インボイス制度と交通費の領収書：3万円未満の注意点

インボイス制度と交通費の領収書：3万円未満の注意点

2023年10月1日に開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、消費税の仕入税額控除の仕組みに大きな変更をもたらしました。

これにより、日々の経費精算、特に交通費の領収書の取り扱いにおいて、事業者は新たなルールへの対応が求められています。

今回は、インボイス制度導入後の交通費領収書、特に3万円未満の取引に関する注意点を、最新の情報に基づき詳しく解説します。

インボイス制度、交通費の領収書はいくらまで必要？

インボイス制度における領収書保存の原則

インボイス制度の導入により、消費税の仕入税額控除を受けるためには、原則として「適格請求書（インボイス）」の保存が必須となりました。

これは、これまで税込3万円未満の少額な取引であれば、領収書や請求書がなくても帳簿への記載のみで仕入税額控除が認められていた制度からの大きな変更点です。

制度の背景には、軽減税率の導入により消費税率が複数存在する状況において、正確な税率と税額を把握し、納税の透明性を高めたいという国の狙いがあります。

そのため、事業者はこれまで以上に領収書の内容を確認し、適格請求書の要件を満たしているかを判断するスキルが求められるようになりました。

この原則は、交通費を含むあらゆる課税仕入れに適用されるため、経費精算を行うすべての従業員がその重要性を理解しておく必要があります。

不明な点や判断に迷うケースが生じた際には、速やかに経理担当者や税理士に相談することが、正確な処理のために不可欠です。

交通費における「3万円未満」の特別な扱い

インボイス制度では、原則として3万円未満の取引でもインボイスが必要ですが、交通費に関してはいくつかの例外が設けられています。

最も重要なのが「公共交通機関特例」で、1回の取引で税込3万円未満の公共交通機関（バス、鉄道、船舶など）の運賃については、インボイスの保存が免除されます。

これらの場合、一定の事項を記載した帳簿を保存することで、仕入税額控除が認められます。この特例は、少額で不特定多数が利用する公共交通機関の利便性を考慮して設けられました。

また、「出張旅費特例」により、従業員の出張に際して必要な費用（出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当など）もインボイスの保管が不要とされています。

ただし、タクシーや航空機は公共交通機関特例の対象外となるため、3万円未満であってもインボイス（領収書）の保存が必要です（支払先がインボイス発行事業者である場合）。

これらの例外を正しく理解し、適切な対応をとることが、経費精算の円滑化と正確な仕入税額控除の適用に繋がります。

3万円以上の交通費は全てインボイスが必要

公共交通機関特例や出張旅費特例が適用されるのは、原則として3万円未満の取引に限られます。

したがって、1回の取引で税込3万円以上となる交通費については、特例の対象外となり、適格請求書（インボイス）の保存が必須となります。

例えば、新幹線の切符を3人分まとめて購入し、1人あたり12,000円だった場合、合計額は36,000円となり3万円以上となるため、インボイスの保存が必要です。

この場合、購入した切符の領収書が適格請求書の要件を満たしているか、具体的には適格請求書発行事業者の登録番号が記載されているかなどを確認する必要があります。

高額な交通費は、出張や研修、顧客訪問などで発生しやすいため、経費精算を行う際は特に注意が必要です。

従業員は、3万円以上の交通費が発生する可能性がある際には、事前にインボイス発行事業者からの領収書が確実にもらえるよう手配しておくべきでしょう。

経理部門としても、高額な交通費精算の際には、必ずインボイスの有無とその内容を厳重にチェックする体制を整えることが求められます。

「1万円未満」「3万円未満」の交通費、インボイスは不要？

「1万円未満」の課税仕入れに関する経過措置

インボイス制度の施行に伴い、中小事業者の負担を軽減するための経過措置が設けられています。

この経過措置は、制度施行から6年間、すなわち2029年9月30日まで適用されます。

対象となるのは、基準期間の課税売上高が1億円以下、または前事業年度上半期の課税売上高が5,000万円以下の事業者です。

これらの事業者は、税込1万円未満の課税仕入れについては、インボイスの保存がなくても帳簿への記載だけで仕入税額控除が認められます。

この措置は、少額取引の事務負担を一時的に軽減することを目的としており、タクシーや航空機といった公共交通機関特例の対象外となる交通費にも適用される可能性があります。

