発注書に必須！知っておきたい記載事項と注意点

発注書に必須！知っておきたい記載事項と注意点

発注書（注文書）は、商品やサービスを注文する際に、発注者から受注者へ取引内容を明確に伝えるための非常に重要な書類です。

後々のトラブルを防ぎ、円滑な取引を進めるためにも、その作成には正確な内容と細心の注意が求められます。

本記事では、発注書に記載すべき基本項目から、間違いやすいポイント、最新の法改正への対応まで、知っておきたい情報を網羅的に解説します。

発注書で明確にしたい基本項目とは？

発注書の基本、なぜ重要なのか？

発注書は、発注者と受注者間で認識の齟齬が生じることを防ぎ、取引の透明性を確保するための土台となります。法的な記載義務は基本的にありませんが、口頭でのやり取りだけでは、後で「言った」「言わない」のトラブルに発展するリスクが非常に高まります。

書面として残すことで、双方の合意内容が明確になり、万が一の際にも証拠として機能します。

特に、下請法が適用される取引（製造委託、修理委託、情報成果物作成委託、役務提供委託）においては、発注書の発行が義務付けられており、下請法第3条に記載すべき事項が具体的に規定されています。

これには、取引内容、数量、価格、支払期日などが含まれるため、該当する場合は細心の注意が必要です。

抜け漏れ厳禁！必ず記載すべき必須事項

発注書を効果的に機能させるためには、以下の項目を正確に記載することが推奨されます。

• 宛先：取引先の正式名称を正確に記載し、個人宛なら「様」、企業や部署宛なら「御中」とします。
• 発行年月日：発注書を作成した日付を正確に記載します。
• 発注書番号/通し番号：証憑管理を効率化するために、固有の番号を振ることを強く推奨します。これにより、見積書や請求書との紐付けが容易になります。
• 作成者の情報：発注する側の会社名、住所、電話番号、担当者名などを明記します。
• 商品名/サービス名：具体的な商品名やサービス内容を、誤解のないように詳細に記載します。
• 数量・単価・合計金額：商品やサービスごとの数量、単価、そしてそれぞれの合計金額を正確に記載し、計算ミスがないか確認します。
• 小計・消費税：小計金額と消費税額を明確に分けて記載します。
• 合計金額（税込）：消費税を含めた最終的な合計金額を分かりやすく明記します。
• 備考：納品場所、納期、支払い方法、連絡事項など、取引に関する特記事項を具体的に記載します。

これらの項目を確実に記載することで、取引の透明性と信頼性を高めることができます。

効率的な管理に役立つ発注書番号と書式

発注書の管理を効率化するためには、発注書番号の付与が非常に有効です。見積書や請求書と紐づけることで、個々の取引の進捗状況を把握しやすくなり、会計処理もスムーズになります。

また、書式については、取引先から特定の書式を求められる場合があるため、その指示に従うことが重要です。指定がない場合は、自社で統一したテンプレートを作成するか、会計ソフトや請求書作成ソフトの機能を利用すると良いでしょう。

郵送で発注書を送付する際には、ビジネスマナーとしていくつかの注意点があります。

一般的にA4サイズで作成し、封筒は三つ折りにするなら「長形3号」、折らずに送るなら「角形2号」を使用します。送付状を同封し、書類の一覧と挨拶を添えるのが丁寧な対応です。また、封筒には「注文書在中」などと明記することで、相手方の担当者に確実に届きやすくなります。

郵便料金については、2024年10月1日からの改定に注意が必要です。例えば、長形3号で50gまでは110円、角形2号では140円となっていますので、不足がないよう事前に確認しましょう。

数量、単位、単価：間違いやすいポイントを解説

数量と単位の正確な記載がトラブルを防ぐ

発注書において、数量と単位の記載は非常に重要です。この部分に曖昧さがあると、納品される商品やサービスの量に誤解が生じ、後々のトラブルの原因となりかねません。

例えば、「10」という数字だけでは、「10個」なのか「10セット」なのか「10式」なのかが分かりません。商品やサービスによっては、「個」「枚」「冊」「本」「セット」「式」「箱」「ケース」「ロット」「m」「kg」「リットル」「件」など、様々な単位が存在します。

