NPO法人から大企業まで！LINE WORKSで有給休暇管理を劇的に効率化する秘訣

有給休暇の管理は、どの組織にとっても避けて通れない重要な業務です。しかし、いまだに多くのNPO法人や企業では、紙やExcelを使ったアナログな方法で行われ、時間と手間がかかっているのが現状ではないでしょうか？ 働き方が多様化し、有給休暇の取得義務化が進む中で、非効率な管理方法は組織の大きな足かせとなります。

そこで注目されているのが、コミュニケーションツール「LINE WORKS」を活用した有給休暇管理の効率化です。使い慣れたインターフェースと勤怠管理システムとの強力な連携により、NPO法人から大企業まで、あらゆる規模の組織で勤怠管理業務を劇的に変革できる可能性があります。この記事では、LINE WORKSで有給休暇管理を効率化するための秘訣を、具体的な活用術や成功事例を交えてご紹介します。

1. 有給休暇管理、まだ手作業？NPO法人・企業の共通課題

1-1. 手作業・アナログ管理の落とし穴

多くのNPO法人や企業で、有給休暇の管理がいまだに紙の申請書やExcelファイルで行われているケースは少なくありません。一見シンプルな作業に見えますが、このアナログな管理方法には多くの落とし穴が潜んでいます。まず、申請書の手渡しやメールでのやり取りは、承認プロセスの長期化を招き、従業員は自分の有給残日数や取得状況をすぐに把握できません。管理側も、各従業員の情報を手動で集計・入力する必要があり、膨大な時間と手間がかかります。さらに、入力ミスや集計漏れといったヒューマンエラーが発生しやすく、これが給与計算の間違いや労務トラブルに発展するリスクも無視できません。特に、労働基準法の改正や複雑化する有給休暇のルール（例えば、年5日取得義務化など）への対応も、手作業では迅速かつ正確に行うことが困難です。結果として、業務の非効率化だけでなく、組織全体のコンプライアンスリスクを高めることにも繋がりかねません。

1-2. 労働環境変化と有給取得義務化の波

近年、働き方改革の推進や多様な働き方（リモートワーク、フレックスタイム、時短勤務など）の普及により、企業の労働環境は大きく変化しています。それに伴い、有給休暇の管理はますます複雑化しています。特に2019年4月から施行された「年5日の有給休暇取得義務化」は、全ての企業にとって避けて通れない課題です。従業員ごとに異なる付与日や繰越日数、そして義務取得日数を確実に管理し、未消化者には取得を促す必要があります。手作業での管理では、これらの複雑な情報をリアルタイムで把握し、適切なタイミングでアクションを起こすことが非常に困難です。また、直行直帰やリモートワークが普及する中で、場所を選ばない勤怠管理のニーズも高まっています。旧来のシステムやアナログな手法では、このような柔軟な働き方に対応しきれず、結果として従業員の負担増大やモチベーション低下を招く恐れがあります。

1-3. 情報共有の遅延とコミュニケーションコスト

有給休暇の申請から承認、そして休暇中の業務引き継ぎや情報共有に至るまで、アナログな管理では多くのコミュニケーションコストが発生します。従業員は「いつ承認されるのか」「誰に引き継ぎをすればいいのか」といった疑問を抱きやすく、管理者は「申請が来ているか」「誰が承認するべきか」といった状況把握に手間取ります。口頭での確認、メールでの問い合わせ、電話での連絡といった複数のチャネルでのやり取りは、情報伝達の遅延や認識の齟齬を生み出しやすく、結果的に業務の停滞や再確認の手間を増大させます。特に、突発的な休暇の場合や、チームメンバーが複数いる場合、休暇の調整はさらに難しくなります。これにより、従業員は休暇取得をためらいがちになり、チーム全体の生産性低下にも繋がりかねません。スムーズな情報共有が欠かせない現代において、このコミュニケーションコストは看過できない問題と言えるでしょう。

