納品書と請求書、領収書の「違い」を徹底解説！インボイス制度対応も

2023年10月1日から開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、ビジネスにおける書類の取り扱いを大きく変えました。

特に「納品書」「請求書」「領収書」といった日常的に発行・受領する書類には、以前にはなかった記載事項が求められ、その重要性が高まっています。

本記事では、これらの書類の基本的な役割と違いを整理しつつ、インボイス制度導入によって何が変わったのか、そして事業者はどのように対応すべきかを詳しく解説します。

消費税や源泉徴収、電子帳簿保存法といった関連法規への対応、さらに会計ソフトを活用した効率的な管理方法までを網羅し、あなたのビジネスがスムーズに制度へ適応できるようサポートします。

納品書、請求書、領収書の基本的な役割と違い

それぞれの書類が持つ意味と目的

納品書、請求書、領収書は、ビジネス取引においてそれぞれ異なる重要な役割を果たす書類です。

まず、「納品書」は、商品やサービスが発注通りに届けられたことを証明するために発行されます。通常、商品の送付時に同梱され、受け取った側は内容を確認することで、正確な取引がなされたことを把握できます。

法的な発行義務はないものの、納品物の詳細を正確に伝え、後々のトラブル防止に役立つ重要な書類です。

次に、「請求書」は、提供した商品やサービスの対価の支払いを求めるための公的な書類です。

取引内容、数量、単価、合計金額、そして支払期限などが明確に記載されており、これに基づいて支払いが行われます。請求書は、売上を計上し、支払いを受けるための根拠となるため、経理処理において非常に重要な位置を占めます。

最後に、「領収書」は、代金の受領を証明する書類です。

現金やクレジットカードなどで支払いがあった際に発行され、「いつ、いくら支払われたか」を記録します。これにより、支払い側は費用を計上する際の証拠として、受け取り側は代金受領の記録として利用します。これらの書類は、一つ一つが取引の信頼性を高め、スムーズな商取引を支える基盤となります。

法的な発行義務と重要性の違い

これらの書類には、法的な発行義務という点で違いがあります。

納品書には、原則として法的な発行義務はありません。これは、取引の実態を証明するための慣習的な書類であり、契約内容の確認や納品物の照合を円滑に進める目的で用いられます。

しかし、取引によっては納品書の提出が契約条件となっている場合もあるため、その際は発行が必要です。

一方、請求書と領収書は、金銭の支払いに関連する重要な書類であり、税法上の取り扱いからもその重要性がうかがえます。

特に、消費税の仕入税額控除を受けるためには、一定の記載事項を満たした請求書（または領収書）の保存が義務付けられています。これは、税務調査などにおいて、支払いや収入の事実を証明する客観的な証拠となるためです。

インボイス制度の導入により、この法的な重要性はさらに高まりました。

従来の領収書や請求書は、単なる支払いの証拠として機能していましたが、インボイス制度下では「適格請求書」として扱われることで、仕入税額控除の可否を左右する決定的な書類となります。発行義務の有無だけでなく、税法上の要件を満たすかどうかが、各書類の「重要性」を大きく左右する時代になったと言えるでしょう。

インボイス制度導入による位置づけの変化

2023年10月1日から開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、納品書、請求書、領収書のそれぞれの位置づけに大きな変化をもたらしました。

この制度の根幹は、適格請求書発行事業者から交付された「適格請求書」がなければ、原則として仕入税額控除を受けられないという点にあります。このため、これらの書類が適格請求書の要件を満たしているかどうかが、納税額に直結するようになりました。

具体的には、従来の請求書だけでなく、納品書や領収書であっても、インボイス制度が求める特定の記載事項を満たしていれば、「適格請求書」として認められるようになりました。

例えば、納品書に「適格請求書発行事業者の登録番号」や「税率ごとの消費税額等」が記載されていれば、それがそのまま適格請求書として機能し、仕入税額控除の対象となり得ます。

この変化は、書類発行側の事業者にとって、記載事項の正確性に対する意識を高める必要性を生じさせました。

また、受け取る側の事業者にとっては、交付された書類が適格請求書の要件を満たしているかを厳しく確認する責任が生じます。このように、インボイス制度は、単なる書類の呼称にとどまらず、税務上の大きな意味を持つようになった点で、その位置づけを根本から変えたと言えるでしょう。

インボイス制度導入による納品書への影響とは？

納品書が「適格請求書」になり得る条件

インボイス制度の導入により、これまで単なる納品証明書に過ぎなかった納品書が、特定の条件を満たせば「適格請求書」として機能するようになりました。

これは、仕入税額控除の適用を受ける上で非常に重要なポイントです。納品書が適格請求書と認められるためには、以下の6つの記載事項をすべて満たす必要があります。

1. 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
2. 取引年月日
3. 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
4. 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜きまたは税込み）および適用税率
5. 税率ごとに区分した消費税額等
6. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

