発注書やり取りの基本！FAX・郵送・返信マナー

発注書のやり取りは、ビジネスにおける基本中の基本です。しかし、FAX、郵送、メールといった様々な方法があり、それぞれに守るべきマナーや注意点が存在します。

「この方法で送って本当に大丈夫？」「返信はどうすればいいの？」といった疑問を抱えている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、発注書やり取りにおける最新の状況と、各送付方法の具体的なマナーや注意点を詳しく解説します。スムーズな取引のために、ぜひ参考にしてください。

発注書やり取りの基本：FAXと郵送

依然として根強いFAXの利用実態

近年、メールでの発注書送付が主流となりつつありますが、FAXも依然として多くの企業で利用されている方法の一つです。特に、製造業、卸売業、販売サービス業などでは、日常業務でFAXが活用されています。

2023年度の調査では、全体で約4割の人がファックスを利用しており、カラー複合機が約7割を占める職場で簡単な業務フローとして使われている実態が浮き彫りになっています。

しかし、FAXでの送付は誤送信や紛失のリスクも伴います。トラブルを防ぐためにも、事前に相手にFAXでの受領が可能か確認し、送付状を添付することが強く推奨されます。 送付状には、発注書の枚数や内容を明記し、相手が内容を確認しやすくする配慮が大切です。

確実性重視なら郵送！郵便料金改定に注意

「確実な原本を相手に届けたい」という場合は、郵送が最適な選択肢となります。発注書は法的に「信書」に該当するため、郵便法に基づき郵便で送る必要がある点も重要です。

ただし、郵送は時間と費用がかかる点がデメリットです。特に2024年10月1日からは郵便料金が改定され、定形郵便物（長形3号封筒、50gまで）は110円、定形外郵便（角形2号）は140円と値上げが実施されます。

国内郵便の取扱数は2001年度をピークに減少傾向にありますが、その確実性から重要書類の送付には不可欠です。郵送時には、送付状を添えるのがビジネスマナーであり、郵便料金不足による返送を避けるためにも、最新の料金を必ず確認するようにしましょう。

現代の主流はメール？メリットと注意点

現代ビジネスにおいて、発注書送付の主流となりつつあるのがメールです。メールは迅速なやり取りが可能で、印刷や郵送にかかるコストも削減できる大きなメリットがあります。

一般的には、発注書をPDF形式で添付し、件名や本文に「【発注書】〇〇様」など、発注書が含まれていることを明確に記載します。 これにより、相手はメールの重要性をすぐに認識し、スムーズに開封・確認することができます。

しかし、メール送付には注意点も存在します。まず、相手がメールでの受領を希望するかを事前に確認することが不可欠です。また、下請法が適用される取引の場合、書面交付義務があるため、メールでの送付は相手の承諾を得た場合に限られます。WordやExcelファイルではなくPDF形式で送ることで、フォーマット崩れや文字化けを防ぎ、改ざん防止にも繋がります。

発注書返信の基本マナーと注意点

返信の基本：手書き・電話・メールの使い分け

発注書に対する返信は、ビジネスにおける信頼関係を築く上で非常に重要です。返信方法にはいくつかの選択肢があり、状況に応じた適切な使い分けが求められます。

例えば、FAXで返信を求められた場合や、注文書・受注書が一体となった書類では、手書きで必要事項を記入し、返送するのが一般的です。 これは、書類の正確性を保ちつつ、相手の指示に従うというマナーでもあります。

一方、緊急性の高い内容や早急な確認が必要な場合は、電話が最も適しています。直接話すことで誤解を防ぎ、迅速な意思決定が可能になります。メールで返信する際は、件名に「発注書受領のご連絡」などと明記し、簡潔に受領確認と今後の対応について述べることが大切です。

書類不備や緊急時の迅速な対応

受け取った発注書に不備があった場合、その対応の迅速さがビジネスの円滑な進行を左右します。品名、数量、単価、納期、支払い条件など、内容に少しでも疑問点や間違いを見つけたら、速やかに相手に連絡し、確認を取ることが最優先です。

電話で連絡する際は、具体的な不備の内容を明確に伝え、どのように修正してほしいか、あるいは再送してほしいかを具体的に依頼しましょう。メールの場合は、不備箇所を指摘し、修正版の送付を依頼する旨を丁寧に記載します。

