発注書、原本・写し・受領の疑問を解決！実務で役立つ基本

発注書「原本」とは？必要性や注意点を解説

発注書の基本と「原本」の法的意味

発注書（注文書）は、商品やサービスを注文する側（発注者）が、注文を受ける側（受注者）に対して発行する、ビジネス取引において非常に重要な書類です。

この書類には、取引内容や条件を明確にし、双方の合意を確認することで、後のトラブルを未然に防ぐという大きな役割があります。具体的には、品目、数量、単価、納期、支払条件などが記載されます。

下請法に該当しない場合、法律上の発行義務は必ずしもあるわけではありませんが、円滑な取引や証拠保全のために、一般的にやり取りされるのが実情です。

ここで言う「原本」とは、取引の証憑（証拠）として法的に効力を持つ書類を指します。法的な効力を持つ原本の存在は、万が一の紛争時に自身の主張を裏付ける重要な根拠となるため、その取り扱いには細心の注意が必要です。

単なるメモや口頭でのやり取りとは異なり、正式な原本が存在することで、取引の信頼性が高まります。</

原本と「写し」の違い、電子化の進展

発注書には、原本と「写し」という二つの形態があります。原本が法的な証拠能力を持つ一方、写しは原本のコピーであり、原則として単体では法的な証拠能力はありません。

しかし、現代のビジネス環境においては、電子化の進展に伴い、この「写し」の扱いに大きな変化が生じています。特に重要なのが、電子帳簿保存法（電帳法）です。

電帳法においては、一定の要件を満たすことで、スキャンした紙の書類の写しをデータで保存することが認められています（スキャナ保存制度）。これにより、物理的な紙の原本を保管する負担が軽減され、データでの管理が可能になりました。

さらに、2024年1月からは、電子取引（メールやPDFなどでやり取りされた取引情報）のデータ保存が原則義務化されました。これは、電子データで授受した発注書は、原則として電子データのまま保存する必要があることを意味し、紙での保存は認められなくなっています。

電子保存においては、「真実性」（改ざん・削除されていないこと）と「可視性」（いつでも表示・印刷できること）を確保するための厳格な要件が定められており、これらの要件を満たすシステムや運用が不可欠です。

発注書の適切な保管と期間

発注書は、税務調査や取引に関するトラブルが発生した際に、その内容を証明する重要な証拠となります。そのため、法律で定められた期間、適切に保管することが義務付けられています。

保管期間は、法人か個人事業主か、また税法上の扱いによって異なります。

• 法人：原則7年間。ただし、欠損金の繰越控除を受ける場合は10年間保存が必要となるケースもあります。
• 個人事業主：原則5年間。消費税の課税事業者の場合は7年間です。

これらの期間は、確定申告書の提出期限の翌日から起算されます。例えば、3月決算法人の場合は、5月末の提出期限の翌日から7年間ということになります。

保管方法についても、電子帳簿保存法の要件を遵守することが求められます。紙で受け取った発注書も、スキャナ保存制度の要件を満たせばデータで保存可能ですが、電子データで受け取ったものは、原則として電子データのまま保存しなければなりません。

適切に管理されていない場合、税務上の不利益を被ったり、法的な紛争時に証拠として認められないリスクがあるため、社内での保管ルールを明確にし、従業員に周知徹底することが重要です。

「発注書 在中」や「発注書 後日」など、状況別の対応

「発注書 在中」で郵送する際の注意点

発注書を郵送する際、封筒の表に「発注書 在中」と記載することは、ビジネスシーンにおける一般的なマナーであり、非常に重要な意味を持ちます。

この記載があることで、受け取った側は封筒の中身が重要書類であることを一目で認識し、他の郵便物よりも優先して開封・処理してくれる可能性が高まります。これにより、発注内容の確認遅れや誤解を防ぎ、スムーズな取引開始につながるというメリットがあります。

郵送の際には、他にもいくつかの注意点があります。まず、封筒は内容物が透けない厚手のものを選び、社名やロゴが入ったものを使用することで、よりプロフェッショナルな印象を与えられます。

また、発注書は「信書」に該当するため、郵便法で定められた信書便で送付する必要があります。一般郵便（定形郵便、レターパックなど）を利用するのが適切です。

切手の料金不足がないか、宛名に間違いがないかといった基本的な確認はもちろん、複数の書類を同封する場合は、全て揃っているかチェックリストで確認するなど、発送前の最終チェックを徹底することがトラブル回避の鍵となります。

