納品書、領収書、請求書、受領書の違いを徹底解説！

納品書とは？基本からわかりやすく解説

納品書の役割と目的

納品書は、商品やサービスを相手に引き渡したことを証明するための重要な書類です。

主に売り手側が発行し、どのような商品が、いつ、どれくらいの数量で納品されたのかを具体的に示します。これにより、買い手は注文内容と実際の納品物を確認でき、後々のトラブルを防ぐ役割を果たします。

法的発行義務はありませんが、取引の証明として非常に重要視されており、多くの場合、商品やサービスの提供と同時に発行されます。

単なる書類ではなく、スムーズな商取引を支える基盤と言えるでしょう。

納品書の主要記載事項

納品書には、取引内容を正確に伝えるための様々な情報が記載されます。

基本的な項目としては、納品する商品やサービスの名称、数量、単価、そして納品日が挙げられます。これらの情報は、買い手が受領確認を行う上で不可欠です。

さらに、発行者（売り手）の名称や連絡先、買い手の名称も記載され、誰から誰への納品かを明確にします。

インボイス制度（適格請求書等保存方式）導入後は、納品書を適格請求書として扱うことも可能になりました。その場合は、適格請求書発行事業者の登録番号、適用税率、税率ごとの消費税額といった追加記載が求められます。これは、仕入税額控除を受ける上で重要なポイントとなります。

インボイス制度対応の納品書

2023年10月1日から始まったインボイス制度は、納品書のあり方にも大きな影響を与えています。

以前は納品書に消費税額を明記していなくても問題ありませんでしたが、インボイス制度下では、納品書を適格請求書として利用する場合、特定の記載事項が必須となります。

具体的には、適格請求書発行事業者の登録番号、適用税率、税率ごとに区分された消費税額などの記載が必要です。これにより、買い手側は仕入税額控除を適切に受けることが可能になります。

適格請求書発行事業者以外の事業者が発行する納品書では、仕入税額控除が受けられなくなるため、多くの企業が納品書の書式や発行プロセスを見直し、インボイス制度に対応した会計ソフトの導入を進めているのが現状です。

納品書と領収書、請求書、発注書、受領書との違い

「金銭の受領」を証明する領収書

領収書は、商品やサービスの代金として金銭を受け取ったことを証明する書類です。

納品書が「何を納品したか」を示すのに対し、領収書は「いくら代金を受け取ったか」を明確にします。発行者は代金を受け取った側、つまり売り手です。

記載事項には、金銭の受取日、金額、発行者名、購入者名が含まれ、レシートも税法上、金銭の受取を証明する有効な書類となる場合があります。

発行義務は法律で定められていませんが、支払いの証明として非常に重要であり、経費精算や税務処理において不可欠な証憑です。インボイス制度下では、一定の要件を満たせば「適格簡易請求書」として利用することも可能です。

「代金の請求」を行う請求書

請求書は、納品した商品やサービスの代金を買い手に請求するために発行する書類です。

納品書が「納品した事実」を証明するのに対し、請求書は「支払いのお願い」という役割を担います。発行者は売り手（請求する側）で、請求金額、支払期限、支払い先情報などが詳しく記載されます。

法的義務はありませんが、取引を明確にし、支払い漏れを防ぐ上で不可欠な書類です。近年、請求書の電子化が急速に進展しており、電子請求書発行サービス市場は2022年度に前年度比42.6%増、2023年度は同44.0%増と高い伸び率を示しています。

特に2024年1月からの電子帳簿保存法による電子保存義務化も相まって、電子請求書の導入企業が大幅に増加しています。電子請求書受取サービス市場も2023年度には前年度比82.0％増と、その成長は目覚ましいものがあります。

「物品やサービスの受領」を証明する受領書と発注書

受領書は、商品、サービス、書類、または金銭などを確かに受け取ったことを証明する書類です。

領収書が「金銭の受領」に特化しているのに対し、受領書は「物品やサービスの受領」を広範に証明します。発行者は受け取った側の場合もあれば、納品側が受領のサインをもらうために用意する場合もあります。

