会社電話機を使いこなす！転送・保留・買い替えまで徹底解説

会社で使用する電話機は、単なる通話ツールではありません。その機能を最大限に活用することで、日々の業務効率が劇的に向上し、顧客対応の質も高まります。

本記事では、会社電話機の基本的な操作から、ビジネスを加速させる転送・保留機能の活用術、さらには買い替えのタイミングや導入時に役立つ補助金制度まで、ビジネスフォンを効果的に活用するための情報を網羅的に解説します。貴社の電話環境を最適化し、よりスムーズなビジネス運営を実現するための一助となれば幸いです。

会社電話機、基本の「使い方」をマスターしよう

会社電話機を日々の業務でストレスなく活用するためには、まず基本的な操作を正確に理解し、マスターすることが不可欠です。特に、多くのビジネスシーンで頻繁に利用される転送機能と保留機能は、その使い方次第で業務効率が大きく変わります。

転送機能の基本操作と活用シーン

電話転送機能は、かかってきた電話を別の電話番号や担当者に繋ぐ、非常に便利な機能です。例えば、お客様からの重要な電話を外出中の担当者へ直接転送することで、迅速な対応が可能となり、ビジネスチャンスを逃すリスクを軽減できます。

操作方法は電話機のメーカーや機種によって異なりますが、一般的には「転送」ボタンを押してから転送先の電話番号（内線・外線問わず）を入力し、再度「転送」ボタンを押すことで設定が完了します。この機能は、部署間の連携が必要な場合や、特定の専門知識を持つ担当者へスムーズに取り次ぎたい場合にも大いに役立ちます。

適切に転送機能を活用することで、お客様をお待たせすることなく、最適な担当者へ電話を繋ぎ、質の高い顧客サービスを提供することができます。

保留機能のスマートな使い方

保留機能は、一時的に通話を中断し、必要に応じて別の担当者へ取り次いだり、情報確認を行ったりする際に役立ちます。お客様を保留にする際は、まず「保留」ボタンを押すことで通話が一時的に中断されます。

この間に、別の内線電話で担当者へ状況を伝えたり、必要な資料を確認したりすることが可能です。再度お客様との通話を再開するには、「保留解除」ボタンや該当の回線ボタンを押します。

お客様をお待たせする時間を最小限に抑え、必要な情報を速やかに確認・共有することで、スムーズな対応を実現することが、保留機能をスマートに使いこなす上で重要です。保留中の放置はクレームの原因にもなりかねないため、注意が必要です。

内線電話の活用とビジネスシーンでの役割

内線電話は、社内の各部署や個人を直接繋ぐための通信手段であり、社内コミュニケーションの円滑化に不可欠な存在です。外線を介さず、内線番号をダイヤルするだけで通話できるため、通話料が発生せず、迅速な情報共有が可能です。

例えば、会議室にいる同僚を呼び出したり、別部署の担当者に簡単な確認をしたりする場合に内線は非常に便利です。また、内線を通じて保留した電話を別の担当者へ取り次ぐ際にも活用されます。

内線機能を活用することで、社員間の連携がスムーズになり、業務の停滞を防ぐことができます。日々の業務において、外線と内線を適切に使い分けることで、より効率的なオフィス環境を構築することが可能です。

ビジネスの効率を上げる！会社電話の転送機能活用術

現代のビジネス環境では、オフィスにとどまらず、外出先や自宅からの業務が増えています。このような状況で、会社電話の転送機能をいかに効果的に活用するかが、ビジネスの効率化と顧客満足度向上に直結します。

外出先・テレワークからの転送設定

オフィスを離れていても会社の電話に対応できることは、ビジネスチャンスの拡大に繋がります。最近のビジネスフォンやIP電話システムでは、スマートフォンやPCを内線化し、外出先やテレワーク環境からでも会社の電話番号で発着信できる機能が充実しています。

例えば、出張中や自宅での勤務中に、オフィスにかかってきた電話を自身の携帯電話に自動転送する設定にしておけば、お客様からの急ぎの連絡にも迅速に対応できます。これにより、電話対応のためにオフィスに戻る必要がなくなり、移動時間やコストの削減にも貢献します。

また、着信があった際に、オフィスと個人のデバイスで同時に鳴動させる設定（同時着信）を利用すれば、より確実に電話を取れるようになります。こうした柔軟な対応は、顧客満足度を高めるだけでなく、従業員のワークライフバランスの改善にも寄与するでしょう。（出典：参考情報「IP電話の主なメリット: 柔軟な利用」）