「発注書 後日」とする場合の連絡とフォロー

ビジネスの現場では、緊急性を要する取引や、複雑な内容で発注書の作成に時間がかかる場合など、先に口頭やメールで発注の意思を伝え、正式な発注書を「後日」送付するケースが少なくありません。

しかし、口頭での発注も法的には有効な契約となり得ますが、証拠が残りにくく、後になって「言った」「言わない」のトラブルに発展するリスクが高いため、推奨される方法ではありません。そのため、「発注書 後日」とする場合は、より一層慎重な対応が求められます。

まず、口頭や簡易メールで発注の意思を伝える際に、「後日、正式な発注書を送付いたします」と明確に相手に伝えることが重要です。その際、具体的な送付予定日や送付方法（郵送、メール添付など）も併せて伝えると、相手も安心して待つことができます。

また、口頭でのやり取りの内容を簡単にメールで改めて送付し、お互いの認識にズレがないか確認しておくことも有効です。

「後日」と約束した以上、速やかに発注書を作成し、忘れずに送付することが最も重要です。送付漏れを防ぐために、タスク管理ツールを活用したり、リマインダーを設定するなど、確実なフォロー体制を整えましょう。

メール・FAXでの送付と受領確認の徹底

現代のビジネスにおいて、発注書の送付方法は多様化しています。特に、メール添付（PDF形式など）やFAXは、コスト削減と迅速性の観点から広く利用されています。

メールでの送付は、印刷や郵送の手間・費用を省けるだけでなく、送付履歴が残るため管理しやすいというメリットがあります。FAXも、比較的すぐに相手に届くため、急ぎの場合に重宝されます。

しかし、これらの方法で発注書を送付する際に最も重要なのは、「確実に相手が受領したか」の確認を徹底することです。

メールの場合、迷惑メールフォルダに入ってしまったり、受信容量オーバーで届かないケース、あるいは単純に見落とされてしまうこともあります。FAXも、送信エラーや用紙切れなどで相手に届いていない可能性がゼロではありません。

そのため、発注書を送付した後は、「送信エラーや受信漏れがないか、電話などで確認するとより確実です」という参考情報の指摘の通り、電話一本入れるのが最も確実な受領確認方法です。

メールでの受領確認を依頼する場合も、「本メールを受領されましたら、ご一報いただけると幸いです」といった一文を添えるなど、相手への配慮を示すようにしましょう。確実な受領確認は、後のトラブル防止に不可欠です。

発注書と受注書のテンプレート、受領メールの書き方

発注書テンプレートの活用と必須項目

発注書は、取引の骨子となる重要な書類であり、その作成には正確性と効率性が求められます。ゼロから毎回作成するのは手間がかかるため、Excelテンプレートなどを利用するのが一般的です。

テンプレートを活用することで、記載漏れを防ぎ、書式を統一し、業務効率を大幅に向上させることができます。テンプレートには、発注書に必要な項目があらかじめ設定されているため、必要な情報を入力するだけで簡単に作成が可能です。

発注書に記載すべき項目は多岐にわたりますが、一般的に以下の情報が必須とされます。

• 発注先の宛名：正確な会社名や担当部署名
• 発注日：発注書を作成・発行した日付
• 発注書番号：管理しやすいように一意の番号を付与
• 発注元の会社名、住所、電話番号：自社の基本情報
• 商品・サービス名、数量、単価：発注内容の詳細
• 消費税・合計金額：正確な金額
• 備考：納期、支払条件、特別な指示など

これらの項目を確実に記載することで、双方の誤解を防ぎ、後のトラブルを回避できます。自社の取引内容に合わせて、テンプレートをカスタマイズして使用することも有効です。

受注書（注文請書）の役割と書き方

発注書が「注文する意思」を示すものであるのに対し、受注書（注文請書）は、発注書の内容に同意し、注文を受けたことを承諾する意思表示をする書類です。

受注書を発行することで、発注者と受注者の間で正式な合意が形成されたことの証拠となり、契約の成立をより明確にします。特に、高額な取引や長期にわたるプロジェクトの場合、受注書を交わすことは双方にとって非常に重要です。

受注書には、基本的に発注書の内容を正確に反映させる必要があります。記載項目としては、以下のような内容が挙げられます。

• 発注元の会社名：発注書の宛名と同じ
• 自社の会社名、住所、連絡先：受注者の情報
• 発注書番号、発注日：対応する発注書を特定
• 受注書番号、発行日：自社の管理番号と発行日
• 商品・サービス名、数量、単価、合計金額：発注書と同じ内容
• 納期、支払条件：確認した内容を記載
• その他特記事項：合意した特別な条件など

