履歴書を入手・返送・保管まで！基本マナーを徹底解説

履歴書を入手・返送・保管まで！基本マナーを徹底解説

就職や転職活動において、あなたの第一印象を決定づける重要な書類、それが「履歴書」です。しかし、どこで手に入れたら良いのか、どのように返送すれば失礼がないのか、そして提出後の履歴書は一体どうなるのか…意外と知らない基本的なマナーやルールは少なくありません。ここでは、履歴書の入手から作成、返送、そしてその後の保管に至るまで、知っておくべきポイントを網羅的に解説します。これらの情報を参考に、自信を持って就職・転職活動を進めましょう。

履歴書はどこで入手できる？値段と必要なものをチェック

市販の履歴書とダウンロード版の選び方

履歴書を入手する方法は、大きく分けて「購入する」と「ダウンロードして印刷する」の2種類があります。市販の履歴書は、コンビニエンスストアや文具店、100円ショップ、書店、スーパー、ホームセンター、ドラッグストアなど、身近な場所で手軽に購入できます。価格帯も数百円程度と安価で、筆記用具や封筒がセットになっているものもあります。一方、近年では、各種求人サイトや企業の採用ページからテンプレートをダウンロードし、自宅やコンビニで印刷する方法も一般的です。特に、厚生労働省が推奨する標準的な履歴書テンプレートは、あらゆる企業で通用する汎用性の高さが魅力です。

どちらを選ぶかは、あなたの状況や好みによります。手書きで丁寧に仕上げたい場合は市販の履歴書が適しており、パソコンで効率的に作成し、修正の手間を省きたい場合はダウンロード版が便利でしょう。また、履歴書には「一般用」「転職用」「パート・アルバイト用」など種類があり、サイズもA4（A3二つ折り）とB5（B4二つ折り）が主流です。応募先からサイズや様式の指定がない限りは、ご自身の職務経験やアピールしたい内容に合わせて最適なものを選びましょう。

履歴書作成の強い味方！記入用具と写真の準備

履歴書の作成には、適切な記入用具と証明写真の準備が欠かせません。まず、記入用具に関しては、鉛筆やシャープペンシル、消せるボールペン、修正液の使用は厳禁です。これらは、正式な書類にはふさわしくありませんし、途中で消えたり滲んだりするリスクもあります。必ず黒色のボールペン（ゲルインクタイプが書きやすくおすすめです）を使用し、楷書で丁寧に記入することを心がけましょう。誤字脱字がないよう、集中して丁寧に書き進めることが大切です。

次に、証明写真はあなたの顔となる重要な要素です。写真館でプロに撮影してもらうのが最も理想的ですが、スピード写真でも清潔感のある服装で、明るい表情を意識して撮影すれば問題ありません。撮影時には、服装はビジネススタイル（スーツ、襟付きシャツなど）、髪型は整え、正面を向いて口角を少し上げると、好印象を与えやすくなります。写真のサイズは一般的に縦4cm×横3cmですが、指定がある場合はそれに従いましょう。また、万が一剥がれてしまっても誰のものか分かるように、写真の裏には氏名を記入しておくのがマナーです。写真一つで印象が大きく変わることもあるため、細部にまで気を配りましょう。

手書きとパソコン、どちらが正解？

履歴書を手書きで作成するか、パソコンで作成するかは、多くの応募者が悩む点です。結論から言うと、企業から特別な指定がない限り、どちらの方法で作成しても問題ありません。しかし、それぞれにメリット・デメリットがあり、応募先の企業文化や職種によって適切な選択が変わることもあります。

手書きの履歴書は、その丁寧さや真面目さ、熱意をアピールしたい場合に特に有効です。美しい文字でびっしり書かれた履歴書は、受け取る側に良い印象を与える可能性があります。ただし、誤字脱字があった場合は一から書き直す必要があり、時間と労力がかかります。一方、パソコンで作成した履歴書は、修正や管理が容易である点が最大のメリットです。テンプレートを活用すれば、見栄えの良いレイアウトを短時間で作成でき、複数の企業に応募する際にも効率的に使い回しが可能です。特にIT系企業やWeb募集が多い企業では、パソコン作成の履歴書に抵抗がないどころか、むしろ歓迎される傾向にあります。ご自身のスキルや応募先の企業風土を考慮し、最も効果的な方法を選びましょう。

履歴書を返送する際の基本マナー：返信用封筒と添え状

郵送時の完璧マナー！封筒の選び方と切手

履歴書を郵送する際、封筒の選び方や切手の貼り方、宛名の書き方といった細部にまで気を配ることで、あなたの丁寧さや常識が伝わります。まず、履歴書を折らずに同封できるよう、A4サイズの書類がぴったり収まる「角2封筒」を選ぶのが一般的です。封筒の色は、白が最もフォーマルでビジネスシーンに適しています。茶封筒でも問題はありませんが、白の方がより丁寧な印象を与えます。

