会社への電話、これで安心！状況別マナーと対応方法

【基本編】会社へ電話する際の正しいマナー

電話を受ける際の第一印象を良くするコツ

会社にかかってくる電話は、その企業の「顔」となる重要なコミュニケーションです。電話を受ける際は、まず3コール以内に出ることを意識しましょう。もし3コール以上鳴ってしまった場合は、「お待たせいたしました」と一言添えることで、相手に配慮している姿勢を示すことができます。

第一声は、会社の代表として明るくハキハキとした声で対応することが非常に大切です。受話器を取る前に笑顔を作り、姿勢を正すだけで声のトーンが自然と明るくなるものです。外線電話の場合は、「〇〇株式会社の〇〇でございます」と会社名と氏名をはっきりと名乗りましょう。社名だけ、または氏名だけではなく、両方を伝えるのが丁寧なマナーです。

相手が名乗ったら、その会社名、氏名、そして用件を必ず復唱して確認します。もし聞き取れなかった場合は、「お電話が遠いようなので恐れ入りますが」といったクッション言葉を添え、丁寧に聞き返しましょう。聞き漏らしを防ぐためにも、電話を受ける際は必ずメモとペンを手元に用意しておくことが基本です。（出典：ブログ記事参考資料）

担当者へのスムーズな取次ぎと不在時の対応

電話をかけてきた相手の用件を伺ったら、担当者への取次ぎが必要になります。まず、担当者が現在席にいるか、あるいは会議中で電話に出られる状況かを確認しましょう。

社内での確認や担当者への連絡は、必ず「保留」にしてから行います。受話器を押さえたまま、相手に聞かれる状態で社内会話をするのはマナー違反ですので注意が必要です。（出典：ブログ記事参考資料）

もし担当者が不在の場合は、その理由を簡潔に伝えます。「〇〇はただいま外出しております」や「〇〇はただいま会議中でして」といった具体的な情報が良いでしょう。その上で、相手の希望を伺い、「戻り次第、こちらから折り返しお電話いたしましょうか」や「伝言を承りましょうか」といった代替案を提示します。

伝言を受ける場合は、相手の氏名、会社名、電話番号、そして用件を正確にメモし、担当者に確実に伝わるようにしましょう。折り返し連絡を提案する際には、相手が連絡を取りやすい時間帯も確認しておくと、よりスムーズな対応が可能です。担当者が忙しそうでも、「忙しいので出られません」といった直接的な表現は避け、「ただいま手が離せない状況ですので、戻り次第こちらからお電話いたしましょうか」と配慮ある伝え方を心がけましょう。（出典：ブログ記事参考資料）

電話をかける前の準備とスマートな切り方

会社へ電話をかける際も、相手への配慮が重要です。一般的に、月曜日の午前中や終業間際は相手も忙しいことが多いため、避けるのが無難とされています。比較的落ち着いている午後の2時～4時頃が、電話をかけるのに適した時間帯と言えるでしょう。（出典：ブログ記事参考資料）

電話をかける前には、用件を簡潔にまとめ、必要な書類やメモを手元に用意しておくことで、スムーズな会話ができます。相手が出たら、まずは「〇〇株式会社の〇〇（部署名）でございます。〇〇と申します」と、会社名、部署名、氏名をはっきりと名乗ります。用件は結論から簡潔に伝え、話が長くなりそうな場合は、「〇〇分ほどお時間よろしいでしょうか」と事前に確認する気遣いも大切です。

もし担当者が不在だった場合は、「改めてこちらからお電話させていただきます」と伝え、相手の都合の良い時間帯を確認してからかけ直すようにしましょう。（出典：ブログ記事参考資料）

電話を切るタイミングは、基本的にかけた側が先に受話器を置くのがマナーです。ただし、相手がお客様や取引先の場合は、相手が電話を切ったことを確認してから、静かに受話器を置くようにしましょう。これにより、最後の印象まで丁寧さを保つことができます。

急な体調不良や寝坊…会社への電話はどうする？

体調不良の場合の連絡タイミングと伝え方

急な体調不良で会社を休む、あるいは遅刻する場合、連絡のタイミングは非常に重要です。遅くとも始業時間前、可能であれば始業の30分前までには連絡を入れるようにしましょう。これは、会社があなたの不在を把握し、業務調整を行うための時間的余裕を与えるためです。