特に、「一式」という単位は、広範囲な内容を含むため、その内訳や範囲を備考欄などで具体的に明記しないと、認識の齟齬が生じやすくなります。

発注書を作成する際には、取引先との間で事前に単位について明確な合意を形成し、その内容を正確に記載することが、円滑な取引の第一歩となります。

単価と合計金額の算出における注意点

単価と合計金額は、発注書の中で最も金銭的なトラブルに繋がりやすい項目の一つです。単価は商品やサービス一つあたりの価格を明確に記載し、その単価に数量を乗じて合計金額を算出します。

手作業で計算する場合、桁数の多い数字や小数点の扱いなどで計算ミスが発生する可能性があるので注意が必要です。

例えば、小数点以下の処理方法（切り上げ、切り捨て、四捨五入）についても、取引先と事前に合意しておくことが望ましいでしょう。会計ソフトや請求書作成ソフトを利用すれば、自動計算機能によってヒューマンエラーを防ぎ、正確な金額を記載することができます。

また、複数の品目がある場合は、各品目の合計金額を算出し、それらを合計して小計を出すプロセスも正確に行う必要があります。見積書の内容と発注書の単価・合計金額が一致しているか、必ず最終確認を行いましょう。

下請法適用時の具体的な価格記載ルール

下請法が適用される取引においては、価格に関する記載ルールが特に厳格に定められています。下請法第3条では、親事業者（発注者）に対し、下請事業者（受注者）に交付する書面に、発注する物品等の内容、数量、そして「親事業者がその給付に対し支払うべき下請代金の額」を記載することを義務付けています。

もし、具体的な発注金額が取引開始時点で確定できない場合は、その金額の「算定方法」を明確に記載する必要があります。

これは、下請事業者が不当に買いたたかれたり、不合理な減額を受けたりすることを防ぐための重要な措置です。具体的な算定方法としては、市場価格を参考にすることや、特定の原価計算方式を用いることなどが考えられます。金額が未定のままでは下請事業者はリスクを負うことになるため、算出基準を明確にすることで、双方にとって公平な取引関係を維持することができます。

下請法に違反した場合、親事業者は行政指導や罰則の対象となる可能性もあるため、特に注意が必要です。

価格や値引き、取引条件など、金銭に関わる記載

小計、消費税、合計金額：わかりやすく記載するコツ

発注書の金銭に関わる記載の中でも、小計、消費税、合計金額は特に明確に表示する必要があります。

まず、商品やサービスの合計金額（消費税抜き）を「小計」として明記します。次に、その小計に対する消費税額を別途記載し、適用税率（例：10%）も併記するとより親切です。最後に、小計と消費税額を合算した「合計金額（税込）」を大きく、分かりやすく表示します。

この段階的な表示により、受け取る側はどの部分にどのような費用がかかっているのかを一目で理解することができます。特に、インボイス制度が開始されても、発注書自体の記載事項に変更はありません。しかし、インボイス制度に対応した請求書と発注書を合わせて管理することで、仕入れ税額控除の要件確認が容易になり、税務処理の効率化に役立ちます。

視覚的に分かりやすい表示を心がけ、計算間違いがないように複数回確認することが重要です。

支払い条件と納期：誤解のない取り決めを

発注書には、金銭の受け渡しに関わる「支払い条件」と、商品やサービスの提供に関わる「納期」を明確に記載することが不可欠です。支払い条件としては、支払い方法（銀行振込、手形、現金など）、支払い期日（例：納品月末締め翌月末払い）、そして振込手数料の負担者（通常は発注者負担）などを具体的に定めます。

