納品書、原本と現品票、何が違う？発行・保管の疑問を徹底解説

商品やサービスの取引において、書類のやり取りは欠かせません。中でも「納品書」と「現品票」は、それぞれ異なる目的と役割を持つ重要な書類です。しかし、「どちらも商品が届いたことを示すもの？」や「原本って何？」と疑問に思う方も多いのではないでしょうか。

本記事では、納品書、現品票、そして書類における「原本」の概念について、それぞれの役割と違い、さらに発行・保管に関する疑問まで、徹底的に解説します。これらの書類を正しく理解し、適切に管理することで、取引の透明性を高め、業務効率化に繋げましょう。

納品書、現品票、原本とは？それぞれの役割を理解しよう

まずは、それぞれの書類がどのような目的で使われ、どんな情報を記載しているのかを一つずつ見ていきましょう。

納品書：取引の透明性を保つ重要な書類

納品書は、商品やサービスが実際に提供されたことを証明し、その内容と数量を受領側が確認するために発行される書類です。これにより、取引の透明性が保たれ、後々のトラブルを防ぎ、スムーズな取引完了を助ける重要な役割を担います。

主な記載内容としては、納品された商品やサービスの詳細（品名、数量、単価、納品日など）、そして取引先の名称や自社の情報が含まれます。基本的には商品やサービスを納品する都度、発行されるのが一般的です。

法的な発行義務はありませんが、納品書は取引の証拠書類として非常に重要視されています。例えば、請求書の内容と納品書を照合することで、誤請求や数量の間違いを未然に防ぐことができます。また、税法上は7年間、会社法上は10年間（個人事業主の場合は原則5年、条件により7年）の保管義務があるため、適切に管理する必要があります。

納品書は、単なる紙切れではなく、企業間取引の信頼性を支える基盤となる書類と言えるでしょう。

現品票：現物の管理を効率化する現場の味方

現品票は、製品や半製品、部品、材料といった「現物」そのものに貼り付けられ、その現物が「何であるか」を明確にするための伝票です。これは、主に製造現場や倉庫内で使用され、現品管理の効率化、出荷ミスの防止、そして製品のトレーサビリティの確保を目的としています。

記載内容には、製品名、品番コード、数量、ロット番号、製造日、工程、担当者、そして納品先など、製品に関する詳細な情報が含まれます。これにより、たとえ大量の製品が混在する場所でも、一つ一つの現物を正確に識別し、適切な管理を行うことが可能になります。特に製造業においては、どの工程で、いつ、誰が、何を製造したのかを追跡するために不可欠な情報源となります。

現品票は、製品の製造工程や、倉庫からの出荷・納品の際に現物に貼り付けて使用されます。しかし、その運用にはいくつかの課題も存在します。例えば、運送中に剥がれてしまうリスクや、手書きによるヒューマンエラーの発生、さらには情報の更新や管理の難しさなどが挙げられます。これらの課題を解決するため、近年ではQRコードやバーコードを用いたペーパーレス化が進められています。

「原本」とは？書類の信頼性を保証するもの

書類における「原本」とは、作成者によって最初に作成された、その内容が真正であると認められる状態の書類を指します。いわゆる「本物」であり、コピーや複製とは区別されます。特に契約書や重要書類において、原本の存在は法的な効力や証拠能力を保証する上で極めて重要です。

なぜ原本が重要なのでしょうか。それは、原本には改ざんのリスクが最も少なく、その記載内容が作成時点での真実を正確に反映していると見なされるからです。例えば、納品書においても、顧客との間で数量や金額に関するトラブルが生じた際、発行された納品書の原本が信頼性の高い証拠として機能します。

近年では、電子データでの書類作成・保存が進んでいますが、電子データにおける「原本」の概念も同様に重要です。電子帳簿保存法のもとでは、電子署名やタイムスタンプを付与することで、その電子データが改ざんされていないこと、つまり真正な状態であることを証明し、「電子原本」として扱うことが可能になります。この考え方は、紙の原本が持つ信頼性を、デジタル環境でも確保するための重要な仕組みと言えるでしょう。

納品書、原本、現品票の「違い」を明確に！

納品書と現品票は、商品やサービスの取引において使われる点では共通していますが、その役割、記載内容、使用場面には明確な違いがあります。ここでは、これらの違いをより具体的に掘り下げていきましょう。