電話では、まず「おはようございます。大変申し訳ございません。〇〇です。」と名乗り、体調が優れない旨と、出社が難しいことを明確に伝えます。具体的な症状を伝える必要はありませんが、「発熱のため」「体調不良のため」など、簡潔に理由を伝えると良いでしょう。さらに、当日の緊急連絡先（もしあれば）や、引き継ぎが必要な業務があればその旨も伝え、指示を仰ぎます。

「本日はお休みをいただきます。ご迷惑をおかけして申し訳ございません」と謝意を伝えることも忘れてはいけません。回復の見込みや、翌日の出社について伝えられる場合は、併せて伝えておくと、会社側も安心して対応できます。上司や担当者が電話に出られない場合は、同僚に伝言を頼むなど、確実に情報が伝わるように配慮が必要です。

寝坊してしまった際の正直かつ丁寧な謝罪

寝坊は誰にでも起こりうることですが、会社への連絡は迅速かつ誠実に行う必要があります。遅刻が確定した時点で、すぐに会社へ電話を入れましょう。メールやチャットよりも、まずは直接電話で連絡を入れるのが基本です。

電話では、まず「おはようございます。大変申し訳ございません、〇〇です。寝坊してしまい、遅刻いたします」と正直に状況を伝え、深く謝罪します。この際、言い訳はせずに、反省の意を明確に示すことが大切です。具体的な到着予定時刻を伝え、「〇時〇分には出社いたします」と明確に伝えましょう。

そして、「本日担当する予定だった業務について、何か指示があればお聞かせください」などと伝え、業務への影響を最小限に抑えるための行動意欲を見せることが重要です。上司や同僚に余計な負担をかけないよう、できる限りの配慮を示しましょう。出社後も改めて謝罪し、その後の勤務態度で信頼回復に努めることが肝心です。

緊急連絡時の代替手段とフォローアップ

体調不良や寝坊など、緊急で会社に連絡が必要な状況でも、必ずしも電話がすぐに繋がるとは限りません。 例えば、早朝や夜間など、電話対応している人がいない時間帯や、回線が混み合っている場合もあります。このような時に備え、代替手段を把握しておくことが重要です。

電話がつながらない場合の第一の代替手段は、メールや社内チャットツールです。これらのツールを使って、電話連絡ができなかった旨と、用件（休む、遅刻する等）を簡潔に伝えましょう。可能であれば、複数の同僚や関係部署にも連絡を入れることで、情報がより確実に伝わります。また、会社の緊急連絡体制（特定の連絡先や手順）が定められている場合は、それに従ってください。

緊急連絡後は、必ずフォローアップの連絡を入れることが大切です。例えば、体調不良で休んだ場合は、回復状況を報告し、翌日の出社可否を伝える。寝坊で遅刻した場合は、出社後改めて上司や関係者に謝罪し、業務の進捗状況を確認するなど、状況に応じたきめ細やかな対応を心がけましょう。これにより、会社の信頼を損なうことなく、円滑なコミュニケーションを維持できます。

電話に出られない・折り返し対応の注意点

着信に気づかなかった場合の折り返しマナー

電話に出られなかった場合でも、気づき次第、できるだけ早く折り返すことがビジネスマナーの基本です。着信履歴を確認したら、たとえ数分後であっても、すぐにかけ直しましょう。時間が経てば経つほど、相手を不安にさせてしまう可能性があります。

折り返しの電話では、まず「先ほどお電話をいただき、誠にありがとうございました。〇〇株式会社の〇〇でございます」と名乗り、電話に出られなかったことへのお詫びを簡潔に伝えます。「大変申し訳ございません、電話に出ることができず失礼いたしました」といった一言を添えることで、相手に丁寧な印象を与えられます。

相手が名乗らない着信や、不審な電話番号からの着信については、無理に折り返す必要はありません。しかし、業務上重要な連絡である可能性も考慮し、まずは誰からの電話だったのか、社内で確認できる場合は確認するなどの対応も検討しましょう。いずれにしても、相手への配慮と迅速な対応が、信頼関係を築く上で不可欠です。

折り返し連絡時の準備と確認事項

折り返しの電話をする際は、いくつかの準備と確認事項があります。まず、相手の氏名、会社名、電話番号、そして用件を正確に把握しておくことが重要です。（出典：ブログ記事参考資料）もし留守番電話にメッセージが残っていた場合は、メモを取りながらしっかりと聞き取りましょう。