記載事項は、受け取った物品やサービスの内容、日付、受領者の署名または捺印などです。受領書に金銭の受領を証明する項目が含まれていれば、領収書の代わりとすることも可能です。

一方、発注書は、買い手が売り手に対して「この商品を、この数量で、この価格で注文します」という意思を伝える書類です。注文内容を明確にし、契約の証拠となる重要な書類と言えます。

これらの書類は、取引の証拠を残し、トラブルを未然に防ぐために重要な役割を担います。法人では原則7年間、個人事業主は5年間（適格請求書発行事業者の場合は7年間）の保存が必要です。

納品書は領収書の代わりになる？

原則と例外

結論から言うと、納品書は原則として領収書の代わりにはなりません。

それぞれの書類が持つ目的が異なるからです。納品書は「商品の引き渡し」を証明するものであり、金銭の授受とは直接関係がありません。一方、領収書は「金銭の受け渡し」を証明するものです。

しかし、例外的に納品書が領収書の役割を兼ねるケースもゼロではありません。もし納品書の中に、支払われた金額、支払日、領収印や支払済みの旨の記載があり、かつその金額が明確に示されていれば、税務上も領収書と同等の証明力を持つと判断されることがあります。

ただし、これはあくまで例外的な措置であり、税務調査などで問題が生じる可能性も考慮すると、それぞれの書類を本来の目的通りに発行・管理することが最も安全で確実です。

なぜ使い分けが必要なのか

納品書と領収書の使い分けが重要なのは、主に税務処理とトラブル防止の二つの観点からです。

税務上、経費として計上するためには、金銭の支払いを証明する領収書が不可欠です。納品書だけでは、実際に代金が支払われたかどうかを証明することが難しく、仕入税額控除の適用においても混乱が生じる可能性があります。特にインボイス制度導入後は、適格請求書の要件を満たした書類でなければ、仕入税額控除が受けられません。

また、取引先との間で「代金が支払われた、いや支払われていない」といった金銭トラブルが発生した際、領収書があれば支払いの事実を明確に証明できます。

納品書では「商品が渡された」ことしか証明できないため、後々の紛争を避けるためにも、役割の異なる書類はきちんと使い分けるべきです。

電子化と保存の注意点

近年、帳票類の電子化が進んでいますが、それに伴い電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が必須となっています。

2024年1月1日以降、メールなどで電子データとして受け取った請求書や領収書は、原則として電子データのまま保存することが義務付けられました。これにより、紙での保存は認められず、適切な形で電子保存を行う必要があります。

納品書も同様に、電子化された場合は電子帳簿保存法の要件を満たした方法で保存しなければなりません。

法人では原則7年間、個人事業主は5年間（適格請求書発行事業者の場合は7年間）の保存が必要です。これらの法的要件を遵守しつつ、電子化のメリットを最大限に活かすためには、信頼できる会計ソフトや電子請求書発行・受取サービスの導入が賢明な選択となります。

納品書にまつわる疑問を解消！0円や1通などのケース

「0円」納品書の発行

「0円」の納品書は、一見すると不要に思えるかもしれませんが、実はいくつかの重要なケースで発行されます。

例えば、無償提供するサンプル品や景品、返品・交換の際に新しい商品を発送する場合、あるいは保証期間内の修理品などを送る際に発行されることがあります。これらの場合、金銭の授受は発生しませんが、商品の移動という事実は存在します。

