【無料テンプレート活用】納品書の書き方とフォーマットを徹底解説

【無料テンプレート活用】納品書の書き方とフォーマットを徹底解説

ビジネスにおいて、商品やサービスの納品時に欠かせない「納品書」。皆さんは、その重要性や正しい書き方をきちんと理解していますか？

「なんとなく使っているけれど、これで合っているのかな？」
「インボイス制度に対応するって聞いたけど、どうすればいいの？」

そんな疑問をお持ちの方のために、この記事では納品書の基本から、無料テンプレートの活用法、最新の電子化トレンドまで、幅広く徹底解説します。

この記事を読めば、あなたの納品書作成スキルが格段にアップし、取引先とのスムーズなやり取りに繋がるはずです。ぜひ最後までご覧ください！

納品書とは？基本の役割と記載事項

納品書がなぜ必要なのか？その基本の役割

納品書とは、商品やサービスを取引先に納品したことを証明するための重要な書類です。単に「ものを届けた」という事実を記録するだけでなく、取引の透明性を確保し、双方の信頼関係を築く上で欠かせない役割を担っています。

具体的には、「いつ、誰が、どこに、何をどれだけ納品したか」を明確にすることで、誤納品や納品漏れといったトラブルを未然に防ぎます。万が一、納品後に齟齬が生じた場合でも、納品書があれば具体的な証拠として確認することができます。

法律上、納品書の発行が義務付けられているわけではありませんが、多くの企業では取引の記録として、また相手方との円滑なコミュニケーションのために発行されています。ビジネスをスムーズに進めるための、非常に重要なドキュメントと言えるでしょう。

これだけは押さえたい！納品書の必須記載項目

納品書を作成する際には、必ず記載しておくべき基本的な項目がいくつかあります。これらの項目を漏れなく記載することで、後々の確認作業がスムーズになり、トラブルのリスクを減らすことができます。

一般的な納品書の記載項目は以下の通りです。

• 発行日: 納品書を発行した日付。管理や整理に不可欠です。
• 宛先: 商品やサービスを納品する取引先の会社名や屋号、担当者名。
• 発行元: 納品書を作成した自身の企業名、担当者名、連絡先。
• 品名: 納品する商品やサービスの内容を具体的に記載します。
• 数量: 納品する商品の個数やサービスの回数など。
• 単価: 商品1つあたりの価格。
• 金額: 単価×数量で算出される各品目の合計金額。
• 小計: 各品目の金額の合計。
• 消費税: 外税の場合は必ず記載。軽減税率が適用される場合はその旨も明記します。
• 合計金額: 小計に消費税を加えた最終的な金額。

これらの項目は、後述する無料テンプレートを利用する際にも、入力すべき基本情報となります。

インボイス制度対応の納品書で注意すべき点

2023年10月1日から導入されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、納品書を含む請求関連書類に大きな影響を与えています。特に、消費税の仕入れ税額控除を受けるためには、「適格請求書」の要件を満たす必要があります。

もし納品書を適格請求書として利用する場合、上記の基本項目に加えて、以下の事項を記載する必要があります。

• 適格請求書発行事業者の登録番号: 事業者が税務署に申請して取得する番号です。
• 税率ごとに区分した消費税額: 税率ごとの合計金額と、それに対する消費税額を明確に記載します。
• 適用税率: 品目ごとに適用されている税率（例：10%、軽減税率8%）を記載します。

インボイス制度に対応した納品書は、複雑に感じるかもしれませんが、後述する無料テンプレートやクラウド請求書発行システムを活用すれば、簡単に対応できます。自社が適格請求書発行事業者であるかどうかを確認し、適切な対応を心がけましょう。

目的別！おすすめ納品書テンプレートの選び方

無料テンプレートを活用するメリットと探し方

「納品書をゼロから作るのが大変…」そう感じる方も多いのではないでしょうか。そんな時に非常に役立つのが、無料で提供されている納品書テンプレートです。無料テンプレートを活用することには、多くのメリットがあります。

まず、時間を大幅に節約できる点です。一からレイアウトを考えたり、項目を作成したりする手間が省けます。次に、プロが作成したデザインや項目配置なので、見やすく整った書類が簡単に作成できる点も大きな魅力です。

無料テンプレートは、主にExcelやWord形式で提供されており、インターネット検索で「納品書 テンプレート 無料 Excel」や「インボイス制度対応 納品書 Word」などのキーワードで簡単に見つけることができます。多くのサイトでダウンロード可能なので、ぜひ探してみてください。

