【徹底解説】請求書の渡し方・送り方とマナー

ビジネスにおいて、請求書のやり取りは避けて通れない重要な業務です。しかし、その渡し方や送り方、さらには付随するマナーについては、意外と「これで合っているのかな？」と悩む方も多いのではないでしょうか。

近年では、デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進やコスト削減の流れから、請求書の電子化が進んでいます。一方で、紙での郵送も依然として多くの企業で行われているのが現状です。どちらの方法を選ぶにしても、正確な情報伝達と丁寧な対応は、良好なビジネス関係を築く上で欠かせないマナーと言えるでしょう。

この記事では、請求書の渡し方・送り方の基本から、知っておきたいマナー、さらにはトラブル時の対応まで、徹底的に解説します。最新の電子化の動向も踏まえ、あなたの業務をよりスムーズにするためのヒントが満載です。

請求書の渡し方：対面・郵送・メールの3つの方法

請求書を取引先に送付する方法は、主に「郵送」「メール」「手渡し（対面）」の3つが挙げられます。それぞれの方法には特徴があり、状況や取引先の希望に応じて使い分けることが重要です。ここでは、各送付方法の具体的な手順と注意点、そしてマナーについて詳しく見ていきましょう。

郵送の場合の注意点とマナー

紙の請求書を郵送する際は、細やかな配慮と正確な対応が求められます。まず、封筒は白や薄い青色など、ビジネスに適した清潔感のあるものを選びましょう。宛名記入の手間を省きたい場合は、窓付き封筒も便利です。

重要なのは、封筒の表面左下に「請求書在中」と赤字で明記することです。手書きでもスタンプでも構いませんが、一目で内容がわかるように目立たせることで、開封漏れや誤開封を防ぎ、担当部署へスムーズに届けることができます。

また、請求書だけを封筒に入れるのではなく、挨拶文や送付物の内容を記載した「送付状（送り状）」を同封するのが丁寧なビジネスマナーです。A4サイズの請求書は三つ折りにし、封筒を開いたときに「請求書」の文字が最初に見えるように入れるのが一般的です。宛名は会社名、部署名、担当者名を省略せず、正式名称で記載し、「御中」や「様」を適切に使い分けましょう。

郵便料金は重さや厚み、サイズによって異なるため、事前に確認し、不足がないように注意が必要です。郵便法により、請求書は「信書」に該当するため、原則として普通郵便か速達で送付しなければなりません。メール便や宅配便での送付はできない点に留意しましょう。

メールで送る際のメリットとセキュリティ対策

近年、請求書の電子化が進む中で、メールでの送付は多くのメリットをもたらします。印刷代や郵送費といったコストの削減はもちろん、送付の手間も大幅に軽減され、業務効率化に大きく貢献します。

しかし、メールで請求書を送る際は、いくつかの重要な注意点があります。まず、いきなりメールで送るのではなく、事前に取引先にメールでの送付が可能か、必ず確認を取りましょう。取引先によっては、紙での受け取りを希望する場合や、特定のシステムでの受け取りを求めている場合があるためです。

ファイル形式は、一般的に改ざんされにくいPDF形式を使用します。さらに、セキュリティ対策として、パスワード付きZIPファイルで送付する方法も有効です。この場合、パスワードは別のメールで送るなど、取り扱いに注意が必要です。メールの件名や本文は、送付状の役割を果たします。取引内容がわかるように明確に記載し、件名には「【〇月度】請求書送付のご案内（〇〇株式会社）」のように具体的に記載すると親切です。

電子データで送付・受領した請求書は、電子帳簿保存法の要件に従って適切に保存する必要があるため、この点も事前に確認し、社内体制を整えておくことが求められます。

対面手渡しの機会と注意点

請求書を直接相手に手渡しする機会は、郵送やメールに比べて少ないかもしれませんが、ビジネスの現場ではあり得ます。手渡しの最大のメリットは、相手と直接顔を合わせることで、コミュニケーションを円滑にできる点です。例えば、会議や打ち合わせの際に、その場で請求書を渡すことができれば、郵送やメールの手間を省くことができます。

