【初心者向け】パソコンで請求書を作成！無料テンプレート活用術

請求書作成、パソコンで楽々！基本の作り方

なぜパソコンでの作成がおすすめなの？

請求書は、取引の対価として発行する大切な書類です。手書きや一般的なExcelでゼロから作成することも可能ですが、パソコンの専用ツールやテンプレートを活用すれば、多くのメリットを享受できます。まず、何よりも「効率化」が図れる点が大きな魅力です。一度テンプレートを設定すれば、入力の手間が省け、作成時間を大幅に短縮できます。

次に、「正確性」の向上も期待できます。自動計算機能が備わっているテンプレートやソフトを使えば、計算ミスや記載漏れを防ぎ、常に正確な請求書を作成できます。さらに、「管理のしやすさ」もメリットの一つ。発行履歴や入金状況などを一元管理できるため、未回収の請求書や入金漏れといったトラブルを未然に防ぎやすくなります。

そして、近年特に重要なのが「コンプライアンス対応」です。インボイス制度や改正電子帳簿保存法など、法改正への対応が求められる中で、専用ツールは常に最新の要件に合致したフォーマットを提供してくれることが多いです。実際、電子請求書発行サービスの市場は年平均24％で成長しており、法改正がその需要をさらに高めています。これらの理由から、パソコンを使った請求書作成は、ビジネスをスムーズに進めるための必須スキルと言えるでしょう。

インボイス制度対応がカギ！必須記載項目をチェック

2023年10月から導入されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）により、請求書の記載項目には大きな変更がありました。特に消費税の仕入税額控除を受けるためには、「適格請求書」、通称インボイスの発行が必要となります。このインボイスには、法律で定められた以下の項目が必ず記載されていなければなりません。

1. 適格請求書発行事業者の名称および登録番号：納税地を所轄する税務署長に登録申請して交付されるTから始まる13桁の番号です。
2. 取引年月日：商品やサービスを提供した日付を記載します。
3. 取引内容（軽減税率対象品目の場合はその旨）：具体的に何を提供したのか、飲食料品などの軽減税率が適用される場合はその旨も明記します。
4. 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜きまたは税込み）および適用税率：標準税率（10%）と軽減税率（8%）など、税率ごとに合計金額と適用税率を記載します。
5. 税率ごとに区分して合計した消費税額等：上記で区分した税率ごとの合計金額に対応する消費税額を算出・記載します。
6. 書類の交付を受ける事業者の名称：請求先の正式名称を記載します。

これらの項目を満たしていれば、請求書だけでなく、領収書や納品書なども適格請求書として認められます。作成する際は、漏れがないか細かくチェックする習慣をつけましょう。

請求書作成時の「ここがポイント！」注意点とコツ

インボイス制度に対応した請求書を作成する際には、いくつかの細かな注意点があります。まず「端数処理」です。消費税額を計算する際、1円未満の端数が発生することがありますが、インボイス制度では、「税率ごとに合計した対価の額」に対して「税率ごとに1回」の端数処理が義務付けられています。複数の商品やサービスがある場合でも、税率ごとに消費税額を合計してから端数処理を行う必要があります。

次に、「修正インボイス」の扱いです。発行した請求書に記載ミスや計算間違いがあった場合、改めて適格請求書の要件を満たした修正請求書を発行する必要があります。具体的な修正方法も、事前に理解しておくことが大切です。

また、近年急速に進んでいるのが「電子化」です。電子インボイスを発行し、PDFなどの形式で送付・保存する企業が増えています。この際、単に電子ファイルとして保存するだけでなく、電子帳簿保存法の要件を満たす方法で保存する必要があることを覚えておきましょう。特に、検索機能の確保や真実性の確保といった条件があります。請求書作成ツールやシステムを選ぶ際には、これらのインボイス制度や電子帳簿保存法への対応状況が非常に重要になるため、必ず確認するようにしてください。多くの無料テンプレートやソフトも、法改正に対応したフォーマットを提供しています。

Pages、Canva、Excel：無料テンプレートで賢く作成

手軽に始めるならExcelテンプレートが最適

パソコンで請求書を作成するなら、まずは「Excelテンプレート」を活用するのがおすすめです。多くのパソコンにプリインストールされているExcelで手軽に始められる点が最大の魅力と言えるでしょう。インターネット上には無料でダウンロードできる高品質なExcelテンプレートが豊富に提供されており、Microsoft Officeの公式サイトや会計ソフトの提供元、または汎用的なビジネスサイトなどから簡単に入手できます。

