概要: 会社からの電話に出られない状況は、多くのビジネスパーソンが抱える悩みです。本記事では、電話に出られない心理的背景から、不在時の適切な対応、迷惑電話の撃退法まで、多角的に解説します。
会社からの電話に出られない！その心理と賢い対処法
会社からの電話に、あなたはすぐにS出ていますか？それとも、ついつい身構えてしまったり、着信を無視してしまったりすることはありませんか。現代社会において、会社の電話への対応は多くの人にとって悩みの種です。本記事では、電話に出られない心理的な背景から、賢い対処法、さらには企業側が取るべき対策まで、幅広く解説していきます。
なぜ会社からの電話に出られないのか？その心理的背景
電話応対が苦手な現代人の本音
テキストコミュニケーションが主流の現代において、電話は多くの人にとって心理的ハードルが高いものです。特に若い世代では、LINEやメールといった非同期かつ文字ベースのやり取りに慣れているため、相手の声のトーンや即座の返答を求められる電話に強いストレスを感じることが少なくありません。声が震えたり、何を話せば良いか分からなくなったりする「電話恐怖症」に近い状態に陥る人もいます。これは単なる苦手意識ではなく、コミュニケーションスタイルの変化に適応しようとする中で生じる自然な反応とも言えるでしょう。
このような苦手意識は、電話応対の機会が減少していることにも起因します。日々の業務で電話を使う機会が少なければ少ないほど、いざ電話がかかってきたときの緊張感は増し、「うまく話せるだろうか」「失礼な応対をしてしまわないか」といった不安が募るのです。企業側も、このような従業員の心理を理解し、電話対応に関する研修やマニュアルを整備するなど、サポート体制を整えることが求められます。（出典：参考情報）
過去の失敗が招く「また失敗するかも」の不安
電話応対に対する苦手意識は、過去の失敗経験がトラウマとなっているケースも少なくありません。例えば、重要な伝言を間違って伝えたり、相手の名前を聞き違えたりといった小さなミスが、後の電話応対に対する大きな不安へとつながることがあります。「また同じ失敗をしてしまうのではないか」という恐れが、電話が鳴るたびに胸を締め付け、最終的には電話に出るのを避ける行動へとつながってしまうのです。一度の失敗が、その後の行動に大きな影響を与える典型的な例と言えるでしょう。
また、「自分の業務ではない」という思い込みや、誰が電話に出るべきかという明確なルールがない職場環境も、電話に出る意識を薄れさせる要因となります。責任の所在が不明確であると、「自分が出なくても誰かが出るだろう」という心理が働き、結果的に電話が放置されることにもなりかねません。このような状況では、個人のスキルアップ以前に、組織としての電話応対体制を見直す必要があります。過去の経験からくる不安は、適切なサポートと明確な業務分担によって軽減できる可能性があります。（出典：参考情報）
集中力低下や業務効率への懸念、そして見落とされる特性
業務に集中している最中に突然電話がかかってくると、多くの人は集中力が途切れてしまい、業務効率が低下することを懸念します。特に、重要な書類作成中や複雑な分析作業中に電話が鳴ると、「せっかくの集中が途切れてしまう」「電話の内容によっては、またゼロからやり直さなければならない」といった抵抗感が生まれます。電話の内容が不明なまま中断されることへのストレスも、電話に出るのをためらう大きな理由の一つです。このような状況は、生産性にも悪影響を及ぼしかねません。
さらに、一部の従業員は、注意欠陥・多動性障害（ADHD）などの精神的な特性により、電話に気づきにくかったり、複数のタスクの中で電話対応の優先順位をつけにくかったりする場合があります。このような特性は、個人の努力だけで解決できる問題ではなく、企業側がその存在を理解し、配慮することが不可欠です。例えば、電話の着信音やバイブレーション設定の調整、あるいは電話対応のサポート体制を検討するなど、多様な働き方に対応した環境整備が求められます。個人の心理的要因だけでなく、このような特性が見落とされがちな点も、電話対応の課題として認識すべきでしょう。（出典：参考情報）
「不在」や「話し中」…電話に出られない時の具体的な状況
業務時間外の着信、法的側面から見た「つながらない権利」