ただし、この経過措置は期間限定であり、対象事業者も限定されているため、自社が対象となるか、そしていつまで適用されるかを正確に把握しておくことが重要です。

経過措置の終了後は、原則通りインボイスの保存が必要となるため、今のうちから長期的な対応を検討しておく必要があります。

「3万円未満」でもインボイスが必要な特定の交通費

前述の通り、「公共交通機関特例」はバス、鉄道、船舶など一部の公共交通機関に限定されており、全ての交通費に適用されるわけではありません。

具体的には、タクシーや航空機の運賃は、1回の取引が税込3万円未満であってもインボイスの保存が原則として必要となります。

これらの交通手段は、一般的に公共交通機関とは異なり、利用者が特定されやすく、領収書の発行も容易であると見なされているためです。

特に、ビジネスシーンで頻繁に利用されるタクシーや航空機は、出張などの際に発生する機会が多いため、経費精算を行う従業員は十分な注意が必要です。

領収書を受け取る際には、支払先が「適格請求書発行事業者」であるかを確認し、領収書に登録番号が記載されているかをチェックする習慣を身につけることが求められます。

もし、インボイス発行事業者ではない事業者から領収書を受け取った場合は、仕入税額控除が受けられない可能性があるため、経理担当者への報告や代替手段の検討が必要になることもあります。

帳簿のみで仕入税額控除が可能な交通費の特例

インボイス制度下でも、例外的に帳簿への記載のみで仕入税額控除が認められるケースがあります。

これらは主に以下の3つの特例によってカバーされます。

• 公共交通機関特例： 1回の取引が税込3万円未満のバス、鉄道、船舶などの運賃。
• 出張旅費特例： 従業員の出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当など。
• 自動販売機特例： 税込3万円未満の自動販売機での商品購入費。

これらの特例が適用される場合、領収書などのインボイスの保存は不要ですが、帳簿には以下の事項を正確に記載する必要があります。

• 課税仕入れの相手方の氏名または名称（公共交通機関特例の場合は不要）
• 課税仕入れを行った年月日
• 課税仕入れに係る資産または役務の内容
• 対価の額
• 特例の適用を受ける旨

例えば、日帰り出張で電車を利用した場合、3万円未満であれば領収書がなくても、上記の事項を帳簿に記載することで仕入税額控除が可能です。

ただし、特例の対象範囲を誤解しないよう、具体的なケースで迷った際は、必ず会社の経費精算ルールや税務の専門家に確認することが賢明です。

公共交通機関の利用でインボイスが必要になるケース

1回の取引で「3万円以上」になった場合

「公共交通機関特例」は、1回の取引が税込3万円未満である場合に限定して適用されます。

したがって、たとえバスや鉄道、船舶といった公共交通機関を利用した場合であっても、その運賃が1回の取引で税込3万円以上になった場合は、原則通りインボイスの保存が必要となります。

具体的な例としては、長距離の新幹線や特急列車を複数人で利用する場合や、複数枚の切符をまとめて購入する場合などが挙げられます。

例えば、社員旅行や団体での移動で、新幹線切符をまとめて購入し、その合計額が3万円以上になった際は、JR等の鉄道会社が発行する適格請求書（領収書）を必ず受領し、保管する必要があります。

この際、受け取った領収書が適格請求書の要件、特に登録番号が記載されているかを確認することが非常に重要です。

高額な交通費が発生する可能性がある際は、事前に購入先がインボイス発行事業者であるかを確認し、適切な領収書を発行してもらえるよう依頼するなど、計画的な準備が求められます。

特例対象外の公共交通機関とタクシー・航空機

公共交通機関特例は、バス、鉄道、船舶など、不特定多数の利用者が少額の運賃を支払う形態を想定しています。

一方で、タクシーや航空機は、その特性から公共交通機関特例の対象外とされています。

タクシーは利用者ごとに運行経路や時間が異なり、航空機も比較的高額な運賃となるため、個別の領収書発行が容易であると判断されるためです。

このため、税込3万円未満であっても、タクシーや航空機の利用においては、適格請求書（インボイス）の保存が原則として必要となります。

出張などでこれらの交通手段を利用する際は、必ず適格請求書発行事業者である運送会社から、登録番号が記載された領収書を受け取るようにしましょう。

もし、クレジットカードで決済した場合でも、カード明細書だけではインボイスの要件を満たさないため、別途、タクシー会社や航空会社から正規の領収書を取得することが重要です。

