チャットワークで予約送信する方法！リマインド機能や外部連携アプリの活用術

チャットワークに予約送信機能はある？リマインド機能で代用するやり方

ついに公式リリース！ビジネス・エンタープライズプランの標準機能

以前までチャットワークには公式の「予約送信機能」がなく、多くのユーザーが外部ツールの活用を余儀なくされていました。しかし、2024年以降、ビジネスプランおよびエンタープライズプランを対象に、待望の予約送信機能が標準搭載されました。PC版は先行して提供が開始され、モバイルアプリ版（iOS/Android）も2025年5月30日にリリースされています。

この機能により、深夜や早朝に思いついたメッセージを、相手の業務時間に合わせて自動送信することが可能になりました。メッセージ入力欄にある送信ボタン横の「▼」マークから簡単に設定でき、設定した時刻になれば端末がオフラインでも自動で投稿が完了します。業務の質を落とさず、相手への配慮も両立できる便利な機能です。

自分宛てに通知が来る「リマインド機能」との使い分け

チャットワークには従来から「リマインド機能」が存在しますが、予約送信とは用途が異なります。予約送信は「指定した時間にメッセージを相手に送る」機能であるのに対し、リマインド機能は「指定した時間に自分宛てに通知を出し、タスク忘れを防ぐ」ための機能です。メッセージを後で送りたい場合は予約送信を使い、自分自身のタスク管理として活用したい場合はリマインド機能を使うのが適切です。

例えば、資料の提出期限を自分に知らせたい時はリマインドを設定し、クライアントへの報告を翌朝一番に行いたい時は予約送信を設定するという使い分けが効果的です。それぞれの特徴を理解して活用することで、自分自身のタスク漏れを防ぎながら、チーム内のコミュニケーションを円滑に進めることができます。

フリープランで予約送信を実現する代替案

注意が必要な点として、標準の予約送信機能は「フリープラン」では利用できません。フリープランを利用しているユーザーが予約送信を行いたい場合は、後述するChatwork APIを活用した外部連携が主な手段となります。Google Apps Script（GAS）などを用いて簡易的なプログラムを作成すれば、指定した時間にメッセージを送信する仕組みを自作することが可能です。

ただし、API連携には一定の技術知識が必要であり、セキュリティ管理も自己責任となります。手軽に、かつ安全に予約送信を利用したい場合は、ビジネスプランへのアップグレードを検討するのが最も現実的な選択肢と言えるでしょう。公式機能であれば、設定の変更やキャンセルも直感的に行えるため、運用コストを大幅に削減できます。
（出典：Chatwork ヘルプ）

スマホからも設定可能！外出先で予約投稿を行う具体的な手順

モバイルアプリ版での予約送信手順

2025年5月にリリースされたモバイル版アプリ（iOS/Android）の予約送信機能は、PC版と同様に非常にシンプルな操作感で設計されています。メッセージ入力欄の右端にある送信アイコン（紙飛行機マーク）を長押し、または横のメニューを展開することで「送信日時を選択」という項目が表示されます。これを選択するとカレンダーと時刻設定画面が開きます。

外出先や移動中に急ぎの用件を思い出した際、その場ですぐに予約設定を行えるのは大きなメリットです。モバイル版での設定もクラウド上で管理されるため、スマホの電源を切っていても指定した時間にメッセージは送信されます。テレポート中や電波の不安定な場所にいても、一度設定さえ完了すれば確実に相手へ届けられます。

10分後から60日先まで！柔軟なスケジュール設定

チャットワークの予約送信機能では、最短で設定時点の10分後から、最長で60日先までの日時を指定することができます。時間は10分単位で細かく調整可能です。この柔軟な設定期間を活用すれば、来週の定例会議のリマインドメッセージや、1ヶ月後のプロジェクト締め切り前の声掛けなどを、あらかじめセットしておくことができます。

特に月曜日が祝日の場合の連休明けの挨拶や、長期休暇中の定期報告など、忘れてしまいがちなルーチンワークを事前に予約しておくことで、休暇を心置きなく楽しむことができるようになります。ただし、あまりに先の予約を入れすぎると、状況が変わった際に対応が必要になるため、管理可能な範囲で設定するのがコツです。

送信前の内容確認と編集・キャンセル方法

予約設定したメッセージは、実際に送信される前であれば、いつでも内容の編集や日時の変更、予約の取り消しが可能です。予約中のメッセージはチャットルームの上部や専用の管理画面から一覧で確認できるようになっており、「誤字を見つけた」「送信する必要がなくなった」といった場合でも柔軟に対応できます。

予約送信を設定しても、送信時刻が来るまでは相手の画面には一切表示されません。また、送信された際も「予約送信で送られた」というラベルは付かないため、相手は通常のメッセージとして受け取ることになります。

予約のキャンセルは、メッセージ横のメニューから「予約をキャンセル」を選択するだけです。一度キャンセルして下書きに戻してから再度編集することも可能なため、送信ギリギリまで内容を精査したい場合でも安心して利用できます。
（出典：Chatwork 公式ブログ）

