固定資産台帳の電子化で経理業務を効率化！法改正にも対応

近年、企業の経理業務において、固定資産台帳の管理は重要ながらも手間のかかる作業の一つでした。しかし、テクノロジーの進化と法改正の流れにより、この状況は大きく変わりつつあります。

特に、電子帳簿保存法改正への対応や、eLTAXを通じた電子申告の推進は、固定資産台帳の電子化を加速させる大きな要因となっています。

本記事では、固定資産台帳を電子化するメリットとデメリット、法改正がもたらす影響、具体的な導入方法、そしてよくある疑問点までを徹底解説します。

この機会に、貴社の経理業務をより効率的かつ正確にするための第一歩を踏み出しましょう。

固定資産台帳の電子化とは？メリットとデメリット

電子化がもたらす経理業務の劇的な変化

固定資産台帳の電子化とは、紙ベースで管理していた固定資産に関する情報を、専用のシステムやソフトウェアを用いてデジタルで管理することを指します。これは単にペーパーレス化に留まらず、経理業務全体に劇的な変化をもたらします。

一番のメリットは、管理工数の大幅な削減です。資産の取得から減価償却、処分に至るまでの一連の情報をシステム上で一元管理できるため、これまで手作業で行っていたデータ入力や確認作業が大幅に効率化されます。

さらに、減価償却費の計算が自動化されることで、手計算によるミスが減り、正確性が向上します。複数の償却方法に対応しているシステムも多く、複雑な計算もスムーズに行えます。棚卸業務においても、資産ごとに写真と基本情報を紐づけて管理できるため、現物との照合が容易になり、棚卸し作業にかかる時間も短縮できます。

2023年の調査では、中小企業において「経理・経費・会計システム」のITソフトウェア導入率が高く、その効果も実感されていることが示されており、固定資産台帳の電子化もこの流れに乗ることで、高い費用対効果が期待できます。

電子化の主要メリットを深掘り！効率と正確性を両立

固定資産台帳の電子化は、業務効率と正確性の両面で企業に大きな恩恵をもたらします。特に、税務申告の負担軽減と法改正への迅速な対応は、多くの企業にとって喫緊の課題を解決する手段となります。

電子化されたシステムを導入すれば、法人税申告書や償却資産申告書を自動で作成することが可能です。これにより、申告書作成にかかる膨大な時間と手間が削減され、経理担当者の精神的な負担も大きく軽減されます。さらに、eLTAX（電子申告システム）に対応したシステムであれば、市町村へのデータ送信も可能となり、印刷・郵送コストの削減にもつながります。

また、税制改正や会計基準の変更があった際も、システムのアップデートによって迅速かつ正確に対応できるため、法令遵守を維持し、対応漏れの心配がなくなります。これは、常に最新の法規制に準拠する必要がある経理業務において、非常に重要なポイントです。

加えて、資産の取得や除却に関する記録が正確に残るため、税務調査や監査にも適切に対応でき、コンプライアンス強化にも貢献します。クラウド型のシステムを利用すれば、拠点間での情報共有も容易になり、リアルタイムで資産状況を把握できるため、適切な経営判断や資産運用の最適化にも役立つでしょう。

電子化の潜在的なデメリットと対策

固定資産台帳の電子化には多くのメリットがある一方で、いくつかの潜在的なデメリットも存在します。これらを事前に把握し、適切な対策を講じることが、スムーズな導入と運用には不可欠です。

まず挙げられるのが、初期費用や運用コストです。システム導入には、ライセンス費用や設定費用、場合によってはハードウェアの購入費用が発生することがあります。また、システムの利用には月額料金や保守費用がかかるケースも少なくありません。この点については、クラウド型のシステムを選ぶことで、初期費用を抑え、月額費用として平準化できる場合があります。中小企業向けの安価なサービスも増えているため、自社の規模や予算に合った選択肢を検討することが重要です。