納期については、単に「○日」と記載するだけでなく、「〇月〇日」や「発注から〇営業日以内」といった具体的な日付や期間を明記することで、遅延によるトラブルを防ぐことができます。

また、納品場所が複数ある場合や、特定の時間帯指定がある場合は、詳細を備考欄に記載します。これらの条件が不明確だと、納品の遅延や支払いのトラブル、さらには関係悪化に繋がりかねません。双方にとって無理のない、実行可能な条件を事前に十分に協議し、発注書に反映させることが重要です。

収入印紙の要否と契約書としての効力

収入印紙は、特定の課税文書に貼付が義務付けられている税金の一種です。一般的に、発注書は契約の申し込みを行うための書類であり、それ自体が契約書としての要件（契約の成立を示す双務的な内容）を満たさないため、収入印紙の貼付は不要とされています。

しかし、取引内容によっては、発注書に「請書」の役割を兼ねるような内容（例：「上記内容にて請け負いました」といった文言や署名欄がある場合）や、継続的な取引の基本契約書としての性格を持つ場合があり、その際は課税文書とみなされ、収入印紙が必要になることがあります。

特に、「電子的に発行する場合は不要です」という点も覚えておきましょう。

印紙税法上の判断は複雑な場合があるため、疑義が生じた場合は税務署や専門家に確認することをお勧めします。不要な貼付は無駄なコストとなり、必要な貼付を怠ると過怠税が課される可能性もあるため、注意が必要です。

担当者名や特記事項：信頼関係を築くための要素

発注者と受注者の連絡先を明確に

円滑な取引と信頼関係の構築のためには、発注書に発注者と受注者双方の連絡先を明確に記載することが非常に重要です。

発注者側の情報としては、会社名、住所、電話番号に加え、担当部署名と担当者名、そして直通の電話番号やメールアドレスを記載します。同様に、宛先である受注者についても、正式名称だけでなく、担当部署や担当者名を明確にすることが望ましいでしょう。

これにより、万が一、発注内容に関する確認事項や、納品・支払いに関する緊急の連絡が必要になった際に、速やかに適切な担当者へ連絡を取ることが可能になります。不明な点があった際にすぐに連絡が取れないと、作業の遅延や誤解に繋がり、ビジネス上の機会損失や関係悪化を招くことになりかねません。

正確な連絡先の記載は、スムーズなコミュニケーションを保証し、ひいては強固なビジネスパートナーシップを築くための基盤となります。

備考欄を最大限に活用するヒント

発注書に設けられている「備考欄」は、定型的な記載項目だけでは伝えきれない、個別の取引に関する重要な情報を補足するために非常に有効です。

例えば、納品場所の詳細な指示（「〇〇ビル1階受付渡し」など）、特定の梱包方法の指定（「緩衝材を多めに使用すること」「木箱で梱包」など）、品質検査に関する特別な要件、使用する資材の指定、あるいは特定の作業工程に関する指示など、多岐にわたる事項を記載することができます。

口頭での合意やメールでのやり取りだけでは、後で内容が不明確になったり、誤解が生じたりするリスクがありますが、備考欄に明確に記載することで、これらのリスクを軽減できます。

「この点だけは特に確認してほしい」という事項や、一般的な取引では発生しない特例事項がある場合は、積極的に備考欄を活用し、双方の認識を一致させることが、将来的なトラブル防止に繋がります。

見積書との整合性を常に確認する

発注書を作成する上で、最も基本的ながら非常に重要なのが、事前に発行された「見積書」との整合性を常に確認することです。

見積書はあくまで「この内容で契約する準備があります」という提案であり、発注書は「この内容で発注します」という正式な意思表示です。したがって、見積書の内容と発注書の内容は、品目、数量、単価、合計金額、納期、支払い条件など、あらゆる点で完全に一致している必要があります。

