会社の電話、最適化でコスト削減！見直しポイントと導入事例

「会社の電話」と聞いて、真っ先に思い浮かぶのは何でしょうか？高額な基本料金や通話料、オフィスの固定電話にかかりきりになる状況、故障時の対応など、実は企業の固定費の中でも大きな割合を占め、見えない負担になっているケースが少なくありません。

しかし、働き方が多様化し、テレワークが当たり前になった今、会社の電話システムも大きく進化を遂げています。本記事では、電話コストを最適化し、業務効率を飛躍的に向上させるための具体的な見直しポイントと、最新の導入事例をご紹介します。あなたの会社の電話環境も、これを機に「最適化」してみませんか？

なぜ今、会社の電話を見直す必要があるのか？

ビジネス環境の変化と電話システムの現状

近年、新型コロナウイルスの影響だけでなく、政府が推進する「働き方改革」により、私たちの働き方は大きく変化しました。特にテレワークの普及は目覚ましく、オフィス以外の場所で仕事をするのが一般的になりつつあります。

このような状況下で、従来のオフィス固定電話中心の通信環境では、柔軟な働き方に対応しきれないという課題が浮上しています。総務省のデータによると、固定電話の契約数は減少傾向にある一方で、携帯電話の契約数は堅調に増加しており、特に5G契約数は増加、LTE契約数は減少しています。これは、より柔軟で場所を選ばない通信手段が求められている現代のニーズを明確に示しています。（出典: 総務省のデータ）

企業もこの変化に対応し、社員がどこからでもビジネスコミュニケーションを円滑に行えるような、新しい電話システムの導入が急務となっているのです。

見えないコスト、会社の電話の正体

会社の電話関連コストは、毎月決まって支払う「固定費」の中でも意外と大きな割合を占めていることがあります。多くの場合、複数の通信キャリアやプロバイダと契約しており、その全貌を正確に把握するのは容易ではありません。

「このオプションサービスは本当に必要？」、「使っていない回線がまだ残っているのでは？」といった疑問を抱きながらも、日々の業務に追われ、なかなか見直しに着手できていない企業も少なくないでしょう。知らず知らずのうちに、不要なオプション費用や、利用状況に合わない高額な料金プランにコストを払い続けている可能性があります。

これらの「見えないコスト」が積み重なることで、本来削減できるはずの費用が会社から流出し続けているかもしれません。一度立ち止まって、現状の電話コストを詳細に分析することが、最適化への第一歩となります。

コスト削減だけじゃない！業務効率化への第一歩

会社の電話システムの見直しは、単にコストを削減するだけではありません。むしろ、業務効率化や従業員の生産性向上に繋がる大きなチャンスを秘めています。

例えば、クラウドPBXなどの次世代型電話システムを導入すれば、社員は自分のスマートフォンを会社の電話として利用できるようになります。これにより、外出先やテレワーク中でもオフィスにいるのと同様に会社の電話番号で発着信が可能となり、顧客からの電話対応の機会損失を防ぎ、ビジネスチャンスを逃しません。

また、拠点間の内線通話が無料になったり、電話会議が容易になったりすることで、社内外のコミュニケーションがよりスムーズになります。こうした新しい働き方に対応した電話環境は、従業員の満足度向上にも繋がり、ひいては企業全体の生産性向上へと貢献するでしょう。

会社の電話、こんなお悩みありませんか？

高額な通話料や複雑な料金プランに悩んでいませんか？

「毎月の電話料金が想定よりも高い」「どの通話が一番コストがかかっているのか分からない」といった悩みは、多くの企業が抱える共通の課題です。

特に、固定電話から携帯電話への通話料は割高になる傾向があり、頻繁にかける場合は大きな負担となります。また、複数の拠点を持つ企業では、拠点間の通話も別途料金が発生することが多く、全体的な通信コストを押し上げる要因となります。

現在の契約プランが、自社の実際の通話量や利用状況に合致しているかを詳細に分析しないまま使い続けていると、無駄なコストを払い続けていることになりかねません。通話時間、データ使用量、そして知らずに契約しているオプションサービスに至るまで、全てを棚卸しすることが重要です。適切なプランへの見直しだけで、大幅なコスト削減が見込める可能性があります。

テレワークや外出先での電話対応に限界を感じていませんか？

働き方の多様化が進む現代において、「会社の電話はオフィスでしか受けられない」という状況は、ビジネス機会の損失に直結します。

テレワーク中の社員が会社の代表電話を受けられないため、個人の携帯電話を使わざるを得ず、公私の区別が曖昧になったり、着信履歴が残らず折り返しに手間取ったりするといった問題が発生します。また、営業担当者が外出先で顧客からの緊急連絡を受け損ねるなど、対応の遅れがビジネスに悪影響を及ぼす可能性もあります。

従来の固定電話システムでは、こうした柔軟な働き方への対応は困難です。従業員がどこにいても、会社の電話としてスムーズに対応できる環境を整備することは、顧客満足度の向上と業務効率化のために不可欠な要素となっています。

