【図解】源泉徴収票を徹底解説！発行時期・発行元・電子交付まで

「源泉徴収票」という言葉、年末調整や確定申告の時期になるとよく耳にしますが、具体的にどんな書類で、何が書かれているのか、いまいちピンとこない人も多いのではないでしょうか。

この書類は、1年間の給与や所得税の納税額を証明する、非常に重要な公的書類です。年末調整や確定申告はもちろん、住宅ローン申請、保育園の入園手続き、転職先の年末調整など、様々な場面で提示を求められる機会があります。

この記事では、源泉徴収票の基本から、記載されている項目の意味、いつ・どこで手に入るのか、さらには近年普及が進む電子交付のメリット・デメリットまで、初心者の方にも分かりやすく徹底解説します。源泉徴収票の疑問を解消し、適切に活用できるようになりましょう！

源泉徴収票とは？どんな紙？発行時期と発行元を理解しよう

源泉徴収票って何？その役割と重要性

源泉徴収票とは、会社が従業員に支払った給与・賞与の総額と、そこから源泉徴収（天引き）した所得税額を証明する書類です。つまり、「あなたにこれだけの給料を支払い、これだけの税金を国に納めましたよ」ということを国に報告し、あなたにも通知する役割を持っています。この書類は、単なる給料明細の年間合計版ではありません。所得税の精算書であり、確定申告や年末調整において、正しい所得税額を計算するための最も重要な基礎資料となります。

例えば、年末調整では、この源泉徴収票をもとに各種控除（社会保険料控除、生命保険料控除、扶養控除など）が適用され、最終的な所得税額が確定します。すでに源泉徴収された税額が多すぎれば還付金が、少なければ追加徴収が発生します。また、住宅ローンを組む際や、保育園の入園申請、転職先での年末調整など、個人の所得を公的に証明する書類として、日常生活の様々な場面で提示を求められることが少なくありません。紛失すると再発行の手間がかかるため、大切に保管することが非常に重要です。

いつ手に入る？発行時期の原則と例外

源泉徴収票の発行時期は、従業員の状況によって異なります。最も一般的なケースは、会社に勤務している「給与所得者」の方々です。

• 原則として毎年1月下旬から2月にかけて発行されます。

これは、会社が年末調整を完了し、従業員一人ひとりの所得税額を確定させた後に発行されるためです。多くの企業では、1月中に年末調整の結果通知と合わせて配布されることが一般的です。しかし、企業の規模や事務処理の都合によっては、2月以降にずれ込むこともあります。

例外として、年度の途中で退職した場合には、発行時期が早まります。

• 退職者の場合：退職後速やかに発行

退職した年の1月1日から退職日までに支払われた給与について、会社は退職後1ヶ月以内を目安に源泉徴収票を発行する義務があります。これは、退職者が転職先で年末調整を行う際や、自分で確定申告を行う際に必要となるためです。もし退職後しばらく経っても届かない場合は、速やかに前の会社の人事・経理担当者に問い合わせて確認しましょう。特に転職先が決まっている場合は、その会社での年末調整に前職の源泉徴収票が必要になるため、早期の入手が求められます。

誰が発行するの？発行元の違いをチェック

源泉徴収票の発行元は、あなたがどのような形で収入を得ているかによって決まります。

• 給与所得者（会社員、アルバイト、パートなど）の場合：勤務先の会社

あなたが会社から給与を受け取っている場合、その給与を支払っている会社が源泉徴収義務者となり、源泉徴収票を発行します。複数回転職した場合や、複数の会社でアルバイトを掛け持ちしていた場合は、それぞれの会社から源泉徴収票が発行されることになります。年末調整の際には、すべての源泉徴収票を提出して合算してもらう必要があります。

• 個人事業主やフリーランスの場合：原則として発行されません

個人事業主やフリーランスは、会社員のように会社から給与を受け取るのではなく、事業の売上や業務委託による報酬を得ます。この場合、自分で所得税を計算し、確定申告を行うため、会社員のような源泉徴収票は発行されません。ただし、業務委託契約などで、報酬の支払い元が源泉徴収義務者として所得税を天引きしている場合は、「支払調書」が発行されることがあります。支払調書は源泉徴収票とは異なる書類ですが、確定申告の際には重要な資料となります。もし源泉徴収票を紛失してしまった場合は、発行元である勤務先に再発行を依頼することになります。再発行は会社の義務ですので、遠慮なく連絡しましょう。