特に、相手が「〇〇の件で」と用件を残している場合は、その件に関する資料や情報を手元に準備しておくことで、スムーズな会話が可能です。自分の部署や関連部署に、その件で連絡が来ている者がいないかを確認することも、重複対応を防ぐ上で役立ちます。

また、相手が「〇時頃に電話をかけ直します」といった連絡希望の時間帯を伝えている場合は、その時間に合わせて折り返すようにしましょう。もしその時間帯に折り返しが難しい場合は、その旨を伝えるか、都合の良い時間帯を改めて伺う配慮が必要です。電話をかける時間帯にも配慮し、相手の業務を妨げないように心がけましょう。

留守番電話へのメッセージ残し方

相手が電話に出られず、留守番電話にメッセージを残すことになった場合、以下のポイントを押さえることで、相手に意図が正確に伝わり、スムーズな折り返しを促すことができます。

1. 会社名と氏名を明確に名乗る: 「〇〇株式会社の〇〇と申します」と、まずは自分の身元をはっきりと伝えましょう。
2. 用件を簡潔に伝える: 長々と話すのではなく、「〇〇の件でご連絡いたしました」と、何についての連絡なのかを簡潔に伝えます。相手がメッセージを聞いた際に、何に関する内容かをすぐに理解できるようにすることが重要です。
3. 折り返し先の電話番号を伝える: 相手がかけ直しやすいように、自分の会社や部署の電話番号をゆっくり、はっきりと伝えます。必要であれば、内線番号も付け加えましょう。
4. 折り返し希望の時間帯を伝える（任意）: 「恐れ入りますが、〇時頃までにご連絡いただけますと幸いです」など、相手の都合を考慮しつつ、折り返しを希望する時間帯を伝えるのも良いでしょう。
5. 丁寧な口調で: どのような状況であっても、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

例えば、「〇〇株式会社の〇〇と申します。〇〇の件でご連絡いたしました。お手数ですが、〇〇（電話番号）まで折り返しお電話いただけますでしょうか。よろしくお願いいたします」のように、必要最低限の情報を明確に伝えることが、効果的な留守番電話メッセージの残し方です。

引き継ぎや見積もり、証券会社への電話など、状況別の電話のかけ方

引き継ぎ依頼や進捗確認の電話術

引き継ぎ依頼やプロジェクトの進捗確認の電話は、相手の貴重な時間をいただくため、事前の準備が重要です。まず、電話をかける前に、何を伝えたいのか、何を聞きたいのかを箇条書きで整理しましょう。 必要な書類や資料があれば、手元に用意しておくことで、会話中に探し回る手間が省けます。

電話をかけたら、まずは会社名、部署名、氏名を明確に名乗り、相手の現在の状況を確認します。「今、少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか」と尋ね、相手の都合を尊重する姿勢を見せましょう。（出典：ブログ記事参考資料）

引き継ぎ依頼の場合は、引き継ぎたい業務の概要、背景、現状の課題、今後のスケジュールなどを簡潔に説明します。不明な点があれば質問を受け付け、丁寧に対応しましょう。進捗確認の場合は、現在の状況、達成度、今後の見込み、課題などを具体的に聞き出します。質問事項が多い場合は、あらかじめ質問リストを作成しておくとスムーズです。会話中に重要な情報は必ずメモを取り、誤解が生じないよう、必要に応じて復唱確認も行いましょう。

見積もり依頼や問い合わせのポイント

見積もり依頼や具体的なサービスに関する問い合わせの電話も、明確なコミュニケーションが求められます。電話をかける前に、依頼したい内容や質問事項を具体的にリストアップしましょう。 例えば、商品の種類、数量、希望する納期、予算、特定の機能要件など、詳細な情報があればあるほど、相手も正確な見積もりや回答がしやすくなります。

電話では、まず自分の会社名と氏名を名乗り、簡潔に用件を伝えます。「〇〇の件でお見積もりをお願いしたいのですが」といった形で、最初に目的を明確にしましょう。質問事項が多い場合は、「いくつかお伺いしたいのですが、今お時間よろしいでしょうか」と相手に配慮する一言を添えると良いでしょう。

相手からの説明を聞く際は、必ずメモを取り、重要な数字や条件、納期などは復唱して確認します。もし専門用語が出てきて理解できない場合は、遠慮せずに「恐れ入りますが、もう少し詳しく教えていただけますか」と尋ねましょう。最後に、担当者の名前と連絡先、そして見積もり送付の期日などを確認して電話を終えます。