しかし、手渡しであっても、郵送と同様のビジネスマナーを心がける必要があります。請求書はクリアファイルに入れるか、封筒に入れて渡すのが丁寧です。封筒に入れる場合は、郵送時と同様に「請求書在中」と記載することで、相手が内容を把握しやすくなります。ただし、手渡しの場合、赤字で目立たせる必要性は郵送ほど高くありません。

また、口頭で「請求書です」と明確に伝え、相手が確実に受け取ったことを確認することも大切です。後日の「受け取っていない」といったトラブルを避けるためにも、渡した日時や相手の確認を記録しておくと良いでしょう。相手に負担をかけないよう、あくまで相手の都合の良いタイミングで渡す配慮も重要です。

請求書を送るベストタイミングと注意点

請求書を送るタイミングは、支払いサイトや会社の締め日によって異なりますが、適切な時期に送付することは、会社の資金繰りや取引先との信頼関係維持に直結します。ここでは、請求書を送る最適なタイミングと、その際に注意すべき点について解説します。

発行・送付の最適なタイミング

請求書の発行と送付のタイミングは、取引先との契約内容や支払いサイト（締め日と支払日）によって決定されます。一般的には、月末締めの翌月末払いや翌々月払いといったケースが多いです。

商品を納品した日やサービスが完了した日を基準に、速やかに請求書を発行・送付することが重要です。例えば、「月末締め」の場合、翌月の第一営業日には請求書を発行し、郵送の場合は当日中、メールであれば遅くとも翌営業日までには送付するのが望ましいでしょう。

請求書の送付が遅れると、取引先の支払い処理が滞り、自社の入金も遅れてしまう可能性があります。これは資金繰りに影響を及ぼすだけでなく、取引先からの信頼を損ねる原因にもなりかねません。特に、新規取引先や少額の取引であっても、常に定められた期日を厳守する姿勢が求められます。

事前の契約時に、請求書の締め日、発行日、支払いサイトを明確に確認し、不明点があれば積極的に問い合わせておくことが、トラブルを未然に防ぐ第一歩となります。

電子化の進展とタイミングの効率化

近年、請求書の電子化が急速に進んでおり、これは請求書送付のタイミングを効率化する大きな要因となっています。参考情報によると、請求書作成方法として請求書発行システムを利用する企業は53.3%と最多であり、約半数の企業が電子発行への切り替え、または切り替えを検討しています。

電子化された請求書は、紙の請求書のように印刷や封入、郵便局への持ち込みといった物理的な手間が不要です。そのため、締め日と同時に請求書を作成し、すぐにメールやクラウドサービスを通じて送付することが可能になります。これにより、郵送にかかる数日間のタイムラグをなくし、より迅速かつ正確に取引先に請求書を届けることができます。

さらに、郵便料金の値上げも電子化を後押ししています。試算によると、企業あたりの年間郵送コストが平均約108万円増加する可能性があり、このようなコスト増は請求書電子化のメリットを一層際立たせています。電子化は、コスト削減だけでなく、送付タイミングの最適化と業務全体の効率化を実現する強力なツールと言えるでしょう。

送付前の最終チェックリスト

請求書を送付する前には、必ず内容に誤りがないか最終確認を行いましょう。誤った請求書を送ってしまうと、取引先に迷惑をかけるだけでなく、修正の手間が発生し、自社の信用問題にも発展しかねません。以下のチェックリストを活用し、確実に確認作業を行いましょう。

• 宛名・会社名・部署名・担当者名：正式名称で記載されているか、誤字脱字はないか。
• 請求日・支払期日：正確な日付が記載されており、支払いサイトに合致しているか。
• 請求金額：合計金額が正しく計算されているか、消費税の計算に誤りはないか。
• 請求内容：商品名、サービス名、数量、単価などが、契約内容と一致しているか。
• 振込先情報：銀行名、支店名、口座種別、口座番号、口座名義が正確か。
• 自社情報：会社名、住所、電話番号、担当者名などが正しく記載されているか。
• 担当者印・社判：必要に応じて押印されているか。
• 送付方法：取引先の希望する送付方法（郵送・メールなど）と合致しているか。