目的の違い：取引の証明か、現物の特定か

納品書の主な目的は、「商品やサービスが注文通りに提供されたことを取引相手に証明し、その内容を確認してもらうこと」です。これは、売買契約の履行を示すための書類であり、後日発行される請求書と照合されることで、金銭のやり取りへと繋がっていきます。つまり、取引の全体像の中で、売主と買主間の合意形成と履行確認を担う「取引の証拠」としての役割が強いのです。

一方、現品票の主な目的は、「製品や部品といった現物が『何であるか』を特定し、製造工程や倉庫内での管理を効率化すること」にあります。これは、主に企業内部、特に製造部門や物流部門で活用され、生産管理や品質管理、トレーサビリティの確保に貢献します。現品票自体が直接的に金銭の請求に結びつくことはなく、あくまで現物の状態や所在を管理するためのツールとしての側面が強いと言えます。

このように、納品書は「取引全体」を俯瞰する役割を、現品票は「現物一つ一つ」を深く管理する役割を担っており、それぞれの目的が明確に異なっているのです。

記載内容と使用場面の明確な差

記載される情報の内容も、納品書と現品票では大きく異なります。納品書には、品名、数量、単価、納品日、納品先情報、発行元情報など、取引に関わる情報が中心に記載されます。金額情報が含まれることも多く、これは請求書との連携を前提としているからです。使用場面は、商品を納品する際、取引先に渡す時や、後々の請求処理、経理処理の際です。

対して現品票には、製品名、品番コード、ロット番号、製造日、製造工程、担当者、そして最終的な納品先など、製品そのものの詳細な情報が記載されます。単価や金額などの金銭に関わる情報は通常含まれません。これは、現品票の目的が現物の管理にあるためです。使用場面は、製造ラインでの工程管理、倉庫での入出庫管理、出荷時の識別など、物理的な現物の移動や管理の各段階で活用されます。

例えば、ある自動車部品を製造・販売する企業を考えると、製造ラインでは「現品票」が部品に貼られ、製造工程やロット番号が管理されます。そして、完成した部品が顧客に納品される際には、「納品書」が発行され、その部品の品名や数量が顧客に伝えられる、といった具合に使い分けられます。

添付場所と発行義務の有無

納品書と現品票のもう一つの大きな違いは、「どこに添付されるか」という点と、「発行義務の有無」にあります。以下の表で違いを明確にしてみましょう。

ご覧の通り、納品書は商品とは別に、送付状のような形で荷物と一緒に届けられるのが一般的です。これに対し、現品票は文字通り「現品」に直接貼り付けられ、現物の識別のために利用されます。

また、両者ともに「発行義務はなし」という共通点がありますが、これは商慣習として広く利用されている書類であり、発行することで取引の円滑化やトラブル防止に大きく貢献するためです。法的義務はないものの、実務上は不可欠な書類として認識されています。

納品書と現品票、どちらが発行される？発行元と渡す相手

納品書と現品票は、それぞれ異なる発行元と受取人（または使用対象）を持ちます。これらを理解することは、サプライチェーン全体における書類の役割を把握する上で非常に重要です。

納品書は「納品側」が発行し、受領側へ

納品書の発行元は、商品やサービスを供給する側、すなわち売主側です。顧客への納品時に、実際にどのような商品が、どれだけの数量で納品されたのかを明記し、買主側に渡します。この書類は、買主側が注文内容と実際に届いた商品を照合し、正しく受領したことを確認するための重要な証拠となります。

例えば、オフィス用品を注文した場合、納品時にサプライヤーから納品書が届けられます。この納品書を確認することで、発注担当者は注文したペンや用紙が指定通りの数量と種類で届いたかをチェックし、不備があればすぐに連絡することができます。また、この納品書は後に届く請求書と内容を照合する際にも利用され、経理処理の正確性を確保する役割も果たします。

このように、納品書は売主から買主へと渡され、両者間の取引の透明性を高め、スムーズな金銭の授受に繋がるための橋渡しとなる書類なのです。

現品票は「製造・出荷元」が現物に添付

現品票は、納品書のように取引相手に直接「渡す」ことを主な目的とする書類ではありません。その代わりに、製造業者や倉庫管理者、出荷担当者といった、現物の生産や管理に関わる社内関係者が作成し、管理対象となる製品や部品そのものに直接貼り付けて使用します。

現品票が活躍するのは、例えば、工場内の製造ラインで部品が次の工程へ移る際、あるいは製品が倉庫に入庫・出庫される際です。この伝票には、品名、数量、ロット番号、製造日、工程名、担当者などの情報が記載されており、これにより、現物がどの段階にあり、どのような特性を持つのかが一目で分かるようになります。これは、社内における生産管理、品質管理、そして誤出荷防止のための重要な識別ツールとなります。