次に、封筒の表面には、送付先の会社名、部署名、担当者名を正確に記載します。担当者名が不明な場合は「〇〇株式会社 人事部御中」と記載しましょう。また、封筒の左下には「応募書類在中」または「重要書類在中」と朱書きし、赤いボールペンで囲むことで、受け取る側が内容物をすぐに認識できるように配慮します。切手は郵便料金が不足しないよう、必ず事前に確認しましょう。応募書類一式が100g以内であれば、定形外郵便物として180円の切手が一般的です。不足していると相手に迷惑がかかるだけでなく、あなた自身の印象も悪くなりかねません。心配な場合は郵便局で正確な料金を確認してもらうことをおすすめします。

「はじめまして」を伝える添え状の書き方

履歴書を郵送する際には、必ず「送付状（添え状）」を同封するのがビジネスマナーです。添え状は、あなたが誰であるか、何を同封しているかを簡潔に伝えるだけでなく、あなたの丁寧さや熱意をアピールする役割も果たします。初めて応募先と接点を持つ「挨拶状」として、非常に重要な意味を持ちます。

添え状の基本的な構成要素は以下の通りです。

1. 日付: 投函日を記入します。
2. 宛名: 会社名、部署名、担当者名を正式名称で記載します。「御中」や「様」の使い分けに注意しましょう。
3. 差出人: あなたの氏名、住所、連絡先を記載します。
4. 件名: 「応募書類送付のご案内（〇〇（氏名））」など、簡潔かつ分かりやすい件名にします。
5. 本文: 拝啓・敬具で始まり、時候の挨拶、募集職種への応募意思、自己PRの要約、面接への意欲、同封書類の内訳などを記載します。
6. 同封書類: 「履歴書 1通」「職務経歴書 1通」など、明確に記載します。

本文には、応募への熱意や、なぜその企業を選んだのかを簡潔に盛り込むと効果的です。例えば、「貴社の〇〇という事業内容に深く共感し、自身の△△の経験を活かしたいと考えております。」といった具体的な記述は、採用担当者の目を引くでしょう。誤字脱字がないか、繰り返し確認してから封筒に入れましょう。

手渡しの場合のスマートな渡し方

履歴書を企業に直接手渡しする場合も、郵送時と同様にマナーが存在します。まず、履歴書はクリアファイルに入れ、さらに封筒に入れた状態で持参するのが一般的です。封筒に入れることで、雨や汚れから書類を守り、また書類を束ねてスマートに渡すことができます。封筒に「応募書類在中」と朱書きする必要はありませんが、もし書いても問題ありません。

面接官に履歴書を渡すタイミングは、面接の冒頭で「履歴書をお持ちしました」と伝えて差し出すか、面接官から「履歴書をお持ちですか？」と求められた時に渡すのが一般的です。渡す際は、封筒からクリアファイルに入った履歴書を取り出し、封筒の上に重ねて、面接官が読みやすい向き（相手から見て表になる向き）にして両手で差し出しましょう。その際、「本日はよろしくお願いいたします」など、一言添えるとより丁寧な印象を与えます。

もし受付で書類を提出するよう指示された場合は、封筒のまま提出しましょう。面接官に直接渡す場合でも、事前にクリアファイルから出して渡すのがスムーズですが、状況によっては封筒のまま渡しても失礼にはあたりません。大切なのは、あなたの心遣いと丁寧な姿勢を伝えることです。準備を怠らず、スマートな対応を心がけましょう。

不採用の場合でも履歴書は返却される？返却義務と対応

履歴書返却の法的義務は？

応募者が不採用となった場合、提出された履歴書が返却されるかどうかは、多くの応募者が気になる点でしょう。しかし、結論から言うと、企業には不採用者の履歴書を返却する法律上の義務はありません。これは、履歴書が応募者から企業への「情報提供」とみなされるためです。

ただし、近年では個人情報保護の意識の高まりから、多くの企業が不採用者の履歴書の取り扱いについて配慮しています。主な対応としては、以下の2パターンが考えられます。

• 返却する: 選考結果の通知とともに、履歴書を郵送で返却する企業。応募者の個人情報を適切に管理する姿勢を示していると言えます。
• 破棄する: 一定期間保管後、シュレッダーにかけるなどして適切に破棄する企業。こちらも個人情報保護の観点から推奨される対応です。

企業によっては、募集要項に「不採用の場合、履歴書は返却いたしません」といった旨が明記されていることもあります。応募前には必ず募集要項を隅々まで確認し、履歴書の取り扱いについて把握しておくことが重要です。不明な点があれば、事前に採用担当者に問い合わせてみるのも良いでしょう。