添付ファイルや容量制限に注意！予約送信時に知っておきたいポイント

予約送信時の添付ファイルとファイルサイズ制限

予約送信機能を使用する際も、通常のメッセージ送信と同様にファイルを添付することが可能です。画像やPDF、Excelファイルなどを添えてメッセージを予約できるため、翌朝の会議資料を前日の夜に予約送信しておくといった使い方が非常に便利です。ただし、ファイル送信に関する容量制限はプランごとの規定に従います。

もし予約したメッセージに大容量のファイルが含まれている場合、送信時点で組織全体のストレージ容量が上限に達していると、送信エラーになる可能性があります。ファイルを添付して予約送信を利用する場合は、あらかじめ組織のストレージ残量に余裕があるかを確認しておきましょう。また、送信前にファイルを削除してしまうと、予約メッセージだけが送られる形になるため注意が必要です。

1ルームにつき1件まで？予約送信の制限事項

チャットワークの標準予約送信機能には、いくつかの運用上の制約があります。最も注意すべき点は、「1つのチャットルームにつき、同じ時刻に予約できるのは1件まで」というルールです。同じルームで複数のメッセージを同じ時間に送信したい場合は、時刻を10分ずらすなどの工夫が必要になります。

また、予約送信はあくまで「メッセージ」の送信を予約するものであり、リアクションの予約やタスク化の予約を直接行うことはできません。これらの制限を理解した上で、効率的な投稿スケジュールを組むことが求められます。特に大人数が参加するグループチャットで複数人が予約送信を利用する場合、意図せず時間が重ならないよう配慮することもスムーズなコミュニケーションのポイントです。

相手側への見え方と通知のタイミング

予約送信されたメッセージは、指定した時刻に到達した瞬間に、相手のチャット画面に投稿されます。この際、プッシュ通知も通常のメッセージと同様に即座に届きます。受け取る側からは、それが手動で今送られたものか、予約機能によって自動送信されたものかを判別する手段はありません。そのため、非常に自然な形での非同期コミュニケーションが実現します。

この「判別できない」という仕様はメリットでもありますが、あまりに正確すぎる時間に毎回投稿されると、機械的な印象を相手に与えてしまう可能性もあります。人間味のあるコミュニケーションを大切にするなら、あえて時間を5分〜10分程度ずらすなどの工夫をしても良いでしょう。相手の仕事のリズムを尊重した、適切なタイミングでの送信を心がけましょう。
（出典：Chatwork ヘルプ）

APIや外部連携アプリ（Zapier等）を活用して高度な自動送信を実現

Chatwork APIとGAS（Google Apps Script）を組み合わせるメリット

標準機能では対応しきれない複雑なニーズがある場合、Chatwork APIとGoogle Apps Script（GAS）を連携させる方法が非常に強力です。例えば、「Googleスプレッドシートに記入した100人分の個別メッセージを、それぞれ異なる日時に自動送信する」といった高度な自動化は、現在の標準機能だけでは実現できません。

GASを使えば、特定の条件を満たしたときに自動でチャットを送る仕組みも構築できます。スプレッドシートをデータベースとして活用することで、予約送信の履歴管理や、複数のチャットルームへの一括送信も容易になります。エンジニアや技術に明るいスタッフがいる組織であれば、自社独自の運用ルールに合わせた強力な自動化ツールを作成できるでしょう。

ZapierやMakeなどの外部ツールによるノーコード連携

プログラミングの知識がない場合でも、Zapier（ザピアー）やMake（メイク）といったノーコードの外部連携ツールを活用すれば、高度な予約送信の仕組みを作ることが可能です。これらは「Aというアプリでイベントが発生したら、チャットワークでBをする」という自動化設定（レシピ）をマウス操作だけで作成できるツールです。

例えば、「Googleカレンダーに『チャット送信』という予定を入れたら、その時刻に内容をチャットワークへ投稿する」といった連携が可能です。外部ツールを介することで、チャットワーク単体では不可能な他のアプリとのデータ連携が可能になり、業務の自動化範囲が飛躍的に広がります。ビジネスの拡大に伴い、管理する情報量が増えた際に検討したい手法です。

API利用時のセキュリティとトークン管理の注意点

外部連携やAPIを活用する際に最も注意すべきはセキュリティです。チャットワークのAPIを利用するには「APIトークン」という鍵となるパスワードが必要です。このトークンが外部に漏洩すると、第三者があなたになりすましてメッセージを閲覧したり送信したりできてしまうため、取り扱いには細心の注意を払わなければなりません。

特にGASのコードを共有設定にしたり、外部サービスにトークンを登録したりする場合は、権限設定を適切に行う必要があります。また、APIを利用した自動送信は標準機能よりも管理責任が重くなるため、エラーが発生した際のリカバリー方法もあらかじめ検討しておくことが重要です。利便性と引き換えに発生するリスクを正しく理解し、安全な自動化運用を目指しましょう。
（出典：Chatwork ヘルプ）