こんな時に便利！用途に応じたテンプレートの種類

納品書テンプレートには、様々な用途に特化したものが存在します。自社のビジネスや取引内容に合わせて最適なテンプレートを選ぶことが、効率的な業務遂行に繋がります。

代表的なテンプレートの種類としては、以下のようなものがあります。

• インボイス制度対応テンプレート: 適格請求書発行事業者の登録番号や税率ごとの消費税額欄が設けられているもの。必須事項が網羅されているため、安心して利用できます。
• 軽減税率対応テンプレート: 複数税率の商品を扱う場合に、それぞれの税率を明確に記載できる欄があるもの。
• 源泉徴収欄付きテンプレート: フリーランスの方などが業務委託契約などで源泉徴収の対象となる場合に、その金額を記載できる欄があるもの。
• シンプルタイプ: 最低限の項目のみで構成されており、汎用性が高いもの。
• デザイン重視タイプ: 企業のロゴやカラーに合わせたデザインで、ブランドイメージを向上させたい場合に適しています。

これらのテンプレートの中から、自社が最も頻繁に必要とする機能を持つものを選ぶと良いでしょう。

テンプレート選びの際にチェックすべきポイント

数多く存在する無料テンプレートの中から、自社に最適なものを選ぶためには、いくつかのポイントをチェックすることが重要です。

1. 必要な項目が網羅されているか: 上記で説明した基本的な記載項目はもちろん、インボイス制度対応の必須項目（登録番号、税率ごとの消費税額など）が含まれているかを確認しましょう。
2. 編集のしやすさ: ExcelやWordなど、使い慣れたソフトで編集できる形式であるか。また、レイアウトの調整や文字入力がスムーズに行えるかどうかも重要です。
3. デザイン: プロフェッショナルな印象を与える、清潔感のあるデザインであるか。会社のロゴなどを挿入できるかも確認すると良いでしょう。
4. 最新の法令に対応しているか: 特に、インボイス制度や電子帳簿保存法などの法改正にきちんと対応しているテンプレートであるかを確認することは非常に重要です。古いテンプレートだと、法的に不備が生じる可能性があります。
5. 計算機能の有無（Excelの場合）: Excelテンプレートであれば、数量と単価を入力するだけで自動的に金額や合計が計算される機能があると、入力ミスを防ぎ、大幅に効率化できます。

これらのポイントを踏まえて、いくつかテンプレートを試用してみることをおすすめします。最終的に、使いやすさと機能性を兼ね備えたテンプレートを選びましょう。

Word・Excel・スプレッドシートで！納品書の書き方

基本をマスター！各ソフトでの共通の書き方

Word、Excel、Googleスプレッドシートなど、どのソフトを使う場合でも、納品書作成の基本的な流れは共通しています。まずは、ダウンロードしたテンプレートを開き、以下の情報を正確に入力することから始めましょう。

1. 発行元情報: 自社の会社名、住所、連絡先、担当者名を正確に入力します。インボイス制度対応の場合は、登録番号も忘れずに入力してください。
2. 宛先情報: 取引先の会社名や屋号、担当者名を記載します。
3. 発行日: 納品書を発行した日付を入力します。
4. 品目ごとの情報: 納品する商品やサービスについて、「品名」「数量」「単価」を入力します。

特に重要なのは、入力情報の正確性です。誤字脱字や数値の間違いは、取引先とのトラブルの原因になりかねません。入力後は必ず最終確認を行う習慣をつけましょう。

多くのテンプレートでは、これらの基本情報を入力するだけで、小計や消費税、合計金額が自動で算出されるようになっています。

Wordでデザイン性と自由度を高めるコツ

Wordは文書作成ソフトですが、納品書作成においてもそのデザインの自由度を活かすことができます。テキストボックスや図形機能を駆使することで、より見やすく、プロフェッショナルな印象を与える納品書を作成することが可能です。

• ロゴの挿入: ヘッダー部分に会社のロゴ画像を挿入することで、ブランドイメージを高めることができます。
• 罫線の活用: 表の罫線の太さや種類、色を変更することで、メリハリのあるレイアウトに。
• フォントの調整: 見出し部分のフォントサイズを大きくしたり、太字にしたりすることで、視認性を向上させます。
• テキストボックスの利用: 会社情報や備考欄などをテキストボックスで囲むと、情報が際立ち、整理された印象になります。

