場合がありますので注意しましょう。

業務への影響と貢献意欲のアピール

時短勤務を利用するにあたり、会社側が最も懸念するのは「業務への影響」です。

面接では、「時短勤務によって業務にどのような影響があるか、それをどう最小限に抑えるか」という質問に対して、具体的な対策を提示することが求められます。例えば、「業務の優先順位付けを徹底し、効率化を図ります」「引き継ぎ資料を早めに作成し、後任者が困らないよう準備します」「緊急時には可能な範囲で対応できるよう、常に連絡が取れる体制を整えます」といった具体的な行動計画を伝えましょう。

また、時短勤務になっても会社への貢献意欲が変わらないことを強くアピールすることも重要です。「勤務時間は短くなりますが、与えられた業務にはこれまで以上に集中し、高いパフォーマンスを発揮できるよう努めます」「キャリアプランに変更はなく、将来的にフルタイムに戻って管理職を目指したいと考えています」といった前向きな姿勢を示すことで、会社側の不安を払拭できます。

近年では「時短管理職」制度を導入する企業も増えており、管理職への昇進意欲のある女性の割合も高まっています。自身のキャリアビジョンと会社の方向性が合致することを伝えるのも効果的でしょう。

周囲との連携・コミュニケーション方法

時短勤務中は、チームメンバーや関係部署との連携・コミュニケーションがより一層重要になります。

面接では、「時短勤務中にチームや周囲とのコミュニケーションをどのように円滑に進めるか」という質問に対して、具体的な工夫を伝えることがポイントです。「日々の業務進捗はチーム内で共有し、タスク管理ツールも活用します」「定時退社を心がける中でも、重要な連絡事項は朝一番で共有し、夕方には翌日の準備を完了させます」といった具体的なアイデアを提示しましょう。

特にテレワークを併用する場合、「社内コミュニケーションの減少」が課題として多く挙げられます（70.6%）。この点についても、「定期的なオンラインミーティングには必ず参加し、チャットツールを積極的に活用して情報共有に努めます」「必要に応じて、業務時間外でも短時間のオンライン面談を設定するなど、柔軟に対応します」といった対策を伝えると良いでしょう。

周囲の理解と協力を得るためには、自身の努力と配慮が不可欠です。感謝の気持ちを伝え、協力を求める姿勢を示すことで、チーム全体の生産性を維持しながら、円滑に時短勤務を進めることができます。

時短勤務申出書の書き方と注意点

申出書の基本項目と正確な記入

時短勤務の申請には、「育児短時間勤務申出書」などの会社指定の書類を提出する必要があります。

申出書には、氏名、所属部署、連絡先といった個人情報の他に、子どもの氏名、生年月日、希望する短時間勤務の種類（例：所定労働時間の短縮、フレックスタイム制）、希望する勤務時間帯、希望期間、そして時短勤務を希望する具体的な理由など、多くの項目を正確に記入する必要があります。

特に、子どもの生年月日は、制度の適用期間（原則3歳まで）に直接関わるため、間違いなく記載することが重要です。また、希望する勤務時間帯は、ご自身のライフスタイルと業務への影響を考慮し、現実的で継続可能な範囲で具体的に記載しましょう。例えば、「午前9時から午後4時まで」のように明確に示します。

不明な点があれば、記入前に必ず人事担当者や上司に確認し、不備がないようにしましょう。提出書類に不備があると、手続きが遅れたり、再提出を求められたりする可能性がありますので、細心の注意を払うことが大切です。

提出前の確認と企業規定の遵守

申出書を提出する前には、必ず内容を再確認し、会社の就業規則や時短勤務制度の規定を再確認することが極めて重要です。

各企業には独自の規定があり、対象者の条件、適用期間、申請のタイミング、手続きの流れなどが定められています。例えば、「3歳以上の子を養育する労働者への短時間勤務制度は、事業主の努力義務」とされていますが、具体的にどのような制度が設けられているかは企業によって異なります。自分の状況が制度の対象者となっているか、希望する期間が規定の範囲内かなど、細部にわたって確認しましょう。

また、申出書には必要に応じて添付書類（例：母子手帳のコピー、介護保険証のコピーなど）が求められる場合がありますので、事前に確認し、漏れなく準備しておきましょう。

提出期限が定められている場合は、その期限を厳守することも必須です。会社の規定を遵守し、事前に疑問点を解消しておくことで、スムーズな手続きと円滑な制度利用に繋がります。