受注書は、発注書を受け取った側が内容を「確認し、承諾した」という証拠となるため、記載内容に誤りがないか最終確認を徹底してから発行することが不可欠です。これにより、認識の齟齬によるトラブルを未然に防ぎます。

発注書受領メールの書き方と注意点

発注書をメールで受け取った際、迅速かつ丁寧な受領メールを送ることは、相手に対する敬意を示し、スムーズなビジネス関係を構築する上で非常に重要です。

受領メールの書き方には、いくつかのポイントがあります。

まず、件名で内容を明確に伝えることが大切です。例えば、「【受領】〇〇株式会社様より発注書を受領いたしました」や、「発注書受領のご連絡（貴社名）」など、一目で何のメールか分かるようにしましょう。これにより、相手は安心してメールを開封し、確認できます。

次に、メール本文では、簡潔な挨拶とともに、発注書を確かに受け取った旨を明記します。「この度はお忙しい中、発注書をお送りいただき、誠にありがとうございます。」といった丁寧な一文から始めると良いでしょう。

そして、「内容を確認させていただきます」といった、現在処理中であることを伝える言葉を添えます。もし納期や金額など、特に重要な事項について既に確認が完了している場合は、その旨を伝えることで相手を安心させることができます。

例えば、「内容を確認し、問題ございませんでした。つきましては、〇月〇日までに〇〇を納品いたします。」のように具体的に記載します。もし不明な点や確認したい事項がある場合は、このメールで質問することも可能です。

最後に、今後のスケジュールや連絡事項があれば追記し、結びの言葉で締めくくります。受領確認は、相手への配慮を示す重要なコミュニケーションです。

発注書、受領書、受領印、これらをどう使い分ける？

発注書と注文請書の使い分け

発注書と注文請書は、どちらも取引の意思表示を示す重要な書類ですが、その役割と発行者が異なります。

発注書は、商品やサービスを「注文する側」（発注者）が「注文を受ける側」（受注者）に対して発行する書類です。これは、「このような内容で発注したい」という、注文の意思表示にあたります。

一方、注文請書（発注請書）は、発注書を受け取った「受注者」が「発注者」に対して発行する書類です。これは、発注書に記載された内容を「確認し、その注文を承諾します」という、承諾の意思表示となります。

民法上の契約は、申込み（発注書）と承諾（注文請書）が揃うことで成立します。発注書のみでも取引が開始されることは多いですが、より確実な契約成立の証拠とするためには、注文請書まで交わすことが望ましいです。

特に、高額な取引や、内容が複雑で認識のズレが生じやすい案件、あるいは将来的なトラブルを避けたい場合には、双方で注文請書まで取り交わすことを強く推奨します。これにより、取引の透明性が高まり、万が一の紛争時にも具体的な証拠として役立ちます。

受領書（受取書）の役割と受領印の重要性

発注書が「注文」の意思を示す書類であるのに対し、受領書（受取書）は、商品やサービスが「確かに納品・提供された」ことを証明するための書類です。

これは、発注書の内容に基づいて行われた取引において、契約通りのものが相手方に渡ったことを確認する目的で発行されます。受領書は、商品やサービスの受け渡しが行われた事実を記録し、後のトラブルを防ぐ重要な役割を担います。

受領書における受領印の存在は、その証拠能力を一層高めます。受領印は、「この内容のものを、この日付で、確かに受け取りました」という意思表示の物理的な証拠となります。

印鑑だけでなく、手書きのサインも同様の効力を持つ場合がありますが、受領印は誰が受け取ったかを明確にし、改ざん防止にもつながるため、ビジネスにおいてはより信頼性が高いとされています。

例えば、運送業者が荷物を届けた際に、受取人がサインや押印を求められるのは、まさに受領の事実を証拠として残すためです。受領印があることで、後から「受け取っていない」といった主張が難しくなり、取引のスムーズな完了を担保します。

各種書類のフローと連携

ビジネス取引は、通常、複数の書類が連携して一連の流れを形成しています。発注書、注文請書、受領書、そして納品書や請求書といった書類は、それぞれ異なる役割を持ちながら、取引全体を記録し、管理するために不可欠です。

一般的な取引のフローは以下のようになります。

1. 発注書：発注者が注文の意思を伝える
2. 注文請書：受注者が注文を承諾する（任意）
3. 納品書：受注者が商品・サービスを納品する際に添付
4. 受領書：発注者が商品・サービスを受け取ったことを証明（任意）
5. 請求書：受注者が代金の支払いを請求

