会社からの電話が怖い？上手な断り方と対処法を解説

会社からの電話が怖い？上手な断り方と対処法を解説

会社にかかってくる電話は多種多様で、中には業務を妨げたり、精神的負担になったりするものも少なくありません。

特に、しつこい営業電話や不審な勧誘、悪質なクレームなどは、「電話が怖い」と感じる原因にもなりえます。

この記事では、会社からの電話が怖いと感じる原因を深掘りし、状況に応じた適切な断り方や対処法について詳しく解説します。

効果的な心構えから、具体的な技術的・組織的対策、さらには法的措置の検討まで、幅広いアプローチをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

なぜ会社からの電話は怖いと感じるのか？

業務を中断させる営業・勧誘電話のストレス

会社にかかってくる電話の中でも、特に多くの従業員がストレスを感じやすいのが、しつこい営業電話や一方的な勧誘電話です。

これらは、新規事業の提案や商品・サービスの勧誘を名目にかかってくることが多く、本来の業務を中断させてしまう厄介な存在と言えるでしょう。貴重な時間を奪われ、集中力を削がれることで、業務効率は著しく低下してしまいます。

例えば、重要な会議中や集中して資料作成をしている最中に、企業の電話番号がランダムに自動発信されたり、インターネットで公開されている連絡先を元にかけられたりする電話は、対応する側に多大な心理的負担を与えます。

一度断っても何度もかかってくるケースもあり、その度に「またか」といううんざりした気持ちや、時には申し訳ないという罪悪感すら抱いてしまうことがあります。こうした積み重ねが、電話対応への苦手意識や恐怖感につながるのです。

特に、忙しい時間帯に頻繁にかかってくる場合、業務の遅延や従業員の疲弊を招き、会社全体の生産性にも悪影響を及ぼしかねません。

（参考情報より）

悪質なクレームやいたずら電話による精神的負担

会社への電話の中には、単なる業務連絡や営業電話の範疇を超え、精神的な負担が非常に大きい悪質なクレームやいたずら電話も存在します。

悪質なクレームは、商品の欠陥やサービスの不満を装い、過度な要求をしたり、人格を否定するような暴言を吐いたりすることがあります。対応する従業員は、冷静さを保ちつつも、相手からの攻撃的な言葉に直接さらされるため、強いストレスや恐怖を感じることは避けられません。

また、個人への怨恨が原因でかかってくるいたずら電話や嫌がらせ電話は、特に特定の従業員を標的にしている場合があり、私的な感情が絡むことでより深刻な精神的ダメージを与えます。こうした電話は、業務とは全く関係のない内容で、長時間にわたって執拗に続くこともあり、業務の妨げになるだけでなく、従業員の安全や安心感を脅かす存在となります。

従業員が悪質な電話対応で精神的に疲弊すると、モチベーションの低下や離職のリスクにもつながりかねません。会社として、こうした電話から従業員を守り、適切な対応策を講じることは非常に重要です。

（参考情報より）

情報流出の不安と巧妙化する詐欺手口

会社からの電話が怖いと感じる背景には、企業情報や従業員の個人情報が外部に流出しているのではないかという漠然とした不安も潜んでいます。

名刺交換や社員リストの流出、インターネット上での企業連絡先の公開など、さまざまな経路で情報が外部に渡る可能性があり、それが迷惑電話や詐欺電話の温床となることがあります。

特に近年は、詐欺や不審な勧誘電話の手口が巧妙化しており、警戒心がますます高まっています。警察や官公庁、さらには総務省などを装い、不安を煽る自動音声による詐欺も報告されており、国際電話を使用するなど、その手口は非常に多岐にわたります。

例えば、税務署からの電話を装って「還付金がある」と誘導し、ATMの操作を求めたり、厚生労働省を名乗り「保険証の不正利用があった」と個人情報や金銭を要求したりするケースがあります。

これらの電話は、私たちの「公的な機関からの連絡だから信頼できる」という心理を利用してくるため、瞬時の判断が難しく、騙されてしまうリスクをはらんでいます。

不審な電話に対し、「もし対応を間違えたらどうしよう」「会社に損害を与えてしまうのではないか」といった不安が、電話対応への恐怖感を増幅させるのです。

（参考情報より）

会社からの電話を断りたい時の基本的な心構え

用件を冷静に確認し、必要な電話か見極める

会社にかかってくる電話の全てが、迷惑電話や不要な電話というわけではありません。

中には、緊急の連絡や重要な取引先からの問い合わせなど、会社にとって必要な電話も当然含まれています。そのため、まずは相手の用件を冷静に確認し、その電話が自社にとって有益なものか、対応するべきものかを判断することが第一歩となります。

