離職票作成はパソコンで！ボールペンとの違いとは？

昔ながらの手書き・ボールペン作成の課題

企業の人事・労務ご担当者様にとって、離職票の作成は重要な業務の一つです。
しかし、かつて主流であった手書きやボールペンでの作成には、多くの課題が伴いました。
ハローワークから専用用紙を入手し、一枚一枚手作業で記入していくプロセスは、非常に時間がかかります。

特に、複数名の離職者が発生した場合、その手間は膨大なものとなり、担当者の大きな負担となっていました。
また、手書きであるがゆえに記入ミスが発生しやすい点も大きな問題です。
一度ミスをしてしまうと、二重線で打ち消して訂正印を押したり、補足記載をしたりといった煩雑な修正作業が必要となり、作業効率を著しく低下させます。

さらに、書類の正確性が求められる離職票において、小さな記入ミスが退職者の失業給付に影響を与える可能性もゼロではありません。
これらの理由から、旧来の紙媒体での手作業による離職票作成は、現代の効率化が求められるビジネス環境において、大きな足かせとなっていました。

パソコン・システム活用で劇的に効率化

離職票作成の課題を解決する最も有効な手段が、パソコンと専用システムの活用です。
近年、クラウド労務管理システムや電子申請システムが普及し、離職票作成プロセスは劇的に効率化されています。
これらのツールは、入力作業の自動化、ミスの削減、そして大幅な工数削減を実現します。

具体的な例として、「SmartHR」のようなシステムでは、従業員情報や給与計算データと連携し、給与明細から賃金支払状況を自動で入力する機能を備えています。
これにより、手動での入力にかかる時間を大幅に短縮でき、「1人あたり約6分」という驚異的な目安が示されています。
また、同システムでは最大で99%の工数削減効果が期待できるとされており、企業の人事・労務部門の負担を大きく軽減します。

「ジョブカン労務HR」のようなシステムも同様に、離職票作成の効率化に貢献します。
さらに、国が提供する電子申請システム「e-Gov」を利用することで、窓口に出向く手間を省き、オンラインでスムーズに手続きを完結させることが可能です。
2020年4月からは、一定規模以上の法人に対して電子申請が義務化されており、もはやパソコンを活用した離職票作成は、現代企業にとって必須の取り組みと言えるでしょう。

ドットインパクトプリンタの必要性とその終焉

かつての離職票作成では、手書きと並んで「ドットインパクトプリンタ」が重要な役割を担っていました。
これは、複写式の専用用紙に文字を印字するためのプリンタで、ハローワークから支給される専用の複写用紙に直接印刷するために使用されていました。
特に、多くの項目を正確に記載する必要がある離職票において、手書きよりも効率的でミスの少ない方法として重宝されてきた歴史があります。

しかし、時代は移り変わり、現在ではドットインパクトプリンタの必要性は薄れてきています。
その背景には、電子申請システムの普及があります。
e-Govやクラウド労務管理システムを通じて電子申請を行うことで、ハローワークから交付される離職票はPDF形式の電子公文書として受け取れるようになりました。

これにより、企業は特別なプリンタを用意する必要がなくなり、一般的なレーザープリンタやインクジェットプリンタでPDFファイルを印刷し、退職者に交付することが可能となっています。
ドットインパクトプリンタは、その独特の印字音やメンテナンスの手間など、現代のオフィス環境にはそぐわない面もありました。
電子申請への移行は、プリンタに関するコストや管理の手間を削減し、よりスマートな業務環境を実現する上で、大きな一歩と言えるでしょう。

離職票の印刷・プリントアウトに必要なもの

電子申請後のPDF離職票印刷

電子申請システム「e-Gov」や各種クラウド労務管理システムを利用して離職票の申請を行った場合、ハローワークからはPDF形式の電子公文書として離職票が交付されます。
この電子公文書は、企業が退職者へ交付する正式な離職票となります。
印刷に際しては、特別な専用プリンタや用紙は必要ありません。

一般的なA4対応のレーザープリンタやインクジェットプリンタがあれば、問題なく印刷が可能です。
多くの場合、離職票-1（雇用保険被保険者離職票－事業主控）と離職票-2（雇用保険被保険者離職票）がセットで交付されます。
特に離職票-2は、賃金支払い状況などの詳細情報が含まれており、A3サイズで発行されるケースも少なくありません。

しかし、ご安心ください。A3サイズのプリンタがない場合でも、A4サイズに縮小して印刷しても問題ないとされています。
ただし、記載内容が小さくなりすぎないよう、プリンタの設定で適切に調整することが重要です。
印刷する際には、文字がはっきりと読める品質を確保し、すべての情報が欠けることなく正確に印刷されているか、最終確認を怠らないようにしましょう。