源泉徴収票の「ここ」が重要！具体的な項目を初心者でもわかるように解説

これだけは押さえたい！給与所得と源泉徴収税額

源泉徴収票には様々な情報が記載されていますが、特に重要なのが「支払金額」「給与所得控除後の金額」「源泉徴収税額」の3つです。

1. 支払金額：これは、1年間（1月1日～12月31日）に会社から支払われた給与や賞与の総額、いわゆる「額面」の金額です。交通費などの非課税の手当は含まれません。
2. 給与所得控除後の金額：支払金額から「給与所得控除」を差し引いた金額です。給与所得控除は、会社員にとっての必要経費とみなされるもので、所得税の計算上、収入から一定額を差し引くことができます。この「給与所得控除後の金額」が、所得税を計算する上でのベースとなる「所得金額」となります。
3. 源泉徴収税額：1年間にあなたの給与から天引きされ、会社が税務署に納付した所得税の合計額です。年末調整の結果、この源泉徴収税額が本来納めるべき税額より多ければ還付金が、少なければ追加で徴収されることになります。

これらの項目は、あなたが1年間にどれだけの収入を得て、どれだけの税金を納めたかを示す最も基本的な情報であり、確定申告や各種手続きで必ず参照されます。例えば、住宅ローン控除を受ける場合、この源泉徴収税額の範囲内でしか税金の還付は受けられません。これらの数字の意味を理解することは、自身の家計や税金について正確に把握するために不可欠です。

所得控除の種類と影響を理解する

源泉徴収票には、所得税の計算に影響を与える様々な「所得控除」の情報が記載されています。所得控除とは、納税者の個人的な事情を考慮し、所得税の課税対象となる金額（所得金額）を減らす制度のことです。控除額が大きくなればなるほど、課税所得が少なくなり、結果として所得税額が軽減されます。

源泉徴収票に記載される主な所得控除には、以下のようなものがあります。

• 社会保険料控除：健康保険料、厚生年金保険料、雇用保険料など、あなたが支払った社会保険料の全額が控除されます。
• 生命保険料控除：生命保険や医療保険、個人年金保険などの保険料の一部が控除されます。
• 扶養控除：配偶者以外の扶養親族がいる場合に適用される控除です。扶養親族の年齢や同居の有無によって控除額が変わります。
• 基礎控除：全ての納税者に一律で適用される控除で、源泉徴収票には直接記載されませんが、すでに計算に織り込まれています。

これらの控除は、年末調整時に会社に提出する「扶養控除等申告書」や「保険料控除申告書」に基づいて適用されます。例えば、生命保険料控除の欄に金額が記載されていれば、それが所得税の計算に反映されていることを意味します。控除の見落としは税金の払いすぎにつながるため、自身の状況と源泉徴収票の記載内容を照らし合わせ、正しく申告されているかを確認することが重要です。もし申告漏れがあった場合は、確定申告で訂正することができます。

「摘要」欄って何？イレギュラー情報を読み解く

源泉徴収票の「摘要」欄は、通常は空欄であることが多いですが、場合によっては重要な情報が記載されることがあります。この欄は、一般的な記載項目ではカバーしきれない、個別の特別な事情や補足情報を記載するために使われます。

具体的な記載例としては、以下のようなケースが挙げられます。

• 中途入社の場合：前職の会社から受け取った源泉徴収票の「支払金額」と「源泉徴収税額」が記載されることがあります。これは、転職先の会社が年末調整を行う際に、前職分の給与と税金を合算して計算するためです。
• 扶養親族の異動があった場合：年の途中で扶養親族が増減した際に、その旨が記載されることがあります。
• 寡婦（夫）控除や勤労学生控除：年末調整でこれらの控除を申告した場合に、適用された旨が記載されることがあります。
• 住宅借入金等特別控除（住宅ローン控除）を適用する場合：初年度は確定申告が必要ですが、2年目以降は年末調整で適用を受けることができ、その際に「住宅借入金等特別控除額」として記載されることがあります。