次に、システム導入に伴う学習コストやデータ移行の手間もデメリットとなり得ます。新しいシステムの使い方を習得するには時間と労力が必要であり、過去の紙の台帳やExcelデータからの移行作業も手間がかかります。これに対しては、ベンダーが提供する導入支援やトレーニングを活用したり、データ移行サービスを利用したりすることで、負担を軽減できます。

また、システム障害やセキュリティリスクも考慮すべき点です。データのバックアップ体制やセキュリティ対策が不十分な場合、情報漏洩やデータ損失のリスクが生じます。信頼できるベンダーを選び、クラウドサービスの場合は、そのセキュリティ体制や災害対策（BCP）を確認することが肝要です。

電子帳簿保存法改正で変わる固定資産台帳の取り扱い

電子帳簿保存法の基本と固定資産台帳への影響

2022年1月に施行された電子帳簿保存法（電帳法）の改正は、企業の経理業務に大きな変革をもたらしました。この法律は、国税関係帳簿書類の電子データによる保存を認めるもので、固定資産台帳もその対象に含まれる「国税関係帳簿」の一つです。

改正後の電帳法では、固定資産台帳を電子データとして保存する際に、いくつかの要件を満たす必要があります。特に重要なのが、「優良な電子帳簿」の要件です。これには、訂正・削除履歴の保存、帳簿間の関連性の確保、検索機能の確保などが含まれます。固定資産台帳を電子化するシステムを選ぶ際には、これらの要件に適合しているかどうかを確認することが不可欠です。

これにより、紙での保存が義務付けられていた帳簿類も、要件を満たせば電子データのみで保存可能となり、保管スペースの削減や書類管理の手間を大幅に軽減できます。さらに、電子取引データの保存義務化（2024年1月1日より猶予措置終了）も、企業全体のデジタル化を後押ししており、固定資産台帳の電子化もこの流れの中で、より一層重要性を増しています。

eLTAX電子申告の推進と償却資産税申告の未来

地方税の電子申告システムであるeLTAX（エルタックス）は、償却資産税の申告においても利用が推進されています。特に注目すべきは、2025年度分以降、一部の償却資産（知事・大臣配分資産）に係る固定資産税の申告がeLTAXを通じて電子的に行うことが可能になる点です。

大法人については、すでに2020年4月1日以降に開始する事業年度から、法人住民税および法人事業税の申告がeLTAXによる電子申告が義務化されています。このような背景から、固定資産税（償却資産）においても電子申告の義務化範囲が拡大していく可能性が十分に考えられます。

現状では、2021年度の法人道府県民税・事業税のeLTAX利用率が81.7%であるのに対し、固定資産税（償却資産）の電子申告率は30.5%と低い水準にあります。しかし、地方税共同機構はeLTAXで償却資産の申告ができるようシステムの構築を進めており、PCdesk（DL版）やPCdesk NEXTといったツールも提供されています。

今後、償却資産の電子申告率は確実に向上していくと見込まれるため、固定資産台帳の電子化は、このeLTAX電子申告へのスムーズな対応を可能にする重要なステップとなります。

法改正対応をシステムに任せるメリット

税制や会計基準は頻繁に改正され、企業は常に最新の法令に準拠する義務があります。この改正への対応は、経理担当者にとって大きな負担となりますが、固定資産管理システムを導入することで、その負担を劇的に軽減することが可能です。

固定資産管理システムの最大の利点の一つは、税制改正や会計基準の変更にシステムアップデートで迅速かつ正確に対応できる点です。例えば、償却方法の変更や耐用年数の見直し、新たな税額控除制度の導入などがあった場合でも、システムが自動的に新しい基準を適用してくれるため、担当者が手動で計算方法を変更したり、新たな申告書様式に対応したりする手間が省けます。

これにより、法令遵守を維持しつつ、経理業務の正確性を確保できます。担当者が自力で法改正の内容を把握し、システム設定を変更する際に生じる可能性のあるヒューマンエラーのリスクも大幅に低減されるでしょう。結果として、コンプライアンス強化にもつながり、税務調査や会計監査の際にも、正確なデータに基づいて適切に対応できるようになります。