勤務時間外や休日に会社から電話がかかってきた場合、対応すべきかどうかは多くの人が悩む点です。労働基準法では、労働者の労働時間、休憩、休日について明確な規定があります。原則として、1日8時間、週40時間を超えて労働させることはできません。これを超える労働は「時間外労働（残業）」とみなされ、36協定を締結し届け出た場合にのみ認められます。（出典：参考情報）
もし業務時間外の連絡対応が業務とみなされる場合、それは労働時間として賃金（割増賃金）が発生する可能性があります。しかし、現在の日本の法律では、直接的に「つながらない権利」が保護されているわけではありません。就業規則で勤務時間外の連絡対応について定めることは可能ですが、労働者のストレスにならないよう企業側の配慮が強く求められます。このバランスをどう取るかが、現代企業における重要な課題となっています。
労働時間と休憩の原則：電話対応が勤務時間外に及ぼす影響
労働基準法は、従業員が適切な休憩と休日を確保する権利を保障しています。労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩が必要です。また、少なくとも毎週1日の休日か、4週間で4日以上の休日を与えなければなりません。これらの規定は、労働者が心身を休ませ、業務から離れる時間を持つことを目的としています。（出典：参考情報）
しかし、勤務時間外や休日に頻繁に電話がかかってくる状況では、この休憩や休日の意味が薄れてしまいます。電話に対応することで、従業員はプライベートな時間を削られ、疲労回復やリフレッシュの機会を失いかねません。これが長期間続けば、ストレスやメンタルヘルス不調の原因となる可能性もあります。企業は、従業員の健康と福祉を守るためにも、業務時間外の連絡は緊急時のみに限定するなど、明確なルールを設けるべきです。
企業に求められる労働時間管理義務と従業員への配慮
2019年4月の労働安全衛生法改正により、すべての事業場で労働時間の管理が義務化されました。企業は、タイムカードやICカード、パソコンの使用時間など、客観的な方法で労働時間を把握する必要があります。これは、長時間労働の是正や従業員の健康管理を目的とした重要な措置です。業務時間外の電話対応についても、もしそれが業務とみなされるのであれば、この労働時間管理の対象となる可能性があります。（出典：参考情報）
企業がこのような法的義務を遵守しつつ、従業員がストレスなく働ける環境を構築するには、単にルールを設けるだけでなく、従業員への配慮が不可欠です。勤務時間外の緊急連絡体制を明確にし、不必要な連絡を控える文化を醸成すること、また、電話対応に関する従業員の心理的負担を軽減するための教育やサポート体制を整えることなどが求められます。透明性のある運用と相互理解が、円滑なコミュニケーションの鍵となるでしょう。
電話に出られなかった時のための、スマートな不在対応
留守電確認と迅速な折り返しの鉄則
会社からの電話に出られなかった際、最も重要なのは、その後の対応です。まずは、留守番電話にメッセージが残されていないか速やかに確認しましょう。用件や相手が誰かを知ることで、心の準備ができ、適切な対応を計画することができます。もしメッセージがない場合でも、電話が会社からであったことを確認するだけで、次の一手を考えるための情報となります。
そして、できるだけ早く折り返すことが重要です。一般的には、遅くとも24時間以内、できれば当日中に就業時間内に連絡するのが望ましいとされています。企業側も重要な用件で連絡している可能性があるため、迅速な対応は相手への敬意を示すことにもつながります。迅速な行動は、あなたの責任感とプロ意識を示す機会にもなるのです。（出典：参考情報）
折り返しの際は、以下のポイントを意識しましょう。
- 静かで電波状況の良い場所を選ぶ。
- メモと筆記用具を準備する。
- 簡潔に自分を名乗り、いつの電話に対する折り返しかを伝える。
折り返し電話で心がけること：準備と伝え方
折り返し電話をする際は、焦らず、落ち着いた環境で行うことが大切です。まず、静かで電波状況の良い場所を選びましょう。騒がしい場所だと、相手の用件を聞き逃したり、失礼な印象を与えたりする可能性があります。次に、用件を正確に記録するために、メモと筆記用具を準備しておきましょう。重要な情報や指示を聞き漏らすことなく、確実に控えることで、後のトラブルを防ぐことができます。
電話をかけたら、まずは自分が誰であるか、そしていつの電話に対する折り返しであるかを簡潔に伝えます。電話に出られなかった理由を詳しく説明する必要はありません。長々と事情を話すよりも、まずは相手の用件を聞く姿勢を示すことが重要です。