導入・運用・メンテナンスの手間とコストに頭を抱えていませんか？

従来のビジネスフォンやPBX（構内交換機）を導入する場合、物理的な機器の設置や複雑な配線工事が必要となり、高額な初期費用が発生します。さらに、これらの機器は定期的なメンテナンスや更新が不可欠であり、専門知識を持った担当者が必要となる場合も少なくありません。

「故障したらどうしよう」「システムを更新するのにまた費用がかかる」といった、導入後の運用・メンテナンスに関する懸念もつきものです。特にIT担当者が不足している中小企業にとっては、これらの手間とコストが新たな負担となり、最新のシステム導入に二の足を踏んでしまう要因となっています。

しかし、現代の電話システムは、これらの課題を解決するソリューションを提供しています。物理的な機器が不要で、運用も提供事業者に任せられるシステムに移行することで、導入・運用・メンテナンスにかかる手間とコストを劇的に削減することが可能です。

会社の電話を効率化・コスト削減する具体的な方法

まずは現状把握！契約プランと利用状況の見直し

会社の電話コストを削減するための第一歩は、現在の契約内容と利用状況を詳細に把握することです。

まずは、以下の点をチェックしてみましょう。

• 現在契約している電話料金プランは、実際の通話時間やデータ使用量に合っていますか？
• 利用していないオプションサービスや、不要な固定電話回線はありませんか？
• 複数の通信キャリアやプロバイダと契約している場合、一本化することで割引が適用される可能性はありませんか？

例えば、利用していない固定電話回線やオプションサービスがあれば、すぐに解約を検討しましょう。また、アナログ回線を使用している場合は、光回線を利用した光電話サービスへの切り替えがコスト削減に繋がるケースも多くあります。法人携帯についても、かけ放題プランの活用や、従業員の私物端末を業務に利用するBYOD（Bring Your Own Device）の導入も検討の余地があります。これらを丁寧に洗い出すことで、無駄な支出を削減し、自社に最適なプランを見つけることができるでしょう。

次世代の電話システム！クラウドPBXの導入

電話システムを根本から効率化し、大幅なコスト削減を実現する切り札として注目されているのが「クラウドPBX」です。

クラウドPBXは、従来の物理的なPBX（構内交換機）の機能をクラウド上に構築するシステムで、以下のようなメリットがあります。

• 導入コストの削減: 物理機器の設置や配線工事が不要なため、高額な初期費用を抑えられます。サービス提供者とサブスクリプション形式で契約するため、導入から利用開始までのスピードも迅速です。
• 運用コストの削減: 社内や拠点間の内線通話が無料になる場合が多く、通話料を大幅に削減できます。また、システムのメンテナンスや更新はサービス提供者が行うため、自社での手間やコストが不要になります。
• 場所を選ばない柔軟な対応: インターネット環境があれば、PCやスマートフォンを会社の電話として利用できるため、テレワークや外出先からでもオフィス同様の電話対応が可能になります。
• 機能の拡張性: 必要に応じて機能を追加・変更できるため、事業規模や状況に合わせた柔軟な運用が可能です。

ただし、クラウドPBXにはインターネット環境への依存や、一部のIP電話タイプでは緊急通報（110番や119番）への発信ができない場合がある点には注意が必要です。これらを理解した上で、自社に最適なシステムを選びましょう。

見逃し厳禁！補助金・助成金を活用しよう

新しい電話システムへの移行や、ITツールの導入には初期費用が伴うため、「コストを削減したいけれど、初期投資がネック…」と感じる企業も多いかもしれません。

しかし、中小企業や小規模事業者を対象とした「IT導入補助金」などの国の制度を活用することで、クラウドPBXをはじめとするITツール導入にかかる費用の一部を補助してもらえる可能性があります。これらの補助金制度は、企業の生産性向上や経営課題の解決を後押しするために設けられており、導入コストを大幅に抑える上で非常に有効な手段となります。

補助金・助成金制度は、それぞれ対象となる事業者や導入するITツール、申請期間などの要件が異なります。そのため、導入を検討する際は、まずは自社が利用できる補助金制度がないか、情報収集から始めてみましょう。専門家やITベンダーに相談し、活用できる制度を賢く利用して、コストを抑えながら新しい電話システムへの移行を進めましょう。

NURO光で電話を一本化！会社電話の活用事例

NURO光回線で実現する高品質なIP電話環境

クラウドPBXなどのIP電話システムを導入する際、その品質を左右する重要な要素の一つがインターネット回線です。高速で安定した光回線は、IP電話のクリアな音声通話を実現し、ビジネスコミュニケーションの質を向上させます。

NURO光は、最大2Gbps（個人向けサービスの場合）という高速通信が特長で、特にビジネスシーンで求められる大容量のデータ通信と同時に、複数のIP電話回線を安定して利用する環境を提供します。回線速度が速く安定していることで、通話中の音質低下や途切れが起こりにくく、まるで対面で話しているかのようなスムーズな会話が可能です。

高品質な光回線を基盤とすることで、クラウドPBXのメリットを最大限に引き出し、ストレスのない電話環境を構築できます。これにより、顧客との重要な会話も途切れることなく、円滑に進めることができるでしょう。