「0円」の納品書は、在庫管理を正確に行うため、また、何の物品が、いつ、誰に渡されたのかという履歴を残すために役立ちます。

たとえ金額が0円であっても、納品書には商品名、数量、納品日、発行元と受領元の情報などを正確に記載し、透明性のある取引を心がけることが大切です。

「1通」納品書と複数商品の扱い

多くの企業では、一度の取引で複数の商品を納品する場合でも、通常は「1通」の納品書にまとめて記載します。

例えば、PC本体と周辺機器、ソフトウェアなど、複数の品目を同時に注文・納品する際、それぞれの品目を納品書に列挙し、数量や単価、合計金額を明記します。これにより、買い手は一目で注文内容と納品内容を照合でき、確認作業がスムーズに進みます。

複数の納品書に分ける必要がないため、管理の手間も省けます。重要なのは、各品目の情報が明確かつ正確に記載されていることであり、それさえ守られていれば、1通の納品書で複数の商品を扱うことに問題はありません。

むしろ、混乱を防ぎ、業務効率を向上させるための一般的な方法として広く採用されています。

電子納品書の活用と注意点

現代のビジネス環境において、電子納品書の活用は急速に広がっています。

紙媒体で納品書を発行・送付するよりも、印刷代や郵送費といったコストを削減でき、また、発行から送付、受領までの時間を大幅に短縮できるため、業務効率の向上に貢献します。さらに、ペーパーレス化は環境負荷の低減にも繋がります。

しかし、電子納品書を利用する際には、いくつか注意すべき点があります。

最も重要なのは、電子帳簿保存法への対応です。2024年1月1日以降、電子データで受け取った納品書は電子データのまま保存することが義務化されており、真実性の確保（改ざん防止措置）や可視性の確保（検索機能の付与など）といった要件を満たす必要があります。

また、インボイス制度に対応した電子納品書とするためには、必要な記載事項が漏れなく含まれているかを確認することも重要です。これらの要件をクリアすることで、電子納品書のメリットを最大限に享受できます。

賢く使い分け！帳票類の基本をマスターしよう

各帳票の役割まとめ

ここまで見てきたように、納品書、領収書、請求書、受領書といった帳票類は、それぞれ異なる目的と役割を持っています。

これらの書類を正しく理解し、適切に使い分けることが、円滑なビジネス運営と正確な会計処理の基本となります。以下の表で、それぞれの主要な役割をまとめました。

それぞれの書類が持つ意味合いを理解し、適切なタイミングで発行・受領・保存することが、ビジネスをスムーズに進める上で不可欠です。

電子化の流れと今後の展望

帳票類の電子化は、近年ますます加速しています。

電子帳簿保存法による電子保存の義務化や、インボイス制度への対応がその大きな推進力となっており、企業は紙媒体から電子媒体への移行を余儀なくされています。

特に電子請求書発行サービス市場は、2023年度に前年度比44.0%増、電子請求書受取サービス市場は同82.0％増と、驚異的な成長を遂げています。これは、コスト削減や業務効率化といったメリットだけでなく、法規制への対応が導入を後押ししている明確な証拠と言えるでしょう。

現在のところ、請求書の送付方法として紙での郵送が半数近くを占めるという調査結果もありますが、法対応やペーパーレス化の推進から、今後はさらに電子化への移行が進むと予測されます。デジタル技術を活用した帳票管理は、もはや避けて通れない経営課題となっています。

正確な書類管理でトラブルを避ける

帳票類の正確な管理は、単に法律や税務上の要件を満たすだけでなく、ビジネスにおける信頼構築とトラブル回避に直結します。

それぞれの書類が持つ証明力を理解し、正しく発行・受領・保存することで、取引先との誤解や金銭トラブルを未然に防ぐことができます。また、税務調査などが入った際にも、きちんと整理された書類があればスムーズに対応し、不必要な指摘を避けることが可能です。

法人では原則7年間、個人事業主は5年間（適格請求書発行事業者の場合は7年間）という保存期間を厳守し、電子化された書類も紙の書類と同様に適切に管理することが求められます。

最新の会計ソフトや電子請求書サービスを積極的に活用し、煩雑な書類管理を効率化しながら、正確な記録を残す習慣を身につけることが、これからのビジネスにおいて非常に重要となります。