2. LINE WORKSが有給休暇管理を変える！導入メリットとは

2-1. いつものLINE感覚で使える直感的な操作性

LINE WORKSの最大の魅力は、多くの人が使い慣れているLINEのインターフェースをビジネスで活用できる点にあります。新しいシステムを導入する際、従業員の学習コストやシステムへの抵抗感は大きな壁となりがちですが、LINE WORKSは普段使いのLINEとほぼ同じ感覚で操作できるため、導入後のスムーズな移行と高い定着率が期待できます。チャットでのコミュニケーションはもちろん、掲示板での情報共有、カレンダーでのスケジュール調整、タスク管理、ビデオ通話など、ビジネスに必要な機能が網羅されています。有給休暇の申請や残日数確認も、トーク画面から簡単にアクセスできるため、従業員はストレスなく手続きを進められます。この直感的な操作性こそが、NPO法人から大企業まで、多様な組織でLINE WORKSが選ばれる理由の一つであり、業務効率化の大きな推進力となります。

2-2. 勤怠管理システム連携による管理業務の劇的効率化

LINE WORKS単体でも多くの業務効率化が可能ですが、その真価は勤怠管理システムとの強力な連携によって発揮されます。連携により、有給休暇申請を含む勤怠管理業務を劇的に効率化できます。例えば、多くの連携システムでは、LINE WORKSのトーク画面から「出勤」「退勤」ボタンをタップするだけで打刻が完了。外出先やリモート環境からでも場所を選ばず、まるでスタンプを送るかのような手軽さで打刻が可能です。さらに、残業申請や休暇申請（有給休暇、代休など）もLINE WORKS上で行い、そのまま承認まで完結できるため、紙の書類やメールでのやり取りが不要になり、ペーパーレス化を推進できます。これにより、申請から承認までのリードタイムを大幅に短縮し、管理者・従業員双方の負担を軽減します。勤怠管理システムによっては、36協定の自動監視や有給取得アラート機能も備わっており、労務リスクの防止にも貢献します。

2-3. コミュニケーションと勤怠管理の一元化による相乗効果

LINE WORKSを導入することで、勤怠管理と社内コミュニケーションが同じプラットフォーム上で一元化されるため、相乗効果によって業務効率がさらに向上します。従業員が有給休暇を取得する際、その旨をチームメンバーに通知したり、業務の引き継ぎを行ったりすることは必須ですが、LINE WORKSなら休暇申請と同時にチャットで連絡することも容易です。また、休暇中の通知を一時停止したり、自動応答を設定したりする機能も活用すれば、私用携帯とビジネス用ツールを分けることで精神的な負担も軽減され、従業員は安心して休暇を取ることができます。管理側も、特定のメンバーの休暇状況をカレンダー機能で一目で把握し、人員配置やプロジェクトの進行をスムーズに調整することが可能です。勤怠管理だけでなく、日々の業務連絡、情報共有、ファイル共有など、あらゆるビジネスコミュニケーションをLINE WORKSに集約することで、社内の連携が強化され、組織全体の生産性向上に繋がります。

3. 具体的な活用術：LINE WORKSで申請・承認フローを構築する方法

3-1. LINE WORKSトークで完結！簡単申請・承認プロセス

LINE WORKSと勤怠管理システムを連携させることで、有給休暇の申請・承認プロセスが驚くほど簡単になります。従業員は、使い慣れたLINE WORKSのトーク画面から、数タップで有給休暇の申請を行えます。例えば、連携アプリのトークルームで「有給申請」ボタンをタップし、希望日時などを入力するだけで申請が完了。まるでスタンプを送るかのような手軽さで、どこからでも申請が可能です。申請が送信されると、承認者にはLINE WORKSのトークで通知が届き、承認者も届いた通知から内容を確認し、その場で「承認」または「却下」を選択するだけで手続きが完了します。freee人事労務のようなシステムと連携すれば、LINE WORKSのメッセージ投稿から自動で有給申請が行われるフローを構築することも可能です。これにより、紙の書類やメールでのやり取りが不要となり、申請書の提出忘れや承認の遅延といった課題を一掃し、申請・承認にかかる時間を劇的に短縮できます。