これらの書類がきちんと連携し、それぞれの段階で正確に作成・管理されていることで、取引の透明性が保たれ、もしトラブルが発生した場合でも、どの段階で問題が生じたのかを容易に特定できるようになります。

特に電子取引が主流となる現代においては、これらの書類の電子データを適切に管理・保存することが極めて重要です。電子帳簿保存法の要件を満たした上で、統一されたフォーマットと管理体制を構築し、全ての書類がスムーズに連携するような運用を心がけましょう。

「ご発注書」「ご査収」など、ビジネス文書のマナー

敬称「ご」や「お」の適切な使い方

ビジネス文書や会話において、相手への敬意を示すための敬称「ご」や「お」の使い方は、社会人としてのマナーとして非常に重要です。しかし、誤った使い方をしてしまうと、かえって失礼にあたる可能性もあります。

基本的なルールとして、「ご」「お」は、相手方に関することや、相手の行為を指す場合に付けるのが適切です。

例えば、相手から送られてきた発注書を指す場合は「ご発注書」、相手に見積もりを依頼する場合は「お見積もり」、相手に請求書を送る場合は「ご請求書」となります。

一方で、自社が発行する発注書を指す場合は、単に「発注書」とするのが一般的です。「当社の発注書」や「弊社発注書」のように表現します。

以下に具体的な例を挙げます。

• 相手から受け取った発注書：「貴社からのご発注書を確認いたしました。」
• 自社が発行する発注書：「当社の発注書を添付いたします。」
• 相手からの見積書：「お見積書を拝見いたしました。」
• 自社が作成する見積書：「見積書を作成いたしました。」

これらの使い分けを意識することで、より洗練されたビジネスコミュニケーションが可能になります。慣れないうちは迷うこともあるかもしれませんが、常に「誰の、何に対して敬意を示しているのか」を考えるようにしましょう。

「ご査収ください」の正しい意味と使用例

ビジネスシーンで頻繁に用いられる表現の一つに「ご査収ください」があります。この言葉は、単に「受け取ってください」という意味合いだけでなく、より丁寧なニュアンスを含んでいます。

「査収」とは、「よく調べて受け取る」という意味を持つため、「ご査収ください」は、「内容をよくご確認いただいた上で、お受け取りください」という相手への丁寧な依頼の言葉となります。

主に、文書やデータ、物品などを送付する際に、相手にその内容を正確に確認してもらうことを求める際に使用されます。単に「ご確認ください」と言うよりも、よりフォーマルで敬意が込められた表現です。

使用例としては、以下のような場面が考えられます。

• メールにファイルを添付して送る際：「添付の資料をご査収ください。」
• 郵送で書類を送る際：「発注書を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。」
• ウェブサイトのURLを伝える際：「下記URLより詳細情報をご査収いただけますと幸いです。」

類語としては「ご一読ください」「ご確認ください」などがありますが、「ご査収ください」が最も丁寧かつ「内容の確認と受け取り」の両方を意味します。正確な意味を理解し、適切な場面で使うことで、円滑なコミュニケーションを促進できます。

ビジネス文書における丁寧語と表現の注意点

ビジネス文書は、会社の顔とも言える重要なコミュニケーションツールです。そのため、丁寧語を適切に使いこなし、誤解のない明確な表現を心がけることが不可欠です。

まず、相手への敬意を示す丁寧な言葉遣いは基本中の基本です。「お世話になっております」「恐れ入りますが」「お手数ですが」「〜いただけますでしょうか」といったクッション言葉を適切に使うことで、依頼や指示を柔らかく伝え、相手に与える印象を大きく向上させることができます。

また、ビジネス文書では、曖昧な表現を避け、具体的に情報を伝えることが重要です。例えば、「できるだけ早く」ではなく、「〇月〇日まで」と期日を明確にする、「検討します」ではなく「〇〇の点について検討し、〇月〇日までにご連絡いたします」と具体的なアクションを示す、などです。

定型句や言い回しを活用することも、効率的でミスの少ない文書作成につながります。しかし、過度な定型文の使用は、かえって無機質で冷たい印象を与えかねないため、状況に応じて自らの言葉を加えるバランス感覚も必要です。

そして最も重要なのは、誤字脱字、表現の誤りがないか最終確認を怠らないことです。小さなミスでも、相手に不信感を与えたり、会社の信頼を損ねる原因となり得ます。</
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