Wordテンプレートは、細かい調整がしやすいため、特定の顧客向けのカスタマイズや、季節ごとのデザイン変更など、柔軟な対応が求められる場合に特に有効です。

Excel・スプレッドシートで効率的に作成する秘訣

ExcelやGoogleスプレッドシートは、表計算ソフトである特性上、納品書の作成において圧倒的な効率性を発揮します。特に、自動計算機能は入力ミスを防ぎ、作業時間を大幅に短縮してくれます。

• 関数機能の活用: 数量×単価＝金額、各金額の合計＝小計、小計×消費税率＝消費税、小計＋消費税＝合計金額といった計算式をセルに設定しておくことで、数値入力だけで自動的にすべての金額が算出されます。
• プルダウンリストの活用: 頻繁に扱う品名や単位などをプルダウンリストに登録しておくと、入力の手間を省き、入力ミスも防止できます。
• 条件付き書式: 特定の条件（例：金額がゼロの場合）でセルの色を変えるなどの設定をしておくと、視覚的に間違いに気づきやすくなります。
• シートの保護: 誤って計算式が変更されないように、計算部分のセルを保護しておくと安心です。
• 印刷範囲の設定: 納品書部分のみが印刷されるように、印刷範囲を適切に設定しておきましょう。

Googleスプレッドシートは、クラウド上で複数人での同時編集が可能なため、チームでの作業や、どこからでもアクセスして作成したい場合に非常に便利です。これらの機能を使いこなすことで、納品書作成の負担を大きく軽減することができます。

金額なし？簡易？状況に応じた納品書の作成ポイント

金額を記載しない納品書が必要なケースとは？

納品書と聞くと、金額が記載されているのが一般的だと考えがちですが、実は金額を記載しない納品書を作成するケースも存在します。これは、特に以下のような状況で採用されることが多いです。

• 請求書と納品書を完全に分離する場合: 納品書はあくまで納品物の確認のみに用い、金額に関する情報は別途請求書で通知する運用の場合です。経理部門と現場部門で書類の役割を分ける際に便利です。
• 単価が確定していない場合: 納品時には単価が未確定で、後日改めて価格交渉や最終決定が行われる場合に、先に納品物だけを確認してもらう目的で発行されます。
• 無償提供や試供品の場合: サンプル品や無償提供品を納品する際にも、品目と数量を明確にするために納品書は発行されますが、金額は「0円」または記載なしとなります。
• 納品後に検収を経て請求が行われる場合: 納品物を受領した側で検収作業を行い、問題がなければ請求が行われるシステムの場合、まずは納品物の確認のみを行う納品書が先行します。

金額を記載しない納品書を発行する際は、取引先との間でその旨を事前に合意し、認識のずれがないようにすることが重要です。

簡易的な納品書で十分な取引の特徴

すべての取引において、厳格なフォーマットの納品書が必要とは限りません。取引の性質によっては、簡易的な納品書で十分な場合もあります。これは、特に以下のような取引で有効です。

• 少額取引や日常的な消耗品の提供: 毎回詳細な納品書を作成するよりも、品目と数量が明確に分かれば十分な場合です。
• 継続的なサービス提供: 定期的な清掃や保守サービスなど、月ごとに定額のサービスを提供している場合、納品書は「サービスを提供した事実」を簡潔に証明するもので良いことがあります。
• 同一顧客との頻繁な取引: 互いの信頼関係が構築されており、細かな書類作成よりも効率性を重視する場合。
• 社内での物品移動: 部署間の物品移動など、対外的な取引ではない場合。

簡易的な納品書でも、最低限「日付」「品名」「数量」「発行元」「受領者」は記載し、両者の記録として残るようにしましょう。手書きのメモ形式でも良いですが、後で確認しやすいように整理しておくことが大切です。

電子納品書のススメと法改正への対応

現代のビジネス環境では、納品書の作成も紙媒体から電子化へと移行する動きが加速しています。電子納品書は、請求書発行システムなどのクラウドサービスを利用して作成・発行されることが多く、多くのメリットをもたらします。

• 業務効率化と自動化: 発行、送付、管理までを一元化し、手作業によるミスを削減。請求関連業務を最大90%削減した事例も報告されています。
• コスト削減: 印刷費、郵送費、封筒代などの物理的なコストを削減できます。
• 法改正へのスムーズな対応: 電子帳簿保存法やインボイス制度といった最新の法改正にも、システム側が自動で対応してくれるため、法令順守が容易になります。
• ペーパーレス化: 環境負荷の低減にも貢献し、保管場所の確保も不要になります。
• キャッシュフロー改善: 未入金管理や催促機能により、回収漏れを防ぎ、資金繰りを安定させます。