電話に出たら、慌てずに「恐れ入りますが、どのようなご用件でしょうか？」と尋ね、相手の会社名や氏名、具体的な要件を聞き出しましょう。不明瞭な点があれば、さらに詳しく質問する姿勢が重要です。

この段階で、営業電話や勧誘であると判断できる場合は、後述する断り方にスムーズに移行できます。重要なのは、感情的にならず、あくまで業務として事実確認を行うことです。この冷静な判断が、不要な電話への対応時間を最小限に抑え、必要な業務に集中するための基盤となります。

（参考情報より）

丁寧かつ毅然とした態度で明確に意思表示する

不要な電話に対しては、たとえ相手がしつこくても、丁寧な言葉遣いを心がけつつ、断る意思をはっきりと伝えることが非常に重要です。

曖昧な返答や遠慮がちな態度は、相手に「もしかしたら話を聞いてくれるかもしれない」という期待を抱かせ、さらに電話が続く原因となりかねません。

具体的な断り方の例としては、以下のようなフレーズが有効です。

• 「申し訳ございませんが、そのようなご提案は現在必要としておりません。」
• 「恐れ入りますが、弊社ではすべてお断りする規定となっておりますので、失礼いたします。」

これらの言葉は、相手に不快感を与えずに、しかし確実に断る意思を伝えることができます。一度断っても引き下がらない相手には、さらに毅然とした態度で臨む必要があります。

例えば、「先ほどもお伝えしましたが、必要ございません。これ以上の勧誘はご遠慮ください。」と、より強い意志を示すことで、相手に引き下がってもらう効果が期待できます。この「丁寧さ」と「毅然さ」のバランスが、スムーズな電話対応の鍵となります。

（参考情報より）

「今後の連絡は不要」と明確に伝え、再発防止へ

迷惑電話や不要な営業電話を一度断っただけでは、相手がまた日を改めてかけてくる可能性があります。

このような再発を防ぎ、業務効率の低下を防ぐためには、「今後のご連絡は不要です」という意思を明確に伝えることが非常に効果的です。この一言を加えることで、相手は今後、同一の用件で連絡することを躊躇するようになります。

具体的には、断りの言葉の最後に「今後の同内容のご連絡は一切不要です」「これ以上の勧誘はお断りいたします」といったフレーズを付け加えます。

例えば、「申し訳ございませんが、現在、貴社からのご提案は必要ございません。つきましては、今後のお電話もご遠慮いただけますようお願い申し上げます。」のように伝えることができます。

このように伝えることで、相手は「これ以上電話をかけても無駄である」と認識し、リストから除外するなどの対応をとる可能性が高まります。この明確な意思表示は、単にその場の電話を切るだけでなく、将来的な迷惑電話の再発を防ぐための重要なステップとなります。

（参考情報より）

セールスや勧誘電話への上手な断り方

会社の規定を理由に、一貫して断る

セールスや勧誘電話に対し、個人的な判断で断ることに抵抗を感じる人もいるかもしれません。そのような場合に非常に有効なのが、「会社の規定」を理由に断る方法です。

これは、個人の意思ではなく、組織全体の方針として不要な提案は受け付けないという姿勢を示すため、相手もそれ以上食い下がりにくくなります。

例えば、「申し訳ございませんが、弊社では現在、新規のご提案はすべてお断りする規定となっております。」や、「恐れ入りますが、弊社ではこのような勧誘電話には対応しないという社内規定がございますので、失礼いたします。」といった形で伝えます。

この方法は、電話を受けた従業員が個人的に判断する責任を負うことなく、一貫した対応を可能にします。また、企業の方針として明確に断ることで、相手にも「この会社は話を聞いてくれない」という認識を与え、再度の電話を抑制する効果も期待できます。

社内でこうした対応マニュアルを整備し、従業員全員が共通の認識を持って対応することが、不要な電話対応による業務中断を防ぐ上で非常に重要です。

（参考情報より）

繰り返し勧誘する相手には、より強い意志で対応する

一度丁寧に断ったにもかかわらず、何度も同じような内容で電話をかけてくるしつこいセールスや勧誘業者には、より強い意志と明確な言葉で対応する必要があります。

曖昧な態度では相手に誤解を与え、さらなる勧誘を招いてしまう可能性があるからです。この場合、丁寧さよりも断固たる姿勢を示すことが重要になります。

具体的なフレーズとしては、「先ほどもお伝えしましたが、弊社では一切必要ございません。これ以上の勧誘は固くお断りいたします。」や、「何度もご連絡いただいておりますが、ご迷惑ですので、今後は一切ご遠慮ください。」といった表現が有効です。