特に、「登録番号」の記載と、「税率ごとの区分」および「消費税額等」の明記は、インボイス制度に対応する上で不可欠です。

従来の納品書にはこれらが省略されていることが多かったため、制度導入後はこれらの情報を追加することが求められます。納品書を適格請求書として運用することで、請求書と納品書を兼ねるなど、書類管理の簡素化に繋がる可能性もあります。

従来の納品書とインボイス対応納品書の違い

従来の納品書とインボイス制度に対応した納品書では、記載される情報に明確な違いがあります。

これまでの納品書は、主に商品の品目、数量、単価、合計金額などが記載され、消費税に関する詳細な内訳や税率の区分までは必須ではありませんでした。あくまで、発注内容と納品された物が一致していることを確認するための書類という位置づけが一般的でした。

しかし、インボイス制度に対応する納品書では、前述した6つの記載事項が求められます。

最も大きな違いは、「適格請求書発行事業者の登録番号」の有無と、「税率ごとの消費税額等」の明確な表示です。例えば、標準税率10%の商品と軽減税率8%の商品が混在する場合、それぞれの税率ごとに合計金額と消費税額を分けて記載しなければなりません。

これにより、納品書は単なる納品証明から、消費税の計算と仕入税額控除の根拠となる「税務上の重要な書類」へとその性格を変えました。

企業は、既存の納品書フォーマットを見直し、これらの必須項目を追加する改修を行う必要が生じています。この変更は、納品書作成プロセスの見直しや、会計システムへの対応を促すきっかけとなっています。

小売・飲食業における「適格簡易請求書」の活用

小売業や飲食業のように、不特定多数の相手と継続的に取引を行う事業者の場合、通常の適格請求書の要件をすべて満たす書類を毎回発行するのは、実務上大きな負担となります。

このため、インボイス制度では、これらの事業者の負担軽減のために「適格簡易請求書（簡易インボイス）」という特例が設けられています。

適格簡易請求書は、通常の適格請求書から一部の記載事項が簡略化されています。具体的には、「書類の交付を受ける事業者の氏名または名称」の記載が不要となります。

これは、レシートのように不特定多数に交付される書類の特性を考慮した措置です。ただし、他の主要な記載事項、例えば「適格請求書発行事業者の登録番号」や「税率ごとの消費税額等」は引き続き必要です。

したがって、スーパーマーケットのレシートや飲食店の領収書などが、これらの要件を満たしていれば適格簡易請求書として機能します。

事業者は、自社の取引形態に合わせて、通常の適格請求書を発行すべきか、適格簡易請求書で対応可能かを判断し、適切な対応を取る必要があります。この制度により、特にBtoCビジネスを展開する事業者は、書類作成の効率化を図りながらインボイス制度に対応できるメリットを享受できます。

適格請求書発行事業者になるための納品書発行

登録番号取得の重要性と記載方法

インボイス制度下で納品書を「適格請求書」として運用するためには、まず事業者自身が「適格請求書発行事業者」として登録し、登録番号を取得することが不可欠です。

この登録番号は、Tから始まる13桁の法人番号、または個人事業主のマイナンバーを利用した事業者固有の番号で、発行するすべての適格請求書（納品書、請求書、領収書を含む）に記載が義務付けられています。

登録番号が記載されていない書類は、買い手側（課税事業者）が仕入税額控除を受けることができません。

これにより、取引先にとっては、登録番号のない事業者との取引が消費税の負担増に直結するため、取引から敬遠されるリスクも生じます。したがって、特にBtoB取引が多い事業者は、登録番号を速やかに取得し、納品書を含むすべての発行書類に正確に記載することが極めて重要です。

登録番号の記載方法は、納品書や請求書の作成時に、事業者名や住所といった基本情報と並んで明記します。

会計ソフトや請求書発行システムを利用していれば、一度設定するだけで自動的に記載されるため、手書きや手作業での記載漏れを防ぐことができます。

複数税率に対応した記載のポイント

インボイス制度は、消費税の複数税率（標準税率10%と軽減税率8%）に対応するために導入された制度です。

そのため、納品書が適格請求書として機能するためには、これらの複数税率に適切に対応した記載が必須となります。具体的には、商品やサービスごとに適用税率を明記し、さらに税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜きまたは税込み）と、その税率ごとの消費税額等を記載する必要があります。