証券会社や金融機関への特別な配慮

証券会社や銀行などの金融機関への電話は、他の企業への電話とは異なる特別な配慮が必要です。これらの機関では、個人情報保護とセキュリティの観点から、本人確認が非常に厳格に行われます。 電話口で、口座番号、生年月日、登録住所の一部など、本人を特定するための情報を求められることが多いため、事前に手元に準備しておきましょう。

また、金融商品やサービスに関する問い合わせは、専門用語が多く使われることがあります。もし理解できない言葉が出てきたら、曖昧なままにせず、必ず「恐れ入りますが、〇〇とはどのような意味でしょうか」と確認しましょう。誤解が生じると、将来的に大きなトラブルに発展する可能性もあります。

重要な指示や取引に関する電話は、可能であれば日時と内容を詳細にメモし、記録に残しておくことをお勧めします。後日の確認や万が一の際に役立ちます。また、電話をかける時間帯にも配慮し、取引が活発な時間帯（市場の開場直後など）は避けるなど、相手の業務状況を考慮する姿勢も大切です。

よくある疑問を解決！会社への電話Q&A

相手が名乗らない場合の対処法

電話を受けた際に、相手が名乗らないまま用件を話し始めることがあります。このような場合は、すぐに情報を聞き出すのではなく、まずは丁寧に相手の身元を確認することが大切です。個人情報保護や不審な電話からの防御のためにも、これは重要なステップです。

具体的には、「恐れ入りますが、どちら様でいらっしゃいますか」と尋ねるのが一般的です。もし相手が企業や団体からの電話であることが推測できる場合は、「失礼ですが、御社名とご担当者名をお伺いしてもよろしいでしょうか」と、より丁寧に会社名と氏名を両方確認する表現も有効です。（出典：ブログ記事参考資料）

相手が不快に感じないよう、あくまでも丁寧な口調とクッション言葉を挟むことを意識しましょう。それでも名乗ろうとしない、あるいは不審な言動が続く場合は、上司に相談するなど、適切な対応を検討してください。会社の安全と情報の正確性を守るために、曖昧なまま対応を進めないことが重要です。

聞き取りにくい場合のスマートな聞き返し方

電話の音声が悪かったり、相手の滑舌が不明瞭だったりして、内容が聞き取れないことはよくあります。このような時に、何度も「え？」と聞き返すのは失礼にあたる可能性があります。スマートかつ丁寧な聞き返し方を身につけておきましょう。

まずは、「大変恐れ入ります。お電話が少し遠いようなので、もう一度お名前をおっしゃっていただけますでしょうか」のように、聞き取りにくい理由を電話環境のせいにするクッション言葉を使うと、相手に不快感を与えずに済みます。（出典：ブログ記事参考資料）

もし何度も聞き取れない場合は、「大変申し訳ございません。少し電波状況が良くないようで、おっしゃっていることが聞き取りづらいのですが、よろしければもう一度繰り返していただけますでしょうか」と伝え、相手に配慮を示すと良いでしょう。重要な情報であれば、最後に復唱して確認することで、聞き間違いを防ぐことができます。焦らず、落ち着いて、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。

忙しい相手への配慮と緊急時の対応

電話をかけた相手や取次ぎをお願いした担当者が、明らかに忙しそうな状況である場合、どのように対応すべきでしょうか。直接「忙しいので出られません」と伝えることは避け、相手に不快感を与えない配慮が求められます。

担当者が多忙な場合は、「ただいま手が離せない状況ですので、戻り次第こちらからお電話いたしましょうか」といった伝え方をすることで、相手の状況を汲みつつ、代替案を提示できます。（出典：ブログ記事参考資料）無理に電話に出てもらおうとするのではなく、相手の都合を優先し、改めて連絡を入れることを提案するのがスマートです。

一方で、用件が緊急を要する場合は、その旨を明確に伝える必要があります。「大変恐縮ですが、〇〇の件で緊急のご連絡でございます」と伝え、状況に応じて上司に判断を仰ぐ、あるいは代替の担当者に相談するなど、柔軟な対応が求められます。（出典：ブログ記事参考資料）

重要なのは、相手への配慮と、用件の重要度に応じた臨機応変な対応です。普段から社内での情報共有を密にし、緊急時の連絡体制を確認しておくことで、いざという時にも慌てず対応できるようになります。