納品書の「登録番号」や「社印」など、発行前に確認すべきポイント

納品書の「登録番号」や「社印」など、発行前に確認すべきポイント

納品書は、商品やサービスが納品された事実を記録し、取引先が内容を確認するための重要な書類です。法的な発行義務はありませんが、取引の証明や認識のずれを防ぐために広く利用されています。

しかし、インボイス制度の開始や電子帳簿保存法の改正など、近年納品書を取り巻く環境は大きく変化しています。発行前にどのような点を確認すべきか、最新の注意点とともに詳しく見ていきましょう。

インボイス制度対応！納品書に「登録番号」は必要？

登録番号とは？その重要性

2023年10月1日から開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）により、納品書の取り扱いにも大きな変更点が生じました。この制度の中心となるのが「登録番号」です。

登録番号とは、適格請求書発行事業者として税務署に登録された事業者に付与される13桁の番号を指します。この番号を適格請求書（インボイス）に記載することで、買手側（課税事業者）が仕入税額控除を受けるための要件を満たすことになります。

つまり、あなたが発行する納品書が買手にとっての仕入税額控除の証拠となる場合、この登録番号の記載は必須となるわけです。課税事業者のみが登録番号を取得できるため、免税事業者の方は登録番号を持たないことに注意が必要です。

納品書を「適格請求書」として使う条件

納品書を適格請求書として機能させるためには、単に登録番号を記載するだけでは不十分です。以下の記載要件を全て満たす必要があります。

• 発行事業者の登録番号
• 取引年月日
• 取引内容（軽減税率の対象品目である場合はその旨）
• 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）および適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等
• 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

これらの項目が全て記載されていれば、納品書は単体で適格請求書として有効です。必ずしも請求書と納品書の両方を適格請求書にする必要はなく、どちらか一方の書類で要件が満たされていれば問題ありません。

取引先との間で、どの書類を適格請求書とするか、事前に取り決めておくことがスムーズな取引につながります。

登録番号がない場合の注意点

もしあなたの事業が適格請求書発行事業者ではない場合、あるいは発行した納品書に登録番号の記載がない場合、取引先（特に課税事業者）は仕入税額控除を受けることができなくなります。

これにより、取引先にとっては余計な税負担が生じることになり、場合によっては取引の見直しにつながる可能性も否定できません。

特に、免税事業者である場合は、買手側が課税事業者であるかどうかを確認し、インボイス制度導入後の取引条件について、事前に十分に話し合いをすることが重要です。適切な対応を怠ると、ビジネス上の信頼関係に影響を及ぼす恐れがあるため、慎重な検討が求められます。

軽減税率対象品目がある場合、納品書の記載事項は？

軽減税率制度の基本と納品書の役割

消費税には、標準税率10%と軽減税率8%の二つの税率が存在します。飲食料品（酒類・外食を除く）や新聞などが軽減税率の対象となっており、一つの納品書の中にこれらの品目が混在することも珍しくありません。

このような状況では、納品書が取引の事実を正確に証明するだけでなく、適用される消費税率も明確に区分して記載する役割を担います。

特にインボイス制度下では、税率ごとの記載が適格請求書の要件となるため、納品書作成時には細心の注意を払う必要があります。税率が混在する取引では、記載漏れや誤りがないように徹底しましょう。

具体的な記載方法と注意点

軽減税率対象品目を含む納品書を作成する際は、以下の点を明確に記載する必要があります。

• 品目ごとの税率明記: 各商品名の横や備考欄に、「軽減税率対象」や「※」などで8%適用であることを明記します。
• 税率ごとの合計金額: 10%対象の合計金額と8%対象の合計金額をそれぞれ算出し、区分して記載します。
• 税率ごとの消費税額: 区分した合計金額に基づいて、それぞれの税率で計算した消費税額を明記します。

例えば、以下のような形式で記載すると、受け取る側も確認しやすくなります。

商品名	数量	単価	金額（税抜）	適用税率
A商品	10	1,000円	10,000円	10%
B商品（軽減税率対象）	5	500円	2,500円	8%

さらに、合計欄では税率ごとに区分した合計金額と消費税額を表示します。

税率区分	合計金額（税抜）	消費税額
標準税率10%	10,000円	1,000円
軽減税率8%	2,500円	200円
合計	12,500円	1,200円

このように詳細に記載することで、取引先が正確に仕入税額控除を行うことが可能となり、認識のずれを防ぐことができます。

電子帳簿保存法との連携

軽減税率対応の納品書を電子データとして発行・保存する場合、電子帳簿保存法への対応も同時に考慮する必要があります。

電子帳簿保存法では、電子的に作成・保存された帳簿書類について、「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められています。具体的には、タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴の保存、検索機能の確保などが必要となります。