対応が遅れると、納期遅延や誤発注、さらには信頼関係の損害に繋がるリスクがあります。常に迅速かつ丁寧な対応を心がけることが、プロフェッショナルとしての証です。

PDF形式でセキュリティと確実性を高める

発注書をメールで送付する際、ファイル形式の選択は非常に重要です。WordやExcelなどの編集可能な形式ではなく、PDF形式に変換して添付することが強く推奨されます。

PDF形式には、いくつかの大きなメリットがあります。まず、相手の閲覧環境に依存せず、常に元のフォーマットを維持できるため、表示崩れや文字化けを防ぐことができます。これは、発注書という正確性が求められる書類において不可欠な要素です。

さらに、PDFは改ざんが難しいというセキュリティ上のメリットもあります。必要に応じてパスワード設定や電子署名を利用することで、より高い安全性を確保できます。これにより、送信側も受信側も安心して発注書を取り扱うことが可能となり、トラブルのリスクを大幅に軽減できます。

発注書を受け取った際の対応

受け取り確認と内容チェックの重要性

発注書を受け取ったら、まず行うべきは「受け取り確認」と「内容チェック」です。FAXで送付された場合は、送信元が電話で確認を入れるケースが多いため、届いているか、枚数に過不足がないかを確認します。

メールで届いた場合は、返信がない場合は相手が心配する可能性があるため、「受領いたしました」という旨の簡単なメールを返信することが望ましいです。 その後、発注書に記載された品名、数量、単価、納期、支払い条件など、すべての項目について、自社の記録や見積もりと相違がないか、念入りにチェックしましょう。

この内容チェックを怠ると、誤発注や納期遅延、支払いトラブルなど、様々な問題に発展する可能性があります。確認不足が原因で発生した問題は、最終的に自社の責任となることが多いため、細心の注意を払って確認してください。

速やかな返信で信頼関係を構築

発注書の受領確認と内容チェックが完了したら、速やかに相手に返信することが、良好なビジネス関係を築く上で非常に重要です。この「速やかな返信」は、相手に安心感を与え、あなたの企業が責任感を持って業務に取り組んでいることを示す行動となります。

もし返信に時間がかかる場合は、一旦「受領しました。内容を確認次第、改めてご連絡します」といった中間連絡を入れるだけでも、相手への配慮となります。 返信する際には、受領の感謝と共に、今後の対応（例：〇月〇日までにご手配いたします）について一言添えると、より丁寧な印象を与えるでしょう。

相手からの確認の連絡を待つのではなく、自ら積極的に状況を報告することで、お互いの業務をスムーズに進めることができます。

トラブル防止のための記録と保管

発注書は、将来的なトラブルを避けるための重要な「契約の証拠」となります。そのため、適切に記録し、保管することが不可欠です。

電子データ（PDFなど）で受け取った場合は、所定のフォルダに日付や案件名ごとに整理して保存し、定期的にバックアップを取る習慣をつけましょう。 これにより、必要な時にいつでも情報にアクセスできるようになります。

紙媒体で受け取った場合は、ファイリングして施錠可能なキャビネットなどに保管し、紛失や破損を防ぐ対策を講じる必要があります。また、発注書には法的な保存期間が定められている場合があるため、関連法規（下請法など）を確認し、それに従った期間保管することも忘れないでください。適切な記録と保管は、トラブル発生時の強力な証拠となり、企業を守る上で極めて重要です。

発注書が届かない・迷惑メールの場合

発注書が届かない！その時の対処法

相手から「発注書を送りました」と連絡があったにもかかわらず、手元に届かない場合、まずは落ち着いて以下の点を確認しましょう。

1. 自身の受信環境の確認: メールであれば迷惑メールフォルダやゴミ箱、FAXであれば受信トレイや紙詰まり、郵送であれば郵便ポストや共有スペースなどを確認します。
2. 相手への連絡: 相手に連絡を取り、送付方法（メール、FAX、郵送）、送付日時、送付先の情報を再確認します。特にメールアドレスやFAX番号、郵送先住所に誤りがないかを確認してもらいましょう。
3. 再送依頼: 確認の結果、やはり届いていないようであれば、丁重に再送を依頼します。可能であれば、別の送付方法（例：FAXで送ったが届かないため、メールでの再送を依頼）を提案するのも良いでしょう。