例：「〇〇（氏名）です。先ほどお電話をいただきましたが、対応できず申し訳ございません。〇時頃にお電話いただきましたでしょうか？」この一言で、相手はあなたが電話の内容を把握しようとしていることを理解し、スムーズに本題に入ることができます。（出典：参考情報）
電話以外の連絡手段も活用する：メールや非通知への対応
現代のビジネスコミュニケーションでは、電話だけでなく、メールやビジネスチャットなど、複数の連絡手段が併用されています。もし留守番電話にメッセージがなかった場合でも、メールボックスやチャットツールを確認してみましょう。企業によっては、電話がつながらなかった場合に備えて、メールで用件を送ってくるケースも少なくありません。複数のチャネルをチェックすることで、重要な情報を見落とすリスクを減らすことができます。（出典：参考情報）
特に注意が必要なのは、企業からの電話が非通知設定でかかってくる場合です。この場合、折り返しができないため、留守番電話にメッセージを残してもらうか、メールでの連絡を待つしかありません。万が一、緊急の用件で非通知から電話があった場合は、会社に直接連絡を取り、非通知の着信があった旨を伝えて確認するなどの対応も検討しましょう。いずれにしても、電話に限らず、多様な連絡手段を視野に入れて対応することが、現代におけるスマートな不在対応の鍵となります。
迷惑電話？怪しい電話？会社にかかってくる電話の撃退法
企業側が取るべき迷惑電話対策の基本
「迷惑電話」という直接的な表現は難しいですが、電話応対の効率化や従業員の負担軽減は、結果的に不必要な電話への対応を減らすことにつながります。企業側は、まず就業規則を整備し、勤務時間外の連絡について明確な方針を定めることが肝要です。緊急時の例外規定を設けるにしても、その範囲や連絡方法、対応時間帯を具体的に明記することで、従業員の心理的負担を軽減し、不必要な業務時間外の対応を抑制できます。これは従業員の「つながらない権利」にも配慮する第一歩です。（出典：参考情報）
次に、連絡手段の多様化を図るべきです。電話だけでなく、メールやビジネスチャットなど、複数の連絡手段を用意し、従業員が対応しやすい方法を選択できるようにすることで、電話が集中することによる負担を分散できます。例えば、緊急性の低い連絡はメールやチャットを使用し、本当に緊急性のあるものだけを電話にするなど、使い分けのルールを設けることが有効です。
社員の負担を減らす「電話代行サービス」の有効活用
従業員の電話対応にかかる負担を軽減し、本来の業務に集中できる環境を整えるために、電話代行サービスの導入は非常に有効な手段です。電話代行サービスを利用することで、営業時間外や担当者不在時でも専門のオペレーターが電話に対応し、必要な情報を聞き取って転送したり、メッセージを残したりしてくれます。これにより、電話の取りこぼしを防ぎ、機会損失を回避できるだけでなく、従業員がコア業務に集中できる時間が増加します。（出典：参考情報）
また、従業員への教育・研修の徹底も重要です。電話対応の基本マナーや、業務時間外の連絡に関する企業の方針について、定期的に研修を行うことで、従業員一人ひとりの対応能力を向上させ、不確実な電話応対によるストレスを軽減できます。これにより、従業員は自信を持って電話に対応できるようになり、結果的に電話応対全体の質も向上するでしょう。
信頼維持と機会損失防止のための組織的アプローチ
会社からの電話に適切に対応できない状況が続けば、社内外からの信頼低下やビジネスにおける機会損失につながる可能性があります。例えば、顧客からの重要な問い合わせに対応が遅れれば、顧客満足度が低下し、最悪の場合、ビジネスチャンスを失うことにもなりかねません。このようなリスクを避けるためには、個人任せにするのではなく、組織全体で電話応対の体制を構築する必要があります。
企業側は、電話対応に関する明確なガイドラインを策定し、それを全従業員に周知徹底することが重要です。誰が、いつ、どのような電話に対応するのか、不在時の対応はどうするのかといった具体的なルールを定めることで、従業員は迷うことなく適切な行動を取れるようになります。また、定期的に電話応対の状況を評価し、改善点を見つけるためのフィードバックシステムを導入することも有効です。これにより、常に最適な電話応対体制を維持し、企業の信頼とビジネスチャンスを守ることができるでしょう。
保留や発信、ヘッドハンティングまで…電話応対の裏側
プロが実践する電話応対の基礎と応用