場合によっては、「これ以上お電話をされる場合は、しかるべき対応を検討いたします」といった、やや強めの言葉を使うことも視野に入れます。ただし、この際も感情的にならず、あくまで冷静かつ毅然とした態度を崩さないことが肝要です。

相手に「これ以上は無駄である」と明確に認識させることが、しつこい電話を最終的に断ち切るための鍵となります。

（参考情報より）

迷惑電話防止システムの活用と社内マニュアルの整備

個人の対応だけでなく、組織として迷惑電話対策に取り組むことも非常に重要です。その一つが、技術的な対策としての迷惑電話防止システムの活用です。

迷惑電話防止システムは、かかってきた電話番号が迷惑電話リストに登録されている場合に、自動で着信を拒否したり、警告表示を行ったりする機能を持っています。特定の番号からの着信拒否設定や、非通知拒否設定も有効な手段です。

対策の種類	効果	注意点
着信拒否設定	特定の番号からの着信をブロック	非通知・番号通知なしには対応不可
非通知拒否設定	非通知からの電話をブロック	取引先が非通知でかける可能性（事前周知が必要）
迷惑電話防止システム	迷惑電話を検知・ブロック	システム導入コストが発生

（参考情報より作成）

同時に、社内対応マニュアルの整備と従業員教育の徹底も欠かせません。迷惑電話の種類に応じた具体的な対応方法（例：断り方のフレーズ、どこまで話を聞くか、誰に報告するかなど）を明文化し、従業員全員が共通認識を持つことで、統一した対応が可能になります。

定期的な研修を通じて、従業員が自信を持って対応できるようサポートすることも、会社全体の負担軽減につながります。組織的なアプローチにより、迷惑電話への対応力を高め、従業員のストレスを軽減することが期待できます。

（参考情報より）

個人携帯への電話や私用でかかってきた場合

業務時間外の電話は労働時間とみなされる可能性

会社からの電話が個人携帯にかかってくる場合、特に業務時間外であれば、その対応には注意が必要です。

労働基準法では、原則として労働時間外の業務連絡（電話対応など）は「労働時間」とみなされる可能性があります。これは、従業員が会社の指揮命令下で業務に従事していると判断されるためです。

例えば、終業後や休日に上司や顧客からの電話に対応し、具体的な業務指示を受けたり、仕事に関する相談に乗ったりする行為は、労働時間として扱われるべきです。こうした状況が常態化すると、従業員のプライベートな時間が侵害され、ワークライフバランスが崩れてしまいます。

企業が業務時間外の電話対応を従業員に強要する行為は、精神的なハラスメントにあたる場合もあり、従業員のストレスを増加させ、ひいては離職リスクを高める原因となりかねません。

会社全体で、業務時間外の連絡は緊急時を除き原則行わない、代替連絡手段を整備するといった意識改革と対策が求められます。労働時間の概念を正しく理解し、従業員の健康と権利を守ることは、企業の責務です。

（参考情報より）

深夜・休日労働の割増賃金とハラスメントのリスク

業務時間外、特に深夜（午後10時～午前5時）や休日に業務に関する電話対応を行った場合、労働基準法に基づき、企業は通常の賃金に加えて割増賃金を支払う義務が生じます。労働基準法第37条では、深夜労働に対しては通常の賃金より25%以上の割増賃金が義務付けられています。

また、労働基準法第35条により、従業員には少なくとも週1日の休日を与えることが定められています。休日に業務対応を強いることは、この規定に抵触する可能性があり、従業員の心身の健康を損なう原因にもなりかねません。

業務時間外や休日の電話が頻繁にかかってくる状況は、従業員にとって大きなストレスとなり、いわゆる「呼び出しハラスメント」と見なされるリスクがあります。このような行為は、従業員の労働意欲を著しく低下させ、企業への信頼を損なうことにつながります。

企業は、業務時間外の連絡を最小限に抑え、どうしても必要な場合は事前に了承を得る、手当を支給するなどの配慮をすべきです。従業員の健全な働き方を守るためにも、時間外労働に関する明確なルールと、ハラスメント防止のための教育が不可欠です。

（参考情報より）

不審な発信元からの電話への対策と相談窓口

個人携帯に、会社関連だけでなく不審な発信元からの電話がかかってくることもあります。特に、「税務署」や「厚生労働省」などの公的機関を名乗る詐欺電話には細心の注意が必要です。