従業員は、これらの交通機関利用時のルールを明確に理解し、経費精算時に困らないよう注意が必要です。

旅行代理店経由での手配の場合の注意点

出張や研修などで、旅行代理店を通して交通機関（航空券、新幹線切符など）や宿泊施設の手配を一括で行うケースは少なくありません。

この場合、インボイスの取り扱いには特別な注意が必要です。

旅行代理店から受け取る請求書や領収書が、適格請求書発行事業者である代理店自身のものであり、かつインボイスの要件を満たしているかを確認しなければなりません。

特に、複数の交通機関や宿泊施設がパックになっているツアーを手配した場合、代理店が発行する領収書が、個々の交通費や宿泊費についてインボイスの要件を満たしているか、または代理店がまとめてインボイスを発行できる事業者であるかがポイントになります。

もし、代理店が免税事業者であったり、適格請求書発行事業者でなかったりする場合は、代理店を通して手配した交通費や宿泊費の仕入税額控除ができない可能性があります。

そのため、事前に旅行代理店がインボイス発行事業者であるかを確認し、適格請求書の発行が可能であるかを問い合わせておくことが賢明です。

経理部門は、このような手配における経費精算ルールを明確化し、従業員への周知徹底を図ることが重要です。

インボイス制度、宛名なし領収書や0円請求書の扱い

交通機関の「宛名なし」領収書は有効か

インボイス制度における適格請求書には、通常、以下の記載事項が求められます。

1. 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
2. 課税売上高に係る対価の額
3. 課税仕入れに係る資産または役務の内容
4. 税率ごとに区分した消費税額等
5. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称（宛名）
6. 年月日

しかし、公共交通機関特例が適用されるバスや鉄道、船舶などの運賃が3万円未満の場合、受け取る領収書には通常、宛名が記載されていません。

この場合でも、公共交通機関特例の適用を受けることで、インボイスの保存は免除され、帳簿に必要事項を記載することで仕入税額控除が可能です。

つまり、宛名がないこと自体が問題となるわけではありません。

ただし、公共交通機関特例の対象外であるタクシーや航空機を利用した際に、宛名なしの領収書を受け取った場合は注意が必要です。

これらの交通手段では、原則としてインボイスの保存が必要となるため、宛名を含むインボイスの要件を満たした領収書を求めるべきです。

経費精算の際には、領収書の種類と金額を確認し、適切な対応をとることが求められます。

金額が「0円」の請求書や利用明細の仕入税額控除

インボイス制度において、適格請求書は消費税額の記載が必須であるため、金額が「0円」と記載された請求書や利用明細は、原則としてインボイスとして認められません。

したがって、これらの書類を保存しても、仕入税額控除を受けることはできません。

例えば、交通系ICカード（Suica, PASMOなど）へのチャージ自体は「課税仕入れ」ではなく、決済手段への入金とみなされます。

そのため、チャージ時の領収書や利用明細書に金額が記載されていても、それは「インボイス」とはなりません。

仕入税額控除の対象となるのは、実際に交通機関を利用した「運賃」です。

交通系ICカードで運賃を支払った場合、公共交通機関特例の対象となる1回3万円未満の公共交通機関であれば、インボイスなしで帳簿記載によって仕入税額控除が可能です。

しかし、タクシーなど特例対象外の交通機関をICカードで利用した場合は、ICカードの利用履歴だけではインボイス要件を満たさないため、別途、タクシー会社などから登録番号が記載された正規の領収書を発行してもらう必要があります。

インボイス要件と記載事項の確認ポイント

インボイスとして有効な領収書を受け取るためには、以下の記載事項が網羅されているかを確認することが不可欠です。

項目	確認ポイント
発行事業者の情報	氏名または名称、登録番号（「T」から始まる13桁の番号）
年月日	領収書の発行年月日
課税仕入れの内容	商品やサービスの内容（例: 交通費、消耗品費など）
対価の額	支払った金額
税率ごとの消費税額等	適用税率（10%または軽減税率8%）および消費税額
書類の交付を受ける事業者の情報	宛名（氏名または名称） （公共交通機関特例などの例外を除く）