したがって、現品票の主な「渡す相手」は厳密には存在せず、現物に情報を持たせることで、社内における情報の伝達と現物管理の効率化を図るのがその役割と言えるでしょう。

書類の連携でミスを防ぎ、業務効率化

納品書と現品票は、それぞれ異なる目的と役割を持つ書類ですが、これらが連携することで、サプライチェーン全体での業務精度を高め、ヒューマンエラーを削減し、最終的には業務効率化に大きく貢献します。

例えば、納品書に記載された品名と数量、そして現品票に示されたロット番号や製造日などの詳細情報を照合することで、出荷時の品違いや数量間違いを早期に発見できます。納品書だけでは確認できない現物の詳細を現品票が補完し、逆に現品票だけでは把握できない取引全体の内容を納品書が示すため、相互補完の関係にあると言えるでしょう。

特に、食品や医薬品、精密機器など、トレーサビリティが厳しく求められる製品においては、現品票で製造段階から詳細な情報を記録し、最終的な納品時に納品書でその取引を証明するという連携が不可欠です。これにより、万が一製品に問題が発生した場合でも、迅速に原因を特定し、適切な対応を取ることが可能になります。デジタルツールを活用してこれらの情報を一元管理することで、さらなる業務効率化と精度向上を実現できるでしょう。

納品書原本の保管義務はある？コピーや後日発行についても解説

納品書は、発行義務はないものの、発行した場合には適切な保管が求められます。ここでは、納品書の保管期間や方法、さらには後日発行に関する疑問を解決します。

法定保管期間を厳守！法人と個人事業主の違い

納品書は、税法や会社法によって一定期間の保管が義務付けられています。これは、税務調査や会計監査の際に、取引の証拠として提示する必要があるためです。

• 法人：
  • 税法上：原則として7年間（事業年度終了の日の翌日から2ヶ月を経過した日から7年間）。ただし、欠損金の繰越控除を適用する場合は10年間。
  • 会社法上：株主総会議事録などと関連する資料として、10年間。
• 個人事業主：
  • 原則として5年間。
  • ただし、消費税課税事業者の場合は、消費税法の規定により7年間。

これらの期間を遵守しない場合、税務調査で不利益な取り扱いを受けたり、追徴課税の対象となったりするリスクがあります。原本を紛失してしまった場合は、再発行を依頼するか、コピーを保管している場合はその旨を説明できるようにしておく必要がありますが、原本の信頼性には劣るため、細心の注意が必要です。

紙と電子、多様な保管方法のメリット・デメリット

納品書の保管方法には、大きく分けて紙媒体での保管と電子データでの保管があります。それぞれにメリットとデメリットが存在します。

• 紙での保管：
  • メリット：特別な設備や知識が不要で、すぐに始められる。視認性が高く、直感的に内容を確認しやすい。
  • デメリット：物理的なスペースが必要。時間が経つと劣化する。検索性が低く、過去の書類を探すのに手間がかかる。ファイリングミスが発生しやすい。
  • 保管方法：月別、取引先別、年度別などに分類し、ファイルボックスやキャビネットで整理します。
• 電子データでの保管：
  • メリット：保管スペースが不要。検索性が高く、必要な情報を瞬時に見つけられる。劣化の心配がない。遠隔地からのアクセスも可能。
  • デメリット：初期費用（システム導入など）がかかる場合がある。電子帳簿保存法への対応が必要。従業員のトレーニングが必要。セキュリティ対策が必須。
  • 保管方法：ファイル名の統一ルールを定め、フォルダ構造を整備し、定期的なバックアップを行います。また、電子帳簿保存法の要件を満たすシステムやツールを活用することが求められます。

近年では、電子帳簿保存法の改正により電子データでの保管がより容易になり、多くの企業がペーパーレス化を進めています。自社の状況に合わせて最適な保管方法を選択することが重要です。

納品書を後日発行する際の注意点

納品書は原則として商品やサービスを納品する都度、同時に発行されるのが望ましいとされています。しかし、やむを得ない事情で後日発行となるケースもゼロではありません。

後日発行する場合に最も重要な注意点は、「実際の納品日を正確に記載する」ことです。納品書の日付は、実際に商品が顧客に引き渡された日であるべきであり、発行日とは異なる場合があります。これを曖昧にすると、税務上の問題や、取引先との間で「いつ納品されたのか」という認識の齟齬が生じ、トラブルに発展する可能性があります。

