職務経歴書：ページ数・ページ番号の悩みを解決！

職務経歴書：ページ数・ページ番号の悩みを解決！

職務経歴書は、あなたのキャリアを企業に伝えるための重要な書類です。しかし、「何ページにまとめればいいの？」「ページ番号は必要なの？」といった疑問を抱く方も少なくありません。このブログ記事では、そんな職務経歴書のページ数やページ番号に関する悩みを解決するための情報をまとめています。採用担当者にあなたの魅力を最大限に伝えるための職務経歴書作成のヒントを掴みましょう。

職務経歴書のページ数は何ページが適切？

理想的なページ数と採用担当者の視点

職務経歴書のページ数は、採用担当者があなたの情報を効率的に把握するために非常に重要です。一般的に、A4用紙1〜2枚程度にまとめるのが理想とされていますが、多くても3枚程度が許容範囲と考えましょう。採用担当者は日々多くの応募書類に目を通しており、情報が多すぎると逆に重要なポイントを見落としてしまう可能性があります。

短すぎる職務経歴書は情報不足と判断されがちですが、長すぎる職務経歴書は「要約力がない」「アピールポイントが不明確」といった印象を与えかねません。特に、経験が少ない若手の方や、特定の職種に特化してアピールしたい場合は、1枚に凝縮することでインパクトを与えることも可能です。経験豊富なベテランの方でも、情報を厳選し、企業が求めるスキルや経験に焦点を当ててコンパクトにまとめる努力が求められます。

重要なのは、応募企業が求める人材像に合致する情報を、いかに簡潔かつ魅力的に伝えるかという点です。ダラダラと書き連ねるのではなく、具体的な業務内容や実績を箇条書きで分かりやすく記載し、自身の能力が企業にどう貢献できるのかを明確に示すことが、採用担当者の目を引く職務経歴書のポイントとなるでしょう。

ページ数を増やすべきケース・減らすべきケース

職務経歴書の適切なページ数は、あなたのキャリアの長さや経験の多様性によって変動します。例えば、複数の職務経験を持ち、それぞれで高い実績を上げてきた方や、専門性の高いプロジェクトに長期間携わってきた方は、情報を詳細に伝えるために2〜3枚に増やすことを検討しても良いでしょう。特に、技術職や研究職など、具体的なプロジェクト内容や使用技術の説明が不可欠な職種では、ある程度のページ数が必要になることがあります。

一方で、第二新卒や社会人経験が短い方、あるいは未経験の職種に応募する場合は、無理にページ数を増やす必要はありません。むしろ、アルバイト経験や学業で得たスキルなど、応募職種に関連する経験を厳選し、1枚にまとめることで、あなたのポテンシャルを効果的にアピールできます。情報が少ないからといって、関連性の低い情報を羅列するのは逆効果です。

どちらのケースでも、最も大切なのは「応募企業が知りたい情報」を優先することです。企業の募集要項を熟読し、求められるスキルや経験に合致する内容を重点的に記述しましょう。不必要な情報は思い切って削除し、本当に伝えたいことを絞り込む勇気も必要です。

PC作成でのページ調整のコツ

職務経歴書をPCで作成する場合、Wordなどの文書作成ソフトを活用することで、ページ数の調整や見やすいレイアウトの作成が格段に容易になります。まず、全体の構成を先に考え、各項目に記載する内容をリストアップすることから始めましょう。これにより、どの情報にどれくらいのスペースを割くべきかが見えてきます。

文字の大きさやフォントの種類も、見やすさに大きく影響します。一般的には、本文は10.5pt〜11pt、見出しは12pt〜14pt程度が読みやすいとされています。また、行間を適切に設定し、余白を確保することで、圧迫感のないスッキリとした印象を与えることができます。具体的な実績をアピールする際は、箇条書きや表を効果的に使用することで、視覚的に分かりやすく、かつコンパクトに情報をまとめることが可能です。

例えば、複数のプロジェクト経験がある場合、各プロジェクトの内容を箇条書きで列挙し、達成した実績を数値で示すことで、少ないスペースで多くの情報を伝えることができます。最後に、印刷プレビュー機能を使って全体のバランスを確認し、必要に応じてレイアウトを微調整しましょう。これらの工夫により、情報量を確保しつつ、採用担当者がストレスなく読める職務経歴書が完成します。

職務経歴書にページ番号は必要？入れ方と位置

ページ番号の重要性とメリット

職務経歴書が2ページ以上にわたる場合、ページ番号の記載は必須です。これは単なる形式的なものではなく、採用担当者があなたの書類をスムーズに、かつ正確に理解するための重要な配慮となります。ページ番号があることで、以下のような明確なメリットが生まれます。