返却を希望する場合のスマートな伝え方

もしあなたが不採用になった場合でも履歴書の返却を強く希望するのであれば、いくつかの伝え方があります。ただし、企業に返却義務がないことを理解した上で、あくまで「お願い」のスタンスで伝えることが重要です。

最も一般的な方法は、応募時に返信用封筒を同封することです。しかし、これは企業側にとっては手間となる可能性があり、必ずしも良い印象を与えない場合もあります。特に募集要項に返却しない旨が明記されている場合は避けるべきでしょう。よりスマートなのは、応募書類提出前に採用担当者に直接相談することです。例えば、電話やメールで「もし不採用となった場合、履歴書の返却は可能でしょうか」と丁寧に問い合わせる形です。この際、個人情報保護に対する意識が高いことをアピールしつつ、「お手数をおかけしますが」といった配慮の言葉を添えることで、企業側も対応しやすくなります。

また、面接時に直接尋ねることも可能ですが、面接の評価に影響を与えないよう、適切なタイミングと丁寧な言葉遣いを心がけましょう。基本的には企業の方針に従うのが最善ですが、どうしても返却を希望する場合は、相手への配慮を忘れずに相談することが大切です。

企業から履歴書が返却された場合の送付状

企業から履歴書が返却される際には、通常、選考結果の通知とともに返送されます。この際、企業側もビジネスマナーとして、簡潔で丁寧な送付状を同封するのが一般的です。これは、応募者への配慮を示すとともに、返却された書類の内容を明確にするためです。

企業が送付する返却用の送付状には、以下のような内容が記載されていることが多いでしょう。

このような送付状が同封されていることで、応募者は履歴書が返却された理由を理解し、今後の活動に役立てることができます。企業からの返却は、個人情報保護への配慮と丁寧な姿勢の表れと捉え、次のステップに向けて気持ちを切り替える良い機会としましょう。

意外と知らない？履歴書の保管期間と情報管理の注意点

採用者の履歴書、いつまで保管される？

あなたが晴れて採用された場合、提出した履歴書は重要な従業員情報として企業に保管されます。この保管期間については、労働基準法によって明確に定められています。労働基準法第109条には、「労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存しなければならない」と規定されており、履歴書もこの「労働関係に関する重要な書類」に含まれます。

ただし、この「5年間」の起算日は、入社日からではありません。退職日または死亡日から起算して5年間の保管が義務付けられています。（※2020年の法改正により従来の3年から延長されましたが、経過措置として当面の間は3年で差し支えないとされています。）なぜこのように長期保管が義務付けられているかというと、賃金未払い、不当解雇、労災など、退職後に発生する可能性のある労働トラブルに対応するための証拠資料となるためです。企業は、従業員との間で起こりうる様々な問題に備え、履歴書を含む個人情報を適切に管理する責任を負っています。したがって、採用された履歴書は、あなたが思っている以上に長期にわたって企業によって厳重に保管されることになります。

不採用者の履歴書、企業はどう扱う？

一方で、残念ながら不採用となってしまった応募者の履歴書に関しては、法律上の保管義務は存在しません。しかし、個人情報保護の観点、そして万が一応募者との間でトラブルが発生した場合に備え、多くの企業が独自のルールを設けて保管しています。一般的には、選考終了後3ヶ月から6ヶ月程度保管し、その後適切に破棄するケースが多いようです。

この「3ヶ月から6ヶ月」という期間は、例えば選考結果に関する問い合わせや、誤って履歴書を破棄してしまった場合の再確認、あるいは別の部署での欠員が生じた場合の再検討など、様々な状況を考慮して設定されます。保管期間が過ぎた履歴書は、個人情報が外部に漏洩することのないよう、シュレッダーにかける、溶解処理を行うなど、確実に復元不可能な方法で廃棄することが徹底されます。これは、企業が個人情報保護法を遵守し、応募者のプライバシーを守るための重要な取り組みです。応募者側も、自身の履歴書がどのように扱われるかを知っておくことで、不安なく応募活動を進められるでしょう。

履歴書データのセキュリティとデジタル化の進め方

現代の採用活動では、紙媒体の履歴書だけでなく、デジタルデータとしての履歴書を扱う機会も増えています。特にWeb応募の場合、履歴書や職務経歴書がデータとして企業に提出され、それがそのまま企業の人事システムに保管されることも少なくありません。このデジタルデータ化は、検索性の向上や物理的な保管スペースの削減といったメリットがある一方で、情報漏洩のリスクもはらんでいます。