また、後日発行となる場合は、事前に取引相手にその旨を伝え、合意を得ておくことが望ましいです。特に、月締めで請求を行う取引では、納品書の遅延が請求業務にも影響を与えることがあるため、丁寧なコミュニケーションが不可欠です。電子納品システムを導入している場合、納品と同時に自動で発行・送付されるため、このような後日発行に伴うリスクを軽減することができます。

企業としては、可能な限り同時発行を徹底し、どうしても後日発行となる場合には、上記の注意点を踏まえて慎重に対応するべきでしょう。

納品書に関するよくある質問を解決！

最後に、納品書の運用や管理に関してよく寄せられる質問にお答えします。特に、近年のペーパーレス化や電子帳簿保存法の改正は、多くの企業にとって大きな関心事となっています。

納品書のペーパーレス化、メリットと課題

近年、業務効率化とコスト削減の観点から、納品書のペーパーレス化が急速に進んでいます。これは、紙の納品書を電子データに移行し、発行から送付、保管までをデジタルで行うことを指します。

ペーパーレス化の主なメリットは以下の通りです。

• コスト削減：印刷費、用紙代、郵送費、インク代などが不要になります。
• 業務効率化：手作業による発行・封入・郵送の時間が削減され、発行から送付までを自動化できます。
• 検索性の向上：電子データはキーワード検索が可能で、必要な納品書を瞬時に見つけられます。
• 保管スペース不要：物理的な保管場所が不要になり、オフィススペースの有効活用に繋がります。
• 環境負荷の軽減：紙の使用量を減らすことで、環境保護に貢献できます。

一方で、課題も存在します。

• 初期投資：電子納品システム導入には費用がかかります。
• 取引先の対応状況：取引先が電子納品に対応していない場合、個別に対応が必要になることがあります。
• 従業員の慣れ：新しいシステムへの適応には時間がかかります。
• セキュリティリスク：データ漏洩やサイバー攻撃への対策が必要です。

現品票においても、QRコードやバーコード化、デジタル帳票ツールの活用によってペーパーレス化が進められており、これらはヒューマンエラーの削減、データ蓄積・活用、管理効率化といった多くのメリットをもたらしています。

電子帳簿保存法対応の重要ポイント

納品書を電子データで保管する場合、「電子帳簿保存法」の要件を満たす必要があります。特に、2024年1月1日以降は、電子取引における電子データの保存が完全に義務化されており、すべての企業がこの法律への対応を避けて通ることはできません。

電子帳簿保存法における主要なポイントは、以下の2つです。

1. 真実性の確保：保存された電子データが、改ざんされていないこと、また改ざんされた場合にその履歴が残ることを保証する措置が必要です。具体的には、タイムスタンプの付与、訂正・削除履歴が残るシステムでの保存、または事務処理規程の整備などが求められます。
2. 可視性の確保：保存された電子データを、いつでも見読可能である状態にすることです。ディスプレイやプリンタで内容を確認できること、特定の要件を満たす検索機能（取引年月日、取引金額、取引先で検索できることなど）を備えていることが求められます。

特に、スキャナ保存を行う場合は、かつて求められていた「適正事務処理要件」が廃止され、より簡易な運用が可能になりましたが、上記の真実性・可視性の確保は引き続き重要です。法令遵守のためには、自社の状況に合ったシステム導入や規程整備が不可欠です。

最新動向：電子化が必須となる未来に向けて

電子帳簿保存法の改正をはじめ、政府は企業活動のデジタル化、いわゆるDX（デジタルトランスフォーメーション）を強力に推進しています。その流れの中で、納品書を含む多くの書類の電子化は、もはや避けて通れないテーマとなっています。

2024年1月以降、電子取引を行った場合は原則として電子データでの保存が義務化され、紙での保存は例外的なケースに限られるようになりました。これは、中長期的にはすべての取引書類が電子保存を前提とした制度設計へと移行していくことを示唆しています。

企業が電子化を進めることは、単に法令を遵守するためだけではありません。業務の効率化、コスト削減、そして事業継続計画（BCP）の観点からも極めて重要です。例えば、災害時でも電子データであれば迅速な復旧が可能であり、リモートワーク環境下でも滞りなく業務を進めることができます。

これからの時代、企業は待ったなしで電子化への対応を進め、計画的なシステム導入や従業員の教育を行う必要があります。電子化は、企業の競争力を高め、持続可能な経営を実現するための重要な戦略となるでしょう。