システム選定の際は、機能（納品書作成、インボイス対応など）、費用、既存システムとの連携性、サポート体制などを総合的に検討しましょう。DX化の流れは今後も加速するため、電子納品書の導入は、企業の競争力強化に繋がります。

手書き派必見！100均アイテムで揃う納品書作成術

手書き納品書のメリットと準備するもの

デジタル化が進む現代においても、手書きの納品書には根強い需要があります。特に、個人事業主や小規模なビジネスでは、手軽さや温かみを感じさせる手書き納品書が選ばれることがあります。

手書き納品書の最大のメリットは、特別な機器やソフトウェアが不要で、すぐに作成できる点です。パソコン操作が苦手な方でも、手書きなら安心して対応できます。また、手書きならではの温かい印象は、一部の顧客層に好感を持たれることもあります。

手書き納品書を作成するために準備するものは、すべて100円ショップで手軽に揃えることができます。

• 納品書用紙（複写式がおすすめ）: 文具コーナーで「納品書」として販売されています。控えが残る複写式を選ぶと便利です。
• ボールペン: 滲みにくく、書きやすいものを選びましょう。
• 下敷き: 複写式ではない場合や、文字が裏写りするのを防ぐために使用します。
• クリアファイルまたはバインダー: 作成後の納品書や控えを整理・保管するために。
• 印鑑: 必要に応じて、社判や認印。

これらのアイテムがあれば、すぐにでも手書き納品書の作成を始めることができます。

美しく見やすい手書き納品書のコツ

手書きの納品書でも、いくつかの工夫を凝らすことで、デジタル作成に劣らない美しさと見やすさを実現できます。丁寧な作業は、取引先への誠実さを示すことにも繋がります。

1. 丁寧な文字: 一番大切なのは、読みやすく、丁寧な文字で記載することです。特に数字ははっきりと書き、誤読されないように注意しましょう。
2. 罫線や枠の活用: 用紙にあらかじめ引かれている罫線や枠に沿って、まっすぐに文字を書き入れましょう。必要であれば定規を使って補助線を引くのも良い方法です。
3. インクの色: 一般的には黒または青のボールペンを使用します。複写式の場合は、濃くはっきりと書けるものを選びましょう。
4. 印鑑の押し方: 社判などを押す場合は、鮮明に中央に押印するように心がけます。かすれたり、斜めになったりしないよう注意しましょう。
5. 余白の活用: びっしりと文字を詰め込むのではなく、適度な余白を残すことで、全体的にすっきりとした印象になります。

練習を重ねることで、手書きでもプロフェッショナルな納品書を作成できるようになります。丁寧な手書きは、特に個人間の取引や、アナログを好む顧客層に良い印象を与えるでしょう。

100均アイテムで作成した納品書の管理方法

手書きで作成した納品書も、デジタルと同様に適切な管理が不可欠です。100円ショップで手に入るアイテムを活用して、効率的な管理体制を整えましょう。

• 控えの保管: 複写式の納品書であれば、必ず控えを保管しましょう。これは、後日内容を確認したり、万が一のトラブルの際に証拠となったりする重要な書類です。
• 日付順の整理: クリアファイルやバインダーに、発行日順に整理して保管します。これにより、必要な書類を素早く見つけることができます。月ごとにファイルを分けるなどの工夫も有効です。
• 顧客別管理: 頻繁に取引のある顧客ごとにフォルダを分けたり、インデックスを付けたりすると、さらに管理しやすくなります。
• スキャンして電子化: 紙での保管だけでなく、スマートフォンのスキャンアプリや複合機を使ってPDF化し、クラウド上にバックアップを取ることも有効です。これにより、紛失リスクを減らし、検索性も向上します（電子帳簿保存法に対応する場合は、さらに要件があるので注意が必要です）。
• 保管期間の確認: 納品書を含む取引関連書類には、法律で定められた保管期間があります。一般的には7年間（法人税法）、欠損金がある場合は10年間保管が必要です。この期間は破棄せず、大切に保管しましょう。

アナログな方法でも、きちんとルールを決めて管理することで、スムーズな業務遂行に繋がります。100均アイテムを賢く利用して、手間なく書類管理を行いましょう。