例えば、食品（軽減税率8%）とそれ以外の品目（標準税率10%）を同時に納品する場合、納品書上ではそれぞれの品目に対して適用税率を明示し、以下の表のように税率ごとの合計額と消費税額を算出・記載することが求められます。

品目	単価	数量	金額	適用税率	消費税額
商品A（食品）	1,000円	5	5,000円	8%	400円
商品B（雑貨）	2,000円	3	6,000円	10%	600円
税率8%対象合計			5,000円	8%	400円
税率10%対象合計			6,000円	10%	600円
合計（税込）			11,000円		1,000円

このような詳細な記載は、受領側が正確に仕入税額を計算するために不可欠であり、納品書の作成における重要なポイントとなります。

免税事業者との取引における注意点と経過措置

適格請求書発行事業者ではない「免税事業者」との取引においては、買い手側（課税事業者）が仕入税額控除を受けることができません。

これは、免税事業者が適格請求書を発行できないためであり、買い手側は消費税額の全額を負担することになります。このため、免税事業者にとっては、取引先（課税事業者）からの取引見直しや、価格交渉を求められるなどの影響が出る可能性があります。

インボイス制度開始から一定期間は、免税事業者との取引に関する経過措置が設けられています。

2023年10月1日～2026年9月30日までは、仕入税額相当額の80%が控除可能です。さらに、2026年10月1日～2029年9月30日までは、仕入税額相当額の50%が控除可能となります。

この経過措置は、免税事業者やその取引先が制度に段階的に適応するための期間として設けられました。

免税事業者が課税事業者への転換を検討する場合、インボイス登録を行うことで適格請求書の発行が可能となり、取引先の仕入税額控除の適用を可能にします。

また、転換した事業者には「2割特例」や「簡易課税制度」といった負担軽減措置も用意されており、これらを活用することで、納税負担を軽減しながらインボイス制度に対応することができます。自社の事業規模や取引状況を考慮し、最適な対応策を講じることが重要です。

消費税や源泉徴収、電子帳簿保存法への対応

消費税計算と仕入税額控除の基本

インボイス制度の中心となるのは、消費税の計算、特に仕入税額控除の適格性です。

消費税は、事業者が消費者に代わって国に納める税金であり、売上に係る消費税から、仕入れや経費に係る消費税を差し引いて納税額を計算します。この「差し引く」行為が仕入税額控除です。

原則として、適格請求書発行事業者から交付された適格請求書がなければ、この仕入税額控除を受けることができません。

これは、買い手側（課税事業者）にとって、仕入税額控除の可否が直接的に納税額に影響するため、受け取る納品書や請求書が適格請求書の要件を満たしているかを厳しく確認する責任が生じることを意味します。

特に、複数税率に対応するためには、品目ごとの税率や消費税額が正確に記載されていることが不可欠です。

もし適格請求書ではない書類に基づいて仕入れを行った場合、その部分の消費税額は控除できず、結果として事業者の納税額が増加します。

このような背景から、制度導入後は、消費税の計算における書類の重要性が飛躍的に高まりました。正確な帳簿付けと書類管理は、適正な納税のために欠かせない要素となっています。

源泉徴収義務との関係性

源泉徴収制度は、所得税法に基づき、給与や報酬などを支払う事業者が、その支払い時に所得税の一部を徴収し、国に納める制度です。

この制度は、消費税のインボイス制度とは異なる税制であり、直接的な関係はありません。消費税は「消費」という行為に対して課される税金であるのに対し、源泉徴収は「所得」に対して課される税金であるため、その目的も異なります。

しかし、実務上は、納品書や請求書、支払い明細書といった同じ書類の中に、消費税に関する情報と源泉徴収に関する情報が併記されるケースがあります。

例えば、デザイナーやライターへの業務委託料を支払う場合、報酬本体から源泉所得税を差し引いた金額を支払いますが、同時に消費税も加算して請求されることがあります。

この場合、インボイス制度に対応した請求書では、消費税に関する記載事項（登録番号、税率ごとの消費税額など）が求められますが、源泉所得税に関する記載は必須ではありません。

源泉徴収の対象となる報酬かどうかは、税法上の所得区分によって判断され、消費税の取り扱いとは独立しています。それぞれの税制の枠組みを理解し、適切な処理を行うことが重要です。

電子帳簿保存法とデジタル化への対応

2022年1月に改正された電子帳簿保存法により、企業が扱う帳簿や書類の電子保存に関するルールが大きく変わりました。

特に、電子取引で授受したデータ（納品書、請求書、領収書など）は、電子データのまま保存することが原則義務化されています。これは、インボイス制度による書類のデジタル化推進と相まって、企業の経理業務に大きな影響を与えています。