摘要欄に記載がある場合は、それが自身の税金計算にどのように影響しているのかを理解することが大切です。特に中途入社で前職分の情報が記載されている場合は、年末調整が正しく行われているかを確認する上で重要な手がかりとなります。もし身に覚えのない記載があったり、不明な点があれば、速やかに会社の人事・経理担当者に問い合わせて確認するようにしましょう。この欄は、あなたの税務上の状況をより詳細に把握するための情報源となり得ます。

源泉徴収票、いつ・どこで発行？発行元は誰？発行方法を網羅

会社員が源泉徴収票を受け取る一般的な流れ

会社員が源泉徴収票を受け取る一般的な流れは、まず年末調整の手続きから始まります。毎年11月頃になると、会社から「扶養控除等申告書」や「保険料控除申告書」などの年末調整書類が配布されます。従業員はこれらの書類に必要事項を記入し、生命保険料控除証明書やiDeCo（個人型確定拠出年金）の掛金払込証明書などの添付書類を添えて、会社に提出します。

会社はこれらの書類と従業員の給与データを基に年末調整の計算を行い、1年間の最終的な所得税額を確定させます。そして、この計算結果に基づいて、翌年の1月下旬から2月頃にかけて源泉徴収票が発行され、従業員へと配布されます。配布方法は企業によって様々で、給与明細と一緒に手渡しされたり、社内便で郵送されたり、近年では専用のWebシステムを通じて電子的に交付されるケースも増えています。

もし2月に入っても源泉徴収票が届かない場合は、会社の人事部や経理部に問い合わせて確認することが重要です。年末調整が正しく行われているか、どこで受け取れるのか、発行が遅れている理由などを確認しましょう。この書類は今後の様々な手続きで必要となるため、確実に受け取ることが肝心です。

退職時の源泉徴収票：受け取り方と注意点

会社を退職した場合も、源泉徴収票は発行されます。この場合の発行時期は、退職日によって異なりますが、原則として退職後1ヶ月以内に発行されるのが一般的です。退職時の源泉徴収票には、その年の1月1日から退職日までの給与と源泉徴収税額が記載されています。

退職時の源泉徴収票が特に重要となるのは、転職先で年末調整を行う場合です。転職先の会社は、前職の源泉徴収票と自社で支払った給与を合算して年末調整を行うため、この書類がないと正確な所得税額を計算できません。そのため、転職が決まっている場合は、退職時に前の会社から確実に源泉徴収票を受け取り、転職先に提出できるように準備しておく必要があります。通常は、退職後に会社から自宅に郵送されることが多いですが、念のため退職手続きの際に、発行時期と受け取り方法を確認しておくと安心です。

もし、退職後に源泉徴収票が届かない、あるいは紛失してしまった場合は、速やかに退職した会社の人事部や経理部に連絡し、再発行を依頼しましょう。会社には源泉徴収票の発行義務があるため、問題なく再発行してもらえます。連絡先の変更などで確実に受け取れないことのないよう、住所変更があった場合は必ず会社に伝えておくことが大切です。

個人事業主・フリーランスと源泉徴収票

個人事業主やフリーランスの場合、会社員とは異なり、原則として源泉徴収票は発行されません。これは、会社員が会社から給与を受け取り、会社が代わりに税金を納める「源泉徴収」の仕組みが適用されるのに対し、個人事業主は自身で所得を計算し、確定申告を通じて税金を納めるためです。

しかし、個人事業主やフリーランスであっても、一部の報酬については源泉徴収が行われることがあります。例えば、原稿料、講演料、デザイナー報酬、弁護士報酬など、特定の専門家に対する報酬については、支払い側が源泉徴収義務者となり、報酬から所得税を天引きして国に納めることがあります。この場合、支払い側から「支払調書」が発行されます。支払調書は、源泉徴収票とは異なる書類ですが、あなたが受け取った報酬額と、そこから源泉徴収された税額が記載されています。確定申告を行う際に、この支払調書に記載された源泉徴収税額を申告することで、既に納めた税金を所得税額から差し引く（充当する）ことができます。

したがって、個人事業主やフリーランスの方は、会社員のような源泉徴収票ではなく、もし報酬から源泉徴収が行われていれば、「支払調書」を確定申告の資料として大切に保管しておく必要があります。支払調書は源泉徴収票と異なり、発行が義務付けられていないケースもありますが、発行を依頼すれば応じてくれるのが一般的です。