自動転送と手動転送の使い分け

転送機能には、主に「自動転送」と「手動転送」の二種類があります。それぞれの特性を理解し、状況に応じて使い分けることが重要です。

自動転送には、以下のような種類があります。

• 無条件転送：かかってきた全ての電話を、設定した電話番号へ常に転送します。長期出張や休暇中など、一時的にオフィスで電話を受けられない場合に便利です。
• 無応答時転送：一定時間コールしても誰も出ない場合に、あらかじめ設定した電話番号や留守番電話へ転送します。
• 話中転送：通話中で回線がふさがっている場合に、別の電話番号へ転送します。

一方、手動転送は、電話を受けた担当者が状況判断し、必要に応じて別の担当者や部署へ電話を転送する際に利用します。例えば、お客様からの問い合わせ内容に応じて、最適な専門部署へ繋ぎたい場合などに有効です。

これらの転送機能を適切に使い分けることで、電話対応の効率化と顧客対応の質の向上を図ることができます。

機会損失を防ぐ！転送設定の確認と注意点

転送機能は非常に便利ですが、設定ミスや確認不足によって、かかってきた電話がどこにも繋がらないという「機会損失」に繋がるリスクもゼロではありません。このような事態を防ぐためには、定期的な転送設定の確認と、社内での情報共有が不可欠です。

例えば、担当者の異動や退職、休暇の際には、必ず転送設定を見直し、必要に応じて解除または新しい担当者への転送を設定し直しましょう。また、急なシステムメンテナンスや停電などが発生した場合に備え、あらかじめ緊急時の転送先や対応手順を定めておくことも重要です。

さらに、転送設定が適切に機能しているかを定期的にテストすることも推奨されます。実際に外部からテストコールをかけることで、お客様がどのような状況になるかを確認し、問題があれば速やかに修正しましょう。これらの対策によって、お客様からの重要な連絡を確実に受け止め、ビジネスにおける機会損失を最小限に抑えることができます。

保留機能と転送機能、賢く使い分けて業務をスムーズに

会社電話機の保留機能と転送機能は、それぞれ異なる目的を持つ重要なツールです。これらを賢く使い分けることで、お客様への対応をよりスムーズにし、社内業務の効率化を図ることができます。適切な判断基準を持つことが、業務の質を高める鍵となります。

保留中に情報収集！スムーズな引き継ぎのコツ

電話を保留にする主な目的の一つは、お客様をお待たせしている間に必要な情報を収集したり、適切な担当者へ状況を共有したりすることです。お客様を保留にした際は、単に待たせるのではなく、その時間を最大限に活用しましょう。

例えば、CRM（顧客関係管理）システムで顧客情報を検索し、過去の購入履歴や問い合わせ内容を確認することで、お客様との会話をよりスムーズに進めることができます。また、担当者に取り次ぐ際には、保留中に収集した情報を簡潔に伝え、引き継ぎを受けた担当者がすぐに本題に入れるようにサポートすることも重要です。

「〇〇様からの△△に関するお問い合わせで、以前に××という経緯があります」といった具体的な情報提供は、お客様に同じ話を何度もさせずに済むため、顧客満足度の向上に繋がります。保留時間を短縮し、質の高い情報共有を心がけることで、スムーズな引き継ぎを実現しましょう。

転送と保留、最適な使い分けの判断基準

転送と保留、どちらの機能を使うべきかは、お客様からの電話の内容や状況によって判断基準が変わります。適切な判断を下すための基本的な考え方を理解しておくことが大切です。

転送機能を使うべきケース：

• お客様が求めている担当者が明確で、すぐにその担当者に繋げられる場合。
• 特定の部署や専門知識が必要な内容で、担当者が確実に在席している場合。
• 自分では対応できないが、担当者であれば即座に解決できると判断できる場合。

保留機能を使うべきケース：

• 担当者が不在だが、すぐに戻ってくることが分かっており、お客様が待てる状況の場合。
• お客様からの問い合わせ内容が不明確で、他の担当者への確認や情報検索が必要な場合。
• 担当者への引き継ぎ前に、事前に状況を説明したり、お客様の要望を整理したりする時間が必要な場合。