これらの項目を複数人でチェックする体制を整えることで、ヒューマンエラーを最小限に抑えられます。特に金額や振込先情報は、二重三重のチェックが不可欠です。万が一の誤送付を防ぐためにも、慎重な確認作業を徹底しましょう。

請求書をPDF化し、メールで送る方法

現代のビジネスにおいて、請求書をPDF化しメールで送付する方法は、効率性とスピードの観点から主流となりつつあります。しかし、単にPDFを添付して送るだけでなく、いくつかのポイントを押さえることで、よりスマートかつ安全に請求書をやり取りできます。

PDF化の具体的な手順とメリット

請求書をPDF化する手順は非常に簡単です。ほとんどの会計ソフトや表計算ソフト（Excel）、文書作成ソフト（Word）には、作成したファイルを直接PDF形式で保存する機能が搭載されています。

1. 作成した請求書ファイルを開く。
2. 「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」または「印刷」を選択する。
3. 保存形式（プリンター）として「PDF」を選択し、保存先とファイル名を指定して保存する。

PDF化には、多くのメリットがあります。第一に、改ざん防止効果が高い点です。PDFは一度作成すると内容の編集が難しいため、請求書の内容が勝手に変更されるリスクを低減できます。第二に、どの環境でも同じレイアウトで表示されるため、受領側が異なるOSやソフトを使用していたとしても、表示崩れの心配がありません。これにより、視認性が向上し、お互いの認識齟齬を防ぎます。

さらに、紙の請求書に比べてファイルサイズが小さくなる傾向があるため、メール添付時の負担も軽減されます。これらのメリットから、請求書の電子化におけるPDF形式は、今やビジネスの標準的な形式として広く認知されています。

メール送付時のテンプレートとマナー

メールで請求書を送付する際、メール本文が送付状の役割を果たすため、丁寧で分かりやすい文章を心がける必要があります。件名には、「【〇月度】請求書送付のご案内（〇〇株式会社）」「請求書（〇〇サービスご提供分）」のように、誰からの何の請求書か明確にわかるように記載しましょう。

本文の構成例は以下の通りです。

件名：【〇月度】請求書送付のご案内（貴社名）

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

この度、〇月度の請求書を添付いたしましたので、
ご査収のほどお願い申し上げます。

【請求内容】
・請求書番号：〇〇〇〇
・請求金額：〇〇円
・支払期日：〇〇年〇月〇日

お忙しいところ恐れ入りますが、内容をご確認いただき、
お手続きいただけますようお願い申し上げます。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

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署名
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添付するPDFファイル名は、「【請求書】〇〇株式会社_〇月度.pdf」など、内容が分かりやすい名前にすると親切です。パスワード付きZIPファイルで送る場合は、パスワードは別のメールで送るなど、セキュリティに十分配慮しましょう。誤って宛先を間違えないよう、送信前には必ず宛先を確認する習慣をつけましょう。

電子帳簿保存法への対応と保存方法

電子帳簿保存法は、請求書などの国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認める法律です。電子メールで請求書を送付・受領する場合、この法律に則って適切に保存する義務が生じます。

電子帳簿保存法には、主に「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件があります。

• 真実性の確保：データが改ざんされていないことの証明。タイムスタンプ付与や、訂正・削除履歴が残るシステムでの保存などが求められます。
• 可視性の確保：データがいつでも閲覧できること。ディスプレイやプリンターの設置、検索機能の確保（取引年月日、取引金額、取引先で検索できること）が必要です。

これらの要件を満たすためには、電子帳簿保存法に対応した会計システムや文書管理システムの導入が非常に有効です。システムを利用することで、自動的にタイムスタンプが付与されたり、検索機能が充実したりするため、要件を満たしやすくなります。

また、保存した請求書は、原則として7年間（法人税の申告期限から7年間）保存する義務があります。適切なファイルサーバーやクラウドストレージに保存し、定期的なバックアップも忘れずに行いましょう。インボイス制度の開始に伴い、適格請求書の要件を満たした電子請求書の保存・管理は、より一層重要となっています。