源泉徴収票の電子交付は便利？印刷・ダウンロード・データでの受け取り方

電子交付のメリット・デメリットを徹底解説

近年、デジタル化の波は源泉徴収票にも及んでおり、電子交付（電子化）が急速に普及しています。電子交付には、発行する側と受け取る側の双方に多くのメリットがありますが、同時にいくつかのデメリットや注意点も存在します。

特に、従業員側にとっての最大のメリットは「利便性の向上」と言えるでしょう。しかし、デジタルデータの管理には、パスワードの厳重な管理や、デバイスのセキュリティ対策など、個人の注意も不可欠です。企業側も、データ改ざん防止や情報漏洩対策を徹底し、従業員が安心して利用できる環境を整備する必要があります。

電子交付された源泉徴収票の受け取り方と活用法

電子交付される源泉徴収票の受け取り方には、いくつかのパターンがあります。最も一般的なのは、以下のような方法です。

• メール添付：会社から直接、または給与計算システムから、パスワード付きのPDFファイルがメールで送信されるケース。
• 専用のWebシステム：企業が導入している給与明細・人事システムにログインし、ポータルサイト上で源泉徴収票を閲覧・ダウンロードするケース。
• クラウドサービス：「マネーフォワード クラウド」や「freee人事労務」などの外部サービスを利用して受け取るケース。

電子交付された源泉徴収票は、PDFファイルなどで提供されることが多く、これを自身のPCやスマートフォンにダウンロードして保存することができます。必要な時には、自宅のプリンターやコンビニのマルチコピー機で印刷して利用することが可能です。確定申告においては、e-Taxを利用することで電子データ（PDF）のまま添付・送信できるため、紙の源泉徴収票を郵送する手間が省けます。

法改正も進んでおり、平成31年（2019年）4月以降の確定申告では、源泉徴収票の原本添付が不要になり、コピーやデータでも認められるようになりました。さらに、令和5年度税制改正により、電子交付に関する承諾手続きが簡略化され、「みなし承諾」が導入されました。これは、企業が電子交付に関する通知を一定の方法で行えば、従業員の承諾があったものとみなされる制度で、企業の事務負担軽減につながっています。これにより、今後さらに電子交付が加速すると見られています。

電子データでの提出はOK？確定申告の電子化対応

税務手続きのデジタル化は進んでおり、源泉徴収票の電子データでの提出も広く認められるようになっています。以前は確定申告書に源泉徴収票の「原本」を添付する必要がありましたが、平成31年（2019年）4月以降の確定申告からは、源泉徴収票の原本添付が不要となり、コピーやデータでの提出が可能になりました。

特に、e-Tax（国税電子申告・納税システム）を利用して確定申告を行う場合、源泉徴収票の電子データ（PDFファイルなど）をそのまま添付して送信することができます。これにより、税務署に出向いたり、郵送したりする手間が省け、自宅やオフィスから手軽に確定申告を完結させることが可能です。e-Taxソフトや確定申告ソフトによっては、源泉徴収票のQRコードを読み込むことで、支払金額や源泉徴収税額などの情報を自動で入力できる機能も提供されており、入力ミスを防ぎ、申告作業の効率を大幅に向上させることができます。

また、マイナポータル連携を利用すれば、勤務先が税務署に提出した源泉徴収票のデータを、自身のマイナポータルを通じて取得し、確定申告書作成ソフトへ自動で取り込むことも可能です。これにより、さらに手間なく正確な申告ができるようになります。ただし、電子交付された源泉徴収票を印刷して紙で提出する場合でも、原本は不要ですが、その控えは自身で保管しておくことが推奨されます。税務調査などがあった際に、提示を求められる可能性があるためです。デジタル化の波に乗り、よりスマートな税務手続きを目指しましょう。

源泉徴収票の疑問を解消！自動作成・摘要欄・転職時の注意点

源泉徴収票は会社が自動作成？その仕組みと確認ポイント

源泉徴収票は、基本的に会社が自動で作成します。これは、会社が導入している給与計算システムが、従業員の毎月の給与データや、年末調整で提出された申告書（扶養控除等申告書、保険料控除申告書など）の情報に基づいて、自動的に計算処理を行い、最終的な源泉徴収票のデータを出力するためです。この仕組みによって、何千人もの従業員がいる大企業でも、効率的に源泉徴収票が作成・発行されています。