3-2. 休暇管理機能の活用と労務リスクの低減

LINE WORKSと連携する勤怠管理システムは、単に申請・承認を効率化するだけでなく、高度な休暇管理機能を提供し、企業の労務リスク低減に大きく貢献します。システムは従業員ごとの有給休暇の付与日数、取得日数、残日数を自動で管理し、いつでも正確な情報を確認できます。特に、2019年4月から義務化された「年5日の有給休暇取得」に対応するため、未取得者に対しては自動でアラートを送信したり、取得を促すメッセージを通知したりする機能が役立ちます。また、一部のシステムでは、36協定に基づく残業時間の上限管理や、連続勤務日数の監視なども自動で行われ、法令違反のリスクを未然に防ぎます。これにより、企業は法令遵守を徹底し、従業員の健康的な働き方をサポートできます。管理者はこれらの情報をリアルタイムで把握できるため、問題の早期発見と対策が可能となり、従業員も安心して働くことができる環境が整備されます。

3-3. 進捗状況の可視化とデータに基づいた働き方改善

LINE WORKSと連携した勤怠管理システムは、有給休暇を含む様々な勤怠情報をリアルタイムで可視化し、データに基づいた働き方改善を促進します。管理者や経営層は、LINE WORKSのダッシュボードや連携システムの管理画面を通じて、全従業員の総労働時間、残業時間、有給取得状況、部署ごとの平均残業時間などを一目で確認できます。これにより、「誰がどれくらい有給を取得しているか」「残業が常態化している部署はないか」といった状況を即座に把握し、具体的な施策を検討することが可能になります。例えば、有給取得率が低い部署があれば、積極的に取得を促すキャンペーンを企画したり、残業が多い部署には人員配置の見直しや業務プロセスの改善を図ったりすることができます。このように、客観的なデータに基づいて労働環境を分析し、継続的な改善を行うことで、従業員のエンゲージメント向上、生産性の向上、そして企業の持続的成長に繋がる、より良い職場環境を築くことができるでしょう。

4. 業務効率化を実現！LINE WORKS導入による有給休暇管理の成功事例

4-1. NPO法人での導入事例：限られたリソースでの効率化

NPO法人では、限られた人員と予算の中で、多岐にわたる業務をこなす必要があります。特に、事務作業に多くの時間を割くことは大きな負担です。ある小規模NPO法人では、以前は紙とExcelで有給休暇を管理しており、申請書の回収、Excelへの手入力、残日数計算、そして承認までの調整に多くの時間を要していました。しかし、LINE WORKSと連携可能な勤怠管理システムを導入したことで、これらの課題が劇的に改善しました。職員はLINE WORKSトークから数タップで休暇申請ができ、理事長もスマートフォンで内容を確認し、その場で承認。これにより、申請から承認までのリードタイムが平均3日から数時間に短縮されました。また、有給残日数が自動で管理・表示されるため、職員が個別に問い合わせる手間もなくなりました。これにより、事務作業にかかる時間が削減され、職員は本来のミッションである社会貢献活動に、より多くの時間と情熱を注げるようになったと報告されています。

4-2. 中小企業での導入事例：柔軟な働き方への対応と生産性向上

中小企業においては、多様な働き方への対応が求められる一方で、管理体制の整備が追いつかないという課題を抱えるケースが多く見られます。IT企業A社では、リモートワークや直行直帰が定着しており、従来のタイムカードやメールでの申請では、打刻漏れや申請忘れが頻発し、勤怠管理が複雑化していました。そこで、LINE WORKSと勤怠管理システムを連携させたところ、大きな効果が得られました。従業員は、PCやスマートフォンのLINE WORKSアプリから「出勤」「退勤」ボタンをタップするだけで打刻が完了し、場所を選ばない勤怠管理が可能に。有給休暇の申請もトーク画面から行え、承認者も通知からワンタップで承認できるため、申請・承認プロセスが劇的に迅速化しました。これにより、従業員の打刻漏れがほぼゼロになり、管理者側の集計作業も大幅に削減。柔軟な働き方に対応しつつ、勤怠管理の正確性と効率性が向上し、従業員満足度の向上と生産性向上に繋がったと評価されています。