これらのテンプレートは、請求書の基本的な項目が網羅されているだけでなく、合計金額や消費税額などが自動計算される数式があらかじめ設定されているものがほとんどです。そのため、ゼロから自分で数式を組む手間が省け、入力ミスも大幅に削減できます。また、デザイン性の高いテンプレートも多く、ビジネスの種類や相手先のイメージに合わせて選ぶことが可能です。

テンプレートを選ぶ際のポイントとしては、インボイス制度に対応しているか（適格請求書発行事業者の登録番号や税率ごとの区分表示ができるか）を必ず確認しましょう。業種によっては源泉徴収税額の計算機能が必要な場合もあるため、ご自身の業務内容に合わせてチェックすることが大切です。

デザインで差をつける！Canvaなどの活用術

請求書はビジネス文書ですが、単に情報を伝えるだけでなく、受け取る側に良い印象を与えることも重要です。そこで活用したいのが、デザインツール「Canva」などです。Canvaは、プロフェッショナルなデザインスキルがなくても、直感的な操作で洗練された書類を作成できるオンラインツールです。請求書そのもののテンプレートも提供されており、自社のロゴやブランドカラーを取り入れて、オリジナルの請求書デザインを作成できます。

ExcelテンプレートやWord（Pages）の基本的なテンプレートも、フォントや色の変更、ロゴの挿入などで十分にカスタマイズ可能です。Macユーザーであれば、標準搭載の「Pages」にも多様な請求書テンプレートが用意されており、Apple製品ならではの美しいデザインで作成することができます。

デザイン性の高い請求書は、取引先への信頼感を高め、プロフェッショナルなイメージを構築する一助となります。ただし、デザインにこだわりすぎると、インボイス制度の必須項目が見づらくなる可能性もあるため、情報の分かりやすさを最優先しつつ、デザインを取り入れるバランスが重要です。視認性と機能性を両立させた請求書を目指しましょう。

無料の請求書作成ソフト・クラウドサービス入門

Excelテンプレートよりもさらに効率的かつ高度な機能を求めるなら、無料で利用できる「請求書作成ソフト」や「クラウドサービス」がおすすめです。これらのサービスは、書類の作成だけでなく、送付や管理までを一元化できる場合があります。特に、インボイス制度や電子帳簿保存法に特化して開発されているものが多く、法改正への対応も迅速です。

多くの場合、スマホアプリにも対応しているため、外出先からでも請求書を作成・発行できる利便性があります。ただし、無料プランにはいくつかの制限が設けられていることが多いので、利用前に確認が必要です。例えば、「月に発行できる請求書の枚数に制限がある（例：月10通まで）」、「入金管理や会計ソフト連携などの高度な機能は有料プランのみ」、「ユーザー登録数に制限がある」といったケースが一般的です。

代表的な無料ツールとしては、以下のようなサービスが挙げられます。

• Misoca（弥生株式会社）：直感的な操作で請求書作成から送付まで可能。
• freee請求書（フリー株式会社）：会計ソフトfreeeとの連携もスムーズ。
• Zoho Invoice：多機能ながら無料プランが充実。
• PASELLY：シンプルな操作性で手軽に利用可能。

ご自身の業務量や必要な機能に合わせて、最適なサービスを選び、無料期間や無料プランを最大限に活用してみましょう。

作成した請求書をPDF化！共有・印刷のポイント

なぜPDF化が必要？電子請求書のメリット

パソコンで作成した請求書は、ほとんどの場合PDF形式に変換して共有・保存するのが一般的です。PDF化には、多くのメリットがあります。最大のメリットは、「どんな環境でも表示が崩れない」ことです。作成したパソコンのOSやバージョン、使用しているソフトの種類に関わらず、受け取った側は常に同じ見た目で請求書を確認できます。これにより、フォーマット崩れによる誤解や再作成の手間をなくせます。

また、PDFは改ざんが難しい形式であるため、書類の「信頼性」を高めることができます。パスワードを設定すれば、さらにセキュリティを強化することも可能です。物理的な書類をなくす「ペーパーレス化」を推進できる点も大きなメリットです。紙代や印刷代、郵送費用、保管スペースの削減につながり、環境負荷の低減にも貢献します。

近年、電子請求書発行サービスの市場は前年度比42.6%増を記録しており、電子化へのニーズは非常に高いことが伺えます。企業によっては、電子化によって請求書処理時間を年間120時間以上削減できたという事例もあります。電子帳簿保存法の要件を満たしたPDFで保存すれば、法的な効力も確保でき、ビジネス全体の効率化に大きく貢献します。

PDF化から共有までの簡単ステップ

請求書をPDF化する作業は非常に簡単です。多くの請求書作成ソフトやExcel、Wordなどのオフィスソフトには、作成したファイルを直接PDFとして出力する機能が標準で搭載されています。