これらの機能を賢く使い分けることで、お客様をお待たせするストレスを軽減し、問題解決までの時間を短縮することができます。結果として、社内外のコミュニケーションが円滑になり、業務効率の向上に貢献します。（出典：参考情報「これらの機能を活用することで、社内外のコミュニケーションを円滑にし、業務効率を向上させることが可能です。」）

緊急時の対応！トラブルシューティングと対策

会社の電話システムは、日々の業務に不可欠なインフラですが、時には予期せぬトラブルが発生することもあります。転送ができない、保留が切れてしまう、通話品質が悪いなどの問題に直面した場合、迅速な対応が求められます。

まず、トラブルの原因を特定することが重要です。設定ミス、機器の故障、回線の障害、インターネット環境の問題など、考えられる原因は多岐にわたります。簡単なトラブルであれば、電話機の再起動や設定の確認で解決することもあります。

もし解決しない場合は、速やかに社内のIT担当者や電話設備の保守業者に連絡しましょう。事前に、緊急連絡先リストやトラブルシューティングガイドを作成しておくことは、いざという時の冷静な対応に繋がります。また、万が一のシステムダウンに備え、携帯電話への緊急転送設定や、代替となる連絡手段（ビジネスチャットツールなど）を確保しておくことも有効な対策です。

これらの準備を怠らず、迅速なトラブル対応とバックアップ体制を整えることで、ビジネスへの影響を最小限に抑えることができます。

会社電話機の買い替え、おすすめ機種と選び方のポイント

会社電話機は、企業のコミュニケーションを支える重要なインフラですが、永続的に使えるものではありません。適切なタイミングで買い替えを検討し、自社のビジネススタイルに合った最適なシステムを選ぶことが、将来の成長に繋がります。

ビジネスフォンの買い替え時期とサイン

ビジネスフォンは、一般的に新品で購入してから7年程度が買い替えの目安とされています。（出典：参考情報）これは、メーカーによる修理用部品の保有期間が終了することが多いため、故障時の修理が困難になるためです。しかし、7年が経過していなくても、以下のようなサインが見られたら買い替えを検討する良いタイミングかもしれません。

• 故障が頻発する：通話中にノイズが入る、特定のボタンが反応しない、頻繁にフリーズするといった問題が増える。
• 機能が不足している：テレワーク導入に伴うスマートフォン連携機能がない、複数拠点間の内線化ができないなど、現代の働き方に対応できない。
• 回線数や電話機が足りない：従業員の増加や事業拡大により、現在の回線数や電話機の台数では対応しきれない。
• 通信コストが高い：IP電話への移行などで、通話料を大幅に削減できる可能性がある。

これらのサインを見逃さず、将来を見据えた計画的な買い替えを検討することが、安定したビジネス運営には不可欠です。（出典：参考情報「機能が不足してきた、従業員が増加して電話機や回線が足りなくなったといった場合も、買い替えを検討するタイミングとなります。」）

IP電話とビジネスフォンの比較：どちらを選ぶべきか

ビジネスフォンの買い替えを検討する際、従来のビジネスフォンとIP電話のどちらを選ぶかは重要な選択です。それぞれのメリット・デメリットを比較し、自社に最適なシステムを選びましょう。

IP電話の主なメリット：

• 通話料の削減：同一プロバイダ間での通話は無料になる場合が多く、距離による料金変動もありません。
• 柔軟な利用：スマートフォンやPCから利用できるため、外出先やテレワーク環境でも会社の電話番号で発着信が可能です。
• システム連携：CRMなどの外部システムと連携できる場合があります。
• 拡張性：人数の増減に柔軟に対応しやすいです。

IP電話の主なデメリット：

• インターネット環境への依存：通話品質がインターネット回線の品質に左右され、不安定になる可能性があります。
• 停電時の利用：停電時には利用できなくなるリスクがあります。
• 緊急通報：緊急通報番号（110番、119番など）にかけられない場合があります。

一方、従来のビジネスフォンは、高音質な通話が可能で安定した通信環境を提供しますが、専用機器が必要で初期コストが高くなる傾向があります。（出典：参考情報）自社のインターネット環境や、災害時のBCP対策、通話コストの優先度などを考慮して、最適な選択を行いましょう。

最新トレンド！クラウドPBXで実現する柔軟な働き方

近年、ビジネスフォンの買い替えや新規導入の選択肢として、特に注目を集めているのが「クラウドPBX」です。クラウドPBXは、従来のビジネスフォンで必要だった主装置（PBX）をクラウド上に構築するため、物理的な設備をオフィスに設置する必要がありません。