まず、書類の順番が分かりやすくなるという点です。複数の応募書類や、職務経歴書自体のページが複数ある場合、ページ番号がなければ、採用担当者は順番を確認するのに手間がかかります。特に、印刷して手渡しする場合や、郵送で送る場合に、書類がバラバラになった際に正しい順番で並べ直すことが容易になります。次に、丁寧な印象を与えることができます。

さらに、紛失・破損時のリスク軽減にも繋がります。万が一、採用担当者の手元で書類が一部紛失したり、ページが混ざってしまったりした場合でも、ページ番号があれば、どのページが欠けているのか、またはどのページがどこに属するのかをすぐに判断できます。このように、ページ番号はあなたの職務経歴書が「読まれる」ために欠かせない要素と言えるでしょう。

推奨される記載形式と具体的な入れ方

ページ番号の記載形式として、最も推奨されるのは「1 / 2」「2 / 2」のように、現在のページ数と総ページ数を併記する形式です。この形式は、読み手が「あと何ページあるのか」「全体のどのあたりを読んでいるのか」を一目で把握できるため、非常に親切な表記とされています。その他、「ページ1」「ページ2」といった表記も間違いではありませんが、ページ数が多い場合や、他の書類と区別したい場合には「1 / n」形式の方がより分かりやすいでしょう。

記載位置については、下部（フッター）の右寄せまたは中央が最も一般的で推奨されています。ビジネス文書として見慣れた配置であり、読み手の邪魔にならない落ち着いた印象を与えます。上部（ヘッダー）の右寄せも選択肢の一つとして挙げられますが、ヘッダーに他の情報（氏名や日付など）を記載している場合は、情報が混み合いすぎないように注意が必要です。

Wordなどの文書作成ソフトであれば、フッターまたはヘッダーに「ページ番号」を挿入する機能が標準で備わっています。「ページ番号」→「ページ下部」→「[番号]X/Y」などを選択するだけで簡単に設定できますので、ぜひ活用してください。

さらに丁寧な印象を与える工夫

ページ番号を記載するだけでも十分丁寧な印象を与えられますが、さらに一歩進んだ工夫として、ページ番号と一緒に氏名や文書タイトル（例：「職務経歴書」）を記載することをお勧めします。これは、特に複数の候補者の書類を扱う採用担当者にとって、あなたの書類が他の応募者のものと混同されるリスクを大幅に減らすことに繋がります。

例えば、フッターに「氏名：〇〇 〇〇 1 / 2」や「職務経歴書 2 / 3」といった形で記載することで、書類がバラバラになった場合でも、誰のどの種類の書類か、そして何ページ目のものなのかがすぐに識別できます。この配慮は、あなたの細やかな気配りや、書類管理能力の高さを間接的にアピールする効果も持ちます。

ただし、情報を詰め込みすぎるとごちゃごちゃして見にくくなるため、レイアウトのバランスには注意が必要です。氏名や文書タイトルを記載する場合でも、フォントサイズを本文よりも少し小さめにするなど、あくまでページ番号を補足する情報として控えめに配置することが望ましいでしょう。これにより、あなたの職務経歴書はよりプロフェッショナルで管理の行き届いた印象を与えることができます。

職務経歴書が複数ページになる場合の注意点

情報の一貫性と構成の工夫

職務経歴書が複数ページにわたる場合、最も重要なのは情報の一貫性を保ち、論理的な構成を意識することです。ページ数が増えるにつれて、読みにくくなったり、話が飛んでしまったりするリスクが高まります。これを避けるためには、まず全体の構成を明確にし、各ページがどのような役割を果たすのかを事前に設計することが重要ですす。

例えば、1ページ目は「職務要約」や「活かせるスキル」で全体像を伝え、2ページ目以降で具体的な職務経験やプロジェクト実績を時系列または職種別に詳述するなど、読み手が迷わないような流れを作りましょう。見出しや小見出しを効果的に活用し、各セクションの内容が明確にわかるようにすることも大切です。

また、同じ内容が複数のページに重複して記載されていないかを確認し、無駄を省くように努めましょう。情報の重複は、採用担当者に「要約力がない」という印象を与えかねません。各ページで新しい情報を提供し、全体のストーリーがスムーズに流れるように工夫することで、複数ページでも読み応えのある職務経歴書を作成できます。