特に、国際会計基準（IFRS）など、複雑な基準への対応が求められる企業においては、システムによる自動対応が非常に大きなメリットとなります。システムに任せることで、経理部門は本来の戦略的な業務に注力できるようになるのです。

固定資産台帳を電子化する具体的な方法とツール

固定資産管理システムの導入という選択肢

固定資産台帳を電子化する最も効果的かつ確実な方法は、専用の固定資産管理システムを導入することです。これらのシステムは、固定資産管理に特化して設計されており、複雑な業務プロセスを効率化するための多様な機能を備えています。

主な機能としては、固定資産台帳の作成・管理はもちろんのこと、資産の取得から除却までのライフサイクル全体を追跡できます。さらに、減価償却処理の自動計算機能は、償却方法（定額法、定率法など）や耐用年数に応じて正確な減価償却費を算出してくれるため、手作業によるミスをなくし、経理担当者の負担を大幅に軽減します。

税務申告書作成支援機能も充実しており、法人税申告書別表や償却資産申告書などを自動で出力できるシステムが多く、申告業務にかかる時間を短縮します。提供形態としては、自社のサーバーに導入する「オンプレミス型」と、インターネット経由でサービスを利用する「クラウド型」があります。

近年では、初期費用を抑えられ、場所を選ばずに利用できるクラウド型が主流となっており、BCP（事業継続計画）の観点からもメリットが大きいとされています。自社の規模や予算、求める機能に応じて最適なシステムを選ぶことが重要です。

自社に最適なシステム選びのチェックリスト

数多ある固定資産管理システムの中から、自社に最適なものを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを慎重に比較検討する必要があります。以下のチェックリストを参考に、導入を検討しましょう。

• 提供形態: オンプレミス型かクラウド型か。初期費用や運用コスト、アクセス性、災害対策の観点から検討。
• 業務対応力: 多様な償却方法（定額法、定率法、級数法など）に対応しているか。リース資産、建設仮勘定、少額減価償却資産などの特殊な資産も管理できるか。
• システム連携: 現在利用している会計システムや税務申告システム（eLTAX含む）とスムーズに連携できるか。CSV出力・入力だけでなく、API連携が可能かどうかも確認。
• 法改正・基準への対応: 最新の税法や会計基準、将来的なIFRS（国際会計基準）への対応が予定されているか。アップデート体制が整っているか。
• 機能: 固定資産台帳の作成・管理、減価償却処理、申告書作成支援の他、棚卸機能、資産ラベル発行、償却シミュレーションなどの付加機能が充実しているか。
• サポート体制: 導入時の設定支援、運用中の問い合わせ対応、定期的な説明会など、充実したサポートが受けられるか。
• セキュリティ: データ保護、アクセス管理、バックアップ体制など、セキュリティ対策が十分に講じられているか。

無料トライアルやデモンストレーションを活用し、実際に操作感を試してみることも、失敗しないシステム選びには欠かせません。

既存の会計ソフトとの連携でワンストップ管理

固定資産台帳の電子化を検討する上で、既存の会計ソフトとの連携は非常に重要な要素です。固定資産管理システムと会計ソフトがシームレスに連携することで、情報の二重入力の手間を省き、データの一貫性を保ちながら、経理業務全体の効率を大きく向上させることができます。

連携の具体的なメリットは、減価償却費の仕訳が自動で会計ソフトに転送される点です。固定資産管理システムで計算された減価償却費が、月末や期末に自動的に会計ソフトに仕訳として連携されることで、経理担当者は手動での仕訳入力作業から解放されます。これにより、入力ミスが減少し、月次決算や年次決算の処理を大幅にスピードアップできます。

連携方法としては、API（Application Programming Interface）によるリアルタイム連携や、CSVファイルによるデータインポート・エクスポートが一般的です。API連携は、より高度で自動的な連携を可能にしますが、CSV連携でも多くのシステムでスムーズなデータ授受が実現できます。