軽減税率の記載がある納品書をPDFなどで発行し、メールで送付した場合、そのデータは「電子取引データ」として電子帳簿保存法の対象となります。適切に保存することで、税務調査などでのスムーズな対応が可能となります。

自社のシステムやフローが電子帳簿保存法の要件を満たしているか、定期的に確認し、必要に応じて改善を図ることが重要です。

納品書に「社印」や「収入印紙」は必須？

社印（社判）の法的要否と実務上の考慮

納品書への社印（会社印や角印など）の押印は、法的な必須事項ではありません。民法上、契約や書類の効力は当事者の合意によって発生するため、押印がなくても納品書自体は有効とされています。

しかし、実務上は多くの企業が納品書に社印を押印しています。これは、書類の信頼性を高める、発行元を明確にする、企業文化や商慣習に従うといった目的があるためです。

特に、長年の取引がある企業間では、社印の押印が慣例となっていることも少なくありません。そのため、納品書を発行する前に、取引先が社印の押印を求めているかどうかを事前に確認することが推奨されます。不要な手間を省き、かつ相手方の要求を満たすためにも、確認は怠らないようにしましょう。

収入印紙貼付の基準と事例

収入印紙は、印紙税法で定められた特定の「課税文書」に貼付が必要となるものです。一般的に、納品書は商品やサービスの提供の事実を証明する書類であり、金銭の受領事実を証明するものではないため、原則として課税文書には該当せず、収入印紙の貼付は不要です。

ただし、例外として、納品書が「領収書」や「契約書」の役割を兼ねていると判断される場合には、課税文書とみなされ、収入印紙の貼付が必要になることがあります。

• 領収書を兼ねる場合: 納品書に金銭の受領を証明する旨の記載（例: 「上記金額正に受領いたしました」）があり、かつ5万円以上の金額が記載されている場合。
• 契約書を兼ねる場合: 売買契約の成立を証明する内容が詳細に記載されており、契約書としての性質が強いと判断される場合。

このようなケースでは、記載された金額に応じて所定の印紙税額分の収入印紙を貼付し、消印を行う必要があります。判断に迷う場合は、税理士や管轄の税務署に確認することをおすすめします。

電子納品書における社印・収入印紙

電子化された納品書の場合、紙の書類とは扱いが異なります。

まず、電子納品書に「社印」を直接押印することはできませんが、電子署名や電子認証を利用することで、紙の書類における社印と同様の信頼性や真正性を確保することができます。これらの電子的な認証は、書類の改ざん防止にも寄与します。

次に、収入印紙についてですが、国税庁の見解として、電子データとして作成・送信される文書には印紙税は課されないとされています。これは、印紙税が「文書の作成行為」に課されるものであり、電子文書は物理的な「文書」ではないという解釈に基づくものです。

したがって、電子メールで納品書をPDFファイルで送付する場合などには、収入印紙は不要となります。これは、デジタル化を推進する上での大きなメリットの一つと言えるでしょう。

「タイムスタンプ」や「信書」との関連性

電子帳簿保存法とタイムスタンプ

納品書を電子データとして保存する場合、電子帳簿保存法への対応が必須となります。この法律において重要な役割を果たすのが「タイムスタンプ」です。

タイムスタンプとは、特定の時刻にその電子データが存在し、それ以降改ざんされていないことを証明する技術です。電子帳簿保存法では、電子取引で受領したデータ（納品書など）を、真実性を確保した方法で保存することが求められており、その方法の一つとしてタイムスタンプの付与が推奨されています。

具体的には、納品書データを受領した後、速やかにタイムスタンプを付与するか、改ざん防止措置が講じられたシステム（訂正削除履歴が残るシステムなど）で管理する必要があります。これにより、将来的な税務調査などにおいて、データの信頼性を証明することが可能となります。

「信書」としての納品書と送付方法の注意点

納品書は、一般的に「特定の受取人に対し、差出人の意思を伝える文書」であるため、郵便法上の「信書」に該当します。「信書」は、郵便事業者が提供する郵便サービスか、総務大臣の許可を受けた信書便事業者のみが送付できます。