紙媒体提出時の専用用紙入手

現代では電子申請が主流になりつつありますが、やむを得ず従来通りの紙媒体で離職票を作成・提出する必要がある企業様もいらっしゃるかもしれません。
紙媒体で離職票を作成する場合には、ハローワークで配布されている専用用紙を必ず使用する必要があります。
一般的なコピー用紙に印刷したものは受理されませんので、この点は特に注意が必要です。

専用用紙は、ハローワークの窓口で入手することができます。
必要な枚数を事前に確認し、余裕を持って受け取りに行くことをお勧めします。
また、記入を誤った場合に備えて、予備の用紙も多めにもらっておくと安心です。

専用用紙は複写式になっている場合が多く、手書きまたはドットインパクトプリンタでの記入が前提となります。
記入時には、ボールペンで強く書きすぎないように注意し、下敷きを敷くなどして、他の書類にインクが写らないように配慮しましょう。
手書きでの記入ミスは、二重線と訂正印での修正が必要となり、書類の見栄えや信頼性にも影響を与えかねないため、慎重な作業が求められます。

プリンターの選び方とトラブルシューティング

離職票の印刷において、どのプリンターを選ぶかは効率性とコストに直結します。
電子申請後のPDF離職票を印刷する場合、一般的なオフィス用レーザープリンタやインクジェットプリンタで十分対応可能です。
特に離職票-2がA3サイズで交付されることがあるため、可能であればA3サイズに対応した複合機やプリンタがあると便利です。

プリンタを選ぶ際のポイントとしては、印刷速度、コスト（インク/トナー代）、そして安定性などが挙げられます。
大量の書類を印刷する機会がある企業であれば、印刷コストが安く、速度の速いレーザープリンタが適しているでしょう。
トラブルシューティングとしては、まず「紙詰まり」が挙げられます。
これは用紙のセット方法やプリンタ内部の異物が原因となることが多いため、取扱説明書を確認し、適切な手順で除去しましょう。

次に多いのが「インク/トナー切れ」です。
特に重要な書類の印刷前に確認し、予備を用意しておくことが賢明です。
また、印刷品質が悪い場合は、ヘッドクリーニング（インクジェット）やトナーカートリッジの交換（レーザー）で改善することがあります。
ネットワークプリンタの場合は、接続設定やドライバーの更新も確認ポイントです。
定期的なメンテナンスと消耗品の管理を徹底することで、スムーズな印刷環境を維持できます。

離職票発行依頼文書の書き方と注意点

離職票発行依頼の基本項目

離職票の発行は、退職者にとって失業給付の受給開始に不可欠な手続きです。
企業からハローワークへの申請はもちろんのこと、退職者から企業への発行依頼についても、スムーズな情報連携が求められます。
退職者から企業へ依頼文書を提出してもらう場合、その内容は明確かつ簡潔であることが重要です。

依頼文書に必ず含めるべき基本項目は以下の通りです。

  1. 退職者の氏名とフリガナ： 正確な氏名を確認するため。
  2. 退職年月日： 離職票の基礎情報となる重要な日付。
  3. 連絡先（電話番号、メールアドレス）： 書類に関する問い合わせや確認が必要な場合に備える。
  4. 離職票の送付先住所： 自宅住所など、確実に受け取れる場所を指定してもらう。
  5. 必要書類の種類： 「離職票（雇用保険被保険者離職票-1, -2）」と明記。
  6. 発行を希望する日付（任意）： 可能な範囲で希望に応じるための参考情報。
  7. 署名・捺印： 依頼の意思を確認するため。

これらの項目を盛り込んだテンプレートを用意しておくと、退職者も迷わず記入でき、企業側も情報の収集が効率的に行えます。
書式は自由ですが、後々のトラブルを防ぐためにも、書面でのやり取りを推奨します。

離職理由の正確な記載の重要性

離職票において、「離職理由」は最も重要な項目の一つです。
なぜなら、この離職理由によって、退職者が失業給付を受けられる期間や金額、さらには給付開始までの待期期間などが大きく変わってくるためです。
例えば、会社都合退職（特定受給資格者）であれば、自己都合退職（一般受給資格者）よりも有利な条件で失業給付を受けられる可能性があります。

そのため、離職票を作成する際は、退職者本人との認識に齟齬がないよう、細心の注意を払う必要があります。
企業側が認識している退職理由と、退職者本人が主張する理由が異なる場合、ハローワークでの手続きが滞ったり、場合によってはトラブルに発展したりする可能性もあります。

離職票に記載する離職理由は、退職者本人に確認を取り、書面または電子的な同意を得た上で手続きを進めることが極めて重要です。
客観的な事実に基づき、曖昧な表現を避け、正確な離職理由を記載することを心がけましょう。