制度利用に伴う影響の理解

時短勤務の制度を利用する前に、それが自身の働き方や生活にどのような影響を与えるのかを十分に理解しておく必要があります。

最も直接的な影響は、労働時間の短縮に伴う給与の減少です。給与が減少すると、それに伴って社会保険料（健康保険料、厚生年金保険料）も減少します。これは将来の年金額にも影響を与える可能性があるため、事前に確認し、家計への影響を考慮しておくことが大切です。

また、企業によっては、勤務時間に応じて福利厚生の適用範囲が変更される場合があります。例えば、住宅手当や扶養手当、賞与の算定方法などが、フルタイム勤務者とは異なるケースも考えられますので、人事担当者に確認しておきましょう。

人事評価に関しても、業務負担の調整や評価の難しさが課題として挙げられることがあります。時短勤務であることを理由に不当な評価を受けることはあってはなりませんが、限られた時間の中でいかに成果を出すか、という点は常に意識しておく必要があります。企業側も評価制度の公平性を確保するための努力が求められますが、利用者側も自分のパフォーマンスを客観的に示す準備をしておくと良いでしょう。

来年度からの変更や理由なしの申し出について

来年度からの変更を希望する際の準備

時短勤務を来年度から開始したいと希望する場合、早めの準備と申し出が不可欠です。

来年度の組織体制や人員計画は、通常、前年度のうちに策定が進められます。そのため、年度途中の変更よりも、年度初めからの変更の方が会社側も対応しやすいことが多いです。具体的には、遅くとも数ヶ月前には直属の上司や人事担当者に意向を伝え、相談を開始することが望ましいでしょう。

相談時には、希望する時短勤務の期間、理由、そして業務の引き継ぎ計画や役割分担案など、具体的な準備状況を提示すると、会社側もスムーズに検討を進めることができます。例えば、「現行業務については〇月までに〇〇まで進捗させ、〇月からは〇〇さんへの引き継ぎを開始できます」といった具体的なスケジュールを示すと効果的です。

また、年度末や年度初めは部署が繁忙期に入ることも多いため、会社の状況を考慮した上で、最も影響が少ないと思われるタイミングを提案する配慮も重要です。これにより、会社側の理解と協力を得やすくなり、円滑な移行が実現するでしょう。

制度の目的と理由の必要性

時短勤務は、「育児・介護休業法」に基づく制度であり、その目的はあくまで育児や介護との両立支援です。

このため、原則として、時短勤務の申し出には具体的な育児や介護の理由が必要です。「理由なし」での申請は、制度の趣旨から外れるため、基本的には認められません。会社側も、法に基づき制度を運用している以上、明確な理由を求めるのは当然のことと言えるでしょう。

ただし、子どもが3歳以上の場合の短時間勤務制度については、事業主の「努力義務」とされています。この場合、企業によっては、育児や介護に直接関わらない個人的な理由であっても、従業員の働き方を柔軟に支援するために、時短勤務を認めるケースもゼロではありません。

しかし、まずは制度の目的を理解し、自身の状況が制度の趣旨に合致しているかを検討することが先決です。そして、たとえ努力義務の範囲内であっても、誠実に具体的な理由を伝え、会社との対話を通じて理解を求める姿勢が重要となります。

企業との円滑な対話と理解促進

時短勤務への変更をスムーズに進めるためには、企業との円滑な対話と相互理解が不可欠です。

制度利用を検討する際は、まず一方的に申し出るのではなく、人事担当者や直属の上司に相談することから始めましょう。自身の状況を丁寧に説明し、時短勤務を希望する背景や、それが業務に与える影響、そしてその影響を最小限に抑えるための自身の工夫や提案を具体的に伝えます。

会社側が安心して時短勤務を承認できるよう、業務の引き継ぎ計画や、短縮された時間でどのようにパフォーマンスを維持・向上させるかといったアイデアを積極的に提示することも有効です。例えば、業務効率化ツールの導入提案や、タスクの優先順位付けの徹底、チームメンバーとの情報共有の強化など、具体的な対策を挙げると良いでしょう。

また、会社側の懸念や質問に対しても、誠実かつ建設的に答える姿勢を見せることで、信頼関係が構築されます。定期的な進捗報告や、困りごとの相談など、コミュニケーションを密に取ることで、会社もサポートしやすくなります。従業員と企業が共に協力し、最適な働き方を見つけるための対話こそが、成功の鍵となります。