しかし、「自動作成だから間違いはない」と鵜呑みにするのは危険です。給与計算システムがどんなに優れていても、元となるデータ（従業員が提出した申告書の内容や、会社が入力した給与データ）に誤りがあれば、源泉徴収票の内容も誤ったものになってしまいます。例えば、生命保険料控除証明書の提出を忘れたり、扶養親族の変更を会社に報告し忘れたりすると、控除が正しく適用されず、源泉徴収税額が過大になっている可能性があります。

そのため、源泉徴収票を受け取ったら、以下のポイントを必ず確認しましょう。

• 「支払金額」が、1年間の給与明細の合計額（非課税通勤手当を除く）と一致しているか。
• 「社会保険料等の金額」が、実際に支払った社会保険料の合計額と一致しているか。
• 「生命保険料控除」「扶養控除」などの各控除額が、自身が申告した内容と一致しているか。

もし誤りを見つけた場合は、速やかに会社の人事・経理担当者に連絡し、訂正を依頼しましょう。年末調整のやり直しや、自身で確定申告を行うことで、正しい税額に修正することが可能です。

「摘要」欄の記載内容と転職・再就職時の活用法

源泉徴収票の「摘要」欄は、特定の状況下で重要な情報が記載されることがあります。特に、転職・再就職をする際には、この欄の記載内容が非常に役立ちます。

例えば、年の途中で転職した場合、年末調整は通常、その年の最後に在籍した会社で行われます。この際、転職先の会社は、前職の会社から発行された源泉徴収票（退職時に受け取るもの）を提出してもらう必要があります。提出された前職の源泉徴収票の情報は、転職先の会社が発行する源泉徴収票の「摘要」欄に「前職分 給与○○○円、徴収税額○○○円」といった形で記載されるのが一般的です。

この摘要欄の記載は、転職先の会社があなたのその年の総所得と総税額を正しく把握し、年末調整を適切に行うために不可欠です。複数の会社を転々とした場合は、すべての前職の源泉徴収票を現在の勤務先に提出し、それらがすべて摘要欄に反映されているかを確認する必要があります。もし、前職の源泉徴収票を提出し忘れた場合や、転職先の会社が年末調整を済ませてしまった場合は、自分で確定申告を行うことで、所得税の過不足を精算することができます。

摘要欄は、あなたの税務上の履歴を簡潔に示してくれるため、内容を理解し、適切に活用することが、税金に関するトラブルを避ける上で非常に重要です。特に転職が多い方や、年の途中で給与以外の収入があった方は、この欄の記載内容に注意を払いましょう。

源泉徴収票を紛失した時の対処法と再発行手続き

源泉徴収票は非常に重要な書類ですが、うっかり紛失してしまうこともあります。しかし、心配する必要はありません。源泉徴収票は再発行が可能です。再発行を依頼する際の対処法と手続きは以下の通りです。

1. 発行元に連絡する：
   • 現在勤務中の会社の場合：人事部や経理部に連絡し、再発行を依頼します。通常は、数日〜1週間程度で再発行してもらえます。
   • 退職した会社の場合：退職した会社の人事部や経理部に連絡します。電話やメール、会社のウェブサイトにある再発行フォームなどを利用して依頼しましょう。会社には源泉徴収票の発行義務があるため、問題なく応じてもらえます。
2. 再発行の時期を確認する：
   依頼後、いつまでに再発行されるかを確認しましょう。特に確定申告の時期が迫っている場合は、間に合うように早めに手続きを進める必要があります。
3. 本人確認書類の準備：
   再発行の際、本人確認のために身分証明書（運転免許証やマイナンバーカードなど）の提示を求められることがあります。
4. 受け取り方法の確認：
   郵送、手渡し、電子交付など、どのような方法で受け取れるかを確認しましょう。特に退職済みの会社に依頼する場合は、確実に届く住所を伝えることが重要です。

万が一、会社が倒産していたり、連絡が取れない場合は、管轄の税務署に相談することもできますが、まずは勤務先への依頼が基本です。源泉徴収票は、住宅ローン申請や確定申告など、様々な公的手続きで必要となるため、紛失しないよう厳重に保管することが何よりも大切です。しかし、もし紛失してしまっても、落ち着いて上記の手順で再発行を依頼しましょう。