これにより、初期導入コストを大幅に抑えられるだけでなく、インターネット環境さえあれば場所を問わず利用できるようになります。スマートフォンを内線化したり、PCから会社の電話番号で発着信したりすることも容易なため、テレワークや多拠点展開を行っている企業にとって非常に有効なソリューションです。

さらに、CRMやグループウェアとの連携も可能で、顧客情報の表示やクリックトゥコール機能など、業務効率を向上させる様々な機能を利用できます。柔軟な拡張性も魅力で、従業員の増減にも迅速に対応できるため、将来の事業拡大を見据えた投資としてもおすすめです。（出典：参考情報「クラウドPBXなど、最新のIP電話システムへの移行も視野に入れる。」）

知っておきたい！会社電話機の勘定科目と導入の注意点

会社電話機の導入や買い替えは、単なる機器の購入にとどまりません。会計処理や税務上の扱い、そして設備投資に活用できる補助金制度など、事前に知っておくべき重要なポイントがいくつかあります。これらの知識を持つことで、賢く電話設備を導入・更新し、企業の財務健全性を保つことができます。

電話設備の減価償却と法定耐用年数

会社がビジネスフォンなどの電話設備を購入した場合、その費用は固定資産として計上され、減価償却を行うことになります。減価償却とは、固定資産の取得費用をその使用期間（耐用年数）にわたって費用配分する会計処理のことです。

ビジネスフォンの法定耐用年数は、一般的に6年とされています。（出典：参考情報）つまり、購入費用を6年間にわたって少しずつ費用として計上していくことになります。これにより、一度に多額の費用が計上されるのを避け、企業の利益を平準化する効果があります。

減価償却費の計算方法は、定額法や定率法などがありますが、会計処理を正確に行うためには税理士や会計士に相談することをおすすめします。適切な会計処理は、企業の税務対策において非常に重要な要素となります。

リース契約のメリット・デメリットと賢い活用法

会社電話機の導入方法としては、購入のほかに「リース契約」も有力な選択肢です。リース契約には、初期費用を抑えられるなど、購入にはない様々なメリットがあります。

リース契約の主なメリット：

• 初期費用を抑えられる：高額な電話設備を一括で購入する必要がなく、月々のリース料金で利用開始できます。
• 会計処理が簡素化される：リース料金は全額経費として処理できるため、減価償却の計算が不要です。
• 固定資産税がかからない：設備の所有権はリース会社にあるため、固定資産税の支払い義務がありません。
• 常に最新機種を利用できる：リース期間満了後に、新しい機種に切り替えることで、常に最新の設備を利用できます。

一方で、リース契約は総支払額が購入より高くなる可能性や、途中解約が難しいといったデメリットもあります。企業の資金状況や、最新機種を継続的に利用したいか、といったニーズを総合的に考慮し、購入とリース、どちらが自社にとって最適かを検討しましょう。（出典：参考情報「リース契約は、初期費用を抑えたい場合や、最新機種を定期的に利用したい場合に有効な手段です。」）

設備投資に使える補助金・助成金制度

中小企業や個人事業主が会社電話機の導入や買い替えを行う際、費用負担を軽減するために活用できる補助金・助成金制度が複数存在します。これらの制度を上手に利用することで、最新の電話システムをより手軽に導入することが可能です。

主な制度としては、以下のようなものがあります。

• ものづくり補助金：革新的なサービス開発や生産プロセス改善のための設備投資を支援します。
• IT導入補助金：ITツール（ソフトウェア、ハードウェアなど）の導入費用を支援します。クラウドPBXの導入も対象となる場合があります。
• 中小企業省力化投資補助金：IoT・ロボットなどの汎用製品導入による省力化投資を支援します。
• 業務改善助成金：生産性向上を目的とした設備投資を支援します。
• 働き方改革推進支援助成金：働き方改革の推進に資する設備投資を支援します。

これらの補助金制度は、それぞれ公募期間や要件が定められているため、事前に詳細を確認し、計画的に申請することが重要です。また、自治体独自の補助制度も存在する場合がありますので、地域の商工会議所や行政機関に問い合わせてみるのも良いでしょう。補助金を活用することで、企業の成長に繋がる積極的な設備投資を実現してください。（出典：参考情報「主な補助金・助成金制度」）