自社が現在利用している会計ソフト（例：freee会計、マネーフォワードクラウド会計、弥生会計など）と、導入を検討している固定資産管理システムが、どのような連携オプションを提供しているかを事前に確認しましょう。連携機能が充実しているシステムを選ぶことで、固定資産管理から会計処理までをワンストップで管理できるようになり、経理業務全体の生産性が飛躍的に向上します。

CSV出力でスムーズに！主要会計ソフトとの連携

会計ソフト連携の重要性とメリット

固定資産管理システムを導入する際、最も重視すべき機能の一つが、既存の会計ソフトとの連携です。固定資産管理システムが単独で優れていても、会計ソフトとの連携がスムーズでなければ、結局は二重入力の手間が発生したり、データの一貫性が損なわれたりする可能性があります。

会計ソフト連携の最大のメリットは、データの自動転送による業務効率化と正確性の向上にあります。固定資産管理システムで計算された減価償却費や資産の取得・除却に関する情報が、自動的に会計ソフトに仕訳として連携されることで、手作業による転記ミスを排除し、経理担当者の作業時間を大幅に削減できます。

これにより、月次・年次決算の早期化にも貢献します。また、両システム間でデータが常に最新かつ一致している状態を保てるため、監査対応や税務調査の際にもスムーズな情報提示が可能となります。データの整合性が確保されていることは、企業の信頼性向上にもつながる重要な要素です。

多くの固定資産管理システムは、主要な会計ソフトとの連携機能を標準装備しており、その中でもCSV（Comma Separated Values）形式でのデータ出力・入力は、汎用性が高く、多くのシステムで採用されている連携手段です。

主要会計ソフトとの具体的な連携イメージ

日本の企業で広く利用されている主要な会計ソフトとして、freee会計、マネーフォワードクラウド会計、弥生会計などが挙げられます。これらの会計ソフトと固定資産管理システムは、それぞれ異なる方法で連携を実現しています。

例えば、freee会計やマネーフォワードクラウド会計のようなクラウド型会計ソフトは、API連携に積極的です。これにより、固定資産管理システムから直接、減価償却費の仕訳データなどをリアルタイムまたは定期的、自動的に会計ソフトへ送信することが可能になります。ユーザーはほとんど手作業なく、固定資産に関する会計処理を完了させられます。

一方、弥生会計のようなインストール型や一部のクラウド型会計ソフトでは、CSVファイルでの連携が一般的です。固定資産管理システムから減価償却費の仕訳や固定資産台帳のデータをCSV形式で出力し、それを会計ソフトに取り込む形になります。この方法でも、手作業での入力に比べて大幅な効率化が図れます。

多くの固定資産管理システムは、これらの主要会計ソフトとの連携を意識して開発されており、導入前に連携実績や具体的な連携手順を確認することで、導入後のギャップをなくすことができます。適切な連携手段を選ぶことで、企業は固定資産の管理から財務報告までを一貫したデジタル環境で完結できるようになります。

連携をスムーズにするための事前準備と注意点

固定資産管理システムと会計ソフトの連携をスムーズに進めるためには、事前の準備といくつかの注意点を押さえることが重要です。これらを怠ると、導入後にトラブルが発生したり、期待する効果が得られなかったりする可能性があります。

まず、最も重要なのが「データ項目のマッピング」です。固定資産管理システムと会計ソフトでは、資産の分類コード、科目名、部門コードなど、使用するデータ項目の名称や形式が異なる場合があります。事前にこれらの項目をどのように対応させるかを明確にし、必要に応じてシステム側で設定を調整する必要があります。この作業を丁寧に行うことで、連携後のデータの整合性を保つことができます。

次に、「連携テストの実施」です。本格運用を開始する前に、少量のデータを使って実際に連携を行い、データが正しく転送され、会計ソフト側で適切に処理されるかを確認しましょう。これにより、想定外のエラーや不具合を発見し、事前に解決することが可能です。