つまり、宅急便やゆうパックなどの宅配便、あるいは荷物として送られるメール便などで納品書を送ることは、郵便法に違反する可能性があります。これは「信書便法違反」にあたるため、十分な注意が必要です。

例えば、商品と一緒に納品書を同封して宅配便で送ることは問題ありませんが、納品書単体を宅配便で送ることはできません。また、納品書以外のチラシやパンフレットなど「信書に該当しないもの」を同封する際も、納品書が「主たる目的」にならないように配慮が必要です。

電子化による「信書」問題の回避

紙の納品書を郵送する際に発生する「信書」の問題は、納品書を電子化することで簡単に回避することができます。

電子メールで納品書をPDFファイルとして送付する場合や、クラウド型のシステムを通じて提供する場合、これらは郵便法・信書便法の規制対象外となります。なぜなら、物理的な「信書」の送付には当たらないためです。

これにより、送付方法の選択肢が広がり、迅速かつコストを抑えて納品書を届けることが可能になります。また、電子帳簿保存法と連携させることで、保管・管理の手間も軽減され、業務効率化にも繋がります。

電子化は、現代のビジネスにおいて多くのメリットをもたらすため、積極的に導入を検討する価値があると言えるでしょう。

納品書発行でよくある疑問を解決！

発行・送付タイミングのベストプラクティス

納品書の発行・送付タイミングは、トラブル防止の観点から非常に重要です。一般的に、商品やサービスの納品と同時に発行・同封するのがベストプラクティスとされています。

これは、納品された現物と納品書の内容をその場で照合できるため、数量の差異や品目の間違いなど、認識のずれを早期に発見できるからです。納品前に送付してしまうと、手元に現物がない状態で確認することになり、取引先に余計な手間をかける可能性があります。

電子で送付する場合も同様で、商品発送と同時にメールで納品書データを添付するのが理想的です。その際には、添付忘れがないか、また相手方に確実に届いたか（受信確認など）を確認する徹底が求められます。

納品書の記載内容で確認すべき最終チェックリスト

納品書を発行する前には、以下の項目を最終チェックとして確認することで、ミスを防ぎ、円滑な取引を促進できます。

• 発行日: 商品が実際に納品された日付を正確に記載していますか？（配送の場合は到着日、難しい場合は出荷日）
• 取引先情報: 取引先名、担当部署名などが正確に記載されていますか？
• 自社情報: 自社の正式名称、所在地、連絡先が正確に記載されていますか？
• 見積書・注文書との照合: 記載内容（商品名、数量、単価、合計金額など）は、事前に発行した見積書や注文書と一致していますか？
• 記載内容の正確性: 商品名、単価、数量、合計金額、消費税額は正確ですか？
• インボイス制度対応: 適格請求書として発行する場合、発行事業者の登録番号、税率ごとの合計金額・税額、適用税率、買手の氏名または名称など、全ての要件を満たしていますか？
• 軽減税率品目: 軽減税率対象品目がある場合、その旨と税率区分、税額は明記されていますか？
• 社印の要否: 取引先から社印の押印を求められていますか？（法的な必須事項ではないが、慣習による）
• 収入印紙の要否: 納品書が領収書や契約書を兼ねており、収入印紙の貼付が必要なケースではありませんか？

これらのチェック項目をリスト化し、発行の都度確認する習慣をつけることで、ミスを最小限に抑えることができます。

納品書の保管方法と保管期間

発行された納品書は、税法上の要件に基づいて原則として7年間の保存義務があります。これは紙媒体、電子データどちらの場合でも同様です。

紙で保管する場合: ファイリングをして、日付順や取引先別に整理し、いつでも内容を確認できる状態にしておく必要があります。紛失や劣化を防ぐ工夫も必要です。

電子データで保管する場合: 電子帳簿保存法の要件に沿った方法で保存することが求められます。具体的には、以下の点に注意が必要です。

• 真実性の確保: タイムスタンプの付与、訂正・削除履歴の保存、あるいは改ざん防止のための事務処理規程の整備など。
• 可視性の確保: ディスプレイやプリンターで明確に表示・出力できること、検索機能を確保すること（取引年月日、金額、取引先で検索できることなど）。
• 関係書類の備付け: システム概要書や操作説明書などを備え付けること。

これらの要件を満たした上で適切に保管することで、税務調査などにもスムーズに対応でき、コンプライアンスを遵守した運用が可能となります。自社の状況に合わせて、最適な保管方法を選択し、確実に実行しましょう。