一般的なPDF化の手順：

1. 作成した請求書ファイルを開く。
2. 「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選択。
3. ファイルの種類（または形式）のドロップダウンメニューから「PDF」を選択。
4. 保存場所を指定して保存する。

オンラインのPDF変換ツールを利用する方法もありますが、機密性の高い請求書を扱う場合は、信頼できるツールを選ぶか、オフラインで変換できるソフトを使用する方が安全です。

PDF化した請求書の共有は、主にメール添付やクラウドサービスの共有機能を利用します。メールで送付する際は、誤送信を防ぐために宛先をしっかりと確認し、可能であればパスワード付きZIPファイルにするなど、セキュリティに配慮した方法で送付しましょう。また、クラウド型の請求書作成サービスを利用している場合は、サービス内で直接請求書を送信できる機能が備わっていることも多く、履歴管理も容易になります。

印刷する際の注意点とベストプラクティス

電子請求書が主流になりつつあるとはいえ、取引先の要望や社内規定によっては、物理的な請求書を印刷して郵送するケースもまだまだ存在します。印刷する際は、いくつかの注意点があります。

まず、用紙の選択です。一般的なA4サイズが基本ですが、会社のロゴやデザインが映える高品質な用紙を選ぶと、プロフェッショナルな印象を与えられます。また、カラー印刷かモノクロ印刷かによっても印象が変わるため、取引先の好みや自社のポリシーに合わせて選びましょう。特に、ロゴなどがカラーの場合はカラー印刷がおすすめです。

印刷設定では、拡大・縮小せずに「実際のサイズ」で印刷することが重要です。用紙の端が切れてしまったり、文字が小さくなりすぎたりするのを防ぎます。また、インボイス制度対応の請求書では、記載項目が多いため、すべての情報が鮮明に読み取れることを確認してください。

郵送する際には、三つ折りにして窓付き封筒に入れるのが一般的ですが、重要書類であるため、誤って他の書類と混ざらないよう細心の注意を払いましょう。控えの保管も忘れずに行い、電子データと併せて整理しておくことで、後からの確認や監査にもスムーズに対応できます。

請求書作成を効率化するプラットフォームの活用

無料プランで試せる！おすすめクラウドサービス

請求書作成のさらなる効率化を目指すなら、クラウド型の請求書作成サービスは非常に強力な味方になります。多くのサービスが無料プランを提供しており、気軽にその便利さを体験できるのが魅力です。これらのサービスは、単に請求書を作成するだけでなく、発行、送付、管理までを一貫して行うことができます。

例えば、「Misoca」や「freee請求書」といったサービスは、直感的なインターフェースで初心者でも簡単に請求書を作成できます。Misocaは弥生株式会社が提供しており、会計ソフト「弥生会計」との連携もスムーズ。freee請求書はフリー株式会社が提供し、同じく「freee会計」との連携により、請求から会計処理までを自動化できます。

無料プランでは、発行できる請求書の枚数に制限があったり、利用できる機能が一部限定されることがありますが、まずはこれらの無料プランで、どれだけ自分の業務が効率化されるかを試してみることをおすすめします。月間の発行枚数が少なければ、有料プランに移行せずに無料で使い続けることも可能です。スマホアプリに対応しているサービスを選べば、場所を選ばずに請求業務を行えるようになり、さらに利便性が向上します。

多機能タイプで業務全体をスマートに

小規模事業者やフリーランスの場合、無料プランで十分なことも多いですが、事業規模が大きくなるにつれて、より多機能な請求書発行システムが必要になることがあります。これらの「多機能タイプ」のプラットフォームは、請求書作成だけでなく、受取、管理、送付、さらには仕訳入力まで、請求業務全体を効率化する機能を提供します。

主な機能としては、以下のようなものがあります。

• 多様な送付方法：メール送付はもちろん、Web請求書、FAX、さらには郵送代行サービスまで提供するシステムもあります。
• 入金管理・消込：請求書と入金情報を紐づけ、未入金を自動で把握し、消込作業を効率化します。
• 会計ソフトとの連携：作成した請求書データを自動で会計ソフトに連携し、仕訳入力を自動化します。
• 関連帳票の作成：見積書、納品書、領収書なども一元的に作成・管理できます。
• 法制度への完全対応：インボイス制度や電子帳簿保存法に完全に準拠した機能を提供します。

このようなシステムを活用することで、請求業務にかかる時間を大幅に削減し、本業に集中できる環境を整えられます。無料プランから始めて、必要に応じて有料プランへの移行を検討しましょう。