企業は、デジタル化された履歴書データについて、以下のようなセキュリティ対策を講じる必要があります。

• パスワード保護: データファイルやシステムへのアクセスには、複雑なパスワードを設定する。
• アクセス権限の設定: 情報を閲覧・編集できる担当者を限定し、不必要なアクセスを防止する。
• 暗号化: 機密性の高いデータは暗号化して保存する。
• 定期的なバックアップ: データ破損や消失に備え、定期的にバックアップを取る。
• ログの監視: 不正アクセスや不審な操作がないか、常にログを監視する。
• 廃棄方法の確立: 保管期間が過ぎたデジタルデータも、完全に削除されるように手順を確立する。

また、従業員へのセキュリティ教育を徹底し、個人情報取り扱いに関する意識を高めることも不可欠です。応募者側も、自身の提出したデータがどのように扱われているかに関心を持つことで、より安心して就職活動に取り組むことができるでしょう。

履歴書に関する疑問を解決！よくある質問とその回答

Q1: 履歴書に嘘の情報を書いても大丈夫？

A: 履歴書に嘘の情報を記載することは、絶対に避けるべきです。履歴書は、あなたが持つスキルや経験、人柄を企業に正確に伝えるための公的な書類です。学歴や職歴、資格、特技など、事実と異なる情報を記載する行為は「経歴詐称」にあたり、重大なリスクを伴います。

もし経歴詐称が発覚した場合、

• 選考中に発覚: その時点で不採用となります。
• 内定後に発覚: 内定が取り消しとなる可能性があります。
• 入社後に発覚: 懲戒解雇の対象となる場合があります。

企業は採用選考の過程で、あなたの申告内容の真偽を確認する場合があります。例えば、前職への在籍確認や卒業証明書の提出を求めることなどです。また、入社後であっても、同僚や取引先との会話の中で不審な点が浮上し、調査に発展するケースもあります。信頼を失い、キャリアに大きな傷をつけることにもなりかねません。たとえ小さな嘘であっても、正直な情報を提供することが、長期的な信頼関係を築く上で最も重要です。自信を持って話せる事実を基に、あなたの魅力を最大限にアピールしましょう。

Q2: 応募先企業から「履歴書不要」と言われたら？

A: 応募先企業から「履歴書不要」と指示された場合は、その指示に従うのが基本です。近年、特にIT企業やベンチャー企業を中心に、従来の形式にとらわれない採用手法が導入されています。例えば、以下のようなケースが考えられます。

• Web応募システムのみで完結: 企業が提供するWeb応募フォームに直接情報を入力することで、履歴書提出の代わりとする場合。この場合、指定された項目を正確に埋めることが重要です。
• 職務経歴書やポートフォリオのみ提出: 履歴書ではなく、職務経歴書や個人の実績を示すポートフォリオを重視するケース。特に専門職やクリエイティブ職で多く見られます。
• カジュアル面談からのスタート: まずは非公式な面談から始め、人柄やスキルを確認し、興味があれば改めて正式な応募プロセスに進む場合。

「履歴書不要」という指示は、企業が応募者の負担を減らし、より効率的な選考を目的としていることが多いです。そのため、良かれと思って履歴書を提出してしまうと、かえって企業の指示を無視したと受け取られ、マイナスの印象を与えかねません。もし「履歴書不要」と言われたが、他に提出すべき書類があるのか不安な場合は、「他に提出すべき書類はございますでしょうか？」と丁寧に確認することをおすすめします。企業の指示を正確に理解し、それに従うことが、スムーズな選考プロセスへとつながります。

Q3: 履歴書に証明写真を貼り忘れたら？

A: 履歴書に証明写真を貼り忘れたことに気づいたら、気づいた時点での状況に応じて迅速かつ適切に対応することが重要です。証明写真はあなたの顔となる部分であり、貼り忘れは選考において非常に不利になる可能性があります。

• 郵送前に気づいた場合: 最も理想的な状況です。すぐに写真を貼り付けてから郵送しましょう。
• 郵送後に気づいた場合: 応募先企業に連絡を取り、写真を送付するか、面接時に持参しても良いか指示を仰ぎましょう。その際、丁寧にお詫びの言葉を添えることが大切です。例えば「お忙しいところ恐れ入りますが、履歴書に証明写真の添付を失念してしまいました。つきましては、別途郵送させていただくか、面接の際に持参させていただいてもよろしいでしょうか」といった形で相談します。
• 手渡しの場合: 企業へ向かう途中で気づいた場合は、最寄りのスピード写真などで撮影し、面接時にその場で貼り付けるか、面接官にその旨を伝えて写真を渡しましょう。面接官から「こちらに貼っておいてください」と指示されることもあります。

いずれの場合も、貼り忘れはあなたの確認不足と受け取られる可能性があるため、真摯に対応し、再発防止を心がけることが大切です。本来は提出前に複数回確認し、完璧な状態で提出するのがマナーですが、もしもの時は焦らず、誠実な対応を心がけましょう。