【保存版】源泉徴収票の再発行：期間、申請方法、対象者まで徹底解説

「源泉徴収票が見当たらない！」「急に必要になったのに手元にない！」そんな経験はありませんか？引越しや転職、確定申告の準備などで、源泉徴収票が必要になる場面は意外と多いものです。しかし、いざという時に見つからないと焦ってしまいますよね。

ご安心ください。源泉徴収票は原則として再発行が可能です。今回は、源泉徴収票の再発行について、期間、申請方法、対象者、さらにはよくある疑問まで、「これさえ読めば大丈夫！」という情報を徹底的に解説します。この記事を読めば、あなたが直面している「源泉徴収票がない」という悩みがきっと解決するはずです。ぜひ最後までお読みいただき、スムーズな再発行にお役立てください！

源泉徴収票が手元にない！再発行できる期間と申請方法

源泉徴収票の再発行は可能？費用と発行にかかる期間

結論からお伝えすると、源泉徴収票は原則として再発行が可能です。会社は従業員に対し源泉徴収票を発行する義務があるため、もし紛失してしまった場合でも、正当な理由があれば再発行に応じてもらえます。再発行にかかる手数料については、基本的に無料であることが多いですが、会社によっては事務手数料や郵送料といった実費を請求されるケースも稀にあります。事前に確認しておくと安心でしょう。

発行にかかる期間は、会社の規模や人事・総務部の状況によって異なります。一般的には、依頼してから手元に届くまでに1週間から2週間程度を見ておくのが良いでしょう。特に年度末や年末調整の時期など、業務が立て込んでいる時期は、通常よりも時間がかかる可能性もあります。そのため、「急ぎで必要！」という場合でも、即日発行は難しいケースがほとんどです。余裕を持って早めに申請することをおすすめします。

もし、提出期限が迫っている場合は、再発行を依頼する際にその旨を伝え、可能な限り早く発行してもらえるよう相談してみましょう。また、送付方法についても、普通郵便か簡易書留かなど、希望がある場合は伝えておくと安心です。

在職中の再発行：誰にどう依頼する？

現在、その会社に在職している方が源泉徴収票の再発行を依頼する場合、手続きは比較的シンプルです。まずは、所属する会社の給与計算を担当している部署、具体的には人事部や総務部に連絡を取りましょう。大企業であれば部署名が明確ですが、中小企業の場合は「給与担当者」といった形で、担当部署が一つにまとまっていることもあります。

連絡方法は、会社によって異なります。多くの場合、口頭で直接担当部署に依頼するか、電話や社内メールでの連絡で済むことが多いです。しかし、会社によっては「源泉徴収票再発行依頼書」のような書類の提出を求められることもあります。この書類には、氏名、社員番号、必要な年分の源泉徴収票、再発行の理由などを記入する欄があるでしょう。

依頼の際には、「いつの年分の源泉徴収票が必要か」を明確に伝えることが非常に重要です。例えば、「令和5年分の源泉徴収票」と具体的に指定しましょう。もし、複数年分が必要な場合は、その旨も併せて伝えてください。また、受け取り方法（郵送か手渡しなど）についても、事前に確認しておくとスムーズです。

退職後の再発行：旧職場への連絡方法と注意点

退職後に源泉徴収票の再発行が必要になった場合でも、ご安心ください。基本的には、退職した会社に依頼すれば再発行してもらえます。連絡先は、在職中と同様に、退職した会社の給与計算を担当していた部署（人事部や総務部）です。当時の連絡先が不明な場合は、会社の代表電話番号に連絡し、源泉徴収票の再発行について担当部署につないでもらいましょう。

連絡方法としては、電話、メール、または郵送が一般的です。依頼の際には、以下の情報を正確に伝えることが大切です。

• 氏名：退職時の氏名（旧姓で在籍していた場合は、その旨も伝えると良いでしょう）
• 生年月日：本人確認のため
• 退職時の社員番号（分かれば）：照合がスムーズになります
• 在籍期間：いつからいつまで在籍していたか
• 必要な年分の源泉徴収票：例えば「令和4年分と令和5年分」のように具体的に
• 現在の住所：郵送での送付先

退職して時間が経っている場合、当時の担当者が異動している可能性もありますが、会社には源泉徴収票に関する記録を保管する義務がありますので、対応してもらえるはずです。ただし、会社によっては再発行に時間がかかったり、郵送費などの実費を求められたりすることもあるため、依頼時に確認しておくことをおすすめします。