必要に応じて、退職時の面談記録や退職届の内容などを参照し、具体的な根拠とともに離職理由を明記することで、後の紛争を未然に防ぐことができます。
正確な情報提供は、企業の信頼性にも関わるため、丁寧な対応を心がけましょう。

59歳以上・パート労働者への対応とマイナンバー記載

離職票の交付義務には、特定のケースにおいて注意すべき点がいくつかあります。
まず、59歳以上の従業員が退職する場合、本人の希望の有無にかかわらず離職票を交付する必要があるとされています。
これは、失業給付以外に高年齢雇用継続給付などの手続きに離職票が必要となる場合があるためです。
企業側は、年齢に関わらず、59歳以上の退職者には離職票発行の案内を怠らないようにしましょう。

次に、パートタイム労働者についてです。
正社員ではなくパートやアルバイトで勤務していた従業員であっても、雇用保険に加入していれば、離職票の交付対象となります。
雇用保険の加入条件（週20時間以上の労働、31日以上の雇用見込みなど）を満たしているかを確認し、該当する場合は、正社員と同様に離職票発行の手続きを進める必要があります。

さらに、重要なのがマイナンバーの記載です。
2018年5月以降、雇用保険関連の手続きにはマイナンバーの記載・添付が義務付けられています。
離職証明書や雇用保険被保険者資格喪失届には、事業主と離職者それぞれのマイナンバーを記載する必要があります。
個人情報の適切な取り扱いが求められるため、厳重な管理体制のもと、正確に記載を行うようにしましょう。
これらの特別なケースや共通のルールを理解し、適切に対応することが、企業の義務であり、退職者への配慮でもあります。

離職票のweb申請（Antrag auf Arbeitsbescheinigung）について

e-Govを活用した電子申請のメリット

「e-Gov（イーガブ）」は、政府が提供する電子申請システムであり、離職票をはじめとする様々な行政手続きをオンラインで完結できる非常に便利なツールです。
このシステムを活用することで、企業の人事・労務担当者は、これまで窓口に直接出向いたり、郵送したりする手間を大幅に削減できます。
特に、2020年4月からは、特定の法人（資本金1億円超など）を対象に、雇用保険や社会保険の一部手続きが電子申請義務化されており、もはやe-Govの活用は必須となっています。

義務化対象外の企業であっても、電子申請への切り替えは大きなメリットをもたらします。
手続きの時間と労力の削減はもちろん、書類の印刷・郵送コストの削減、また、入力ミスの自動チェック機能などにより、正確性の向上も期待できます。
さらに、24時間365日いつでも申請可能なため、業務の柔軟性が高まり、繁忙期においても効率的な手続きが可能です。

e-Govを利用するには、gBizIDプライムなどのアカウント取得や、電子証明書の準備が必要となりますが、一度設定してしまえば、以降の行政手続きが格段にスムーズになります。
初めての利用で戸惑うこともあるかもしれませんが、長期的に見れば企業の生産性向上に大きく貢献するシステムであるため、積極的な導入を検討する価値は十分にあります。

クラウド労務管理システムとの連携

e-Govと並行して、離職票作成の効率化をさらに推し進めるのが、「ジョブカン労務HR」や「SmartHR」といったクラウド労務管理システムです。
これらのシステムは、従業員情報、入社・退社手続き、給与計算データなどを一元的に管理しており、離職票作成に必要な情報を自動的に連携させる機能が強みです。
手作業でのデータ入力の手間が省けるため、記入ミスや転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを大幅に軽減できます。

特にSmartHRでは、給与明細データから賃金支払状況を自動で入力する機能があり、離職票作成にかかる作業時間を「1人あたり約6分」と大幅に短縮できるという試算が示されています。
これは、手作業に比べて最大99%の工数削減に繋がるとも言われ、人事・労務担当者の業務負担を劇的に軽減します。

クラウド労務管理システムは、常に最新の法令に対応しており、法改正に伴う書類様式の変更などにも自動で対応するため、企業側で常に情報をキャッチアップする必要がなくなります。
さらに、これらのシステムはe-Govとの連携機能も備えていることが多く、システム上で作成した離職証明書を直接e-Govに連携し、電子申請を完了させることが可能です。
これにより、離職票作成から申請までのプロセス全体が、よりシームレスかつ効率的に進められるようになります。

将来的なマイナポータル受け取りサービス

離職票の受け取り方法についても、将来的にはさらなる利便性の向上が見込まれています。
2025年1月20日からは、一定の条件を満たせば、退職者が自身のマイナポータルを通じて直接離職票を受け取れるサービスが開始される予定です。
これは、デジタル化社会の進展に伴い、行政手続きのオンライン化がさらに強化される動きの一環です。