ミーティングや予定表との連携も！チャットワークをもっと便利に使いこなす

GoogleカレンダーやOutlook予定表との同期

チャットワークの予約送信機能や外部連携を活用する際、カレンダーアプリとの同期は非常に相性が良い組み合わせです。例えば、重要な会議が始まる直前に、参加メンバーがいるチャットルームへ「会議室はこちらです」というメッセージを自動で予約送信しておけば、スムーズな進行をサポートできます。

公式の連携機能やZapier等を使うことで、カレンダーに登録された予定の開始時刻に合わせてメッセージを飛ばすフローが組めます。これにより、リマインドを手動で行う手間が省け、本来集中すべき業務に時間を割くことができるようになります。予定表という「時間の軸」とチャットワークという「言葉の軸」を繋ぐことで、組織のスピード感はさらに加速します。

タスク管理機能と予約送信を組み合わせた業務効率化

チャットワークの大きな特徴である「タスク管理機能」と予約送信を併用することで、プロジェクト管理の精度が向上します。自分が依頼したタスクの期限が近づいた頃に、予約送信で「進捗はいかがですか？」とさりげなくフォローを入れる設定にしておけば、依頼主が逐一カレンダーを確認して連絡する手間が省けます。

また、完了したタスクの報告を特定の時間に行うよう予約しておくことで、相手の集中を妨げないタイミングで成果を共有することも可能です。「タスクで役割を明確にし、予約送信でタイミングを最適化する」という二段構えの運用は、リモートワーク下での過度な通知によるストレスを軽減し、チーム全体の生産性を高めるための鍵となります。

夜間や休日を避ける「配慮ある送信」の運用ルール

予約送信機能の最大のメリットは、送信側の都合でメッセージを作成しつつ、受信側の都合に合わせて届けることができる点にあります。夜遅くに仕事が進んだ場合でも、その場で送信せずに翌営業日の午前9時などに予約設定することで、相手のプライベートな時間に通知を送らずに済みます。

このような「デジタル・デトックス」への配慮は、現代のビジネスシーンにおいて非常に重要なマナーとなりつつあります。組織内で「夜20時以降の連絡は翌朝の予約送信を利用する」といった共通のルールを設けることで、従業員のワークライフバランスを守りながら、円滑な情報共有を維持できます。テクノロジーを賢く使い、思いやりのあるコミュニケーションをデザインしていきましょう。
（出典：Chatwork 公式ブログ）

AIを専属秘書に！チャットワーク予約送信を効率化する活用術

【思考の整理】記事のテーマをAIで整理・優先順位付けするコツ

チャットワークの予約送信やリマインド機能を使いこなすために、まずはAIを優秀なアシスタントとして活用し、頭の中を整理してみましょう。やり方は簡単で、AIに「いつ、誰に、どんな内容を伝えるべきか」を箇条書きで伝えるだけです。AIはあなたの指示を整理し、適切なタイミングで送信すべき内容を論理的に構造化するサポートをしてくれます。

AIはあくまで思考の整理を助ける道具であり、最終的な判断を下すのはあなた自身です。AIが提示したタスクリストを基に、あなたが優先順位を決め、どの情報をどの機能で送るべきかを選ぶことで、業務の漏れを防ぎつつ、本来集中すべきクリエイティブな業務に時間を割くことが可能になります。

【実践の下書き】そのまま使えるプロンプト例

AIは、予約送信の内容を作成する際の良き相談相手にもなります。例えば、相手に失礼のないリマインド文面や、API連携時の定型文案を作成させるのがおすすめです。以下のプロンプトは、AIにたたき台を作らせることで、文面作成にかかる時間を短縮するための工夫を凝らしています。

以下の情報を参考に、チャットワークで送る丁寧なリマインドメッセージ案を3パターン作成してください。
【条件】
・送信相手：プロジェクトメンバー
・目的：来週月曜の定例会に向けた資料提出の催促
・トーン：丁寧かつ威圧感を与えない表現
・文字数：各100文字程度

このプロンプトを使うと、状況に応じた複数の文面候補が即座に生成されます。あなたはそこから最も状況に合うものを選び、自分の言葉で調整してください。ゼロから文章を考えるストレスから解放されることが、AIを秘書として活用する最大のメリットです。

【品質の担保】AIの限界を伝え、人がどう微調整すべきかの知恵

AIが生成したテキストはあくまで「たたき台」です。文脈や相手とのこれまでの関係性、社内の独自の空気感までをAIが完璧に理解することはできません。AIが提示する案をそのまま鵜呑みにせず、送信前に必ずあなたの目で内容を確認し、必要に応じて言い回しを微調整することが、円滑なコミュニケーションを維持する鍵となります。

また、予約送信のタイミングや添付ファイルの内容確認も、人の手で行うべき重要なプロセスです。AIは効率化をサポートする優秀な道具ですが、最終的な責任は常にあなたにあります。AIの生成物をチェックする過程で、自分の意図と合致しているかを確認する「最後のひと手間」を加えることで、より確実で質の高い業務遂行が可能になります。