再発行はいつまで可能？年金事務所や退職後についても解説

退職後でも安心！再発行は原則いつでも可能

源泉徴収票の再発行に「いつまで」という明確な期限はありません。会社は、税法に基づき、源泉徴収票の元となる給与台帳などの帳簿を7年間保管する義務があります。そのため、原則として、退職後7年以内であれば問題なく再発行に応じてもらえることが多いでしょう。しかし、これはあくまで一般的な目安であり、会社によってはさらに長期間データが保存されている場合もあります。

ただし、あまりにも昔の年分の源泉徴収票になると、データの検索に時間がかかったり、担当者が変わって対応に手間取ったりする可能性もあります。そのため、必要になった場合はできるだけ早く依頼することが賢明です。

万が一、会社から「もうデータがない」「再発行はできない」と言われた場合でも、諦めるのはまだ早いです。後述しますが、代替書類で対応できるケースや、最終手段として税務署に問い合わせる方法もあります。しかし、まずは退職した会社へ連絡し、再発行が可能か確認してみましょう。重要なのは、必要性を感じたらすぐにアクションを起こすことです。

年金受給者の源泉徴収票再発行ガイド

会社からの給与ではなく、年金を受給している方も、年金の源泉徴収票が必要です。年金受給者の場合、源泉徴収票の再発行を依頼するのは、年金の支給元となります。例えば、厚生年金や国民年金を受給している方は、日本年金機構が支給元です。

日本年金機構に再発行を依頼する場合、まずは「ねんきんダイヤル」に電話するか、最寄りの年金事務所に直接問い合わせる形になります。依頼の際には、年金証書に記載されている基礎年金番号や、氏名、生年月日などの本人情報が必要となりますので、手元に準備しておくとスムーズです。日本年金機構のウェブサイトにも、再発行に関する情報が掲載されている場合があるので、そちらも確認してみると良いでしょう。

年金の源泉徴収票も、依頼から手元に届くまでに1〜2週間程度かかることがあります。特に確定申告の時期などは、問い合わせが集中し、通常よりも時間がかかる可能性もあるため、早めの手続きを心がけてください。年金事務所は、毎年1月に前年分の年金源泉徴収票を自動的に送付していますが、もし届かない場合や紛失してしまった場合は、今回ご紹介した方法で再発行を依頼しましょう。

再発行が難しい場合の代替手段と確認の重要性

ごく稀にですが、会社が倒産していたり、何らかの理由で再発行を断られてしまったりするケースも存在します。しかし、そのような場合でも、源泉徴収票の代わりになる書類で対応できる可能性があります。

主な代替書類としては、以下のものが挙げられます。

• 確定申告書の控え：ご自身で確定申告を行っている場合
• 給与明細書：毎月の給与明細（年間合計額がわかるもの）
• 課税証明書（所得証明書）：市区町村役場で発行
• 給与支払証明書：会社が発行してくれることがある（源泉徴収票ではないが、所得証明として使える場合がある）

これらの書類で代替可能かどうかは、提出先の判断に大きく左右されます。例えば、住宅ローンの申し込みであれば金融機関、保育園の入園申請であれば自治体の担当窓口など、提出先がどの書類を認めているかを事前に必ず確認することが極めて重要です。「源泉徴収票の再発行が難しいのですが、○○の書類で代替可能でしょうか？」と具体的に問い合わせてみましょう。無駄な手間を省き、スムーズに手続きを進めるためにも、事前の確認は怠らないようにしてください。

アルバイトや公務員の場合の源泉徴収票再発行について

アルバイト・パートでも源泉徴収票は発行される？

「自分はアルバイトだから、源泉徴収票は関係ないのでは？」と思っている方もいるかもしれませんが、それは誤解です。雇用形態にかかわらず、給与を受け取っているすべての人に対して、会社（給与の支払者）は源泉徴収票を発行する義務があります。これは、正社員、契約社員、派遣社員、そしてアルバイトやパートも例外ではありません。

したがって、アルバイトやパートの方でも、正社員と同様に源泉徴収票の再発行を依頼することが可能です。再発行の依頼方法も、基本的に正社員の場合と変わりません。働いていた店舗や事業所の責任者、または本部の経理・人事担当部署に連絡を取り、必要な年分の源泉徴収票の再発行を依頼しましょう。

特に、掛け持ちでアルバイトをしている方や、年末調整を行っていない方は、確定申告をする際に源泉徴収票が複数必要になるケースが多いです。手元にない場合は、それぞれの勤務先に忘れずに再発行を依頼してください。必要な情報を正確に伝え、余裕を持って申請することで、スムーズな再発行が期待できます。