請求書にまつわる「ご査収ください」と「在中」の正しい使い方

請求書のやり取りでは、特定の定型表現や表記がビジネスマナーとして定着しています。特に「ご査収ください」というフレーズや、封筒に記載する「在中」は、その意味や使い方を正しく理解しておくことが重要です。これらを適切に使うことで、相手への敬意を示し、スムーズな業務連絡を促すことができます。

「ご査収ください」の敬意ある使い方

「ご査収ください」は、ビジネスシーンで「内容をよく調べて確認してください」という意味を持つ丁寧な敬語表現です。特に、書類や資料を相手に送付する際に用いられ、相手に内容の確認と保管を依頼する意図が込められています。

請求書を送付する際のメールや送付状で、「〇月度の請求書を添付いたしましたので、ご査収のほどお願い申し上げます」のように使用するのが一般的です。これにより、相手に失礼なく、内容を確認してほしい旨を伝えることができます。「ご確認ください」も類義語ですが、「ご査収ください」の方がより丁寧で、特に金銭や重要な書類の確認を求める際に適しています。

ただし、相手が非常に多忙であると想定される場合や、簡単な確認で済む内容であれば、「ご確認いただけますでしょうか」といった、より柔らかな表現を選ぶことも一つの配慮です。文脈や相手との関係性に応じて使い分けられると、コミュニケーションがより円滑になります。

封筒に「請求書在中」を明記する重要性

郵送で請求書を送る際、封筒の表面に「請求書在中」と記載することは、重要なビジネスマナーの一つです。この表示には、主に以下の二つの目的があります。

1. 開封の優先順位を上げる：取引先の郵便物担当者が多くの書類の中から請求書を判別しやすくし、経理担当部署へ迅速に届けられるようにします。これにより、支払い処理の遅延を防ぎます。
2. 誤開封の防止：内容が請求書であることを明確にすることで、関係のない部署や個人が誤って開封してしまうことを防ぎます。特に個人情報や機密性の高い情報を含む書類ではないものの、重要なビジネス文書としての取り扱いを促します。

記載場所は、封筒の表面左下に赤字で縦書き、または横書きで記載するのが一般的です。手書きでもスタンプでも構いませんが、目立つように記載することが大切です。スタンプは事務用品店などで購入でき、手書きの手間を省くとともに、統一感のある見た目にできます。

この「在中」表示は、請求書に限らず、見積書や納品書など、その他の重要書類を郵送する際にも同様に活用されることがあります。相手への配慮を示す重要なマナーとして、常に心がけておきましょう。

その他のビジネスマナー表現と配慮

請求書に関するやり取りでは、「ご査収ください」や「在中」以外にも、取引先への敬意や配慮を示すための様々なビジネスマナー表現が存在します。例えば、請求書が遅延してしまった際には、「大変恐縮ではございますが」「誠に申し訳ございません」といった丁寧な謝罪の言葉を添えることが不可欠です。

また、支払い期日を過ぎても入金がない場合、催促の連絡をする際にも、一方的な要求ではなく、「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますでしょうか」といった相手への配慮を示す表現を用いることが、良好な関係を維持する上で重要となります。

メールや送付状の結びには、「今後とも何卒よろしくお願い申し上げます」といった、今後の取引への期待を示す言葉を添えることで、より丁寧な印象を与えられます。電話でのやり取りにおいても、相手の状況を伺いながら、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。

これらの細やかな気配りや言葉遣いは、単なる形式的なものではなく、お互いの信頼関係を構築し、ビジネスを円滑に進めるための重要な要素です。常に相手の立場を尊重し、誠実な対応を心がけましょう。

請求書を渡し忘れた・誤送付した場合のお詫び対応

請求書は金銭のやり取りに関わる重要な書類であるため、渡し忘れや誤送付、あるいは内容の誤りがあった場合には、迅速かつ誠実な対応が求められます。このようなトラブルは会社の信用問題に直結するため、適切な謝罪と訂正のプロセスを理解しておくことが重要です。