4-3. 大企業での導入事例：複雑な組織体制と大規模運用の最適化

大企業では、多数の部署、複雑な承認階層、そして数千人規模の従業員を抱えるため、勤怠管理の標準化と効率化は常に重要な課題です。製造業B社では、複数の拠点にまたがる従業員の有給休暇管理が、部署ごとのルールやシステムによってバラバラで、全社的な状況把握が困難でした。しかし、LINE WORKSと連携可能な高機能勤怠管理システムを導入し、全社的な運用を開始した結果、この課題を克服しました。LINE WORKSを通じて、全従業員が統一されたインターフェースで休暇申請・承認を行えるようになったため、混乱が解消され、手続きが標準化されました。また、システムが有給取得義務日数や36協定の遵守状況を自動で監視・アラートするため、労務リスクの一元管理が可能に。各部署の管理者だけでなく、人事部門全体でリアルタイムに状況を把握できるようになったことで、ガバナンスが強化され、より戦略的な人材マネジメントが可能になったと報告されています。

5. LINE WORKSを始めるには？導入から運用までのステップとポイント

5-1. 導入前の準備：ニーズの明確化と連携システムの選定

LINE WORKSと連携した有給休暇管理を始めるにあたり、最も重要なのは自社の現状とニーズを明確にすることです。まずは、現在抱えている有給休暇管理の課題（例：申請書の処理が遅い、残日数の問い合わせが多い、法改正への対応が不安など）を具体的に洗い出しましょう。次に、LINE WORKSのどのプランが自社に最適か検討します。無料プランから有償プランまで機能が異なるため、必要な機能と予算を考慮して選択します。さらに、LINE WORKSと連携させる勤怠管理システムの選定も重要です。多種多様なシステムが存在するため、自社の従業員規模、業種、求める機能（例：打刻方法、承認フローの複雑さ、給与計算ソフトとの連携など）に合致するかを慎重に比較検討しましょう。

• ニーズの洗い出し: 現在の課題、求める機能、優先順位
• LINE WORKSプラン選定: 無料、スタンダード、アドバンストなど
• 連携勤怠管理システム比較: freee人事労務、KING OF TIME、奉行Edge 勤怠管理クラウド、HRMOS勤怠、勤労の獅子など

5-2. 導入・設定フェーズ：アカウント作成とシステム連携

ニーズとシステムが決定したら、いよいよ導入・設定フェーズです。まずはLINE WORKSのアカウントを作成し、必要なメンバーを招待します。その後、選定した勤怠管理システムを導入し、LINE WORKSとの連携設定を行います。この連携作業は、各システムによって手順が異なりますが、多くの場合、管理画面からAPIキーを設定したり、専用のコネクターをインストールしたりすることで容易に行えます。連携が完了したら、自社の就業規則や有給休暇の付与ルールに合わせて、システム内で詳細な設定を行います。従業員ごとの有給休暇残日数、付与日、取得義務日数などを初期データとして正確に登録することが重要です。また、申請・承認フローの設定、承認者の設定、各種アラート機能の有効化などもこの段階で行います。必要に応じて、試行運用を行い、スムーズに動作するかどうかを確認することをお勧めします。

1. LINE WORKSアカウント作成・メンバー招待
2. 選定した勤怠管理システムの導入
3. LINE WORKSとの連携設定（APIキー、コネクターなど）
4. 就業規則・有給休暇ルールのシステム設定
5. 従業員データの初期登録
6. 申請・承認フロー、アラート機能の設定
7. （任意）テスト運用と調整

5-3. 運用と定着化のポイント：従業員への周知とサポート体制

システムを導入しても、従業員に使ってもらえなければ意味がありません。スムーズな運用と定着化のためには、丁寧な従業員への周知と手厚いサポート体制の構築が不可欠です。まず、LINE WORKSおよび勤怠管理システムの導入目的、使い方、メリットを明確に伝える説明会を実施しましょう。操作マニュアルやFAQを作成し、いつでも参照できるようにしておくことも有効です。また、初期の段階では、従業員からの質問やトラブルに迅速に対応できるよう、担当者を決めたり、LINE WORKS上に専用の問い合わせグループを設けたりするなどのサポート体制を整えることが大切です。定期的に利用状況をモニタリングし、従業員からのフィードバックを収集して改善に繋げることも、定着率を高める上で重要なポイントとなります。従業員が新しいシステムを安心して使える環境を整えることで、LINE WORKSによる有給休暇管理のメリットを最大限に引き出すことができるでしょう。