もし、見積書の内容から変更点が生じた場合は、必ず見積書の内容も修正し、その上で新しい発注書を作成するなど、整合性を保つことが重要です。

変更点が小さい場合でも、口頭でのやり取りだけで済ませてしまうと、後で「見積書と違う」「発注書と違う」といった齟齬が生じる原因となります。発注書を送付する前に、再度見積書と照合し、一点の曇りもないことを確認する習慣をつけましょう。これにより、取引の透明性が保たれ、双方の信頼関係も深まります。

発注書の内容変更や取消し、追加工事について

内容変更・取消し時の適切な手続き

発注書を提出した後でも、予期せぬ事情により内容の変更や発注の取消しが必要になることがあります。このような場合、口頭での連絡だけでなく、必ず書面による適切な手続きを踏むことが不可欠です。

変更の場合は「変更発注書」を、取消しの場合は「発注取消通知書」を速やかに発行し、相手方の合意を得るようにします。これらの書面には、元の発注書番号を明記し、変更・取消しの理由と具体的な内容を記載します。

特に、取消しの場合には、すでに発生している費用（仕入れ費用、作業開始費用など）に対する違約金や損害賠償の問題が発生する可能性もあるため、相手方と十分に協議し、双方が納得する形で解決を図る必要があります。

迅速かつ丁寧な対応を心がけることで、取引先との信頼関係を維持し、将来的なビジネスチャンスに繋げることができます。

追加工事や追加注文に関する対応

プロジェクトの進行中やサービスの提供中に、当初の発注書には含まれていなかった追加工事や追加注文が発生することは珍しくありません。このような場合も、口頭での依頼だけで済ませるのではなく、必ず書面で対応することが重要です。

最も確実な方法は、元の発注書とは別に「追加発注書」を新規に発行することです。追加発注書には、追加される品目や作業内容、数量、単価、合計金額、そして納期や支払い条件など、新しい内容を明確に記載します。元の発注書番号と紐づけることで、関連する取引として管理しやすくなります。

もし、軽微な追加で済む場合は、元の発注書に追記し、双方の合意を示す署名や押印を行うことも考えられますが、内容が複雑になる場合は新規発行が推奨されます。追加注文であっても、金額や納期、作業範囲を明確にすることで、後々の誤解やトラブルを未然に防ぐことができます。

最新の法制度への対応：電子帳簿保存法とインボイス制度

発注書の取り扱いには、最新の法制度への対応が不可欠です。特に「電子帳簿保存法」と「インボイス制度」は、発注書の実務に大きな影響を与えます。

電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法は、2024年1月1日より、電子取引のデータ保存が原則義務化されました。これは、メールやPDFで送られてきた発注書を紙に出力して保存することが原則として認められなくなり、電子データ形式のまま保存が求められることを意味します。

データ保存にあたっては、以下の要件を満たす必要があります。

• 真実性の確保：データが改ざん・削除されていないことを証明できるよう、タイムスタンプを付与するか、訂正・削除の記録が残るシステムを利用します。
• 可視性の確保：必要な時にすぐにデータを表示・印刷できること。具体的には、検索機能の確保、マニュアルやシステム概要書の設置が必要です。

紙で受け取った発注書をスキャナで読み込んでデータ保存する場合も、スキャナ保存要件を満たす必要がありますが、2023年3月28日の税制改正により、2024年1月1日以降に保存するものについては、一部要件（入力者情報、解像度・階調・大きさに関する情報の保存）が緩和されています。発注書（電子データ）の保存期間は、法人の場合は原則7年、個人事業主の場合は原則5年（欠損金が生じた場合は10年または9年）です。

インボイス制度への対応

インボイス制度（適格請求書等保存方式）は、消費税の仕入税額控除に関わる制度であり、主に請求書に影響を与えます。発注書自体のフォーマットや記載事項に変更はありません。しかし、インボイス制度に対応した請求書と合わせて発注書を管理することで、取引の流れをより詳細に把握しやすくなり、税務処理の正確性と効率化に役立ちます。

これらの法改正に対応することで、企業のコンプライアンスを強化し、業務の効率化を図ることができます。