渡し忘れ・遅延時の適切な謝罪と対応

請求書の渡し忘れや送付遅延は、取引先の支払い処理に影響を及ぼし、ひいては自社の資金繰りにも関わる重要なトラブルです。このような事態が発生した場合は、速やかに取引先に連絡を取り、誠意をもって謝罪することが最優先です。

1. 電話での連絡：まずは電話で直接連絡し、渡し忘れ・遅延の事実と、それに対する深いお詫びを伝えます。メールだけでなく、声で直接伝えることで、誠意が伝わりやすくなります。
2. 原因の報告と今後の対策：なぜ遅れてしまったのか、原因を簡潔に説明し、再発防止のためにどのような対策を講じるのかを伝えます。例えば、「確認体制を強化いたします」など、具体的な対策を述べることで、相手に安心感を与えられます。
3. 新しい請求書の発行と送付：改めて正しい請求書を発行し、迅速に送付します。送付状やメール本文には、遅延のお詫びと、新しい請求書であることを明確に記載しましょう。郵送の場合は速達を利用するなど、配慮が必要です。

この際、決して言い訳をせず、責任を認め、謝罪に徹する姿勢が重要です。また、入金予定日が変わる可能性があるため、取引先と相談の上、新しい支払期日を設定することも検討しましょう。

誤送付・誤情報記載時の迅速な訂正手順

請求書を誤った宛先に送付してしまった場合や、金額・内容などに誤りがあった場合も、迅速な対応が不可欠です。特に誤送付は、情報漏洩のリスクも伴うため、事態の重大性を認識し、冷静に対処しましょう。

1. 速やかな連絡と謝罪：誤りに気づき次第、直ちに電話で取引先に連絡し、誤送付または誤記載の事実と、それに対する心からのお詫びを伝えます。誤送付の場合は、誤って受け取った可能性のある相手にも連絡し、廃棄を依頼します。
2. 誤送付請求書の回収または破棄依頼：郵送で誤送付してしまった場合は、可能であれば回収を試みますが、難しい場合は相手に破棄を依頼します。メールの場合は、開封せずに削除するよう依頼します。
3. 正しい請求書の再発行と送付：内容を訂正した新しい請求書を速やかに作成し、正しい宛先に送付します。この際、「再発行」や「訂正版」であることが一目でわかるように記載することが重要です。古い請求書を破棄してもらうよう、再度お願いする文言も忘れずに添えましょう。

誤情報記載の場合、特に金額の誤りは相手の支払い処理に混乱を招くため、「ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません」といった言葉を添え、丁寧な対応を心がけましょう。このようなトラブルは信用失墜につながるため、発生後の対応が非常に重要です。

トラブルを未然に防ぐための工夫

請求書の渡し忘れや誤送付といったトラブルは、企業の信用に影響を与えるだけでなく、修正作業に多くの時間と労力を要します。これらのトラブルを未然に防ぐためには、日頃から以下の工夫を取り入れることが効果的です。

• 複数人でのダブルチェック体制：請求書の内容（宛名、金額、項目、支払期日、振込先など）や送付先は、発行担当者だけでなく、別の担当者も確認するダブルチェック体制を導入しましょう。特に重要な項目は声に出して読み合わせるなど、視覚だけでなく聴覚も活用すると効果的です。
• テンプレートの活用と定型化：請求書発行のテンプレートや、送付メールの定型文を作成し活用することで、記載漏れや誤字脱字のリスクを減らせます。また、ファイル名や件名もルール化し、誤送付を防ぎましょう。
• 請求書発行システムの導入：会計システムや請求書発行システムを導入することで、請求書作成から送付までを自動化・一元管理できます。これにより、手作業によるミスが大幅に削減され、電子帳簿保存法への対応も容易になります。参考情報でも、請求書発行システムの利用が53.3%で最多とされており、その有効性が伺えます。
• 連絡体制の整備：万が一トラブルが発生した場合に備え、誰が、どのように、どこまで責任を持って対応するのかを明確にした連絡体制を整備しておきましょう。

これらの対策を講じることで、請求書に関するトラブルを最小限に抑え、円滑なビジネス運営に貢献できるでしょう。