会計ソフトとの連携で、経理業務を自動化

請求書作成と会計ソフトの連携は、経理業務の効率を飛躍的に向上させる最も有効な手段の一つです。多くのクラウド型請求書作成サービスや多機能な請求書発行システムは、主要な会計ソフト（例：弥生会計、freee会計、マネーフォワードクラウド会計など）との連携機能を備えています。

この連携により、請求書を作成・発行するだけで、そのデータが自動的に会計ソフトに仕訳として取り込まれます。これにより、手作業による仕訳入力が不要になり、入力ミスを劇的に減らすことができます。また、入金情報も連携させれば、売掛金の管理から入金消込、月次決算までの一連の業務が自動化され、経理担当者の負担を大幅に軽減できます。

特に、インボイス制度導入後、税率ごとの区分や消費税額の正確な管理が求められる中で、連携機能は大きなメリットとなります。リアルタイムで売上状況や未収金を把握できるため、経営判断のスピードも向上するでしょう。会計ソフトとの連携は、日々の業務を効率化するだけでなく、正確な財務状況を常に把握できるという、ビジネスにおける重要なメリットを提供してくれます。

請求書作成をもっと便利にするヒント

テンプレートのカスタマイズでブランド力をアップ

無料テンプレートを活用して請求書を作成する際、少し工夫を加えるだけで、プロフェッショナルな印象を高め、自社のブランド力をアピールすることができます。基本的なテンプレートは便利ですが、そのまま使うと他社との差別化が難しいことがあります。そこで、テンプレートを「カスタマイズ」してみましょう。

具体的には、会社のロゴを配置したり、コーポレートカラーを基調とした配色に変更したり、フォントを統一したりするといった方法があります。請求書のヘッダーやフッターに、会社のウェブサイトURLや連絡先、ちょっとしたメッセージなどを加えるのも良いでしょう。Canvaのようなデザインツールと組み合わせれば、より高度なデザインを取り入れることも可能です。

こうしたカスタマイズは、単に見た目を良くするだけでなく、取引先に対して「しっかりとした会社である」という印象を与え、信頼感の向上に繋がります。毎回同じデザインの請求書を発行することで、視覚的な一貫性も生まれ、ブランド認知度の向上にも貢献します。ただし、インボイス制度の必須項目が見づらくならないよう、バランスを意識することが重要です。

定期的な見直しで請求書業務を最適化

一度請求書の作成方法やシステムを導入したら終わりではありません。時代の変化やビジネスの成長に合わせて、定期的に請求書業務全体を見直すことが、さらなる効率化と最適化に繋がります。

まず、最も重要なのは「法改正への対応状況」の確認です。インボイス制度のような大きな変更だけでなく、税法や関連法令は常にアップデートされる可能性があります。利用しているテンプレートやサービスが、常に最新の法要件を満たしているか定期的にチェックしましょう。

次に、導入している請求書作成サービスや会計ソフトの「新機能」にも注目してください。サービス提供元は常に機能改善や追加を行っています。これらの新機能を活用することで、これまで手作業で行っていた業務が自動化されたり、より便利な機能が利用できるようになるかもしれません。

また、社内の業務フロー自体を定期的に見直すことも大切です。「この作業はもっと効率化できないか？」「この情報入力は本当に必要か？」といった視点で、現状のフローを改善していくことで、無駄を省き、よりスムーズな請求業務を実現できます。ペーパーレス化の進捗状況も定期的に評価し、紙から電子への移行をさらに推進する機会と捉えましょう。

バックアップとセキュリティ対策の重要性

パソコンで請求書を作成し、電子データとして保存する上で、データの「バックアップ」と「セキュリティ対策」は非常に重要です。請求書は、企業の売上や財務状況を示す重要なビジネス情報であり、紛失や漏洩はビジネスに甚大な影響を及ぼす可能性があります。

クラウド型の請求書作成サービスを利用している場合、多くは自動でデータがバックアップされていますが、万が一の事態に備え、定期的にデータをエクスポートしてローカル環境や別のクラウドストレージに保存しておくことも検討しましょう。これは「二重バックアップ」となり、データの消失リスクを最小限に抑えます。

セキュリティ対策としては、利用しているデバイスやシステムのパスワード管理を徹底することが基本です。複雑なパスワードを設定し、二段階認証などの機能があれば必ず有効にしましょう。また、フィッシング詐欺やマルウェア感染のリスクから保護するために、アンチウイルスソフトの導入やOS・アプリケーションの定期的なアップデートも欠かせません。

電子帳簿保存法の要件を満たした方法で安全に保存することは、法的要件を満たすだけでなく、データ保護の観点からも非常に重要です請求書作成だけでなく、その管理においても常にセキュリティ意識を持つことが、ビジネスを守る上で不可欠です。