迅速かつ丁寧な対応を心がけることで、発注の遅延やビジネス機会の損失を防ぐことができます。

迷惑メールと誤判定されないための工夫

メールで発注書を送る際、相手の迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうのは避けたい事態です。これを防ぐためには、いくつかの工夫が必要です。

最も重要なのは、件名を具体的に、かつ分かりやすくすることです。 例えば、「【発注書】〇〇株式会社様より（商品名）」のように、内容と重要度が一目でわかるように記載しましょう。また、添付ファイルはPDF形式にし、パスワード付きZIPファイルなどの、セキュリティソフトが警戒しやすい形式は避けるのが賢明です。

本文も簡潔にし、不必要なURLや怪しい表現は使わないように注意してください。可能であれば、事前に相手に「発注書をメールで送ります」と一報入れることで、相手が受信準備をしやすくなります。これらの対策は、メールが確実に届き、迅速に処理されるために不可欠です。

再送依頼と確認のタイミング

発注書が届かないことが判明し、再送を依頼した場合、その後の確認のタイミングも重要です。再送を依頼したら、相手が再送を完了したと連絡があった後に、再度届いているか確認の連絡を入れるのが一般的です。

この確認は、相手に「確実に届いた」という安心感を与えるだけでなく、万が一再送も届いていなかった場合の早期発見にも繋がります。ただし、相手の業務を妨げないよう、連絡する時間帯には配慮が必要です。

「先ほど再送いただいた発注書、確かに受領いたしました。ありがとうございます。」といった一言を添えるだけで、相手も安心して次の業務に進むことができます。迅速かつ丁寧なコミュニケーションが、スムーズなビジネス進行の鍵となります。

発注書郵送時の添え状と切手について

ビジネスマナーとしての添え状の役割

発注書を郵送する際、単に書類を封筒に入れるだけでなく、「添え状（送付状）」を同封することがビジネスマナーとして確立されています。 この添え状は、郵送だけでなくFAXやメール（件名や本文に相当）でも同様に重要な役割を果たします。

添え状には、以下の内容を記載するのが一般的です。

• 日付
• 宛名（会社名、部署名、担当者名）
• 差出人情報（会社名、住所、連絡先）
• 件名（例：「発注書送付のご案内」）
• 本文（簡単な挨拶、何の書類を何部送付したか、今後の流れなど）

添え状があることで、受け取った側は封筒を開けた瞬間に内容を把握でき、書類の確認作業がスムーズになります。また、丁寧な印象を与え、良好なビジネス関係を構築する上でも不可欠な要素と言えるでしょう。

最新の郵便料金と適切な切手選び

発注書を郵送する際には、最新の郵便料金を確認し、適切な切手を貼ることが非常に重要です。前述の通り、2024年10月1日からは郵便料金が改定され、定形封書が84円から110円に、はがきが63円から85円に値上げされます。

郵送する書類の枚数や封筒のサイズによって、料金は異なります。例えば、A4用紙を複数枚同封すると、定形郵便の重量制限（50g）を超える場合があります。その際は定形外郵便となり、料金が上がるため注意が必要です。料金が不足している場合、差出人に返送されたり、受取人に不足料金が請求されたりする可能性があります。

郵便局の窓口で重さを量ってもらうか、日本郵便のウェブサイトで最新の料金表を確認し、間違いのないように切手を選びましょう。料金不足によるトラブルは、ビジネス上での信用問題に発展しかねません。

「信書」としての発注書郵送ルール

発注書は「信書」に分類されるため、郵便法に基づき郵便物として送付する義務があります。信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思または事実を伝える文書」を指し、発注書の他にも、請求書、見積書、契約書、領収書、証明書などが該当します。

信書は、原則として日本郵便が提供する郵便サービスを利用して送る必要があり、郵便法以外の事業者（一般の宅配業者など）が信書を運送することは法律で禁止されています。 これは、信書の秘密保護と国民の通信の自由を確保するための重要なルールです。

もし誤って宅配便などで信書を送付してしまうと、法律違反となり、罰則の対象となる可能性もあります。発注書を送る際は、必ず「郵便物」として取り扱い、適切な方法で郵送するように徹底しましょう。