全体の見やすさと可読性の確保

複数ページにわたる職務経歴書では、全体のレイアウトや文字の大きさ、余白のバランスが非常に重要になります。情報量が多いからといって、文字を小さくしすぎたり、行間を詰めてしまったりすると、非常に読みにくくなってしまい、採用担当者が読み進めるのを諦めてしまう可能性があります。

文字の大きさは、本文で10.5〜11pt、行間は1.5行程度を目安にすると良いでしょう。適度な余白は、視覚的な圧迫感を軽減し、内容を理解しやすくする効果があります。また、長文になりがちな職務内容や実績の説明には、箇条書きや表、図などを積極的に活用してください。これにより、視覚的に情報を整理し、重要なポイントを際立たせることができます。

例えば、複数のプロジェクト経験がある場合、各プロジェクトの内容をまとめる際には、以下のような表形式で提示すると、読み手にとって分かりやすくなります。

このように、適切なレイアウトと視覚的な要素を取り入れることで、情報量の多い複数ページでも、最後まで読み進めてもらえる職務経歴書になります。

応募企業に合わせた内容の調整

職務経歴書が複数ページになる場合でも、応募企業に合わせて内容を調整することが最も重要です。ただ過去の経歴を羅列するのではなく、募集職種や企業文化、求められるスキルセットに合致する経験や実績を重点的に記述し、それ以外の情報は思い切って削除する勇気が必要です。

たとえ長いキャリアを持つ方でも、全ての職務経験を詳細に記述する必要はありません。応募企業が求めている能力や経験を抽出し、それらを裏付けるエピソードや実績を深掘りして記述することで、「この人材は当社のニーズに合致している」と採用担当者に強く印象付けることができます。

例えば、営業職に応募する場合であれば、売上達成率や顧客獲得数などの具体的な数値実績を強調し、チームを率いた経験があればそのマネジメント能力をアピールするなど、企業が求める能力に焦点を当てて内容を再構成します。これにより、冗長さを避けつつ、あなたの強みを最大限に活かした効果的な職務経歴書を作成することができます。複数ページにわたるからこそ、情報の取捨選択と絞り込みが成功の鍵となるでしょう。

手書きの職務経歴書とページ番号

手書きでページ番号を付ける際のポイント

近年はPC作成が主流ですが、稀に手書きの職務経歴書を求める企業や、個人の事情で手書きを選ぶ場合もあります。手書きで職務経歴書を作成し、それが複数ページにわたる場合でも、ページ番号は必ず記載しましょう。PC作成と同様に、「1 / 2」「2 / 2」といった形式で、現在のページと総ページ数を併記するのが望ましいです。

手書きでページ番号を記入する際のポイントは、統一感と読みやすさです。全てのページの同じ位置（例：下部中央または右下）に、同じ筆記具（黒のボールペンが一般的）と、同じ大きさ・フォントで記入することが重要です。数字は丁寧に、はっきりと読み取れるように書きましょう。乱雑な字では、せっかくの努力が台無しになってしまいます。

また、ページ番号を書き忘れたり、間違えてしまったりした場合でも、修正液や修正テープの使用は避けるべきです。手書き書類の修正は、一般的に好ましくない印象を与えます。もし間違ってしまった場合は、新しい用紙に最初から書き直すのがマナーです。手書きには手間がかかりますが、その分、丁寧さや熱意を伝えるチャンスと捉え、細部まで気を配りましょう。

手書き職務経歴書ならではの注意点

手書きの職務経歴書は、PC作成にはない「人柄」や「丁寧さ」を伝えることができますが、その反面、いくつかの注意点があります。まず、最も気をつけたいのが「誤字脱字」です。一度書き間違えてしまうと、修正が難しく、書類全体の印象を損ねてしまいます。書き始める前に下書きをしたり、清書する際は細心の注意を払うようにしましょう。

また、全体の清潔感と丁寧さも非常に重要です。インクの滲み、指紋、汚れなどは、あなたの書類を雑なものに見せてしまいます。清潔な環境で作業し、手も清潔に保つことを心がけましょう。筆圧が強すぎると裏写りする可能性があるので、適切な筆圧で書くことも大切です。

文字の大きさやバランスも意識しましょう。マス目に合わせて、文字の大きさを揃え、行の中心に配置するなど、全体のバランスが整っていると読みやすくなります。手書きだからこそ、あなたの「丁寧さ」「几帳面さ」が強くアピールされるため、手間を惜しまずに最高の仕上がりを目指しましょう。これらの注意点を守ることで、手書きの職務経歴書があなたの大きな強みとなり得ます。