これらの機関が、電話で還付金を理由にATM操作を求めたり、保険証の不正利用を名目に金銭や詳細な個人情報を要求したりすることは原則ありません。不審な電話を受けた場合は、即答せず、相手の所属部署や名前を必ず確認しましょう。

そして、一旦電話を切り、自分で調べてその機関の正式な連絡先に問い合わせることが最も安全な対処法です。安易に情報を提供したり、指示に従ったりすることは絶対に避けてください。

万が一、しつこい電話や悪質な詐欺の疑いがある場合は、迷わず最寄りの警察署または消費者ホットライン（電話番号：188）に相談しましょう。個人で抱え込まず、専門機関の力を借りることが大切です。

また、スマートフォンの着信拒否設定や迷惑電話ブロックアプリの活用も、不審な電話から身を守る有効な手段となります。

（参考情報より）

担当者不在や電話に出られない時の対応

IVR（自動音声案内）や通話録音システムの導入

電話対応の効率化とトラブル防止のために、IVR（自動音声案内）や通話録音システムの導入は非常に有効な手段です。

IVR（Interactive Voice Response）システムは、顧客や取引先からの電話に自動音声で対応し、適切な部署への振り分けや、営業時間外の案内を行うことができます。

これにより、電話が集中する時間帯でも顧客を待たせることなく、スムーズな一次対応が可能になります。また、よくある質問への自動応答を設定すれば、担当者が直接対応する手間を省き、より重要な業務に集中できるようになります。

一方、通話録音システムは、全ての電話内容を自動的に記録します。これは、悪質なクレームやトラブルが発生した際の証拠として非常に役立ちます。言った言わないの水掛け論を防ぎ、事実に基づいた迅速かつ適切な対応を可能にします。

さらに、録音された通話内容は、従業員の電話応対スキルの向上に向けた研修資料としても活用でき、サービス品質全体の向上にも貢献します。

これらのシステムを導入することで、担当者が不在の場合や電話に出られない状況でも、会社の電話対応品質を維持・向上させることが可能になります。

（参考情報より）

電話対応時間の限定と代替連絡手段の周知

従業員の負担を軽減し、業務効率を高めるためには、会社の電話対応時間を限定することも有効な戦略です。

例えば、「午前9時から午後5時まで」といったように、電話受付時間を明確に設定し、それを社内外に周知徹底します。これにより、営業時間外にかかってくる電話への対応を減らし、従業員が終業後や休日に不必要な業務連絡に煩わされることを防ぎます。

ただし、電話対応時間を限定する際には、重要な連絡を取りこぼさないための代替連絡手段を必ず用意し、周知しておく必要があります。

具体的な代替手段としては、以下のようなものが挙げられます。

• メール： 営業時間外の問い合わせはメールで受け付け、翌営業日に対応する旨を自動応答メールで案内。
• お問い合わせフォーム： ウェブサイトに設置し、顧客がいつでも質問や連絡ができるようにする。
• チャットボット： 簡単な質問に自動で回答し、緊急性の低い問い合わせに対応。

これらの代替手段を適切に活用し、顧客や取引先にも周知することで、利便性を損なうことなく、従業員のワークライフバランスを向上させることが期待できます。

（参考情報より）

社内での情報共有と報告体制の確立

迷惑電話や不審な電話への対策は、個々の従業員の努力だけでなく、組織全体での情報共有と報告体制の確立が不可欠です。

特定の従業員が悪質な電話の標的になったり、新しい手口の詐欺電話がかかってきたりした場合、その情報を迅速に社内で共有することで、他の従業員も同様の電話に対して警戒し、適切な対応をとることができます。

具体的な取り組みとしては、以下の点が挙げられます。

• 情報共有データベースの構築： 迷惑電話の番号、内容、対応履歴などを記録し、社内で検索・閲覧できるようにする。
• 報告ルートの明確化： 不審な電話や悪質なクレームがあった際に、誰に、どのように報告すべきかを明確にする。
• 定期的なミーティング： 電話対応に関する問題点や成功事例を共有し、対策を検討する場を設ける。

こうした体制を整えることで、会社全体として統一した対応が可能となり、迷惑電話からの被害を最小限に抑えることができます。

また、従業員が悪質な電話で困った際に、一人で抱え込まずに相談できる環境があることは、心理的な安心感にも繋がります。

社内での連携を強化し、従業員一人ひとりが安心して電話対応に取り組めるような環境づくりを進めましょう。

（参考情報より）

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【免責事項】

本記事は、提供された情報に基づいて作成されており、個別の状況における法的助言を構成するものではありません。具体的な問題については、専門家にご相談ください。