電子保存の義務化は、紙の書類をスキャンして保存する「スキャナ保存」や、会計ソフトなどで作成したデータをそのまま保存する「電子帳簿保存」など、多様な形式が認められています。

重要なのは、真実性（データが改ざんされていないこと）と可視性（必要な時にデータが確認できること）を確保することです。

この電子帳簿保存法への対応は、インボイス制度における書類管理の効率化にも繋がります。

適格請求書を電子データとして受け渡し・保存することで、紙の印刷・郵送コストの削減、書類の保管スペースの削減、検索性の向上といったメリットを享受できます。会計ソフトやクラウドサービスを活用することで、これらの法的要件を満たしつつ、経理業務のデジタル化を推進することが、今後のビジネスにおいて不可欠な戦略となります。

納品書管理を効率化する会計ソフトの活用法

インボイス制度対応の会計ソフトでできること

インボイス制度の導入により増加する経理業務の負担を軽減するためには、インボイス制度に対応した会計ソフトや請求書発行システムの活用が非常に有効です。

これらのソフトは、適格請求書の発行に必要な機能を網羅しており、事業者がスムーズに制度へ移行できるようサポートします。

具体的には、以下の機能が挙げられます。

• 登録番号の自動記載: 事業者の登録番号を一度設定すれば、発行するすべての適格請求書（納品書、請求書、領収書）に自動的に記載されます。
• 複数税率対応: 軽減税率と標準税率が混在する取引でも、品目ごとに適用税率と消費税額を正確に計算し、自動で記載してくれます。
• 適格請求書のフォーマット作成: インボイス制度の要件を満たす請求書や納品書のテンプレートがあらかじめ用意されており、手軽に作成できます。
• 仕訳の自動化: 発行した適格請求書に基づいて、売上仕訳が自動的に作成されるため、入力ミスを防ぎ、経理処理の時間を大幅に短縮できます。
• 取引先の登録番号管理: 取引先の適格請求書発行事業者登録状況を管理し、仕入れ時の仕訳に反映させる機能も備わっています。

これらの機能を活用することで、手作業によるミスを減らし、経理担当者の負担を大幅に軽減することが期待できます。

データ連携と自動化で業務負担を軽減

会計ソフトは、単独で利用するだけでなく、他の販売管理システムや在庫管理システム、受発注システムなどと連携させることで、さらに高い効率化を実現できます。

データ連携により、納品データや売上データが自動的に会計ソフトに取り込まれ、納品書の作成から請求書の生成、会計処理までの一連の業務フローが自動化されます。

例えば、販売管理システムで入力された納品情報が自動的に会計ソフトに連携され、インボイス制度に対応した納品書や請求書が自動生成されるような仕組みを構築できます。

これにより、二重入力の手間や入力ミスをなくし、経理業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。

参考情報でも指摘されているように、インボイス制度は「業務負担の増加」を招く可能性があります。

しかし、このようなシステム連携と自動化を積極的に導入することで、その負担を最小限に抑えることができます。リアルタイムでの売上・仕入れ状況の把握も容易になり、経営判断の迅速化にも貢献するでしょう。デジタル化を推進し、効率的な業務体制を構築することが、今後の企業経営において重要となります。

適格請求書発行事業者への転換支援機能

インボイス制度の導入に伴い、これまで免税事業者だった個人事業主や小規模事業者が、適格請求書発行事業者への転換を検討するケースが増加しています。

会計ソフトの中には、このような転換を支援するための機能が充実しているものもあります。

特に注目すべきは、免税事業者から課税事業者になった際の負担軽減措置に対応した機能です。

• 2割特例の適用計算: 制度導入後、インボイス登録をして課税事業者になった事業者が利用できる「2割特例」は、売上税額の2割を納税額とする特例です。会計ソフトは、この特例を適用した場合の納税額を簡単にシミュレーションし、申告書類作成をサポートします。
• 簡易課税制度への対応: 基準期間の課税売上高が5,000万円以下の事業者が選択できる簡易課税制度にも対応しており、業種ごとの「みなし仕入率」を用いた納税額計算を支援します。
• 少額特例への対応: 基準期間の課税売上高が1億円以下の事業者が利用できる、1万円未満の少額取引に関する仕入税額控除の特例（2023年10月1日～2029年9月30日）についても、適切な処理をサポートします。

これらの機能を活用することで、インボイス制度への対応だけでなく、納税額の計算や申告書作成にかかる手間を大幅に削減し、事業者は本来の業務に集中できるようになります。

会計ソフトは、複雑な税制改正を乗り越え、事業を安定的に継続させるための強力なパートナーとなるでしょう。