手書きとPC作成、どちらを選ぶべきか

職務経歴書を作成するにあたり、「手書きとPC作成のどちらを選ぶべきか」という疑問を抱く方は少なくありません。現代においては、PC作成が一般的であり、特別な指示がない限りはPCで作成することをお勧めします。PC作成であれば、レイアウトの調整や誤字脱字の修正が容易であり、企業側もデータでの管理がしやすいため、多くの企業がPC作成の職務経歴書を好む傾向にあります。

しかし、応募企業から「手書きで」という明確な指示があった場合は、必ず指示に従いましょう。これは、あなたの指示理解能力や対応力を試す意図がある可能性もあります。また、手書きの書類には、その人の個性や温かみが伝わるという側面もあります。丁寧な字でびっしりと書かれた職務経歴書は、企業への熱意や真剣さを強くアピールする材料にもなり得ます。

どちらの形式を選ぶにしても、最も重要なのは「応募企業が求める情報を、いかに分かりやすく、かつ魅力的に伝えるか」という点です。PC作成の場合は、データ管理の容易さや修正のしやすさ、多様なレイアウトが強みになります。手書きの場合は、一点ものの丁寧さや熱意が強みになります。自身の状況と応募企業の文化を考慮し、最適な方法を選択することが成功への鍵となります。

職務経歴書で別紙を使う場合の注意点

別紙を使うタイミングと目的

職務経歴書に収まりきらない情報や、視覚的にアピールしたい資料がある場合、「別紙」として添付することを検討しましょう。ただし、別紙はあくまで補足資料であり、職務経歴書の主役ではありません。別紙を使う主なタイミングや目的としては、以下のようなケースが挙げられます。

• 詳細な実績やポートフォリオ: クリエイティブ職やエンジニア職など、具体的な制作物やプロジェクトの成果を視覚的に見せたい場合。
• スキルシート: 習得しているプログラミング言語、使用可能なツール、資格などを詳細にリストアップする場合。
• 論文・研究実績: 研究職などで、専門的な論文や学会発表の実績が多数ある場合。
• 補足説明: 職務経歴書本体では書ききれない、特定の職務経験やプロジェクトの詳細説明。

別紙は、職務経歴書の本文を簡潔に保ちつつ、より深い情報を提供したい場合に有効です。ただし、不要な情報を増やすことのないよう、本当に必要なものだけに厳選して添付しましょう。

別紙との連携と指示の明確化

別紙を添付する際は、職務経歴書本体との連携を明確にすることが非常に重要です。「別紙に添付しました」というだけでは不十分です。採用担当者が迷うことなく関連情報を参照できるよう、具体的な指示を職務経歴書本文中に記載しましょう。

例えば、職務経歴書で特定のプロジェクトに触れた際に、「詳細なプロジェクト実績は別紙『プロジェクト実績一覧』をご参照ください」と明記したり、「所有スキル一覧は別紙『スキルシート』をご参照ください」といった形で具体的に誘導します。この際、別紙のタイトルを明確にしておくと、担当者も参照しやすくなります。

また、別紙にも職務経歴書と同様に氏名や日付、ページ番号を記載することが望ましいです。これにより、複数の書類が混ざってしまった場合でも、どの書類が誰のものか、何ページの資料なのかが一目でわかるようになります。丁寧な連携と明確な指示は、あなたの気配りや情報整理能力をアピールすることにも繋がります。

全体としての分量と提出方法

別紙を使用する場合でも、応募書類全体の分量には注意が必要です。職務経歴書と別紙を合わせて、あまりにも分厚くなりすぎないように調整しましょう。一般的に、全ての書類を合計してA4用紙で5枚以内程度が目安とされることが多いです。情報量が多いからといって、無計画に別紙を増やしすぎると、採用担当者に負担をかけてしまう可能性があります。

提出方法についても配慮が必要です。郵送で送る場合は、クリアファイルにまとめて封筒に入れるなど、書類が折れたり汚れたりしないように丁寧な梱包を心がけましょう。職務経歴書が一番上にくるように並べ、その後に別紙を添付し、最後に履歴書を配置するのが一般的な順序です。面接に持参する場合も、同様にクリアファイルに入れておくと、スマートな印象を与えます。

オンラインで提出する場合は、PDF形式で一つのファイルにまとめるのが一般的です。その際、職務経歴書、別紙、履歴書などの順に並べ、ファイル名も「氏名_職務経歴書（別紙含）」など、内容が分かりやすいものにしましょう。これにより、採用担当者はスムーズにあなたの情報を確認できるようになり、選考を有利に進めることができます。