公務員の源泉徴収票再発行はどこに依頼？

公務員の方も、給与所得者である以上、源泉徴収票が発行されます。再発行が必要になった場合も、基本的には一般企業に勤務している方と同じ流れで手続きを行います。依頼先は、所属している官公庁や自治体の給与計算を担当する部署になります。

具体的には、市役所であれば人事課や給与課、県庁であれば総務部人事課、国の機関であれば各省庁の人事担当部署などが該当します。部署名は組織によって多少異なりますが、「給与」「人事」「経理」といったキーワードで問い合わせ先を絞り込むと良いでしょう。所属部署の総務担当者などに相談すれば、適切な連絡先を教えてもらえるはずです。

依頼の際には、氏名、職員番号（分かれば）、必要な年分の源泉徴収票の種類（給与所得の源泉徴収票など）を明確に伝えます。公務員の場合も、再発行には数日～1週間程度の期間を要することが一般的ですので、必要な時期に間に合うよう、早めに手続きを進めることが大切です。また、所属機関によっては専用の申請用紙がある場合もありますので、事前に確認しておくとスムーズです。

業務委託契約の場合はどうなる？

会社に雇用されている従業員（給与所得者）とは異なり、個人事業主として業務委託契約を結んでいる場合は、源泉徴収票は発行されません。これは、業務委託の場合、報酬は給与ではなく「報酬」として支払われ、雇用関係がないためです。

業務委託契約で源泉徴収の対象となる報酬（原稿料、講演料、デザイン料など）を受け取った場合、報酬を支払った側（委託元）は「支払調書」を作成し、税務署に提出します。この支払調書は、ご自身（受託者）には発行義務がありません。しかし、確定申告の際に所得を証明する資料として、委託元に依頼すれば発行してもらえるケースもあります。

もし、所得を証明する必要がある場合は、以下のいずれかの方法で対応することになります。

1. 報酬を支払った委託元に、支払調書の発行を依頼する（発行義務はないため、応じてもらえない場合もあります）。
2. ご自身で保管している報酬の請求書や支払い明細を提示する。
3. ご自身で作成・提出した確定申告書の控えを利用する。

業務委託契約で働いている方は、源泉徴収票ではなく、これらの書類が所得の証明となることを理解し、日頃から請求書や支払い明細をきちんと保管しておくことが重要です。

源泉徴収票再発行の義務と、コンビニでの取得について

会社に源泉徴収票の再発行義務はある？

会社（給与の支払者）は、従業員に対して源泉徴収票を交付する義務があります。これは所得税法第226条で定められています。具体的には、年末調整を行った場合は翌年1月末までに、退職した場合は退職日から1ヶ月以内に交付しなければなりません。

では、再発行の義務についてはどうでしょうか？実は、法律上「再発行」を義務付ける直接的な条文は存在しません。しかし、税務署は源泉徴収票が正しく発行され、それに基づいて納税が適切に行われることを重視しており、紛失した場合の再発行にも応じるべきという指導をしています。また、従業員が確定申告や各種手続きで必要とする重要な書類であるため、多くの会社は社会的な責任として、再発行の求めに応じます。

そのため、会社が正当な理由なく再発行を拒否することは稀ですが、万が一拒否された場合は、管轄の税務署に相談することも可能です。税務署から会社に指導が入ることで、再発行に応じてもらえるケースもあります。ただし、まずは会社に丁寧にお願いすることが大前提です。

倒産した会社からの再発行は諦めるしかない？

残念ながら、会社が倒産してしまい、連絡が取れなくなってしまった場合、直接会社に再発行を依頼することはできません。しかし、諦める必要はありません。このような状況でも、源泉徴収票の情報を得る手段が残されています。

その方法は、管轄の税務署に「給与支払報告書の開示請求」を行うことです。会社は、従業員に源泉徴収票を交付すると同時に、同じ内容の「給与支払報告書」を市区町村に、そしてその内容をまとめた情報を税務署に提出しています。そのため、税務署にはあなたの給与に関する情報が記録されているのです。

開示請求を行う際は、ご自身の身分証明書や印鑑、そして必要な年分の情報（いつからいつまで働いていたかなど）を持参し、税務署の窓口で相談してください。手続きには時間がかかる場合がありますが、これによって給与と源泉徴収税額を確認できる可能性があります。ただし、この開示請求で得られる情報は、会社が税務署に提出したデータに限られますので、原本の源泉徴収票そのものが発行されるわけではない点に注意が必要です。

コンビニで源泉徴収票は取得できる？

残念ながら、コンビニエンスストアで源泉徴収票を直接取得することはできません。源泉徴収票は、給与を支払った会社（または年金支給元）が発行するものであり、個人情報が記載された非常に重要な書類であるため、特定の場所でしか取得できない仕組みになっています。