電話応対は、単なる情報のやり取りだけでなく、企業の顔として顧客との関係性を築く重要な機会です。プロフェッショナルな電話応対には、基礎的なマナーと状況に応じた応用力が求められます。まず、「3コール以内に出る」「明るい声のトーン」「丁寧な言葉遣い」「相手の用件を正確に聞き取る傾聴力」は基本中の基本です。また、保留にする際は「少々お待ちください」と一言添え、保留時間の目安を伝えるなど、相手への配慮を忘れないことが大切です。
応用力としては、クレーム対応や緊急時の冷静な判断、複数人への効率的な伝言などが挙げられます。例えば、クレームの電話では、相手の話を最後まで聞き、共感を示しながら解決策を提示するスキルが求められます。これらのスキルは一朝一夕に身につくものではなく、定期的な研修やロールプレイングを通じて習得・向上させていくことが不可欠です。企業は、従業員が自信を持って電話応対できるような教育体制を整えるべきでしょう。（出典：参考情報）
採用担当者も注目！電話応対から見えるあなたのポテンシャル
ビジネスシーンにおける電話応対は、採用担当者やヘッドハンターが候補者のコミュニケーション能力やビジネスマナーを評価する重要な要素の一つです。たとえ履歴書や職務経歴書で優れた実績が示されていても、電話応対がお粗末であれば、その人のビジネスパーソンとしての信頼性は大きく損なわれます。例えば、電話の受け方一つで、相手への配慮、冷静さ、的確な情報伝達能力など、多くのポテンシャルを窺い知ることができます。
特に、不意にかかってくる電話への対応は、臨機応変な対応力やストレス耐性を示す機会ともなり得ます。採用面接の前にかかってくる採用担当者からの確認電話や、在職中にヘッドハンターから連絡が入る可能性もゼロではありません。このような場面でのスマートな対応は、あなたのキャリアを左右する重要なポイントとなるでしょう。電話応対は、あなたの人間性やビジネススキルを映し出す鏡として、常に意識しておくべきです。
ストレスなく電話対応するための心構えと企業との協働
電話応対がストレスなく行えるようになるためには、個人の心構えと企業側のサポートが両輪となる必要があります。個人としては、「完璧を目指しすぎないこと」が重要です。多少の聞き間違いや言葉遣いの不手際があっても、誠実に対応しようとする姿勢があれば、相手に伝わります。また、事前にメモを用意したり、よくある質問に対する回答を準備したりするなどの工夫も、心のゆとりにつながります。
一方、企業側は、従業員が電話対応で抱えるストレスを軽減するための環境整備に努めるべきです。具体的には、前述した就業規則の整備や連絡手段の多様化に加え、電話対応専門の部署を設ける、または電話代行サービスを導入するなど、業務負担を分散させる施策が有効です。従業員が安心して電話対応に取り組めるようなサポート体制を築くことこそが、組織全体の生産性向上と従業員のエンゲージメントを高める鍵となります。適切な理解と対処法、そして企業側の配慮によって、より円滑なコミュニケーションを目指しましょう。（出典：参考情報）
まとめ
よくある質問
Q: 会社からの電話に意図せず出られないのは、どのような心理が働いているのでしょうか？
A: 業務に集中したい、休憩時間でリラックスしたい、あるいは電話に出ることでさらに業務が増えることへの懸念など、様々な心理が考えられます。
Q: 会社に電話をかけた際に「不在」だった場合、どのような対応をすれば良いですか？
A: 担当者が不在の場合は、会社名、部署名、氏名、電話番号、用件を明確に伝え、折り返しの依頼や伝言を残すのが一般的です。不在メモの活用も有効です。
Q: 非通知の電話がかかってきた場合、どのように対処するのが安全ですか？
A: 非通知設定を拒否する設定にしておくか、留守番電話などを活用して相手を確認してから折り返すのが安全な方法です。重要な連絡である可能性も考慮しましょう。
Q: 不動産業者からの迷惑電話を効果的に断る方法はありますか？
A: 「現在、不動産に関するご相談は一切しておりません」と、きっぱりと、かつ丁寧に断ることが重要です。それでもしつこい場合は、毅然とした態度で着信拒否を検討しましょう。
Q: 会社で電話が保留になったり、担当者が電話をかけたりする裏側にはどのような意図があるのでしょうか？
A: 保留は、他の電話対応や情報確認のため、担当者が一時的に電話に出られない場合に行われます。発信は、営業活動、顧客対応、採用活動など、多岐にわたる目的で行われます。