従業員が領収書を受け取る際は、特に「登録番号」の有無と「消費税額」が税率ごとに区分されているかを確認する習慣をつけましょう。

もし、受け取った領収書に不備があった場合、まずは発行事業者に連絡して修正を依頼することが基本です。

修正が困難な場合は、経理部門に報告し、仕入税額控除の可否や代替対応について指示を仰ぐ必要があります。

このような確認作業を効率化するためには、経費精算システムの導入や、社内向けのインボイス確認チェックリストの作成が有効な手段となります。

インボイス制度導入で知っておきたい、交通費の経費精算

従業員が押さえるべき交通費精算の基本ルール

インボイス制度導入後、交通費の経費精算において従業員が最も重要なことは、制度の基本ルールと自社の規定を正確に理解することです。

特に、以下のポイントをしっかりと押さえる必要があります。

• インボイスの原則： 原則として、3万円未満の取引でもインボイスが必要であること。
• 公共交通機関特例： バス、鉄道、船舶など1回3万円未満の公共交通機関はインボイス不要で帳簿記載でOKであること。
• 特例対象外： タクシーや航空機は3万円未満でも原則インボイスが必要であること。
• 登録番号の確認： 受け取った領収書にインボイス発行事業者の登録番号があるかを確認すること。

これらのルールを正しく理解していれば、不要なトラブルや仕入税額控除漏れを防ぐことができます。

会社側は、従業員向けに分かりやすいマニュアルを作成したり、定期的な説明会を開催したりして、制度変更への理解を深める努力が求められます。

日々の業務で発生する交通費だからこそ、正確な知識がスムーズな経費精算に繋がります。

経費精算システムを活用した効率的な対応

インボイス制度への対応は、経理部門だけでなく、経費精算を行う全ての従業員にとって新たな事務負担を生じさせます。

この負担を軽減し、効率的に制度に対応するためには、経費精算システムの導入が非常に有効な手段となります。

最新の経費精算システムには、インボイス制度に対応した様々な機能が搭載されています。

• 領収書のOCR読み取り機能により、自動で必要な情報を抽出。
• 適格請求書発行事業者の登録番号を自動で確認・照合。
• 電子帳簿保存法に準拠した領収書の電子保存。
• 仕入税額控除の要件を満たしているかを自動で判別。

これらの機能を活用することで、従業員は領収書の確認作業を簡素化でき、経理部門は手作業によるチェックや入力ミスを大幅に削減できます。

また、ペーパーレス化を推進し、ガバナンス強化にも貢献するため、インボイス制度への対応を機に、システム導入を検討する企業が増えています。

適切なシステムを選定し導入することで、制度変更による業務負荷を軽減し、より生産的な業務に時間を割くことが可能になります。

制度変更に対応するための社内体制とルールの見直し

インボイス制度の導入は、単なる経理業務の変更にとどまらず、社内全体の経費精算プロセスやルールを見直す良い機会となります。

以下の点に着目し、社内体制を整備することが重要です。

• 経費精算規程の改定： インボイス制度の要件を踏まえ、交通費を含む経費精算規程を明確に改定し、従業員に周知します。
• マニュアルの更新： 従業員向けに、インボイス制度に関する具体的な対応方法や領収書確認のポイントを盛り込んだマニュアルを作成・更新します。
• 従業員教育の実施： 全従業員を対象とした説明会や研修を定期的に実施し、制度への理解を深めます。特に、交通費の特例や例外については重点的に解説することが望ましいです。
• 問い合わせ窓口の設置： 従業員からの質問や不明点に対応できる相談窓口を設置し、迅速な解決を図ります。

このような包括的なアプローチにより、インボイス制度への円滑な移行を促進し、業務の混乱を最小限に抑えることができます。

継続的な情報提供と教育を通じて、従業員一人ひとりが制度の趣旨を理解し、適切な経費精算を行える環境を整えることが、企業の責務と言えるでしょう。

出典:

• 国税庁
• 財務省