しかし、コンビニで取得できる書類の中には、所得を証明するものとして源泉徴収票の代替となりうるものも一部あります。例えば、マイナンバーカードを利用して、コンビニのマルチコピー機で住民票の写しや所得証明書（課税証明書）などを発行できる場合があります。これらの書類は、年間の所得額を証明する目的で利用できることがあります。

ただし、源泉徴収票には、給与総額だけでなく、社会保険料控除額や生命保険料控除額などの詳細な内訳が記載されています。そのため、所得証明書だけでは不足する場合もあります。提出先がどの書類で対応可能か、必ず事前に確認するようにしてください。基本的には、源泉徴収票が必要な場合は、会社や年金事務所に直接再発行を依頼するのが最も確実な方法です。

源泉徴収票再発行のよくある疑問とその回答

源泉徴収票が必要となるのはどんな時？

源泉徴収票は、あなたの年間の所得と納税額を証明する非常に重要な書類です。そのため、日常生活の様々な場面で提示を求められることがあります。主な場面としては、以下のようなケースが挙げられます。

• 転職・再就職時：新しい会社での年末調整のため、前の会社の源泉徴収票が必要です。
• 確定申告時：医療費控除や住宅ローン控除などを行う際に、自身の所得を証明するために必要です。
• 住宅ローンや自動車ローンなどの各種ローン申し込み時：返済能力を審査するために、収入の証明として提出を求められます。
• 保育園・幼稚園の入園申請時：世帯の収入状況を確認するため、所得証明として利用されます。
• 配偶者控除や扶養控除の適用を受けるとき：扶養者の所得を確認するために、源泉徴収票が必要になります。
• 賃貸契約時：家賃を支払う能力があるかを確認するため、収入証明として提出を求められることがあります。

このように、源泉徴収票は多岐にわたる場面で必要となる可能性があります。手元にないことに気づいたら、早めに再発行の手続きを進めることをおすすめします。

再発行を依頼する際の注意点まとめ

源泉徴収票の再発行をスムーズに進めるためには、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。以下の点に注意して依頼しましょう。

1. 必要な年分を明確に伝える：「去年の分」「一昨年の分」といった曖昧な表現ではなく、「令和5年分」のように具体的に指定しましょう。
2. 本人情報を正確に伝える：氏名、生年月日、在籍期間、社員番号（分かれば）など、本人確認に必要な情報は漏れなく伝えてください。旧姓で在籍していた場合は、その旨も伝えましょう。
3. 連絡先と送付先を伝える：現在の連絡先（電話番号、メールアドレス）と、郵送を希望する場合は正確な住所を伝えます。
4. 発行にかかる期間を考慮する：一般的に1～2週間かかるため、提出期限に余裕を持って早めに依頼することが大切です。
5. 手数料の有無を確認する：原則無料ですが、会社によっては事務手数料や郵送料がかかる場合があるので、事前に確認しましょう。
6. 受け取り方法を確認する：郵送か手渡し、簡易書留を希望するかなど、受け取り方法について希望があれば伝えてください。
7. 会社が倒産している場合：管轄税務署に「給与支払報告書の開示請求」を検討します。

これらの注意点を踏まえることで、再発行の手続きがよりスムーズに進み、不要なトラブルを避けることができるでしょう。

なぜ源泉徴収票は重要なのか？その役割を再確認

源泉徴収票は単なる紙切れではありません。そこには、あなたが1年間でどれだけの所得を得て、どれだけの税金を納めたかという重要な情報が詰まっています。この書類がなぜそれほど重要なのか、その役割を再確認しましょう。

まず、源泉徴収票は所得と納税額の公的な証明書としての役割を果たします。銀行のローン審査や、役所での各種手続きにおいて、あなたの経済状況を客観的に示すために必要不可欠です。これにより、社会的な信用を裏付けるものとなります。

次に、税金の公平な徴収という役割も担っています。会社は従業員に代わって毎月給与から所得税を天引き（源泉徴収）し、国に納めています。源泉徴収票は、その天引きされた税額が適切であったかを証明し、年末調整によって過不足なく納税が完了したことを示します。もし医療費控除などで税金が還付される場合も、この源泉徴収票の情報が基になります。

このように、源泉徴収票は個人の財政状況を証明するだけでなく、国の税制を支える上でも非常に重要な役割を担っているのです。だからこそ、紛失してしまった際には、速やかに再発行手続きを行い、大切に保管することが求められます。