さらに、「既存データの移行計画」も綿密に立てる必要があります。過去の固定資産データを新しいシステムに移行する際の手順や期間、データ形式を明確にし、必要であればベンダーのサポートを受けることも検討しましょう。また、万が一の事態に備えて、「データのバックアップ体制」を確立しておくことも忘れてはなりません。

導入ベンダーとの密なコミュニケーションを取り、疑問点や懸念事項は都度確認しながら進めることで、円滑な連携を実現し、電子化のメリットを最大限に享受できるでしょう。

固定資産台帳の電子化、ここが知りたいQ&A

Q1: 電子化で減価償却費の計算は本当に楽になるの？

A: はい、固定資産台帳の電子化は、減価償却費の計算を劇的に簡素化し、正確性を高めます。

従来の紙やExcelでの管理では、取得価額、償却方法、耐用年数などに基づいて、毎年手動で減価償却費を計算する必要がありました。複数の固定資産がある場合、この作業は非常に手間がかかり、計算ミスも発生しやすいという課題がありました。

しかし、固定資産管理システムを導入すれば、資産情報（取得日、取得価額、償却方法、耐用年数など）を一度入力するだけで、以降はシステムが自動的に減価償却費を計算してくれます。定額法や定率法といった複数の償却方法に対応しているシステムがほとんどで、減価償却費のシミュレーション機能を持つものもあります。

これにより、経理担当者は手計算の労力から解放され、より戦略的な業務に時間を充てることが可能になります。計算ミスによる税務リスクも低減されるため、経理業務全体の品質向上に大きく貢献すると言えるでしょう。

Q2: eLTAXでの償却資産申告は義務化されるの？うちの会社は対象？

A: 一部の償却資産については、2025年度分以降、eLTAXでの電子申告が可能となり、将来的には義務化の対象が拡大する可能性があります。

具体的には、「知事・大臣配分資産」に係る固定資産税の償却資産申告については、2025年度分以降、eLTAXを通じた電子申告が可能となります。大法人（資本金1億円超の法人など）については、すでに法人住民税・法人事業税のeLTAXによる電子申告が義務化されており、この流れは固定資産税（償却資産）にも拡大していくと見られています。

現時点（2021年度データ）では、償却資産の電子申告率は30.5%とまだ低い水準ですが、地方税共同機構はeLTAXの利便性向上と普及に力を入れています。企業の規模に関わらず、将来的な義務化に備え、今のうちに電子申告に対応できる体制を整えておくことが賢明です。

特に、固定資産を多く保有している企業や、複数の市町村に事業所を持つ企業は、電子申告による事務負担軽減のメリットが大きいため、早めの検討をおすすめします。自社がどの範囲で義務化の対象となるか、最新の情報を確認するようにしましょう。

Q3: 導入費用はどれくらい？中小企業でも導入しやすい？

A: 固定資産管理システムの導入費用は、提供形態や機能範囲によって大きく異なりますが、クラウド型サービスを中心に中小企業でも導入しやすい選択肢が増えています。

大規模企業向けのオンプレミス型システムの場合、初期費用として数百万円、年間保守費用も数十万円かかることが一般的です。しかし、中小企業向けに特化したクラウド型（SaaS）の固定資産管理システムであれば、月額数千円〜数万円程度の利用料で導入できるものが多く、初期費用を大幅に抑えることが可能です。

クラウド型は、自社でサーバーを構築する必要がなく、システムのメンテナンスもベンダー側が行うため、IT担当者の負担も軽減されます。また、中小企業がITツールを導入する際に活用できる「IT導入補助金」のような国の支援制度もありますので、これらを活用することで、導入コストをさらに抑えることができます。

2023年の調査でも、中小企業において「経理・経費・会計システム」のITソフトウェア導入率が高いことが示されており、導入効果も実感されています。自社の固定資産数、予算、求める機能などを明確にし、複数のシステムを比較検討することで、費用対効果の高い最適なソリューションを見つけることができるでしょう。