退職者にとっては、郵送での到着を待つ必要がなくなり、いつでもどこでも自分のペースで離職票を確認・利用できるようになるため、失業給付の手続きをより早くスムーズに進められるメリットがあります。
企業側にとっても、印刷・郵送の手間やコストを削減できるだけでなく、送付先住所の確認や再発行依頼といった対応が減ることで、業務効率化に繋がると期待されます。

このサービスが本格的に運用されれば、離職票の交付プロセス全体が大きく変革されることになります。
企業の人事・労務ご担当者様は、この新しいサービスについて今後も情報収集を続け、適切な対応ができるよう準備を進めておくことが重要です。
マイナンバーカードと連携したサービスは今後も拡大していくことが予想され、行政手続きのデジタル化は私たちの生活やビジネスにますます深く浸透していくでしょう。

離職票発行部署とポスト投函までの流れ

離職票の提出期限と発行の流れ

離職票発行のプロセスにおいて、最も重要なのが提出期限の厳守です。
企業は、退職者の離職票発行のために必要な「離職証明書」と「雇用保険被保険者資格喪失届」を、退職日の翌々日から10日以内にハローワークへ提出しなければなりません。
この期限を過ぎてしまうと、ハローワークでの審査が遅れ、結果として退職者への離職票の発行も遅延してしまいます。

離職票の発行が遅れることは、退職者が失業保険の給付を受ける開始時期に直接影響し、場合によっては給付額が少なくなるなどの不利益を被る可能性があります。
そのため、企業は退職手続きが始まり次第、速やかにこれらの書類を作成し、提出の準備を進める必要があります。
具体的には、退職者の情報を集約し、離職証明書の内容（特に離職理由と賃金支払状況）を正確に記入することが求められます。

ハローワークに提出された書類は審査され、問題がなければ離職票が企業に交付されます。
この一連の流れを滞りなく進めるためには、事前の準備と正確な情報管理、そして何よりも期限厳守の意識が不可欠です。
特に、退職が集中する時期などには、計画的な業務遂行が求められます。

ハローワークからの交付と退職者への送付

ハローワークへ離職証明書と雇用保険被保険者資格喪失届を提出した後、審査が完了すると、企業宛に離職票が交付されます。
電子申請を行った場合は、PDF形式の電子公文書としてハローワークからデータが送られてくるのが一般的です。
このPDFファイルを印刷し、退職者本人に交付することになります。

印刷された離職票は、速やかに退職者の住所へ郵送するのが一般的です。
郵送に際しては、個人情報が含まれる重要書類であるため、簡易書留など追跡可能な方法での送付を検討しましょう。
これにより、書類の紛失リスクを低減し、退職者への確実な交付を担保できます。
送付の際には、送付状を添付し、同封書類の内容や今後の手続きの流れ（退職者自身がハローワークで手続きを行うこと）を簡潔に説明すると、退職者にとっても親切です。

なお、前述の通り、2025年1月20日からはマイナポータルを通じた直接受け取りサービスも開始される予定です。
このサービスが普及すれば、郵送の手間が省け、よりスムーズな交付が可能となるでしょう。
企業は、これらの交付方法の選択肢を理解し、退職者の状況や希望に応じて柔軟に対応していくことが求められます。

企業における離職票発行部署の役割

離職票の発行手続きは、企業の「人事部」や「労務部」、あるいは総務部などの部署が担うのが一般的です。
これらの部署は、離職票作成に関する専門知識を持ち、法令順守のもとで正確かつ迅速に手続きを進める重要な役割を担っています。
主な役割は以下の通りです。

  • 退職情報の正確な収集： 退職日、離職理由、賃金情報など、離職票に必要なすべての情報を正確に集めます。
  • 書類作成とハローワークへの提出： 離職証明書や資格喪失届を適切に作成し、期限内にハローワークへ提出します。
  • 退職者とのコミュニケーション： 離職理由の確認、離職票の送付先確認など、退職者との円滑な連携を図ります。
  • 法令・制度への対応： 雇用保険法や社会保険に関する最新の法改正情報を常にキャッチアップし、適切な手続きを行います。
  • 個人情報保護： 離職票に含まれる個人情報（マイナンバー等）を厳重に管理し、情報漏洩のリスクを防ぎます。

離職票発行部署は、単なる事務処理を行うだけでなく、退職者が円滑に次のステップへ進めるようサポートする、企業の顔とも言える重要な部署です。
最新のシステムや情報を活用し、効率的かつ確実に業務を遂行することで、企業全体の信頼性向上にも貢献します。
手続きの透明性を高め、退職者への丁寧な対応を心がけることが、企業にとって非常に重要となります。