クラウドPBXとNURO光でテレワーク環境を最適化

働き方の多様化が進む中で、テレワークは企業の生産性向上に不可欠な要素となりました。しかし、オフィスの電話対応がボトルネックとなり、テレワークの導入に課題を感じている企業も少なくありません。

NURO光の安定した高速回線とクラウドPBXを組み合わせることで、この課題は大きく解決されます。従業員は自宅や外出先など、インターネット環境がある場所であればどこからでも、会社の電話番号で発着信が可能になります。自分のスマートフォンを内線電話のように利用できるため、オフィスにかかってきた電話を自宅で受けたり、会社の代表番号で顧客へ折り返したりといった対応がスムーズに行えます。

これにより、顧客からの電話対応の機会損失を防ぐだけでなく、従業員が働く場所の制約を受けずに業務を遂行できるようになります。NURO光の安定した通信環境が、テレワークにおける電話対応の品質を保証し、業務効率を格段に向上させるのです。

複数回線の集約とコスト削減の実例

従来の電話システムでは、拠点ごとに固定電話回線を契約したり、ビジネスフォンを導入したりと、複雑な回線構成になりがちでした。これらは個別に費用が発生するため、全体として通信コストが高騰する原因となっていました。

ある企業では、複数の固定電話回線とビジネスフォンを運用しており、毎月の電話料金に課題を抱えていました。そこで、NURO光の回線を導入し、その上でクラウドPBXを構築。結果として、従来の固定電話回線を廃止し、全ての電話機能をクラウドPBXへ一本化することができました。

この一本化により、まず高額だった従来の基本料金や通話料が大幅に削減されました。さらに、物理的なビジネスフォン機器が不要になったことで、初期導入コストも大きく抑えられ、メンテナンス費用も不要に。代表番号は従業員のスマートフォンで受けられるようになり、テレワーク環境でもオフィスと同様の電話対応が可能になるなど、コスト削減と業務効率化を同時に実現しました。特に従業員数10名程度の企業では、従来のビジネスフォン導入と比較して、導入コストを大幅に削減できた例もあります。（出典: クラウドPBX導入事例）

会社の電話、変更・廃止・複数回線など、お悩み解決Q&A

Q1: 既存の電話番号は引き継げる？

「新しい電話システムに移行したいけれど、長年使っている会社の電話番号が変わるのは困る」というお悩みはよく聞かれます。ご安心ください、多くのクラウドPBXサービスでは、既存の電話番号をそのまま引き継ぐことが可能です。

NTTのアナログ回線やISDN回線で発行された電話番号（0AB～J番号）は、多くの場合、「番号ポータビリティ」という制度を利用してクラウドPBXに移行できます。ただし、一部の条件（例：設置場所の変更を伴う場合など）によっては引き継ぎが難しいケースもありますので、サービス契約前に必ず確認が必要です。

番号を引き継ぐことができれば、顧客や取引先に番号変更の通知をする手間がなく、ビジネスへの影響を最小限に抑えられます。これにより、安心して新しい電話システムへの移行を進めることができるでしょう。

Q2: 複数拠点や支店がある場合のメリットは？

複数拠点や支店を展開している企業にとって、クラウドPBXの導入は非常に大きなメリットをもたらします。従来のシステムでは、拠点ごとにPBXを設置したり、内線通話のために専用回線を引いたりする必要があり、コストと管理の手間が膨大でした。

クラウドPBXを導入すれば、インターネット回線を通じて全ての拠点を一つの電話システムとして統合できます。これにより、拠点間の内線通話が無料になり、通話料を大幅に削減することが可能です。まるで同じオフィス内にいるかのように、スムーズな連携が実現します。

また、全ての電話機能をクラウド上で一元管理できるため、システム管理者にとっても運用が格段に楽になります。移転や増設の際も、物理的な工事が不要で柔軟に対応できるため、事業の拡大に合わせて迅速に電話環境を整えることができます。災害時などの緊急事態にも、場所を選ばずに電話対応ができるため、事業継続性の確保にも繋がります。

Q3: 小規模企業でも導入メリットはある？

「クラウドPBXは大規模企業向けなのでは？」と思われがちですが、実は小規模企業こそ導入メリットが大きいと言えます。

従業員数10名程度の企業の場合、従来のビジネスフォンを導入するとなると、PBX主装置の購入や設置工事、電話機の費用など、高額な初期投資が必要となります。しかし、クラウドPBXであれば、物理的なPBX機器が不要なため、初期費用を大幅に抑えられます。月額料金制のサービスが多いため、スモールスタートが可能で、事業規模に合わせて柔軟にプランを変更できるのも魅力です。

例えば、代表番号を社長や従業員のスマートフォンで受けられるようにすれば、外出先でもビジネスチャンスを逃しません。また、通話料の削減、テレワーク対応、そして将来的な事業拡大への対応力も備えているため、小規模企業でも効率的な電話環境を低コストで実現し、競争力を高めることができるでしょう。（出典: クラウドPBX導入事例）